办公文秘_办公室工作务实培训课件

办公室工作务实 为人 处事 行政管理的技能需求 什么是管理 发现问题 解决问题通过别人完成的一项艺术 管理自己的六力 组织 控制创新 教导 感召凝聚 6 行政管理 就国家而言 就是依法行使国家权力的一种管理 就机关组织或企业内部来说 就是一般的行政事务的职能管理 什么是行政管理 企业行政管理的内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 办公事务管理 人力资源管理 具体包括相关制度的制定和执行推动 日常办公事务管理 办公物品管理 文书资料管理 档案管理 会议管理 涉外事务管理 生活福利 车辆 安全卫生等 7 包括机关 企事业 团体等内部负责管理 服务工作的行政人员 后勤人员 文秘人员等 所谓 行政管理人员 理行政管理的基本原则 法制原则服务原则责任原则效率原则透明原则 辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作 行政人员的日常工作 行政人员的日常工作 1 行政人员的日常工作 2 行政管理人员日常工作的三大特征 日常工作的时效性计划性与针对性利益的诱导性 如何获取快速成长的能量 2 裂变式 学习 实践 反思 能力能量获得模式 1 累加式 学习 学习 学习 职位能量 能力能量 能量来源 80 20 50 50 20 80 一般优秀卓越 我们认识自己吗 怎样利用了解之窗 不知道 知道 盲目区 知道 开放区 未知区 不知道 隐藏区 别人 自己 相互尊重共同交流 虚心听取认真回应 开诚布公实话实说 相互尊重共同探讨 美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率 提出了一个名为 约哈瑞窗户 的理论 18 A 态度 德 S 技能 才 你是属于什么样的人才 什么是档案 档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅 档案管理 收文管理 收文范围收文处理程序相关工作 定义 收文是收进外来发送本企业的文件 即 凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料 都是收文 收文范围 程序图 签收拆封分文请办批示备注归档登记传阅 收文处理程序 发文管理 发文处理程序相关工作 拟稿协商会签核稿归档校对登记编号 发文处理程序 程序图 公文处理方法和程序 三大环节 1 发文处理 拟稿 审核 签发 登记 缮印 用印 分发2 收文处理 签收 登记 分办 拟办 批办 承办 催办 督办 办复3 公文管理 制定立卷类目表 归卷 调用 立卷 归档 销毁 文档管理与处理 文档的归档原则 一 是在本企业活动中直接形成的 二 是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的 三 是对企业具有长远的历史查考价值的 文档的归档方法 1 按问题组卷2 按名称组卷3 按时间组卷4 按地区组卷5 按收发文机关组卷6 按作者组卷7 按结构组卷8 按工作阶段组卷9 按专业组卷 归档案卷内的基本排列方法 一 上级机关文件在前 本企业和下属单位形成的文件后 二 来文和复文 复文在前 来文在后 三 正文和附件 正文在前 附件在后 四 正本和原稿 正文在前 原稿在后 五 成果性 结论性文件在前 原始性 过程性文件在后 会议的种类 投入 效能 会议价值 会议收益 会议成本 人力成本物料成本机会成本 情感收益认识收益任务收益 应当开什么样会议 如何提升会议价值 会议弊端与防治 会议的筹划与管理 会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理 明确参会人员选择开会地点选择会议时间制定会议议事日程会议现场布置会议的通知会前的审核会议经费 会前的准备工作 会议签到会场服务会议记录 会中事务 会议简报会务总结会议纪要会议文件资料的收退会后的检查催办 会后工作 34 面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时 安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 显示等级如果你希望显示等级 让主席坐在长方桌子的顶端 其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注 在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 有效 能集思广益 达成目标 和谐 信任 认同 畅所欲言 参与 参与的人全神贯注 效率 能在预定的时间内达成会议的目的 学习 参与者有更多的学习机会 成功会议的标准 行政管理中的沟通 沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息 知识的过程 是人们了解他人思想 情感 见解和价值观的一种双向的途径 沟通的含意 沟通的理解 管理沟通的要诀 工作沟通要诀 上行 理解为主下行 说服为先横向 协调为上斜向 借权为用 沟通的五大原则 基础 真诚 信任 理解 自制 宽容 沟通基础 真诚 宽容 信任 自制 理解 地位差异 语义 无反馈 认知 情绪 性格 沟通中的障碍 沟通的三个方式 口头语言 书面语言 图片或者图形 动作 表情 眼神 距离 持物 沟通三要素的比例 与部属沟通的艺术 1 尊重2 批评分先后天要素3 让对方说出期望4 布置任务明确具体 与上司沟通的法则 1 读懂上司的心思2 充分尊重上司3 绝不出卖部属4 善用资讯5 假想上司质疑 49 别人行动的20 别人听懂的40 别人听到的60 你嘴上说的80 你心里想的100 指令不能有效执行的真正原因 沟通的漏斗 接待客人社交细节 男人着西服的八忌 不许不穿衬裙 不随意搭配 不乱配鞋 过大或过小 衣扣不到位 不内衣外穿 女士着西装的六不 坐姿 行姿 站姿 仪态礼仪 手势 蹲姿 电话礼仪 电话礼仪三要素 声音 态度 言词 电话形象三要素 同事家里电话 迟到 请假 外出办事 延误拜访 用传真机机传文件 借用他人或单位电话 让工作更顺利的电话术 你是如何鼓掌的 你会握手吗 握手礼仪禁忌 握手时 左手拿着东西或插在兜里不按顺序 争先恐后男士戴手套 社交场合女士可戴薄手套 戴墨镜 有眼疾病或眼有缺陷除外 用左手或用双手与异性握手交叉握手 与西方人握手视为十字架 不敬 拉来 推去或上下左右抖个不停长篇大论 点头哈腰 过度客套只握指尖或只递指尖手脏 湿 当场搓揩三心二意 面无表情 目光游移或旁观 介绍集体 介绍双方时先卑后尊介绍其中一方时先尊后卑 介绍礼仪 介绍他人 按尊者优先与相互原则先介绍下级给上级先介绍年轻的给年长的先介绍女士给男士先介绍来宾给主人先介绍家人给同事 朋友先介绍未婚者给已婚者先介绍后与会者给先与会者 自我介绍 单位 全称 部门职务姓名 缓 顿 释 递名片 乘车礼仪 了解尊卑次序同时尊重客人习惯 司机 秘书 上司 来宾 秘书 司机 来宾