公文写作_金字塔原理-写作的逻辑

1 金字塔原理 一 写作的逻辑 通信增值事业部2010年7月2日 2 主要内容 为什么选择金字塔结构金字塔结构及其子结构如何构建金字塔结构 3 清晰简洁 有逻辑的表达有多重要 电梯原则 来自 麦肯锡观点 故事场景何谓电梯原则你能够用1句话浓缩你的年度运营报告吗 你能够用1段话说明你销售和运营思路吗 你能够在3分钟内说明当前业务量下滑的主要原因 并提出3个解决方案 然后让老板做出决定吗 简单清楚说明你的观点 如果你3句话说不清楚 那么你一下午也说不清楚 4 清晰简洁 有逻辑的表达有多重要 老板 我最近在留意原材料的价格 发现很多钢材都涨价了 还有刚才物流公司也打电话来说提价 我又比较了几家的价格 但是还是没有办法说服他不涨价 还有 竞争品牌 最近也涨价了 我看到 对了 广告费最近花销也比较快 如果 可能 老板 我认为我们的牌子应该涨价20 而且要超过竞争品牌 因为第一 原材料最近都涨价了30 物流成本也上涨了 第二 竞争品牌全部都调价10 20 我们应该跟进 第三 广告费超标 我们还应该拉出空间 可以做广告 老板 你觉得这个建议是否可行 5 清晰简洁 有逻辑的表达有多重要 书面表达能力极为重要 职业发展最重要的基础技能之一 写好东西能锻炼良好的思考和解决问题能力写好东西是其他表达能力及有效沟通的基础清晰的表达是可以学会的遣词造句能力 文风是个人 修为 需要长期修炼逻辑清晰的表达方式具有某种共性 是短 中期可学习 可训练的 6 通向逻辑 金字塔原理 7 金字塔原理的基本思想 是基于对读者思维工作方式的基本发现人脑一次性可接纳 记忆 理解 的信息是有限的大脑自动将信息归到金字塔结构的不同分组中 以便于理解任何预先归到金字塔结构中的思想组都更加易于理解所以任何书面文书都应有意将其思想组织成金字塔结构金字塔原理对于写作的基本规则文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括每一组中的思想都必须属于同一范畴每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织 8 举例 神奇数字 7 刚刚老婆说买哪几样东西噢 9 举例 狂杀脑细胞的女子谈话 10 举例 狂杀脑细胞的女子谈话 按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式 你知道吗 我简直难以相信 在商业圈子里 男人面部蓄须已达到了如此被广泛接受的程度 在苏黎世 在纽约 还有 在伦敦 11 主要内容 为什么选择金字塔结构金字塔结构及其子结构如何构建金字塔结构 12 金字塔结构中的子结构全景 思想 纵向结构疑问 解答 疑问 序言结构情景 冲突 问题 回答 横向结构演绎or归纳 13 纵向结构 在纵向方向上 各种思想观点与读者进行疑问 回答的对话纵向结构能够很好地吸引读者的注意力纵向联系迫使读者按照作者的思想做出符合逻辑的反应 只有产生了疑问 才有动力了解解答 14 举例 猪应该被当作宠物 猪应该被当作宠物 为什么 猪很漂亮 猪可以培育出多种品种 猪很肥 使别人显得更苗条 使肥胖者更谦虚 如何做到 种类 尺寸 性格 功能 具有典型的英国特征 为什么具有典型的英国特征就漂亮呢 同大地互相联系 说明权力并非与仁慈不相兼容 非常符合英国特点 足以成为英国的国家象征 如粉笔灰 如山毛榉 为什么这么说 15 举例 购买经销权建议 英国莱兰公司的特许经销权 将快速增长 将产生积极的财务作用 容易引入 市场份额大 零售竞争小 低成本 销售量增长 利润上升 单独的业务 可用相同的管理人员 简单的控制过程 16 横向结构 演绎推理和归纳推理 Governingthought中心思想 大前提 小前提 推理结论 Governingthought中心思想 演绎推理 论证式 归纳推理 组合式 支撑思想 理由1 N 17 演绎推理举例 所有的人都会死 对演绎性思想的概括基于最后一个表述 因为苏格拉底是一个人 所以苏格拉底会死 对某种已存在的情况作出表述 对同时存在的某种相关情况作出表述 如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语 则说明这两个表述相关 第三个情况则说明了以上两种表述同时存在时所具有的隐含意义 苏格拉底是一个人 因此苏格拉底会死 18 演绎推理举例 SuccessrequiresX需有X才能成功 SuccessrequiresX需要X才能成功 YouarepursuingX你正朝X发展 YouthoughtXwasaproblem你认为X是问题 Performanceisnotasexpected绩效不如预期 YouarenotequippedtodoX你现在无法作到 YouarenotfocusingonX你的重心不在X Ywouldbebetter但Y比较有利 FurtherinvestigationshowsitY但调查显示Y才是问题 UnderlyingcauseisX问题出在X Therefore developcapabilityforX因此 建立作X的能力 Therefore shiftfocustoX因此 转移重心到X Therefore changedirectiontoY因此 转向Y前进 Therefore shiftfocustoY因此 转移重心到Y Therefore takestepstofixX因此 设法解决X 19 归纳推理 法国坦克已抵达波兰边境 德国坦克已抵达波兰边境 俄国坦克已抵达波兰边境 对归纳性思想的概括 判断以上句子的共同点 都是针对波兰的战争行为 推论可能是 波兰将受到坦克入侵 或类似的思想 20 归纳推理 组合式 的逻辑顺序 时间顺序 前因后果关系 通过设想某一流程得出 结果 原因1 步骤1 原因2 步骤2 原因3 步骤3 重要性顺序 类似事物归为一组 通过划分不同重要性或程度得出 所有问题 这三个问题 其它问题 21 归纳推理 组合式 的逻辑顺序 结构顺序 整体与部分的关系 通过将整体分割为部分得出 某公司 部门1 部门2 部门3 22 序言结构 讲故事式 主要特点 形式 序言部分的讲故事形式是为了提醒读者文章所要回答的初始问题组成 序言部分主要包括情境 冲突由情境发展而来 情境和冲突都是读者熟知的事实 作用 冲突导致问题的提出 而文章为该问题提供答案 即金字塔塔顶的主要思想 不可忽视的对读者的作用将读者思维的 小兔子 圈在期望的范围同步信息 特别是潜在信息 避免信息不对称带来的隔阂以无可争议的内容 一开始拉近相互理解的距离 23 序言结构举例 本备忘录的目的是为了进一步思考和讨论以下问题而收集观点 1 董事会的组成及其最适宜的人数 2 董事会和执行委员会的一般作用 具体职责及相互关系 3 使外部董事会成员成为有效的参与者 4 董事会成员的选举和任期的有关规则 5 就董事会和执行委员会的运作 公司可采取的其他方式 24 序言结构举例 10月份新建的机构将管理该机构两个部门的所有日常事务的全部权力和责任 这些原本都完全由两个部门的经理负责 这一举措将董事会从琐事中解脱出来 全力处理董事会独有的决策和规划等宏观事务 但是 因为董事会长期深陷于处理短期运营问题 现在无法有效地将工作重心转移到长期战略发展上 因此 董事会必须考虑实现工作重心转移需要进行的变革 具体地说 我们认为董事会应当考虑如下变革 将日常运营事务交由执行委员会处理 扩大董事会编制 吸纳外部董事参与 建立规范内部运作的政策和程序 25 主要内容 为什么选择金字塔结构金字塔结构及其子结构如何构建金字塔结构 26 构建金字塔方法1 自上而下 在最顶部方框填入1 你准备讨论的主题2 你准备回答的读者头脑中已存在的关于该主题的问题3 对该问题的回答将回答与序言部分对照4 列出 情境 5 列出 冲突 2 以上问题及回答是否仍成立确定关键句6 以上回答会引起的新问题7 确定以演绎法或归纳法回答新问题7 如采用归纳法 需确定可用于概括的附属名词组织支持以上观点的思想8 在此层次上重复以上的疑问 回答式对话过程 3主语 谓语 6新问题 7 8 S 4C 5Q 2 27 构建金字塔方法2 自下而上 列出所有涉及的思想 找出思想间的逻辑关系 得出最主要的结论 28 举例 混乱的备忘录 排版成本是所有新版书籍的成本中最重要的部分 约占精装本成本的40 和简装本的50 55 排版成本主要包括 将TTW与平均标准进行对比可以发现 TTW在排版工艺上的生产力相对较低 目前 排版评估员正在对我向他们提供的一些典型案例进行研究 该企业对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤 以保证较高的质量 这也是其在简单业务的排版上不具竞争力的原因之一 爱斯勃雷 Aylesbury 公司对TTW公司的排版成本较高的原因非常感兴趣 我已经同罗伊 沃尔特 布赖恩 汤普森的乔治 肯尼迪谈过此事 肯尼迪愿意进行一项实验 以找出 1 该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤 尤其是针对某些排版任务而言 2 其较低生产力的原因即为什么低于平均标准 TTW公司目前的排版任务已经超负荷了 排版部门的大部分工作都无法按时完成 目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为空出 TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低 因而越来越难以吸纳和保留排版工作 现在 TTW公司正面临工会提出的一项新的要求 有两名排版工已经离开 该企业排版部门的员工目前少于编制 而员工的加班工作量超过了50 29 举例 混乱的备忘录 结论1 降低排版成本似可采取如下方法 A 简化价格较低的排版项目的工序 B 改变工作方法 提高生产效率 2 为了简化某些项目的工序 必须针对某些项目进行一些实验 对其整个工序进行全程跟踪 控制因改变校对次数和时机而对排版质量造成的边际效应 并观察客户对此的反应 此举节约的费用可能达到排版总成本的10 我认为 第二种降低排版成本的方法需要进行细致的方法研究 TTW目前在排字和手工排版上的效率低于平均标准20 50 该企业应当能够有所改善 3 如果我们将TTW同贝尔德公司 波奈尔公司或沃特路公司进行比较 也许可以有所发现 乔治 肯尼迪和罗伊 沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究 但是 我已经告诉过他们 也许他们不会有很大的发现 4 爱斯勃雷对TTW公司的排版成本也存在不同的看法 格里 卡尔弗特认为TTW公司的排版成本肯定过高 乔治 肯尼迪则认为尚无确凿证据显示其排版成本过高 而罗伊 沃尔特则认为他还无法对此下结论 他们似乎都非常愿意对此进行调查 30 思路分析 步骤一 步骤一 列出要点 思路分析 步骤二 步骤二 找出逻辑关系 5低工资 6缺少员工 4无法按时完成 7加班过多 成本过高 3价格无竞争力 2工序无区分 8效率低于平均标准 1生产效率低下 思路分析 步骤三 步骤三 得出结论 那名顾问想说明的究竟应当是哪一个呢 原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么 你的思路应当如下所示 1 主题 制版成本 2 疑问 制版成本是否过高 3 回答 是的 4 情境 制版成本是总成本中最重要的一部分 5 冲突 不知道制版成本占总成本的比例是否过高 但竞争力较低的事实说明可能如此 疑问 2 制版成本可以被降低吗 回答 3 可以 6 新的疑问 如何实现 7 关键句 省略制版过程中不必要的步骤 并且将工人工资提高到具有竞争力的水平 33 修订后的版本 评析 上述为序言部分 其写作方法为 可以包括关于关键句要点的表述 这样 读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路 讨论时间 案例1 表格的优化 35 优化后的表格 36 应用 不遗漏 不重叠 原则整理后 更容易做到不多不少 案例2 文档的优化 37 3GIVVR视频会议属于视频分享的一种 主要用户为单位集群用户 但是目前由于IVVR的限制 给视频会议的业务应用带来很大影响 从业务应用角度分析 身处不同地点的人们需要进行面对面交流而衍生了视频会议业务 视频会议同传统会议一样需要提前确定开会时间和会议场地 除了户外一般会议场地都具备上网条件 基于internet的视频会议由于强大的功能 清晰的视频和灵活的展示效果 切换展示PPT 图表等文档 得到了普遍的应用 3GIVVR视频分辨率大小限制为176 144 视频会议为多人应用场景 因此手机需要显示多人会话视频 IVVR的视频分辨率太小 同时带宽因素限制了视频传输的视频清晰 流畅度 因此对视频会议参与人数有一定限制 因此相对于internet视频会议 3G视频会议的应用范围受到较大制约 修改后的文档 38 我们建议暂时不开展 原因如下 1 绝大部分与会者可以选择网络视频会议 以提供更好的会议效果 视频白板 多人文字和语音发言 视频共享等 IVVR渠道只能作为网络视频会议的补充 在没有宽带的情况下参与视频会议 2 IVVR视频通话参与网络视频会议 会因为视频通话质量不够 难以在手机终端方便的进行视频会议的控制3 IVVR终端和网络视频会议融合 需要此类厂家进行扩展 外部集成商不太可能集成好 从结论说起 第一个理由 第二个理由 第三个理由 案例3 邮件的优化 cva 你们好 一 问题 浙江联通新闻炫铃每天8点和14点左右更新内容后会向用户下行短信 目前短信是由工具添加的 优先级比普通群发任务低 而浙江周末两天的群发任务已经排满将导致周末两天的新闻炫铃短信会积压到下周一左右向用户下发 可能导致用户投诉二 措施 同项目组和办事处沟通了解决方案方案一 麻烦运维同事周六周日两天的9点和15点登录浙江联通短信组件 查看短信群发任务发现有新闻炫铃的群发任务 则手动调整到最优先的位置 以便新闻炫铃短信优先下行优点 用户体验不受影响缺点 操作繁琐 且需要关注群发进度方案二 麻烦运维同事周六周日两天的9点和15点登录浙江联通短信组件 查看短信群发任务发现有新闻炫铃的群发任务 则直接暂停任务或删除任务优点 操作相对比较简便 不容易出问题缺点 用户体验受到影响 但已经同办事处确认可行麻烦运维同事在周末登录浙江短信组件查看一下 可以根据实际情况选择方案 如果新闻炫铃群发任务不太多 推荐 方案一 如果有问题请联系相关产品经理或项目组XXX 1396672XXX 39 为什么会投诉 为什么会低 哪方面的用户体验 如何不受影响 未将此问题解决的急迫性及希望回复的时间说明 修改后的邮件 40 一 目前存在的问题 浙江联通新闻炫铃会在每天8点和14点左右更新铃音 更新成功后会向定购过此炫铃的所有用户手机发送相应的提示短信 此提示短信是通过工具添加到短信组件群发任务列表 添加任务时默认优先级比较低 浙江联通会在周末也会通过短信组件进行普通短信群发 而新闻炫铃短信下发任务优先级低于普通短信群发 短信组件下发短信优先级是从高到低进行的 且普通短信群发任务已将周末两天排满 这样就使周末两天添加的新闻炫铃短信积压到下周一左右向用户下发 用户收到了过时的新闻短信 会导致用户投诉 为避免因用户投诉影响业务推广 经与办事处和项目组沟通后得出以下两种可行方案 这两种方案都需要运维同事协助二 可选方案 方案一 麻烦运维同事周六周日两天在新闻炫铃完成更新之后的9点和15点登录浙江联通短信组件 查看短信群发任务 如发现有新闻炫铃的短信任务 可通过在群发任务名称中搜索名称类似如 新闻炫铃20100701 XXXX 的任务 则将所有新闻炫铃任务优先级手动调整到最高 以便新闻炫铃短信优先下发 优点 由于定购了新闻炫铃的用户已经习惯了每天都收到通知短信 从而确保了用户体验不受影响缺点 查看所有群发任务 逐条调整新闻炫铃短信任务优先级 操作比较繁琐 方案二 麻烦运维同事周六周日两天在新闻炫铃完成更新之后的9点和15点登录浙江联通短信组件 查看短信群发任务 如发现有新闻炫铃的短信任务 可通过在群发任务名称中搜索名称类似如 新闻炫铃20100701 XXXX 的任务 如有则删除任务优点 搜索后直接删除 操作相对比较简便缺点 由于定购了新闻炫铃的用户已经习惯了每天都收到通知短信 这样用户体验就受到影响 可能会产生用户投诉 办事处表示如有投诉她们会尽量处理 建议 目前新闻炫铃用户数大概在3万左右而联通正在主推此业务 浙江有5个新闻炫铃 每天更新两次 逐条调整任务优先级每天大概需要半个小时时间 周末两天共需1个小时工作量 从用户感知以及客户认可角度看 我们建议选择 方案一 两种方案都需要运维同事配合 如果运维同事手头工作较多忙不过来我们再协商看看如何更好的解决此事 由于此业务已上线运行且有较大用户量 为减小用户投诉对业务的影响 麻烦你们在本周五下班前给予回复 感谢 如果有问题请回复邮件或电话联系XXX 1396672XXX 案例讨论1 产品设计说明 作者给出的结构分析 案例讨论2 故障处理 其它 Email书写的个人建议 随时考虑给出自己的观点或建议提问题的同时需要提出解决方案 形成思维习惯减少一问一答的次数 增加获知信息后的思考和建议总是站在读者的角度上充分思考分析各涉众 收件人 抄送人等 了解的背景信息是否充分一致 所关注的利益点有何不同 可能会产生哪些疑问深入问题背后的隐性需求 询问故障原因的目的是责任认定 但还有如何解决故障 何时能解决故障等 尽量提炼出有思想的关键论点或短语标题让读者能在30秒内理解整体思维架构 盖帽子避免口语化 将经常性的沟通逐步总结提炼出模板 需求或故障模板等 学习案例讨论1 接口申请 冲突1 VAC系统割接后 讯飞炫友业务系统由于无法向VAC传递短信定制关系 用户将无法实现计费 直接影响到业务的运营推广原因 炫友业务一直是在使用短信业务进行代计费 炫友用户是在 的IVR流程里实现定制 短信仅是代计费的工具 用户并无实际定制关系产生 割接VAC后 由于炫友系统由于无法向VAC传递短信定制关系 用户将无法实现计费解决思路 1 炫友业务必须保留2 计费方式仍将延续短信业务代计费3 必须由VAC系统向炫友业务系统开放第三方接口实现计费 文档分析 冲突2 VAC系统的第三方接口能否向讯飞炫友业务开放 原因 局方的口径要求VAC系统第三方接口不对SP开放解决思路 1 讯飞炫友业务属于联通自有业务 不是普通SP业务2 讯飞是联通的技术平台合作伙伴 声动炫铃 不属于普通SP3 技术上可以实现 且确保安全 文档分析 冲突3 如何保证第三方接口安全开放 原因 之前没有实现过类似安全开放先例 没有参考借鉴解决思路 1 实现方案 在IVR流程里设置有用户的二次确认流程 将此二次确认信息同步给VAC 确定用户的真实定购意图2 上述方案经测试确认可行 可确保用户的业务安全定制 如有其它省份样例更好 3 如果由此出现意外问题 讯飞将承担责任 可选 文档分析 结构设计 明确目标 观点 新问题 冲突 解决方案 观点 解决方案 问题解答 解决方案 解答 学习案例讨论2 合作建议书 分析文档 安徽电信爱音乐合作运营项目建议书 背景 根据事业部年初制定的手机音乐统一业务发展思路 在安徽电信推动爱音乐业务合作运营模式 本次文档是初期给局方准备的书面材料 目的 说服局方对于爱音乐业务的后期发展 引入我司作为亲密合作运营伙伴 以大盘信息费分成的合作模式展开合作结构 合作背景 爱音乐整合营销思路 2010平台产品规划 2010产品运营计划 合作模式建议这几个部分自评 从整体来看主题思路的全盘引导性偏弱 可能会导致读者无法第一时间获取到自己向获取到的答案 背景分析 文档准备讨论主题 爱音乐业务建议采取引入合作伙伴 以合作运营模式开展 读者头脑中已经存在的问题 为什么要实施合作运营 合作运营能提供的合作内容 合作运营的合作模式 给出对应问题的答案一 1 爱音乐业务形式单一 无法满足不断变化的业务发展需求 导致用户活跃度低 收入持续得不到提升2 电信自有体系的业务运营能力欠缺 人员负责多个业务 精力不足 地市营销支撑平台力量薄弱 营销手法呆板不灵活 专业数据分析能力偏弱 月度活动不能有效持续执行 市场氛围差二 1 技术支撑 渠道功能完善优化 新业务 产品持续扩展开发 地市营销平台支撑 精细化数据分析 2 运营支撑 营销活动策划 精细化营销 常规渠道拓展 三 合作分成模式 阶梯状激励政策 文档分析 情景与冲突 S 情景 现有运营体系下运营收入低迷 用户活跃度低 现状急需改进 C 冲突 无法证明引入合作运营模式后能对业务量带来提升 Q 疑问 引入合作运营新模式可以拉动现有业务收入及活跃度的提升吗 A 回答 可以Q 新的疑问1 如何实现的 A 回答1 组建专业的运营团队 致力于爱音乐业务的支撑 运营工作 通过渠道整合并加以持续优化保证用户的使用便捷 通过新产品不断开发拓展持续刺激用户的兴趣点 通过营销活动的策划开展激发用户的消费需求 通过常规营销渠道的拓展扩大用户的宣传面 通过数据分析 精细化营销提升业务量 Q 新的疑问2 这样做有效果吗 A 回答2 多省的运营经验 目前案例点的真实数据图表可以体现 Q 新的疑问3 根据本省的现状 如果采取合作运营预计达到的效果 A 回答3 根据近几个月的平均数据 本省的业务推广政策和营销力度 分析合理的效果预期 Q 新的疑问4 对合作运营提出的预期不信任 怎么保障 A 回答4 根据客