5s 6s管理_间接部门5s管理

間接部門效率化 吳瑞成 業務效率化 較大的產出 Ouput 較小的投入 Input 事務零損失化 充實必要事務機能 提高有效性 何謂業務效率化 就是以較少的投入 Input 得到較大的產出 Output 亦即 在產出 Output 方面要做到生產系統的效率零損失化 充實必要業務的機能 提高有效性 投入 Input 方面要將事務體質建立在低成本上 而且使業務進行中 所發生的一切事務達到零損失化 情報的品質及即時性 信賴性都很高 一 推動TPM的必要背景 1 TPM是由與設備有直接關係的製造部門 保全部門 工務部門 設備部門等的參與而開始實施 2 推行TPM時 高階經營層的理解與支持為重要條件 才能真正實踐TPM 3 TPM在高階層有力的領導 及設備裝置部門大力的推行之下 事務 間接部門也漸漸積極的參與體質的改善 4 為能夠經得起嚴厲的經濟環境 對於含有事務 間接部門的工廠 事業部 企業整體 逐漸需要進行體質的改善 5 1989年TPM的定義由原本的 生產部門的TPM 更改為 全公司性的TPM 亦即原本是以 使設備的總合效率達到最高 為目標 而新的定義則是以 建立可達到生產系統效率化的極限之企業體質 為目標 生產 開發 營業 管理等所有相關部門都要共同努力 6 若以工廠 事業所為單位 追求 生產系統的效率化 時 要以A 只有與生產相關之人員為對象B 包含事務 間接部門之全體人員為對象為分母 自然而然展開方法也會改變 二 事務 間接部門的任務 1 企劃 技術 管理等部門 為了生產系統的效率化 從專門的機能領域 對製造部門提供必要的建議與支援 並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻 2 現在為了因應世界經濟環境的急遽變化 以及能在競爭中留存 事務 間接部門必須提高自己的生產力及降低成本 以便對經營方面所追求的戰略性展開有所貢獻 3 由這些活動 為了能夠得到顧客的信賴 必須對於提升企業的形象有所貢獻 三 事務 間接部門推行TPM時 在體質改善兩方面 充分發揮各部門被期待的機能 追求業務的效率化 培訓能夠提升且維持業務效率化的人員 四 如何掌握事務部門之TPM 須有具體成果須具有事務工廠的構想把事務程序當成設備 建立事務工廠的觀念 投入 Input 產出 Output 加工 組裝 事務工廠 能夠見到製造程序 容易管理 低成本 在必要的功能 高價值的情報 品質好 正確 有效 適時性好 時機 情報 事務程序當成設備 設備的觀念也適用於事務間接業務 在管理的可能狀況之下 使業務用目視即可明瞭 若將業務當做生產設備 則較容易理解 檢討複雜設備之機能的信賴性時 考慮將設備在機能性的連結上 依適當的範圍分割成幾個單位 較為理想 這種想法如圖3所示 適用於部門機能的劃分 五 事務的特性 維持事務與革新事務事務的供應部門與接收部門業務量的變化事務的共通性個人保管的資料太多辦公室的環境 1 維持事務與革新事務 維持事務 革新事務 事務 相同的事務反覆的實施 對現有的工作加以改革 2 事務的供應部門與接收部門 供應部門 製作 接收部門 事務 須知何資訊有效何資訊無效 對現有的工作加以改革 二者之間存有一道牆 此道牆意味著相當的成本費用 降低費用基本法 事務程序須簡化 合理化 3 業務量的變化 業務量的變化 人員的編制 以最大業務量編制人員 浪費產生 降低費用基本法 事務人員平準化多能化 4 事務的共通性 事務的共通項目 計算製作複製資料收集文書歸檔檢索 5 個人保管的資料太多 資料在哪裡 個人抽屜桌上桌下桌邊資料櫃 不要資料處理 資料簡單化 資料共通化 資料除了自己 沒人找得到甚至自己也找不到 6 辦公室的環境 辦公桌文件如山高 以前認為是朝氣有活力 現今則是沒效率的表現 個人事務用品僅維持必要量某些文具可共用事務流程合理化输入输出结束资讯全体宣导有效利用OA機器文件歸檔要徹底檢索文件需做到幾秒內即可完成文件檔案可考慮用光碟儲存不必要的放弃辦公室要簡單不要太多表单文件 六 事務部門TPM成果 品質面的成果事務處理工時的成果資訊檢索的成果事務人員合理化可替代5 完成率高工作流程清晰 1 品質面的成果 事務零失誤 2 事務處理工時的成果 拆除 資訊資料供應者 資訊資料接受者 之間隔閡 浪費 不必要之事務自然顯現 定石 實施合理化 3 資訊檢索 資訊檢索 先做整理 整頓 不要品先處理掉 文件分類 歸檔 定位 建立目标方针展开順序與規則 調查業務實際情況之掌握重點 業務目的業務內容目標憑證頻度處理時間難易度改善著眼點 事務功能若不了解其目標與使命 再改善時 可能會導致反效果 4 事務人員合理化 事務作業簡單化 ESRC法是什么 作業時間低減 省人化 革新事務 例行事務 四 事務業務的目的主保全展開 為達成部門的任務 以事務業務為中心做展開是有其必要性的 部門的任務 一般是以單位業務 第4次wu 水準來設定 所以步驟展開是以單位業務 第4次wu 水準所發生之事務當做一個區 bIock 單位 再來進行自主保全之步驟展開 關於各個事務 首先在最初時就得明確其事務的機能目的 其次是為了達成任務 而對事務約有用性 機能的適格性 處理順序 作業的合理性 時間的 空間的條件 資格條件的適當性 加以檢討 找出其間發生之不良處 並加以改善 七 檔案處理的自主保全展開 首先 必須致力於日常業務所發生的 未完成事務之整備 方面 在負責人離開座位或不在的情況 事務仍舊不曾停滯 並且必須保持業務的圓滑性 為此要先決定組織結構 同依下列之順序進行 負責人別之 未完成事務檔案 的整備 未完成事務檔案 之檔案管理方式 表示方法標識化 決定放置場所 保管集中化 使用規則化 離開公司時 一定放回原來位置 嚴禁個人保管 為防止機密對外或對部門以外洩露 須建立保管基準制度化 表檔案處理之自主保全展開 表17初期清掃診斷 注意I1評價需以人與物兩方面來檢討 全員參加是推行TPM活動的重點 所以在打分數時 要以人為重 例1 物 i0分 人 4分的話几0 4 Z2 7兮6分在欄內 人 I0分 物 4分的話何0 4 2二7一8分在欄內 注意2 診斷整理 整頓時 得把個人的抽屜也打開來 注意3 被診斷時 除了領頭的人以外 課員也要傾聽 注意41在初期清掃時 大家所商量出來的結果 是否在第二步驟的構想成訂定方向時 大家仍然記得 這一點也要確認一下 紅牌作戰 綠色作戰 紅牌作戰 消除辦公室內之污垢問題點部位 困難點之指摘與改善撤除不用物品標明放置場所 綠化 圖一 初期清掃活動事例 排除不要 不急 型態擺置 且有清潔的職場沒有浪費 間接部門的自主保養步驟 第一步驟 初期清掃 實施或整理個人桌上之文具 並將個人所擁有的公務資料和檔案予以共有化等事務環境的整備 第二步驟 事務之清點 盤點 本步驟中最重要的是調查事務手續及現行業務之實際狀態 再與應有的機能型態對照 使問題點得以明確 此時可從改善事務流程 除去不必要的傳票或報告書 以及視察有無重複之事務等方向為其著眼點 去發掘問題 第三步驟 問題的改善 事務流程中所發生的停滯和重複的事務及超過必要事務的工時等 並以業務量之平準化為其著眼點 作成改善案 在改善案中應先明確設定改善效果之目標 改善假設 改善計畫日程 負責人等 再依計畫逐步進行 第三步驟 問題的改善 第四步驟 標準化 隨著改善的進行 將辦公室佈置 layout 中不適合之處整理出來 以 看得見的流程環境 為考量 作成機能性的佈置改善計畫 並付諸實施 將第二步驟所改善的事務依程序 進行標準化並制定標準手冊 然後按照手冊上之基準 確認在實施上有無問題 若手冊上的基準有必要做修正則予以修正 最重要的是要能正式制定基準及標準手冊 並據以實施教育訓練 使任何人員都能相互代理業務 第五步驟 推動業務之自主管理 此步驟是將第一至第四步驟所進行的活動全部歸納起來 透過工作方法的改變 進而改變人的想法 並運用實際成果 讓每一個人更加認識其職責 並發揮管理 間接業務的機能 再策定向經營效率化活動之更高目標 繼續挑戰 由於第四步驟所制定的標準或基準 常會因環境或制度條件的變化而無法適用 或因人事變動而出現不照規定實行之人員 若是將標準制定完成後就放任不管 或其後也不繼續追蹤 維護 並依需要去修改 那麼所製定的規定就會變得毫無意義了 因此 定期進行業務稽查 確認是否照規定實施 以及適切而持續的進行對業務效率化的審查指導 就格外顯得重要