深圳公司文件控制管理程.doc

华甲数码 深圳华甲数码有限公司Arlink company limited文件编号： HJ-PM-01-01版本/次： C/1文件控制管理程序页码： 第1页 共5页生效日期：2006年12月15日1.0 目的统一规划管理本公司的文件，让公司质量管理体系（含环境有害物质管理方面）有效运行的所有场所均使用有效文件，防止使用无效的作废的文件。2.0 范围本公司按ISO9001：2000标准建立的所有文件和记录（含外来文件和环境有害物质管理方面）都依本程序进行管理。3.0 定义3.1 受控文件为本公司质量体系运行中作业的依据文件，需作变更修订，分发时加盖“受控文件”章，发放时登记和签收。3.2 非受控文件只供参考，分发时加盖“非受控文件”章，不作管制。3.3 文件分类3.3.1 内部文件：质量手册，程序文件、三级文件（作业指导、标准、规范、规章制度、管理办法）、相关记录表单。3.3.2 外来文件：指本公司不可自行修改，与之产品质量有关或直接影响产品质量的文件，包括国际/国家/行业标准，环保法规，客户提供之样图或标准等。4. 权责4.1 文控中心：a. 负责质量管理体系文件的收集、编号、整理、发行、回收、作废（含外来文件）。b. 负责协调文件的编制，更改及定期组织对文件进行评估。4.2 各部门：主导过程程序文件及部门内部文件的编写与修改，所使用文件的保管。5. 作业程序：5.1 文件的制订、审核、批准5.1.1 新的文件制定时，应尽量可能保持格式统一，手册及程序文件要使用文控统一的格式。5.1.2 质量手册由文控中心制订，管理者代表审核，总经理核准。5.1.3 程序文件由相关主管部门编制，部门经理及管理者代表审核，总经理批准。5.1.4 三级文件：由相关部门编制，部门主管审核，部门经理批准。5.1.5 文件生效：手册、程序文件以生效日期为准，三级文件和外来文件以审批日为准。 华甲数码 深圳华甲数码有限公司Arlink company limited文件编号： HJ-PM-01-01版本/次： C/1文件控制管理程序页码： 第2页 共5页生效日期：2006年12月15日5.2 文件的借阅 因工作需要需借阅文控资料的人员，要在文控资料借阅登记本上登记后方可带出文控中心，借阅者应及时归还，到期不还由文控收回并通报批评，原稿一律不外借。5.3 文件编号及版次控制5.3.1文件编号规则QMa.一级文件： - - 流水号 文件代码 公司名称 PMb.二级文件： - - -流水号 部门号文件代号公司名称c.三级文件：三级文件的编号与二级文件编号规则相同。d.四级文件：程序编号版本号部门号公司名称程序编号文件代号FM流水号e. 外来文件：W流水号文件代号公司名称 华甲数码 深圳华甲数码有限公司Arlink company limited文件编号： HJ-PM-01-01版本/次： C/1文件控制管理程序页码： 第3页 共5页生效日期：2006年12月15日说明：文件类别的代码参照质量手册4.2.3.4；部门代号：文控中心01，经理室02，管理代表03，PMC部04，开发部05，采购部06，物管部07， 品管部08，制造部09，工程部10，外贸部11，行政人事部13。5.3.2版本的控制：文件第一次发行为原版用A/0版表示，A为版本号，0为变更次数。每作一次变更对变更次数进行修改，修订更改9次或若修改幅度大或页数增减，应考虑换版，重新发行。例如：A/0 原版发行 A/9 第九次修改 B/0第一次重新发行记录表单修改时版本直接按A、B、C顺次调整。5.4 文件的发行5.4.1 各部门将需受控的且已批准的文件的原件交文控中心，并确定需发放范围(或文控中心根据实际情况决定发放份数)，文控登记在文件分发总览表，经主管批准后，统一安排发行，加盖“受控文件”印章，分发时在文件分发记录表登记，并请相关部门签收。5.4.2 试运行文件：对新产品试作而做成的标准书，作临时文件使用，盖“非受控文件”章，直接发放生产线参考使用，使用过后自行销毁。正式形成文件后，交文控中心管理及发行。5.4.3 文件补发：文件遗失或其它原因需补发时，填写：文件补发申请表，须经部门主管审核后，向文控申请补发，文控审批后，重新发行。如果文件破损严重，影响使用时应到文控更换新文件，交回破损文件。盖有“受控文件”印章的文件不能复印使用，一经发现，立即交文控中心处理。5.5 文件修订5.5.1 手册、程序文件的修订，提议人需填写文件修订审核表提出变更理由，三级文件可以直接向文控中心申请修订。5.5.2 文件修订的审批应由原审核单位审批。5.5.3 文件修订应在修订栏内注明修改摘要，如重新发行，无需填写修改摘要。 华甲数码 深圳华甲数码有限公司Arlink company limited文件编号： HJ-PM-01-01版本/次： C/1文件控制管理程序页码： 第4页 共5页生效日期：2006年12月15日5.6 文件回收修订变更的文件重新发行时，原发行文件要回交文控中心，盖“作废”印章，并在文件分发记录表的旧版收回记录中注明，经部门文件管理员签名，以表示文件回收作废，作废的原稿由文控中心保存，以供日后追溯用。5.7 文件保存文控中心以书面文件或电子资料存档，所有资料档均编制目录列管。5.8 外来文件管制5.8.1. 属标准、法律法规类外来文件由公司管理代表审批其适用性转交文控中心，并由文控中心每年1月及7月通过网上查询的方式核对有无更新，若须更新须再次审批；5.8.2. 属于配合部门运作或产品实际需求由客户提供之技术资料、规格、图纸、工艺或规范文件，由技术部门审批其适用性后转交文控中心；5.8.3. 外来文件须盖外来文件章，发行、回收、保存同受控文件。6.0 相关文件HJ-QM-01 质量手册7.0 相关记录文件分发记录表文件分发总览表文件修订审核表文件补发申请表 华甲数码 深圳华甲数码有限公司Arlink company limited文件编号： HJ-PM-01-01版本/次： C/1文件控制管