档案管理_某省重大建设项目验收标准概述

讲解 山西省重大建设项目验收标准 山西省档案局经科处陈晓峰 山西省重大建设项目验收标准 建设项目档案质量目标 完整 准确 系统一 项目档案工作组织管理二 项目档案的完整性三 项目归档文件材料的准确性四 项目归档文件材料的系统性五 项目档案的安全性 建设项目档案质量目标 完整 准确 系统 一 项目档案工作组织管理 15分 一 项目建设单位 法人 认真履行项目档案工作职责 5分 1 实行项目档案工作领导责任制 明确了负责档案工作的领导和部门 对项目档案工作实行统一管理 0 5分 a 正式文件b 责任制 工作范围 应负责任及具有相应权力的制度c 统一管理 统一领导 统一机构 统一制度 统一标准 一 项目建设单位 法人 认真履行项目档案工作职责 5分 2 对各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件进行有效的组织协调和监督指导 1 5分 仅有要求 没有开展活动 没有检查 培训等措施扣1分 有要求有活动有检查有培训有措施 一 项目建设单位 法人 认真履行项目档案工作职责 5分 3 档案工作纳入了有关部门和有关人员的岗位责任制 并采取了有效的检查 考核措施 1分 仅有责任制 没有措施扣0 5分有关部门和有关人员的岗位责任制中有档案工作的条款 并且工作范围 应负责任及相应权力有明确的规定 在工作过程中 进行了检查 对存在的问题采取了措施 并得到解决 一 项目建设单位 法人 认真履行项目档案工作职责 5分 4 项目建设过程中积极主动保持与档案行政管理部门和项目主管部门档案机构的联系 及时填报 重大建设项目档案管理登记表 1分 报送 重大建设项目档案管理登记表 对工作中遇到的问题 需要业务指导 进行项目档案培训 项目档案工作计划及进展情况和档案行政管理部门进行了汇报 沟通 联系 一 项目建设单位 法人 认真履行项目档案工作职责 5分 5 项目档案验收前 项目建设单位 法人 组织项目设计 施工 监理等方面负责人及有关人员对项目档案工作进行全面自检 1分 仅由项目建设单位进行自检扣0 5分 项目建设单位确实认真组织了自检 有参加自检人员的签字表 有检查过程的记录 如发现的问题 对问题的描述要客观 真实 准确 对存在问题整改情况进行了说明 二 项目档案工作纳入合同管理 3分 项目建设单位 法人 与各参建单位签订的设计 施工 监理等合同或协议中有档案工作的内容 并对合同或协议中项目档案收集 整理 归档提出明确要求 要求不明确的 扣0 5分 纳入合同管理 档案管理人员要参与合同的签订工作 采用符合国家要求的标准 规范 项目文件的归档范围 整理要求 归档的套数 归档的时间有明确的约定 对于违反约定要有明确的违约责任 三 项目档案工作与项目建设同步进行 2分 1 自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导 对检查中发现的问题能及时整改 1分 a要严格按规定开展工作 加强自我监督和约束 增强工作的主动性 b要了解掌握国家的标准和规范 贯彻在工作过程中 发现问题及时改正 C档案工作人员要以身作则 不仅自己执行规定 也要监督别人按规定执行 三 项目档案工作与项目建设同步进行 2分 2 做到项目档案工作与项目建设同步进行 1分 a 同步 从时间上来讲 从项目提出到项目竣工的整个过程 从行为上讲 做事的同时留下 痕迹 b同时起步 与实体建设同步管理 c同步检查 d同步验收 四 建立健全项目档案工作各项规章制度 3 5分 1 根据国家及行业有关规定制定了切合实际的项目文件归档制度和档案整理规范 3分 2 制定了项目档案保管 利用等制度 0 5分 下发正式的项目文件归档制度和档案整理规范制定规章制度的过程要符合程序不能违背国家的法律法规制定的规章制度要科学 合理 符合实际情况 五 配备了适应工作需要的档案管理人员 1 5分 1 建立了覆盖各参建单位的项目档案工作网络 0 5分 确定项目档案工作机构及领导 档案人员对各单位及人员提出项目档案工作要求网络人员能胜任项目档案工作 并能积极开展工作 五 配备了适应工作需要的档案管理人员 1 5分 2 档案人员经过项目档案管理知识培训 1分 经过档案行政管理部门及行业管理部门的培训培训人员包括 项目档案负责人 技术人员 文件管理人员 档案员 二 项目档案的完整性 40分 完整性 全 全 不能短缺文件 一 项目单位工程档案归档率 单位工程归档率要求达到100 单位工程名单要齐全准确每个单位工程项目文件的归档情况基本符合要求必备项 每个单位工程的档案不能缺 二 项目档案交接手续完备 1 有移交档案完整 准确情况的说明 1分 工作范围形成的时间范围形成的数量完整程度准确程度整理方法等 二 项目档案交接手续完备 2 各参建单位和建设单位各职能部门提交项目档案 手续完备 1分 格式规范交接程序符合规定交接内容符合要求填写内容齐全 完整 准确签字符合要求 三 项目前期文件材料 1 项目来源及其批准文件 可行性研究等文件材料齐全 1分 项目最早的文件 如项目提出的会议记录 形成的记要等决策性文件考察形成的文件各项评审会议文件 三 项目前期文件材料 2 征用土地 移民 拆迁安置等文件材料齐全 2分 合同 协议谈判 协调会议文件 三 项目前期文件材料 3 项目计划 投资 统计 管理等文件材料齐全 1分 注意平时积累 各职能部门要做到工作有记录 记录要规范 形成的文件要保管好 工作完成要归档 三 项目前期文件材料 4 招投标 合同协议文件材料齐全 2 5分 所有投标文件都要归档 三 项目前期文件材料 5 其他应归档文件材料齐全 0 5分 四 项目设计文件材料 1 设计基础材料齐全 1 5分 1 工程地质 水文地质 勘察报告 地质图 重要土岩样说明 2 地形 地貌 控制点 建筑物及重要设备安装测量定位 观察记录 3 水文 气象 地震等其它设计基础材料 四 项目设计文件材料 2 设计评价 鉴定及总体设计 初步设计 施工图 审批文件等文件材料齐全 2分 和这些文件相关的文件都要归档 如初步设计的评审 论证 专家意见等 要收集齐全整理归档 四 项目设计文件材料 3 其他应归档文件材料齐全 0 5分 五 项目施工文件 1 开工报告 技术交底 图纸会审纪要 施工组织设计 方案及报批等文件材料齐全 1 5分 开工前准备工作形成的文件材料 五 项目施工文件 2 原材料检测及报验 试验及施工定位测量 基础处理记录等文件材料齐全 1 5分 注意文件本身的完整性 可追溯性 五 项目施工文件 3 设计变更 更改洽商 技术变更等文件材料齐全 1 5分 所有涉及变更的都要形成文件并收集 整理 归档 五 项目施工文件 4 工程质量检测 评定 隐蔽工程验收记录 交工验收记录等齐全 2分 工程质量评定文件材料不全扣1分 隐蔽工程验收记录不全扣1分 隐蔽工程验收记录工程记录及测试 沉降观测记录 事故处理报告单位工程 分项 分部质量检验评定报告交工验收记录 五 项目施工文件 5 其他应归档施工文件材料齐全 0 5分 六 项目监理文件材料5分 1 监理规划 通知 备忘录会议纪要 日志 月报 旁站记录等文件材料齐全 1 5分 2 质量控制文件材料齐全 1分 3 进度控制 投资控制 合同管理 组织协调等文件材料齐全 1分 4 项目档案质量审核报告 1分 六 项目监理文件材料5分 5 其他应归档监理文件材料齐全 0 5分 要按有关国家 行业规定及和建设单位的合同约定进行收集 整理 归档种类要齐全每一类文件不能短缺一个事项的相关文件不得短缺 七 竣工图 1 竣工图套数能满足需要 1分 根据有关规定和需要确定竣工图的套数 一般不少于两套 七 竣工图 2 编制竣工图总说明及各专业的编制说明 竣工图数量齐全 3分 竣工图总说明有建设方来编写不得短缺 八 项目设备 科研等文件材料 1 设备采购 装箱 开箱 安装调试等文件材料齐全 2分 设备 所有过程中按程序应该形成的文件 八 项目设备 科研等文件材料 2 科研项目立项 研究 鉴定 推广等文件材料齐全 1分 课题报告 任务书 批准书协议书 委托书 合同实验记录实验分析 计算 整理数据阶段报告 科研报告 技术鉴定 九 试运行 竣工验收文件 1 工程设计 施工 监理总结 工程审计文件 财务决算报告等文件材料齐全 1分 总结性的文件材料一定要归档 档案方面也不例外 九 试运行 竣工验收文件 2 试运行 各专业验收及竣工验收文件材料齐全 1分 包括试运行准备 开始到竣工验收完成 之间形成的文件 十 应归档声像材料 施工前旧貌 开 竣 工仪式 施工过程 隐蔽工程 领导视察等声像材料齐全 2分 声像材料要注意点 段 与线 面 的结合 十一 应归档电子文件2分 项目建设过程中形成电子文件 并及时归档 2分 按规范形成的有效的电子文件 三 项目归档文件材料的准确性 15分 三 项目归档文件材料的准确性 15分 准确性 真 真 不能是假的 一 有确保竣工文件真实准确的有效措施或手段 1 有确保竣工文件真实准确的制度 措施 手段 并能有效执行 落实 2分 制度要健全措施要得力手段要过硬执行 落实要到位 一 有确保竣工文件真实准确的有效措施或手段 2 竣工文件编制方 质监部门 监理部门 建设单位对文件的完整 准确情况及案卷质量进行检查 1分 检查要有组织 有方法 有要求 有记录 查出的问题要整改 整改要有说明 二 归档文件材料能真实 准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况2分 1 文件材料记录真实 准确 规范 1分 文件材料形成的程序 记录人 时间 地点等的符合要求记录的内容与实际发生的相符 二 归档文件材料能真实 准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况2分 2 签字 盖章手续完备 无代签现象 1分 按要求该签字 盖章的地方都履行了签字 盖章的手续 没有漏 缺 代签的情况 三 竣工图编制规范 1 竣工图图面整洁 线条清晰 无破损现象 1分 竣工图图面不能有污渍 线条 数据 文字 符号不能模糊不清完好无损 不能出现裁剪图面 图面短缺 折叠处撕裂等情况 三 竣工图编制规范 2 竣工图准确 有变更的竣工图修改到位 变更依据标注明确 5分 竣工图与实体相符变更文件齐全所有的变更都在竣工图上进行了更改竣工图更改符合规范 三 竣工图编制规范 3 竣工图章规范 所有竣工图逐张加盖并签署竣工图章 2分 竣工图章内容全面规范不能只在竣工图目录或封面加盖竣工图章竣工图章签署符合规范要求 三 竣工图编制规范 4 竣工图按GB T10609 3要求统一折叠 1分 竣工图 折叠与不折叠 可根据情况进行选择折叠要符合有利于长久保管 方便利用的要求折叠要整齐美观 三 竣工图编制规范 5 编制竣工图变更一览表 1分 每个编制竣工图的单位都要编制竣工图变更一览表建设单位要进行汇总 四 项目归档文件材料的系统性 20分 四 项目归档文件材料的系统性 20分 系统性 好 好 不能破坏文件自己的自然联系 案卷 文件排列有序 一 制定了项目档案分类编号方案或说明 制定切合项目实际的档案分类方案 1分 分类不科学 有交叉或无类可归的现象扣0 5分 符合项目档案分类的原则分类方案格式正确 内容全面 二 项目应归档文件材料进行了系统整理 有积存文件材料未及时进行整理扣1分 要求所有项目文件都进行了规范的整理 三 整理规范 合理 符合国家或行业标准要求 1 遵循文件材料形成规律 保持卷内文件材料系统联系 1 5分 组卷合理 科学2 卷内文件材料排列有序 并按要求编号 1分 卷内文件材料要按一定的时间顺序结合文件之间的内在联系来进行排列编号要健全 三 整理规范 合理 符合国家或行业标准要求 3 卷内文件目录 备考表填写规范 清晰 2分 卷内文件目录 备考表格式规范 内容填写正确备考表中的签字不得代签 三 整理规范 合理 符合国家或行业标准要求 4 卷内文件整齐 无金属物装订 0 5分 装订整齐 不能损害文件不能有金属物 三 整理规范 合理 符合国家或行业标准要求 5 声像 电子文件按规范要求整理 1分 声像 电子文件按照国家声像 电子文件归档要求进行整理 四 编目规范排架合理2分 1 案卷排列有序 1分 案卷的排列要科学 合理 四 编目规范排架合理2分 2 案卷封面填写规范 案卷题名准确 简明 1分 案卷封面的内容要填写齐全 正确 美观案卷题名的拟写要简明 准确 五 检索工具系统 规范 编制了规范的案卷目录和全引目录及档案整理情况说明 4分 案卷目录和全引目录格式规范 内容填写正确 整齐美观 六 采用先进技术和设备 实现档案信息化管理 配备专业的档案管理软件 利用信息技术和设备 实现档案存贮 分类 检索 统计 开发等功能 3分 软件 技术 设备要正规 先进 可持续档案存贮 分类 检索 统计 开发等功能得到有效的开发利用 五 项目档案的安全性 10分 一 档案用房能满足工作需要 库房与阅览室 办公室分开3分 1 有档案办公室 阅览室及独立的档案专用库房 2分 办公室 阅览室 档案专用库房的设置要做到科学 合理 方便工作档案专用库房要选择相对干燥的位置档案专用库房要远离危险源档案专用库房门窗要坚固 密闭性要好配备必要的设施设备 一 档案用房能满足工作需要 库房与阅览室 办公室分开3分 2 库房承重符合国家标准 1分 档案库楼面均布活荷载应为5kn m2 采用密集架时不小于12kn m2 或按实际需要确定 一般办公楼二楼以上承重达不到要求 二 档案装具符合标准要求2分 1