Google Apps建立和使用.doc

Google Apps建立和使用Google Apps建立和使用版本 1.0目录1.前言32.准备工作32.1选择域名32.2注册信息的填写42.3管理员帐户的设置43 配置53.1进入登陆界面53.2验证域名63.3添加MX记录74 应用84.1电子邮件84.2在线文档94.3日历94.4网站104.5即时通信104.6移动版114.7通讯录115Google Apps特点126Google Apps弊端157 付费的专业版161. 前言本文档为Google Apps的建立和使用提供详细说明。包括建立前的准备、建立的过程以及日常的应用和特点分析等（功能优缺点仅是本人观点）本文档的预期读者须掌握基本的域名、邮箱知识和网络相关技术。2. 准备工作注册Google Apps 企业应用套件此页面链接为标准版，功能是免费的（/a/cpanel/domain/new?hl=zh-CN）特别说明：Goole 提供的常用链接通常为专业版专业版（每个用户帐户每年 50 美元 30 天免费试用期，可通过信用卡预授权进行30天的费用支付确认2.1选择域名如下图选择管理员单选项，输入希望注册的域名，点击开始使用2.2注册信息的填写国家和地区需要填写除中国以外的国家即可，其中了解详情的内容有必要展开简单说下，否则即使完成该域名的注册，对域名验证的操作无法更改，最终也是无法完成Google Apps的建立2.3管理员帐户的设置输入管理员的账号和密码，接受条款3配置3.1进入登陆界面输入/a/其中为你注册中填写的域名，该链接是登陆管理控制面板的地址链接需输入管理员的用户名和密码3.2验证域名点击验证域名所有权，进行验证，可以看到未经验证的所有服务设置都为无效两种方式来验证（上传HTML或者更改CNAME记录）以更改CNAME记录为例如果按上述操作后，可以点击验证，返回到控制面板，可以看到除邮件服务外，其他服务都在更新中可以看到电子邮件功能是无效的，还需点击激活电子邮件链接，按提示更改MX记录3.3添加MX记录MX 服务器地址 优先级 ASPMX.L.GOOGLE.COM. 10 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 20 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 20 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. 30 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. 30 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. 30 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. 30再确认你起初设置的CNAME记录和MX记录，经过一定时间，你就会看到所有的服务都处于激活的状态了，就可以应用这些服务了。4应用4.1电子邮件创建用户管理员可以灵活启动和停止控制面板中的所有服务4.2在线文档不用说太多，用过Gmail邮箱的人一定不陌生，最强大的是搜索功能和共享4.3日历用来创建活动和工作表便于方便更好的管理和安排统计工作，日程提醒等。目前付费版正在推出让日历重新排程(rescheduling)流程自动化的功能，智能重新排程程序也会根据它认为最适当的时段，为新的开会时间排序。会议主办者还可修改可接受的时间范围(time range)，以及希望或需要邀请谁与会，来调整系统提出的建议。4.4网站对于一些刚刚注册域名的公司，相关网站的功能，可通过此网址的映射来添加4.5即时通信可通过先前创建的用户，分别添加该联系人，即可启用即时通信功能，降低沟通成本，增加通信的即时性。l WEB即时通讯（文本、语音和视频）注：视频功能需提示安装小插件l 客户端Google Talk下载并安装，实现同样功能WEB通讯截图（视频）4.6移动版选择支持的手机类型进行下载，即可把Google的产品应用到手机上面4.7通讯录访问该地址/contacts/a/到达页面有新建群组，导入、导出等操作功能向导式的导入导出5 Google Apps特点l 界面语言支持种类丰富有42 种语言之多l 可选择HTTPS方式，安全性高用户可自行判断如果所有的网络不安全，就选择 Gmail 中的始终使用 https选项。 HTTPS（即安全超文本传输协议）是一种安全的协议，该协议用于提供需要身份验证且经过加密的通讯方式l 自动转发功能可按过滤器进行详细设置l POP下载方式选择l 支持IMAP访问l 支持WEB 即时通信功能l 支持域别名l 提供的应用服务都采用安全的SSL连接，安全性高l 批量添加帐户10分钟过去了，几个用户的添加仍然在继续。最后到用户列表中查看，已经添加成功，看来对于批量帐户的添加不适用于用户数多的大企业l 邮件搬家提供接口，具体可参考下面链接，全英文/intl/zh-TW/googleapps/domain/email_migration/developers_guide_protocol.htmll 用户电子邮件上传通过Google 电子邮件上传器类似一个适用于 Microsoft Windows 的桌面工具，它可将其他桌面电子邮件程序（如 Microsoft Outlook）中的电子邮件上传到您的 Google 企业应用套件邮箱l Google 企业应用套件桌面（下载不成功，未进行测试）安装Microsoft Windows 桌面访问点，从而快速访问 Google 文档、Google 日历和 Gmail（已预先配置为可供域中的帐户使用）。这些应用程序将在一个简化的谷歌浏览器窗口中启动。此更新还允许用户将 Gmail 设置为自己的默认电子邮件程序l 邮件归档通过标签设置，查询方便，存储容量标准版一个用户7435 MB6 Google Apps弊端微软列出十个不用Google Apps的理由。多项从安全和服务角度上可以说服客户比较具有参考意义1. Google吹捧Apps收费版拥有企业级的用户数量，但事实上Apps到底有多少企业用户仍是未知之数。2. Google一贯都有发布半成品产品的习惯，并把它们叫做beta产品，然后鬼鬼祟祟地不定期进行修补，这样的做法是和企业的需求相违背的。 Google不能证明它正在做的一切是和用户需要密切相关的。3. Google声称Apps收费版是相比微软Office成本更低的解决方案，而事实上一旦企业真的使用Apps作为Office的补充，那将会增加企 业IT维护的复杂性及成本。4. Apps的收入只占Google总收入的1%，重要性并不高。一旦Google高层心情不好，很有可能草率关闭Apps5. Google Apps只适用于那些不拥有高级用户、员工永远在线并且本身没建立自己的Office应用的企业，因此它的适用范围实际上很窄。6. Google Apps缺乏一些必要的高级特性，虽然价格低，但加长了用户的办公处理过程，最终导致效率低下，实际成本上升。7. 企业通过Google Apps而储存在Google服务器上的数据无法被企业轻易删除，有可能导致潜在的风险，比如政府法规方面。Google Apps收费版的99.9%的在线时间保证也仅适用于Gmail，并且代表着它每天可以有10分钟的挂机时间，这对企业而言可能带来巨大的损失。8. Google Apps收费版并不能提供真正的全天24小时技术支持服务，因为Google的技术支持只在每天上午1点至下午6点开放。9. Google曾声称企业用户只使用了现今办公套件里的10%的功能，因而企业用户可以选择功能简化后的Apps，但这样一来Google Apps就无法满足企业特殊用户的需求，因为很明显每一间企业都会有一些需要处理特殊事务的用户，他们可能需要用到办公套件的所有功能。10. Google Apps将会一直处于beta状态，然后Google全权决定什么时候才会增加功能和特性，而企业用户则完全没有这种权利。他们无法制订战略计划及员工培 训计划，也无法从Google Apps里得到特定的功能。个人观点易用性和功能上无管理员登陆IP限制、仅有管理员登录IP显示界面（IP归属地定位）单个、批量添加用户时初始密码设置有强弱提示，但没有密码强度限制，只是密码长度6位限制要求，用户邮箱密码安全存在隐患无管理员操作日志无传真邮件无pushmail无邮件归档，不是真正意义的归档（受容量限制，须用户手工分类存档）不可调整页面布局不支持拖拽缺少预警的设置，即将存满时的操作提示等只有一个签名档批量添加用户较慢，需手工刷新，但操作成功与否会发送邮件给予提示7付费的专业版付费专业版在服务和安全上有更好的诠释，简单介绍 全天候电话支持和 99.9% 的正常运行时间保证 每个用户拥有 25GB 的存储空间，无广告打扰 Blackberry 与 Microsoft Outlook 交互操作 由 Postini 提供的病毒和垃圾邮件防护服务 全权管理和数据控制 使用专业版可为您的公司提供企业级的服务。 全天候客户支持在线自助服务支持增添了对于重大管理问题的电话支持。 保证的正常运行时间专业版具有 99.9% 的正常运行时间保证服务水平协议 (SLA)。* 多