办公文秘_高级文秘助理综合技能训练

高级文秘助理综合技能训练 主讲 张译文 2010版众人行管理咨询 如何才能表现更好的工作状况 工作的态度 心态决定一切 人与人之间最大的差异是心态心态导致人生惊人的不同事物的本身并不影响人 但人却受对事物看法的影响 叔本华 文书工作 管理篇 技能理 认知篇 初级秘书 协助上司的工作 主要工作如下 接听电话 上传下达 接待 使用办公软件 打字 制表 作幻灯 使用各类办公用具 传真 复印 电脑 使用互联网 管理档案 文件等 沟通上下级关系 其它事务性的简单工作 2 文秘的职业发展规划 中级秘书 分担上司的工作 主要工作如下 起草公文 文件及其它需要的文字工作 沟通协调各种关系 管理上司工作日程 组织 召集相关的会议 收集相关信息资料等 公司内 外的简单事务的处理 语言要求 2 文秘的职业发展规划 高级秘书 管理 参谋 支持上司工作 主要工作如下 安排 管理上司的工作时间 沟通协调各种关系 主持大型商务 文化活动 信息的处理与分析 对公司内外经营 管理事务提供参谋和决策支持 语言支持 2 文秘的职业发展规划 二 行政文秘的角色定位与必备素质 1 秘书的定义l 广义的概念 秘书是领导人的事务与信息助手 这里的广义 包括了公务秘书 私人秘书 又包括了各行业 层次 工种 领导人既含单数 又含复数 领导集体 2 狭义的概念 秘书是一种职务名称 正在成为一种社会职业 指处于领导近身 直接为领导从事事务性 信息性的辅助服务的工作助手 这里着重排除了私人秘书 我们定义 秘书是领导工作的参谋和助手 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动 商务秘书 2 秘书的角色定位 事务执行者 协调人 领导 领导者替身 决策支持 信息传递 服务人员 2 常见的角色错位 1 主观态度上的问题 服从和服务意识淡薄 没有敬业精神 工作态度不佳 保密意识差 导致泄密事件 向上错位 擅作主张2 客观能力上的问题 专业技能水平差 各类知识较浅薄 概念 判断 概括能力差 3 行政文秘必备的职业素质 正直 坚持既定政策和原则实事求是热情 对人 对事积极 乐观敬业 以工作为荣 设定高的工作水准守信 不失约 不违约 不食言 不泄密忠诚 忠于上级忠于事业有序 利落 有条不紊高效 追求效率和效益可靠 按约定完成工作 保质 保量 及时细心 尽可能的考虑事情周到 细心悟性 领悟上级或领导的真实想法自信 积极向上勤奋 不断学习提高能力 承受压力 国际职业秘书协会 对秘书职业的要求作了那些描述 1 像心理学家一样善于观察和理解人2 像政治家一样有灵敏的头脑3 像外交官一样有潇洒的风度4 有调查各种棘手问题的丰富经验5 有良好的速记能力及文字功夫6 谙熟各种商业往来中的法律关系7 能熟练地使用各种办公自动化8 具备相当的金融和税务方面的知识9 能熟练地对各种文件资料进行整理 时间管理 常见的时间管理误区 事务性 重复性工作太多打扰 电话或没有预约客人 没有目标 次序和计划缺乏自律情绪低落资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率 时间管理的目标 加强工作效果 抓住重要的 提高工作效率 设定目标和自己的职业规划结合起来 成功的人一个时间段只做一件事情 时间管理的三原则 第一原则 目标管理原则第二原则 抓住重点原则 80 20 法则运用第三原则 工作优先级综合分析 1953年耶鲁大学曾对毕业生做过的一次调研 耶鲁大学就目标对人生的影响进行过一项长达25年的跟踪研究 研究对象在智力 学历等其他条件上都差不多 研究结果如下 案例 海尔的OEC管理法 OverallEveryControlandClear 即全方位地对每人 每天 每事进行清理 控制 其主要内涵 就是贯穿在企业各项工作中的 日事日毕 日清日高 具体地讲 就是企业每天所有的事都有人管 做到控制不漏项 所有的均有管理 控制内容 并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行 每日将实施结果与计划指标对照 总结 纠偏 达到对事物发展过程日控 事控的目的 确保事物向预定目标发展 按照这一管理模式 上至总裁 下至一般员工 哪怕是一个修剪花草的花匠 都十分清楚自己应该干什么 干多少 按什么标准干 达到什么结果 德鲁克在 卓有成效的管理者 一书中说 管理好的企业 总是单调无味 没有任何激动人心的事件 那是因为凡是可能发生的危机早已被预见 并已将它们转化为例行作业了 三 时间管理的原则 第二原则 重点原则 80 20 法则 帕雷托定律 是一个意大利的经济学家帕雷托提出的 他在 年观察 世纪英国社会财富和人的关系时 发现国家 的财富是聚集在 的人的手里 80 的结果来自20 的原因 80 的利润来自20 的客户80 的销售来自20 的销售人员80 的时间用在了20 的日常事情上80 的事情在20 的高效率的时间内被完成80 的效率提升可以来自20 的环节改进 第三原则 工作优先级综合分析四象限坐标图 重要度 紧迫性 A重要而且紧迫 紧迫但不重要 D不重要不紧迫 重要但不紧迫 请运用四象限方法排列你的工作 5S的含义 整理 SEIRI 区分必需品和非必需品 现场不放置非必需品整顿 SEITON 将寻找必需品的时间减少为零清扫 SEISO 将岗位保持在无垃圾 无灰尘 干净整洁的状态清洁 SEIKETSU 将整理 整顿 清扫进行到底 并且制度化修养 SHITSUKE 对于规定了的事 大家都要遵守执行 五 管理上司的时间 固定日程管理 计划 会议 出差 接待等 突发性日程 临时性 突发性事件 1 总体原则 了解上司的日常工作 近期业务重点 作息习惯 身体状况 优化工作方法 细心观察上司的工作习惯与做事风格 主动适应其工作节拍 了解公司业务发展情况 特别是上司最近的业务进展情况 留意近期的工作兴奋点 对计划内事情预先写入日程 及时整理日程表 以免安排冲突 定期与上司沟通 将双方的要求 需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识 以利工作开展 注意日程安排的时间松紧 安排全部时间的60 2 经验与技巧 周一日程 出差前后一个工作日不要安排过多的事务 在两个约会间留出机动时间 防止会议延长引起时间冲突 并给上司留出整理思路的时间 同时预留时间处理日常事务 根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息 对于上司的各项安排熟记于心 及时提醒已定下来的安排 防止冲突 每日安排相对固定时间与上司核对日程 保证秘书与上司日程表内容一致 控制约会时间 适时打断 防止拖延 以免影响下面的日程 掌握近期要回避的人物 3 出差日程安排 出差前 确定出差目的地和日期 确认上司出差陪同人 与出差地人员沟通 确定日程 如早午晚餐安排 所到地地址 路程时间 接待人等信息 确定行程 预定机票 选择航空公司 机型及班次 酒店 选择上司习惯的酒店 酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 见范例 根据上司的习惯 准备出差用物品 拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 出差中 在第一时间掌握上司到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据上司日程安排 随时通报公司及的业务进展情况 配合上司授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及上司沟通 及时调整日程安排 出差后 及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向上司认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 出差物品携带表 参与大型活动流程说明 1 接受活动邀请l得到活动议程 判断重要程度 征询上司的意见 l如果上司同意参加活动 安排好日程 2 活动前一星期l参加分工会 明确上司和自己的职责 了解其他人职责 将上司日程细化落实 如果讲话稿 PPT是由秘书准备的 要给自己留出修改时间 l帮助上司准备PPT 发言稿等 经上司审阅后修改定稿 定稿的资料要交给会议组织者 l参加彩排 对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练 3 活动当天l秘书应着端庄大方的职业装 化淡妆 发型整齐 工作时间要佩带胸卡 l带好如下物品 拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘 名片 激光笔 激光笔电池 签字笔 录音机 磁带 麦克风 纸巾 润喉片等 l活动中配合演示PPT 做好录音 l活动中配合接待公司或外部领导 活动期间要保持在上司的视线之内 关注上司需求 在突发紧急情况下不要慌乱 首先要关注自己与上司的需求或部署 可能情况下主动分担会务人员的工作 4 活动后l整理业务资料和名片 l根据录音整理讲话稿 上司在活动中往往会遇到很多人 引发很多工作管理上的想法 需要秘书参会后跟进落实 4 接待突发来访流程说明 问清对方来访目的 l对于上司熟悉且非常重要的客人 如果上司当时有时间接待 应该尽量安排 可以把来访者带到会议室 为对方准备饮料和报纸 并告诉对方大概要等多久 同时礼貌地暗示对方上司的下一个约会何时开始 请对方注意时间 l对于上司熟悉且非常重要的客人 如果上司当时不愿接待或不在办公室 由秘书对情况做出解释 让来访者觉得他随时都会受到欢迎 同时征询来访者意见 主动和来访者另约一个见面时间 或帮助他安排和相关负责人见面 留下来访者的联系方式和资料 待上司方便时转告 如果需要可进行后续安排 l对于与公司和部门毫不相关的来访者 有礼貌地回绝 但如果自己不能确定 一定要征询相关负责人的意见 l对于与其它部门业务相关的来访 可以告诉对方相关部门的联系方式 留下对方的联系方式和资料 转交相关部门处理 l对于确实应由上司分管的来访记下对方的联系方式 告诉对方上司不能立刻接待他 并做出解释 在上司方便时告知来访情况 根据上司授意进行后续安排 注意事项 l有些来访者听不进秘书所做的任何解释 死缠着非见上司不可 对这种人一定要毫不妥协 但要注意礼貌 反复进行解释并提出建议 一 秘书人员的装束礼仪 1 打造良好的第一印象个人形象六要素 仪表 仪表者外观也 表情 第二语言 风度 优雅的举止 服饰 教养与阅历的写照 谈吐语言 低音量 慎选内容 礼貌用语 待人接物 2 个人形象塑造 职业男装 商务人员着装原则 符合身份 扬长避短 遵守惯例 区分场合 西服的着装规范 衬衣的穿着规范 领带 西装的点眼之笔 一 秘书人员的装束礼仪 3 个人形象塑造 职业女性 女性职场着装六不准 过分杂乱 不过分鲜艳 不过分暴露 不过分透视 不过分短小 不过分紧身 手饰配戴四原则 数量原则 搭配原则 质色原则 习惯原则4 良好的身体语言 一 秘书人员的装束礼仪 2 仪表与服饰 男性 2 仪表与服饰 女性 3 个人形象塑造 职业女性 女性化妆 是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现 化妆的注意事项 A 自然B 美化C 避人D 协调 一 秘书人员的装束礼仪 会务管理 一 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向90 以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高 开会前确认 1 如何开的有效率 目的明确落实责任人2 如何更有效果 参加人员讲话的顺序微软的会议制度1 能站着说话 就不要座着 2 能在桌边解决 就不要到会议室 3 能写便条 就不要发文件 二 会议的组织与管理 会前的准备工作会间的组织服务会后的跟踪处理 议程的开头为会议的日期 时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 一 会场选择 布置 选择会场a 场地大小b 附属设施齐全 住宿 用餐 c 适当的开会设备d 会场氛围e 场地不受外界干扰布置会场彩排注意 物品提前2小时到会场 会议室用品提前1小时调试 水果清洗提前30分钟 茶水需提前10分钟冲泡 发言者提前5分钟就座 1 签到2 安排就座3 会议记录 录音 录像4 会场服务 注意细节如 送茶时间 灯光 空调 5 突发事件的处理注意 现场服务人员的安排 会场 餐厅 住宿 2 会间的组织服务 3 会议的善后处理 1 会场清理 善后2 印发会议记录会务安排表3 会议的总结跟踪工作 印发会议记录 完善会议记录起草会议纪要确定印发范围接收者确认签发会议执行文件 三 如何担任会议主持人 1 会议主持人负责控制整个会议进程 2 会议主持人在会议开始前 应该清点参会人员名单 向与会人员通报此次会议的会议目的 会议的具体议程 明确说明此次会议的注意事项和会议纪律 3 会议主持人在会议过程中注意 防止少数垄断 控制时间 引发注意力 问题的澄清 解决争论 避免讨论离题 维持秩序 鼓励参与 达成决议 4 会议主持发言BEST法 B要点 brief 不超过30秒说明要点E证据 evidence 以有力事例数据举证S总结 sum up 重申要点并得出结论T转折 turn 由说明转向提出要求 紧扣议题超乎寻常适合身份精短高效引人入胜 主讲 张译文Emma 2010特级版 高级商务公文写作技巧训练 信息 情报管理 1 信息的概念及其特征概念 信息是客观事物的特征和变化的最新反映 包括自然信息和社会信息2 信息在企业工作中的作用战略决策企业经营市场销售3 企业信息的分类 技术 生产 市场 4 行政文秘信息 情报工作的原则和基本要求 工作原则 追踪原则 超前原则 选优原则行政文秘信息工作的基本要求 准确 及时 全面 适用5 信息资料的收集和处理采集 交换 索取 购买信息的处理 整理加工 储存 传递 信息情报的收集来源 1 相关行业的报纸 杂志 图书 2 图书馆 互联网 3 从相关部门 企业购买 4 通过同行业索要 交换 5 从广播 电影 电视中获取 6 通过专利机构咨询 7 通过工商主管机构了解 8 通过咨询公司了解 9 通过知名学者 专家 科研人员及其它专业人员 10 向有关国家和部门了解 在今天的世界上 只要你打个瞌睡 机会就消失了 情报是防止你打瞌睡的闹钟 TI公司的全球营销副总裁 档案管理 档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 文档管理 文档管理是以管理规范为主 对文档进行有效管理的解决手段 它主要提供对文档的分类 整理 存储 更新及使用的统一解决和管理办法 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 3整理原则整理方法5 1装订归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 分类归档文件可以采用年度 机构 问题 保管期限或保管期限 年度 机构 问题 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 5 2 1按年度分类将文件按其形成年度分类 5 2 2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类 5 2 3按机构 问题 分类将文件按其形成或承办机构 问题 分类 本项可以视情况予以取舍 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设全宗号 年度 保管期限 件号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项5 4 1全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 5 4 2年度 文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如1978 5 4 3保管期限 归档文件保管期限的简称或代码 5 4 4件号 文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编件与的编制方法为 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 馆编件号按进馆要求标注 装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 5 6 1档案盒5 6 1 1档案盒封面应标明全宗名称 档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 30mm 40mm等 见图A4a 5 6 1 2档案盒应根据摆放方式的不同 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 见图A4b 图A4c 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号 中间用 号连接 盒号即档盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按进馆要求编制 5 6 1 3档案盒应采用无酸纸制作 5 6 2备考表备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 5 6 2 1盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 5 6 2 2整理人 负责整理归档文件的人员姓名 5 6 2 3检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 5 6 2 4日期 归档文件整理完毕的日期 档案封面标注式样及规格 备考表式样及规格 单位 mm 档案盒盒脊式样 档案盒底边式样 单位 mm 归档章样 一 科学管理档案 分类 纸质 电子 合同文件 档号 2009 CP1521 1档案馆号 缩微号 案卷题名归档单位本卷共1件82页起止日期2008年1月12日至2009年5月8日保管期限密级 主题词 2009 CP1515 2 档案卷封皮标签式样 档案卷背脊式样 整理原则 以时间顺序为主 以档案的重要性为辅 兼顾档案的分类 先发生的档案存档在前 后发生的档案存档在后 方法 1 根据使用的频率来整理文件 最常用的东西应该在你的手边 随手可取 2 把暂时不用的文件移走 3 建立文档编号 一部分编号01 12 代表每年的每一个月 另一部分编号01 31号 代表一个月的每一天 4 一般归档一份 原件 重要和经常使用的可酌加副本 5 文件材料应按原件在前 附件在后的方式排列 3 存储普通文件 文件柜 箱电子文件 硬盘光盘原则 分门别类 不同存贮介质的资料应单独存放 保证安全 档案组卷应使用文件夹 档案盒或其他档案用具保存 这些档案用具应适当标识 案卷封面标题应简明 准确 左上角应有档号 档案箱号 缩微号 封面的下部应有归档单位 起止日期 保管期限等 4 更新和使用定期整理 更新 三个月内不用的文档丢弃 国家规定的除外 让你的档案更加有效的小秘诀 1 使用大写 清楚的字母标示档案 2 使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置 3 将类别与次类别标签排成一列 类别与次类别用不同颜色标示 4 为大型的资料建立索引 分类编号 档案编号规则为 年度号 档案分类号 案卷号模式如下 20XX CPxxyy 1 n其中 20XX表示年度号 cp为固定编号 表示产品生产类档案一级类目代号 xx为产品生产类档案二级类目代号 用两位数字表示 公司的代号为15 yy为产品生产类档案三级类目代号 用两位数字表示 从12开始 遇0跳过 1 n为案卷号 采用数字流水号表示 编目 每卷档案脊背上填写档号 也可以另行贴上有档号的标签 标签下沿位置在底边40毫米处 排架档案排架按档号顺序排列 并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下 从左到右竖立摆放 公文基础知识概述 什么是公文 公文的基本特征公文的基本原则公文的签发的流程如何写负面的公文公文线条如何布局巧设公文的结构美公文模态词的用法公文数字的正确使用杜绝公文中的 三明治 打破你脑海中的那个红心 什么是公文 公文一般指行政机关 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 国家行政机关公文处理办法 什么是商务公文 机关 团体 企事业单位之间 正式行使的具有规范格式和行文关系的公文 文件 制发文件的程序和流程是 草拟部门内审核会签审核签发部门内复核登记文号 打印用印登记分发 办理存档 商务公文签发流程 在公文发文处理的过程中容易出现的若干问题剖析 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第四阶段 注发 复核 缮印 对外传递 归档暂存 拟稿 程序 文号 格式 数字 用印 序号 公文签发的基本流程 审核 行政公文的格式 商务公文范本 1 公文格式 示范 2 主要公文说明 主要的公文种类 命令 机关及其负责人颁布的 是具有强制执行性质的公文 议案 国家人大或常委会向大会提出 并请求大会予以审议的文书 决定 用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下属机构不适当的决定事项 通知 用于批转下属机构的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项 任免人员 公告 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文 通告 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 请示 用于向上级机关请求指示 批准 批复 用于答复下属机构的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求和答复审批事项 会议纪要 用于记载 传达会议情况和议定事项 工作计划 总结 意向书 合同书 简报 说明书 请柬 各种法律文书等 商务公文写作注意事项 1 名称通稿统一 排列有序 使用简称2 数字规范公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 党的公文用阿拉伯数字书写成文日期 不标明主送机关的普发式公文 决议 决定 条例 意见 规章等 加括号标注于标题下方居中位置 年份一律使用公历年份的全称 如1978年 2003年不能略为78年 03年 同一文件中同类数量的表示方法应前后一致 3 计量单位的规范 不要混用 4 注意加盖印章时 要求印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法 印章应距正文2 4mm 以防止添加文字 5 一般在 请示 公文中要有附注 应当加圆括号标注即 联系人 联系电话 6 主题词的使用 必须按照主题词表标注 不是从标题中挑几个关键词 而是要从整个文章的宗旨去确定主题词 7 主送机关顶格 后加冒号 少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关 该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用 从系统的角度说 应按党 政 军 群的顺序排列 县四大家领导班子排序应为 县委 人大 政府 政协 从级别的角度说 应按由高至低的顺序排列 不同系统 不同级别的主送机关之间用逗号隔开 同一系统 同一级别的主送机关之间用顿号隔开 如 以县委和县委办向下行文的主送机关为 各乡镇党委 县委各部委 县直机关各单位和各人民团体党委 党组 总支 支部 汤泉池管理处党委 各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统 当公文的主送机关为平级机关时 可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序 商务公文写作注意事项 8 附件写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字 格式为 附件 序号 标题 件数附件的标题不加书名号 标题与件数空一字距 其末尾不加标点符号 写作 附件如文 附件 份 是错误的 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 附件不是 副件 有的对正件起说明 解释和证实作用 有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件 此类附件实际是主件 商务公文写作注意事项 写作规则 1 在行文时 上行文 对总部 政府以及有关部门 下行文 对地市分公司 平行文 对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位 的行文关系 要根据隶属关系和职权范围确定 一般情况下 对上级机关不能越级请示和报告 如果因特殊情况必须越级行文时 应当同时抄送上级单位 2 上行文时 属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 3 在行文时 公司内部之间对有关问题未经协商一致 不能各自向下行文 如果擅自行文 上级单位要责令纠正或撤消 4 请示 应当一事一议 并只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不能同时抄送下级机关 报告 中不能夹带请示事项 5 上行文时 不能以公司名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 只有上级机关负责人直接交办的事项 才能直接向上级机关负责人报送 6 成文日期以本机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 7 公文除 会议纪要 和电报外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 8 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 标题 发文机关 主要内容 文种9 印发机关和印发日期 印发机关统称本单位办公室或文秘部门 印发日期以公文付印日期为准 用阿拉伯数字标识 政府机关仅以版头和印章为标志 不写落款 党的文件一般写落款 并必须写全称 10 结构层次序数 要依次用 一 一 1 1 写作规则 一般写作要求 主题明确 结构严谨 层次清楚 文字流畅 特殊的要求一 要符合企业制度规范和发展战略二 要准确地反映客观实际情况三 要恰当地体现企业领导的意图四 要抓住主要矛盾 突出重点五 要符合规定格式 使用程序语言六 篇幅要简短 文笔要朴实 用词要准确 商务公文撰写的基本要求 写作程序 Step1 Step2 Step4 Step5 写什么 写作的目的是什么 采用什么文体 给谁看 要求对方做什么 Step3 读者为尊的原则 写作程序 收集信息 关键工作 写作内容 A 有事而发 言之有物B 目的明确 为了解决某件事C 内容真实 不能虚拟D 内容实在 主要内容有 a 标题b 题注c 收件单位或个人d 正文 导语 主体e 结束语a 附件或说明b 落款 日期 用词特点 a 简明是指用词简单准确 不会造成误解b 准确是指用词含义准确 不会造成误解c 朴实是指用词通俗自然 恰如其分d 庄重是指用词严肃端庄 不带感情色彩e 规范是指用词符合语法与逻辑要求 清晰平实简洁得体可读性 数字使用规范 依照 国家行政机关公文处理办法 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在此 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 办法 第二十五条第 六 项规定一 一 1 1 要严格按照这四个层级顺序使用 不能越级套用 而且对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内 不要过多过细 还要注意一般不使用首先其次再次第一第二第三此其一此其二此其三等诸如此类的结构层次序数表示法 正确使用标点符号 1 并列短语中的顿号 逗号的使用 并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿 当中便不用顿号 如 工农业生产 不写成 工 农业生产 五六个 不写成 五 六个 各乡镇 不写成 各乡 镇 青红皂白 不写成 青 红 皂 白 并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿 中间应用逗号 如 刀子 叉子 玻璃酒杯 大大小小的花瓷盘子 都放出晃眼的光 2 破折号 省略号同点号连用 破折号和省略号都是标号 用在有停顿的地方 不论是句中或句末 如果本来应该用点号的 可以用了点号再加破折号或者省略号 3 引号同点号连用凡是完整地照录别人的话 末了的点号 多为句终号 放在引号之内 如 俗话说 到什么山上唱什么歌 又说 看菜吃饭 量体裁衣 凡是把引文作为作者一句话的一部分 末了的点号放在引号的外面 如 我们有些同志喜欢写长文章 但是没有什么内容 真是 懒婆娘的裹脚 又长又臭 4 句内括号与句外括号的使用 句内括号 即注释句中某一部分的 紧贴在被注释部分之后 倘若正文在这里该用点号 点号应放在括号之后 括号内部可以有逗号或分号 但不能有句号 尽管已经是一个句子 如 这就是说 将群众的意见 分散的无系统的意见 集中起来 经过研究 化为集中的系统的意见 又到群众中去作宣传解释 化为群众的意见 使群众坚持下去 见之于行动 并在群众行动中考验这些意见是否正确 句外括号 即注释全句的 前边正文的点号用在括号之前 括号内部如果是句子 可以用句号 如 全国各族人民间的大团结万岁 长时间的鼓掌 伟大的 光荣的 正确的中国共产党万岁 全场起立 热烈的经久不息的鼓掌 转为欢呼 容易用错写错的字词 1 二 与 两 使用 二 的地方 自然数 序数 小数 分数 使用 两 的地方 一位数的基数 如 两台机器 概数 如 三两天 2 倍 的运用 倍 虽是一个比较简单的词 但在公文写作中误用的情况却是多见的 一是与 增加了 合用时的误用 增加了 是在原数基础上 向上增加若干个原数 二是与 增加到 合用时的误用 增加到 是包括底数 指增加后的总数 三是把 倍 用在降低 减少上 如有的公文中出现 降低 倍 或 减少 倍 的提法 这是不妥的 因为 倍 只能用于增加 不能用于降低或减少 如果说用于减少 就应该加 负 字 3 以上 与 以下 的运用 以上 以下 等词与前面的数字连用 这种表达方法的数目概念 习惯上应包括前面的本数在内 百人以上即含百人 千人以下即含千人 不应把本数排除在外 但是 为了使界限的划分清晰准确 应注明本数是否包含在内 如 十四岁 十四岁以上儿童不得入内 或 十四岁以下 包括十四岁在内 儿童不得入内 4 制定 与 制订 的运用 制定 即制作 定出 公文中习惯用在较大场合 以制定党和国家的路线 方针 政策 法律和法令等 如 党的第十六次代表大会 为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线 制订 即制作 订立 公文中习惯用于具体规章制度的订立 如 我们单位相继制订了防火 门卫等安全管理制度 5 物质 与 物资 的运用 物质 即能触及 能见到的客观存在的东西 该词多用于哲学和物理学上的抽象概念 物资 即指具体的财物资源 6 需要 与 须要 的运用 需要 即对 缺乏 而言 还有 要求 的意思 词性为及物动词 后可带宾语 须要 即说明 应当 必须 的意思 词性为能愿动词 修饰限制动词 7 权力 与 权利 的运用 权力 即可以管辖 统治 支配别人的权柄 受其管辖者必须服从 权利 即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益 如 公民有监督公共权力正确行使的权利 8 截止 与 截至 的运用 截止 即到期停止 截至 即到 为止 9 违反 与 违犯 的运用 违反 即不遵照 反着方向做 违犯 即违背 触犯 10 以至 与 以致 的运用 以至 即到 直到 用于时间 数量 范围的延伸或扩大 以致 即弄得 由此而造成 用于下半句的开头 表示结果 11 象 与 像 的运用在公文写作中重点要注意 当 像 作为比喻词或作为其它系动词时不能写作 象 12 的 地 与 得 的运用 的 地 得 是结构助词 在口语里都念 de 的 用在名词前 是定语的标志 地 用在动词和形容词前 是状语的标志 得 用在动词和形容词后 是补语的标志 13 部署 与 布置 的运用 部署 即指全局重大工作的安排 布置 即指全局具体工作和事项的安排 14 既 与 即 的运用 既 是并列连词 通常与 又 配对使用 即 相当于判断词 是 的用法 另有 即使 的含义15 和 与 及 的运用 和 口语色彩比较浓 与 带一些文言色彩 常用于比较郑重的场合 及 连接的成分虽然也是并列 但表达的意思上有轻重的分别 即前重后轻 容易用错写错的字词 公文常用词汇一览表称谓 我你您时间 不日不时即日即刻当即迅即一度几度如期限期届时定于兹行将旋即在即如期拟于逾期曾请迄自嗣后矣径行先期发端 为了根据按照遵照顷据顷奉顷接接前接近闻近闻顷闻悉兹有滋因兹派兹聘兹定于电悉谨悉欣闻欣悉收束 函告函复函达盼复见复此令此复此致此据谨此谨呈谨上为要为盼为荷为宜请批复请批示请予审议期盼 期以期望尚望希盼切盼请务请呈请报请提请恳请敬请敬希拟请烦请切望尚望敬祁尚祁判断 系确系显系果系纯系均系属经办 经已经业经兹经现经一经拟经一矣业于业已查经查查复查询拟拟请拟定拟于本拟径报径送擅自核准以资呈送呈报悉办悉数 责成责令承转承诺事宜申报申述申诉商商洽商榷会同协同连同酌办审核 审订审阅审查审理审定审批审核核核实核对核定核准核减查查实查办查照查问查对查访查证查理查收查究复核复议执行 实行实施施行遂行贯彻征问 当否妥否可否能否应答 函告速告见告得悉悉知示知表态 同意可行准予应予不予不当不妥不酌办务求务期务须均须均应切勿切切不可得毋庸强调 特要应须需须即需经无应应将予严禁严加一概一律一并务求切忌责成责令亟待亟综合 综观鉴于基于据此为此故此总之于此综上所述 通知请示报告简报会议纪要工作计划工作总结述职报告 常用商务公文写作技巧 打破你脑海中的那个红心 下级机关 请示的特点 上级机关 针对性 呈批性 单一性 请示的特点 时效性 请示 指示 根据内容 性质区分 请示的分类 批准 批转 请示 请示的结构内容写法 首部 正文 主送机构 标题 结语 开头 落款 二00 年 月 日 主体 标题 文机关名称 事由 文种 两种 关于 的请示 关于开展春节拥军优属工作的请示 开头 请示的缘由 是请示事项否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 主体 说明请求事项 是向上级关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 请示事项要写的具体 明确 事项清楚 便于上级机关给予明确批复 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 Only 报告的结构内容写法 首部 正文 主送机构 标题 结语 开头 落款 二00 年 月 日 主体 标题 发文机关 主题 文种如 部关于 抗灾救灾工作情况的报告 政府工作报告 开头 概括说明报告的目的和意义或根据 如 现将情况报告如下 主体 1 工作情况和问题 2 进一步开展工作的意见不同性质的报告内容侧重不同 常用结语 特此报告 以上报告 如无不妥请批转各地执行 请审阅 请收阅 专此报告 Ok 简报 简报 秘密等级 期号 编印单位名称 日期 发文范围 印数 报核 时效性 专业性 限制范围 篇幅简短 导语 提问式 结论式 描写式 叙述式等 导语一般要交待清楚谁 某人或某单位 什么时间 干什么 事件 结果怎样等内容 常见的简报有三种 会议简报 主要反映会议交流 进展情况情况简报 反映人们关注的问题 供机关领导参考工作简报 报告重大问题的处理情况以及工作动态 经验或问题等 高效会议管理 撰写会议纪要重要与会人员确认限定发文范围及时发文 签收 会议纪要产生的三部曲 会议是企业常采用的一种沟通 协调 讨论问题 发现问题 解决问题的重要途径 绩效评估指标得分标准 预先确定不超过三个议题提前发给出席人员准备设定会议时限确定发言次序 会前准备 会议名称会议主持会议议题会议记录员时间地点与会人员其它要求 紧扣议题掌控时间详细记录轮流发言互相尊重善于倾听 会议纪要 会议纪要 格式会议纪要的格式分为记录头 记录主体 审阅签名三个部分 记录头的内容有 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议主席 主持人 5 会议出席 列席和缺席情况 6 会议记录人员姓名 会议纪要 主体的内容有 1 会议议题 2 讨论过程 3 发言情况 4 会议的各项决议 按时间先后顺序记录 摘录要点和中心内容 休会时间必须注明 落款 结束另起一行 会议结束 会签 发言人和主持人单列 不加盖公章注明 本会议纪要共 页 会议纪要 会议纪要的结构 内容和写法 特点 概括性 纪实性 指导性 特性 首部 发文机关 会议名称 文种 前言 简述会议名称 时间 地点 主持人 主要议程 参加人员 会议形式以及会议主要的成果 常用开头语 现将这次会议研究的几个问题纪要如下 或 现将会议主要精神纪要如下 正文 主体 核心内容 主要记载会议情况和会议结果 写作时要注意紧紧围绕中心议题 把会议的基本精神 特别是会议形成的决定 决议 准确地表达清楚 对于会议上有争议的问题和不同意见 必须如实予以反映 结束语 可有可无 尾部 成文时间 不同类型的会议纪要 写法 内容侧重 也有不同 汇报 通报 传达 会议事项写作方法 包括对议题的讨论研究 内容摘要和做出的决议 决定 这一部分是会议纪要的核心 也就是 要 之所在 三种写法 1 综合概况式把会议的报告 发言和讨论情况加以综合的叙述 这种方式比较适合议题比较集中 意见比较一致的中小型会议 2 分项列举式把会议的中心目的 诸多问题 意见加以分类整理 使条理分明 这种方式比较适合规模较大 议题较多的会议 3 发言记录式按发言顺序写出各种主要意见 或者根据发言内容归类 多用于座谈会议纪要类型 会议记录的要求归纳起来主要有两个方面 一个是速度要求 一个是真实性要求 速度要求 真实性要求真实性要求的具体含义是 1 准确 不添加 不遗漏 依实而记 2 清楚 首先是书写要清楚 其次 记录要有条理 3 突出重点 会议记录应该突出的重点有 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 5 会议已议决的或议而未决的事项 6 对会议产生较大影响的其他言论或活动 撰写会议纪要的注意事项 特别提醒 指示型会议纪要 报告 通知 附件下发通知型会议纪要 直接行文 工作计划 原则 总体目标为原则要点 1 保持一致2 详细完整3 重点突出4 改善建议 制定计划是为了实现工作目标 计划的内容就是把管理者决策的目标分解到所管理的工作的各个方面 相关的时间段 形成实现目标所完成的具体任务 要求 措施 办法和步骤 工作计划 工作计划 写作格式 图表式 条文式 表格文字综合式 标题 单位名称 适用时间 指向事务 文种正文 前言背景 依据 目的 意义 指导思想 主体1 详细列出要开展的工作 学习 任务等 2 提出步骤 方法 措施 要求 3 要有 做什么 怎么做 达到何种目的的分列式结构结尾 可以略 提出希望 发出号召 展望前景 明确执行要求等 署名 单位名称 具体时间 如以文件的形式下发 须加盖公章 计划特点预见性针对性可行性约束性 范文 2008年上半年外贸工作计划2008年上半年的工作必须认真贯彻执行国务院 号文件精神 坚持以商品为中心 以市场 客户为对象 继续抓好对外成交和出口 抓住重点商品 积极和有关省市加强经济联系 切实提高经济效益 一 继续大力抓好对外成交和出口1 各级领导要亲自抓成交 当前特别要抓好日常函电 客户来访和各种交易会的成交工作 2 各级领导要重视信息工作 信息部门要加大与发展生产 扩大出口密切相关的信息服务力度 二 在抓紧落实适销资源的同时 要以商品为中心 加强内联工作1 继续抓好适销商品的收购 2 调动生产部门增产适销产品的积极性 改变现有工业企业的考核方法 三 改善经营管理 加快企业整顿步伐 提高经济效益 建立完善经济责任制及各项管理制度四 切实改进领导作风 外贸总公司二00七年十二月五日 瞎忙了什么 怎么做的 怎样才能做的更好 谁做得比我好 工作内容 不足 经验 总体目标 标杆借鉴他人 当你不知道如何下手 外部经济形势简要说明公司内部发生的变革 事件等 符合总体的结构 突出重点 改善建议提供解决方法 环境分析 切入问题 必要性 工作总结 概述 提出建议 主要问题 效益原则 客观性原则 对企业全局和部门 建议的可行性 工作流程逻辑性强 个体行为符合总体目标 必要性原则 使用以量化的数据 与上级 平级讨论 脑筋风暴 解决问题提供思路 个体能力 态度 技能 思路 认知不足等 风险管理 认识不足 体制不健全 获取信息的有效性和及时性 其它 缺乏绩效考核 量化标准 工作总结 中心突出 重点明确阐述透彻 逻辑性强符合事实 数据说话眼光长远 自我出发 述职报告的性质 种类 任期述职报告年度述职报告临时述职报告 个人述职报告集体述职报告 专题述职报告单项述职报告综合述职报告 范围 时间 内容 自我评述性报告 标题 正文 署名 日期 述职报告 年任 职位期间工作报告 新闻标题式的写法 1 2 3 任职概况述职评估 基调 何时任职 工作变动情况 背景情况 岗位职责 尽职评估 述职范围 尽职情况 主体 工作获得的实际成绩 工作中的经验和问题 突发事件 重大事故 今后的设想和决心 做战略规划 表达尽职态度 常用述职报告的几种写作方法 工作项目归类法 内容分类集中式 时间发展顺序式 1 所做的工作按性质分类 依次进行阐述2 自己主持的工作和协助他人做的工作要分开3 在反映一般情况的时候突出重点 1 按时间顺序分成几个时间段 2 按每个阶段的工作存在的问题阐述 3 归纳总结 展现工作全貌 主要工作 成绩和问题 几点体会 经验和教训 以后工作思路 履行职责 指导思想 针对问题提出对策 几个部分再按一定的逻辑顺序展开 有主到次 由认识到实践 由基础工作到创造性工作 主旨句 主谓结构动宾结构偏正结构 标题错误数字错误用印错误滥用省略句法不全交代不明缘由欠当篇幅冗长文尾错误文种错用 常见公文错误及病文解析 打破你脑海中的那个红心 二00八年二月二十八日 正确的用印方法 二00八年二月二十八日 二00八年二月二十八日 此页无正文 注意它们有什么不同 容易出错的地方 它们有什么不同 公文 新闻通告 公告通知 通告报告 请示批复 函述职报告 工作总结 他们两者区同 公文 新闻 固定的格式 通告 公告 通知 通告 批复 函 无固定的格式 规范性权威性指导性 灵活性真实性及时性 法定撰写人 无法定撰写人 广泛性 格式灵活 固定格式 指示性知照性周知性任免 罢免性 周知性执行性 下行文 限定范围 不限定范围 行政企事业单位 党和国家机关 公开性 下行文 平行文 权威性指示性 明确性方向性 及时性 范围广 限定范围 公告 让所有人都知道通知 通知某些人某些事通告 告诉某些人某些事 报告 请示 呈批性公文 请示 目的是向上级机关请求指示 批准 请示则必须在事前行文 不得先斩后奏 请示只能一文一事 报告 和 请示 的区别 陈述性公文 报告 的目的是在向上级汇报工作 反映情况 提出意见和建议 回答上级机关的询问 报告时在工作结束后或工作正在进行中行文 报告可以一文一事 也可以一文数事 性质不同内容不同时间不同目的不同 述职报告 工作总结 年 月 日 人 事 了解撰写者的进取精神 创新意识 务实作风 领导水平 品行和个性 综合分析能力 文字功底 对前段时间内完成工作情况 存在问题 做得好的地方和做得不好的地方 提出建议 如何解决 署名 署名 日期 年 月 日 个人性科学性通俗性 客观性反思性规范性 邮件 传真 文档管理 科学编码分类存放及时过滤有借有还登记在册便于搜索十年保存简单就是美 先收后发先急后缓先重要后一般先上级后下级注意页码及时确认登记在册妥善保存 先收后发先急后缓先重要后一般先上级后下级主题明确 署名内容精简完整注意编码适用慎用修饰功能 管理沟通 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析 结果发现 智慧 专业技术 和 经验 只占成功因素的25 其余75 决定于良好的人际沟通 哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示 在500名被解职的男女中 因人际沟通不良而导致工作不称职者占82 秘书是领导的助手没有良好的沟通技巧就没有良