公文写作_英文信函写作的基本格式

第一讲英文信函写作基本格式 文信组成部分示意图见下图 英文信头写法 信头也称信端 其内容包括发件公司的名称 标志 通信地址 电话号码 传真号 电子邮箱等 书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处 并为回复提供联系方式 很多公司都会印制带信头的信纸 一般来说 人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中 将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端 在使用这种信纸打印信函时 一定要注意为信头留出足够的空间 英文信头写法 对于私人商务信函 如求职信等 信头通常写在信纸的右上方 如果信函的长度超过两页 那么从第2页开始就不再需要信头了 只需写上页码 收件人姓名及日期 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别 应遵循从小到大的原则 特别值得注意的是 地址中的标点符号需正确使用 当前的习惯做法是 行末一般不加标点符号 但行中间该加标点的地方 还是不应省略 门牌号码与街道名称之间不加标点 但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开 英文信函编号写法 如果信函上有编号 收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信 这样既便于文件存档 又便于日后查阅 信函编号常见的书写形式有两种 一种比较简单的形式 Re XXX 例如 Re Invoice12345或Re YourletterdatedJanuary20 2006 一种比较常用的形式 Yourref XXX Ourref XXX 提供一组缩写信息 包括 文件编号 起草人 录入人的姓名缩写和部门代号等 例如一封由我方JuttaBrawn起草 由HughJohnDavies录入的信函编号为 Ourref JB HJD 英文日期写法 商务信函必须写日期 它对于文件存档及信息查考都有重要意义 书写日期应注意以下几点 1 年 应完全写出 如2006 不能简写成06 2 在正式信函中 月 最好不用缩写 而是完整地写出来 3 书写 日 可以用序数词 但最好用基数词 英式信函日期按日 月 年的顺序 且中间没有逗号 如 12July2006 美式信函日期按月 日 年的顺序 中间加逗号 如 July12 2006 英文信内地址写法 由于不同国家书写地址的习惯不同 收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写 切勿擅自更改 写国际地址时 不要忘记在最后一行写上国家名 航空投递的信函 要在信内地址之上注明 以下为几种信内地址的写作实例 致某公司 Messrs LakeKane Co Ltd 66MartinsLaneLondonEC3V7BH 英文信内地址写法 致公司中某职位 TheManagerEaglePressInc 66MartinsLaneLondonEC3V7BH 英文信内地址写法 致公司某人 Mrs JuttaBrownEaglePressInc 66MartinsLaneLondonEC3V7BH 英文请某人注意行写法 请某人注意行 Attention 缩写 Attn 用于写信人在把信寄给一个单位时 希望把信递交给某人或某部门处理 Attention位于信内地址下空一行 加上底线 写法分英式和美式两种 例如 FortheattentionofMr DavidSchiller 英式 Attention Mr DavidSchiller 美式 使用Attention时 因为信函实际上是寄给公司的 所以开头的称呼 Salutation 为DearSirs 英式 和Gentlemen 美式 文称呼写法 如果信是写给公司的 并没有直接的联系人 称呼应为 DearSirs 英式 或 Gentlemen 美式 在不能确定收信人性别的情况下 还可以使用ToWhomItMayConcern或DearMadamorSir 不过这两种称呼应尽量避免使用 因为人们觉得它们不能显示足够的友好 在写信给特定的组织时 更愿意使用DearMember DearCustomer 和DearHumanResourcesManager这样的称呼 如果知道收件人的姓名 就应该直接把姓名用入称呼里 商务信函一般用DearMissBrown DearMr Smith Dear纯属公务上往来的客气形式 写给亲人 亲戚和关系密切的朋友时 用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名 例如 Mydearfather DearTom等 文主题写法 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容 一般来说如果信内有ReferenceNumber 就不一定再写Subject Subject位于Salutation下空一行 一般有三种书写形式 直接书写 Subject 和Re 为了突出还可以加底线 加粗 全大写等 例如 INVOICE12345Re Invoice12345Subject Invoice12345 英文信正文写法 正文是信函的核心内容 一封内容得体的商务信函 不仅能够达到把事情办好的目的 而且还能促进双方的友谊 在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏 Conciseness 简洁 Clarity 明了 Correctness 正确 Completeness 完整 Courtesty 礼貌 信函开头常用句型 Withreferencetoourorderdated date weinformyou that 根据我们于 日期 的订单 我们告知您 Werefertoourpreviouscorrespondenceandwouldliketoinformyouofthefollowing 根据前次的沟通 我们通知贵方如下 Werefertoourpreviousletter 此函涉及我们前一封信函 Wethankyouforyourinquiry 非常感谢贵方的询盘 Thisistoconfirmourfaxsenttoyouearliertoday 特此确认我们今天发给您的传真 Thankyouforphoningmeyesterdaytosay 非常感谢您昨天的电话通知 DearMr Smith Aswementionedinourpreviousquotation thepriceislikelytorise Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers Thepricefor33Eurohasincreasedto33 5Euro packingchargeandfreightremainingunchanged Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou Yourssincerely MingLi 英文结尾敬辞写法 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞 它写在正文下面 第一个字母要大写 最后一个词的后面有逗号 至于要选用怎样的字句 通常由作者自行决定 一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系 例如 1 如果不知到收件人的姓名 开头的称呼是DearSirs 英式 或Gentelmen 美式 则结尾敬辞采用Yoursfaithfully 英式 或Yourstruly 美式 2 如果知到收件人的姓名 开头的称呼是DearMr Brown 则结尾敬辞采用Yourssincerely 英式 或Sincerely 美式 英文信结尾常用例句 Wearelookingforwardtoyourearlyreply 我们等待您的即刻答复 Shouldyouhaveanyquestionspleaseletusknow 如果您还有任何疑问 请您通知我们 请求立即回复 Pleasereplywithoutdelay 请求尽快让我们知悉此事 Pleaseletusknowassoonaspossible Wetrustthiswillmeetwithyourapproval 我们希望此事能得到您的同意 Ifthisisinyourinterest pleaseconfirmbrieflybyfax 如果您对此感兴趣 请您通过传真简短确认 英文签名 附件写法 签名代表了写信人 所以其形体和写法应保持固定 签名最好用钢笔 署名既要难以模仿又要清晰易解 为便于辨认 一般商务书信 还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出 签名格式和规则有以下一些约定 1 签名者代表公司 某单位名义时 应在结束词下方打出全部大写的单位名称 然后再签名 2 女性签名时 为便于回信人正确使用称呼 应在打字的姓名前加注 Miss 或 Mrs 3 当负责人不在而由经办人员代签名时 要加上by for perpro或P P 字样 如果信函中有附件 在信纸的左下角 与签名间隔1行或是2行的位置打上 Enclosure 或其缩写Encl 或Enc 如果附件不止一项 应写成Encls 或Encs 并应注明有几个附件 以方便收信人查点 例如 Encl OnecheckEncls Catalogueand2PhotosEncl a s 指附件如信中所述 a s即Asstated 英文抄送 附言写法 如果本信函需要抄送他人阅览 则须注明抄送人的名称 例如 cc Mr DavidSchiller ExecutingManager附言 Postscript 简写为P S 用来说明没有