公文写作_公文写作与处理教材6

绪论 公文概述 一 公文的含义 即办理公务的文书 是党政机关 社会团体和企事业单位在行使管理职权 处理日常工作时使用的书面文字工具 它是各类社会组织用以表达意志 传达指令的方式和手段 公文是一种应用文 兼有记叙文 说明文 议论文的特点 公文语言要求 严谨 不出错 无歧义 简洁 简短 朴实 得体 因文种而异 实事求是 公文作者的法定性 公文效用的现实性 公文作用的权威性 公文处理的程序性 公文体式的规范性 周书 慎乃出令 令出唯行 二 公文的特点 作者 读者法定 适用范围法定 发文权限法定 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于2012年6月29日发布 7月1日起实施 具体可参见课文330页附录二 公文体式的规范性 公文处理的程序性 三 公文的类型与文种 公文的分类就是按照公文外延所覆盖的不同 把公文分为不同的类型 不同类型的公文具有不同的性质 作用和适用范围 其格式 写法与处理均有不同要求 常见分类方法 按公文来源 按行文方向 按涉密程度 按紧急程度 按公文内容性质和作用等 按公文来源 发文 收文 按公文行文方向 上行文 平收文 下行文 按公文涉密程度 保密公文 普通公文 保密公文分三个级别 绝密 机密 秘密 按公文紧急程度 特级公文 加急公文 常规 按公文内容性质和作用 决策指挥类 决议 决定 命令 指导类 批复 意见 通知 规约类 法律 条例 规定 晓谕类 公报 公告 通告 通报 报请类 请示 报告 议案 商洽 纪要类 函 会议纪要 日常事务类 计划 总结 讲话稿 会议记录 某省人民政府 某省交通厅 某市交通局 无领导与指导关系的机关 部门 单位之间 同级机关 同级机关 不相隶属机关 不相隶属机关 政府系统的同级机关 党的系统的同级机关 某省人民政府 某省交通厅 某市交通局 人们为每一种常用的公文都赋予了一个能概括表明其性质 用途的统一规范的称谓 这个称谓就叫文种 简而言之 公文的名称即公文的文种 党政机关公文处理条例 中规定使用的主要文种有15种 P 12 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 会议纪要 公文的格式是指公文各要素在公文文面上所处的位置和排列顺序 他是公文的形式上区别于一般文章的重要标志 公文的格式包括 公文用纸格式公文印装格式公文内容格式 四 公文的格式 公文用纸纸张定量为60 80g 的A4 尺寸为210mm 297mm 纸张 纸张白度为80 90 横向耐折度为 15次 不透明度为85 PH值为7 5 9 5 公文的用纸格式 公文的印装格式 35 1mm地脚 26 1mm翻口 28 1mm订口 版心尺寸156mm 225mm排满22行28字 根据 格式 规定 将版心内公文格式各要素划分为版头 主体 版记三部分 公文的内容格式 一 版头 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人等 公文的版头 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 3号黑体字 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 3号黑体字 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 3 紧急程度 标明 特急 加急 3号黑体字 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 4 发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 最大不超过22mm 15mm 但又不能大于上级机关 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 例如 联合发文 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 例如 鲁办 2015 20号 国发 2012 1号 机关代字 年号 序号 机关代字 年号 序号 我校发文字号 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居左侧 000001机密 年特急 文件 发 号签发人 XX 关于 的请示 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 7 红色反线 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版头 公文的版头包含要素 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 红色反线 二 主体包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关 成文日期 印章 附注 附件 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 1 标题 由发文机关名称 关于 事项 的 文种构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 例如 桂林医学院关于2015年国庆放假安排的通知 发文机关 主要内容 文种 关于召开教师节表彰大会的通知 省略发文机关 通告 省略发文机关 主要内容 省略发文机关名称的几种情况 一是由于文件版头上印有发文机关名称 省略标题中的发文机关名称不会产生歧义 二是由机关负责人个人名义签署的公文 也可以省略发文机关名称 省略事由的几种原因 命令 公告 通告等正文极短的公文 可以省略事由 一方面是因为正文内容很短 省去事由 不影响表达的明确性 另一方面 如果加上事由 标题过长 就会显得头重脚轻 如果正文内容较长 则必须在标题中标明事由 标题常见的病例八方面 一 要素不全二 乱用文种三 隶属不清四 提炼不精五 题不达义六 标题不规范 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 其一 要素不全 其二 乱用文种 关于购买办公设备的请示报告 改为 XXX关于购买办公设备的请示 关于要求解决项目前期费用的报告 改为 XXX关于要求解决项目前期费用的请示 其三 隶属不清 县关于印发 市人民政府加强基层民兵工作的意见的通知中共 区委办公室关于批转 市 书记在 会议上讲话的通知 改为 县关于转发 市人民政府加强基层民兵工作的意见的通知中共 区委办公室关于印发 市 书记在 会议上讲话的通知 如 xxx关于招收退休退职职工子女就业 进行合理安排 确保社会稳定的通知 改为 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 其四 提炼不精 从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容 概括事由 概括为 废止部分规范性文件 某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 一是事由偏跑如 XXX关于草原灭鼠的请示 从题意上看 是请示开展灭鼠运动 而此文实际上是请求上级给予解决 灭鼠经费 的请示 应改写为 XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二是题大义小如 关于企业技术 人才开发的若干规定 若文件内容中未作详细 具体的规定 则标题 帽子 显得太大 使题文不完全相符 其五 题不达意 三是题小义多如 XX关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知 标题的事由主旨是 筹备 二字 而正文中不仅详细介绍了 争创活动 的意义 内容 方法 还谈到了组织领导 活动步骤 管理制度等 显然 标题题义过小难于表达和带动正文 此标题可改写为 XX关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知 四是题义不清如 XX县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统不具体 不清楚 不能准确反映公文的主要内容 词组重复等国寿集团纪委 2005 17号案例 关于转发中共中央纪委 关于转发中共吉林省纪委 关于梨树县农民王树国进京上访中有关党员干部责任问题的通报 的通报 的通报 其六 标题制作不规范 转发中共中央纪委中共吉林省纪委关于梨树县农民王树国进京上访中有关党员干部责任问题的通报 错加书名号国寿集团发 2005 36号案例 转发 全国普法办公室司法部关于印发 2005年全国普法依法治理工作要点 的通知 的通知 其六 标题制作不规范 转发全国普法办公室司法部关于印发 2005年全国普法依法治理工作要点 的通知 排列不当如 一行式标题顶格 多行式标题排列不整齐 不严谨 拆分词组注意 一行式右边不能顶格二行式可上短下长或上长下短三行式 切不可 其六 标题制作不规范 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 主送机关是负有公文处理责任的受文机关 是公文的主要受理机关 上行文 一般只写一个主送机关下行文 一般有两个以上的主送机关专发性公文 只有一个主送机关普发性公文 较多主送机关公布性 晓喻性公文 泛指受文机关 或不写主送机关 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 正文为开头 主体和结尾三部分 1 开头的方式有 A目的式 B根据式 C缘由式要求 开门见山 简明扼要2 主体 核心 要求 内容充实 中心突出 表意明确 条理清楚 3 结尾的方式有 A祈请式 B期望式 C说明式要求 行文简洁 收束有力 4 附件说明 说明清楚随公文转发 报送的文件或资料 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 概念 附件是附在主件之后 对文件内容起说明和补充作用的文字材料 主要包括随文转发 报送的文件 随文颁发的规章 制度 以及文件中的报表 统计数字 人员名单等 提示附件是公文的有机组成部分 此处的发文机关为全称或规范化简称 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 成文时间以负责人签发或者会议通过日期为准 并要求用阿拉伯数字标注 联合发文的以最后一个签发人的日期作为成文时间 例 2015年9月1日 6 公文生效标志是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 公文生效标识即是要加盖红色印章 问题什么公文不加盖印章也能生效 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 用印示例 此页无正文 发至 级 此页有无错误 2015年9月1日 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 发至 级 2015年9月1日 7 附注是指需要说明的其他事项 000001机密 年特急 文件 发 号 关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 2 年 年 日 印章 附注 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的主体 附注是用以说明在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目 如公文的传达范围 使用方法的规定及对名词术语的解释等 公文制发机关需要在公文中注明公文内容以外的要求 如要扩大发送范围或规定传达范围 可否登报等 使用公文附注 公文附注不属于公文内容 标注公文附注一般在公文落款印章的左下方空1行左空2字 用圆括号标注 请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话 公文的主体包含要素 公文标题 主送机关 公文的主体 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件内容 三 版记包括抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版记 1 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版记 概念 抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关 应使用全称或规范化简称 统称 2 印发机关和印发日期 印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文用印日期为准 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版记 3 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版记 4 版记的位置 版记置于偶数页的最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 抄送 印发单位 2 年 年 日印发 公文的版记 公文的版记包含要素 抄送机关 印发机关 印发日期 红色反线和版记位置 一份完整公文的图示 发文机关全称下4mm处为一条红线 上粗下细 距下页边20mm处为一条红线 上细下粗 两条线长均为170cm 每行居中排28个字 首页不显示页码 公司 30mm 2015 1号 关于 的函 秘密 特急 20mm 信函式格式 一份完整信函的图示 一份完整命令的图示 20mm 命令格式请参照课本44页 会议纪要格式 会议纪要 会议纪要不加盖印章 其他要素与公文的一般格式相同 且可根据实际需要制定 一份完整会议纪要的图示 练习 一 试指出下列各发文字号的毛病 并予改正 府办字 1999 十四号 府办字 1999 14号 府办字 00 14号 府办字 一九九九 14号 1999 府办字14号 府办字 2000 14 例1 关于转发 交通科二名汽车驾驶员丢失营运证件通报 的通知 例2 县老龄工作委员会关于广泛深入开展教老活动 做好老年人工作的请示 例3 关于对赵 进行欺骗伪造病假条错误的通报 例4 关于转发 省财政厅转发 财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知 的通知 的通知 例5 中共中央整党工作指导委员会边整边改的通知 二 分析下列公文标题 三 试指出以下公文格式的毛病 市府公文 紧急 府发21号 市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前 我市一些地方非法出版活动十分猖獗 传播有害书刊和音像制品 这类出版物内容腐朽 大量宣传凶杀 色情和迷信 对群众特别是青少年的身心健康危害极大 严重地影响了社会主义精神文明的建设 破坏了社会安定 已成为社会一大公害 对此 各级政府应采取有力措施 严厉打击非法出版活动 现将有关事项通知如下 以下略 附件 如文 市人民政府一九 年 月 日报 单位略 送 单位略 2015年 月 日 市人民政府办公厅印 市人民政府文件 府发 19 21号 市人民政府关于严厉打击非法出版活动的紧急通知 主送机关 当前 我市一些地方非法出版活动十分猖獗 传播有害书刊和音像制品 这类出版物内容腐朽 大量宣传凶杀 色情和迷信 对群众特别是青少年的身心健康危害极大 已成为社会一大公害 市政府决定采取有力措施进行打击 现将有关事项通知如下 以下略 附件 附上活动猖獗的例证说明 公章 19 年 月 日抄送 单位略 市人民政府办公室2015年X月X日印发 五 公文行文制度 行文制度是指文书在运行传递中应遵循的有关制度 行文制度包括行文方向 行文关系 行文方式和行文规则等 一 行文方向 1 上行文是下级机关对上级领导机关的行文 如请示 报告等 2 平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文 如函 平行性通知 平行性意见等 3 下行文是上级机关向下属机关行文 如命令 令 决定 通报 批复等 4 泛行文是既向发文机关的上级单位 下级单位 平行单位行文 也向不相隶属的单位行文 行文面广泛 方向不定 如公告等 二 行文方式 是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式 可从三个方面分类 按受文机关或行文对象的范围分类按发文机关的个数分类按行文对象的主次分类 按受文机关或行文对象的范围分类 1 逐级行文2 越级行文3 多级行文 发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文 4 普发行文 发文机关向所属所有的机关一次性行文 5 通行行文 发文机关向隶属机关和非隶属机关 群众一次性泛向行文 按发文机关的个数分类 1 单独行文只有一个机关署名发出的公文 2 联合行文由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文 按行文对象的主次分类 1 主送发文机关直接针对与行文内容关系最密切 需主要负责受理公文的机关单位行文 2 抄送发文机关在主送的同时 向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文 三 行文规则 是行文中应遵循的规矩 要求和原则 它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现 公文的 行文规则 内容 可归纳为十个方面 1 行文应当确有必要 注重效用 机关行文必须本着 少而精 的原则 从实际需要出发 严格控制发文数量和发文范围 行文应当确有必要 2 行文必须根据的规则 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 我国行政机关的组织关系 有上下级关系 平级关系 隶属关