浅谈记录在质量体系运行中的作用.doc

浅谈记录在质量体系运行中的作用黑龙江省计量检定测试院周毅明 记录，是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，可用于为追溯提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。记录包括质量记录和技术记录。它在质量体系运行中具有重要作用，证书是产品，记录是证书质量的真实反映。（一）原始记录是判断被检测件是否合格的原始凭证。计量技术机构出具的检测报告和检定证书的数据和结论，都来源于原始记录。从法律角度上讲，原始记录最能反映检测工作的有效性。但是，原始记录也是最容易出问题的环节，许多单位在计量认证前，对这个关键的工作环节并没有引起高度的重视；有的计量机构没有建立和印证正规的原始记录本，随便拿一个本或一张纸就当原始记录，用后就扔掉了；有的为了使原始记录整洁，随便誊抄或者打印，使原始记录失去了原始性、唯一性和法制性；有的不认真录入数据，看错、读错、写错的现象时有发生；有的记录潦草，想改就改，更改处又不盖章；有的检测人员、校核人员、审定人员不签姓名或只签姓不签名；有的计量技术机构只保存检验报告，而不保存原始记录。这些问题都严重地影响了原始记录的原始凭证功能。 （二）原始台帐是对影响检测质量的各个要素进行全程控制的真实记录。检测质量是由检测质量环的各个要素决定的。因此，有效的对影响检测质量环的各个要素进行控制，是保证检测质量的重要措施。建立、健全原始台帐，可以如实的把检测质量环的各个要素真实地记录下来，从中及时发现和解决影响检测质量的环节和问题，有效的保证检测质量。但是，有些计量机构却不重视建立、健全原始台帐，有的没有原始台帐，有的不认真记录原始台帐，致使检测工作处于失控状态。（三）标准、规范、规程是计量机构执法的技术依据。计量机构是技术执法体系的重要组成部分，而标准、规范、规程则是以特定形式发布的具有法律效力的文件。计量机构如果没有齐全有效的标准，就不能依法决定被检测件是否合格；如果没有法定的规程或不按规程检验，检验程序就是无效程序；如果没有法定的规范或不按规范检测和出具数据，监测报告和坚定证书就失去法律效力。因此，计量机构配置与检测工作相适应的标准、规范和规程，不仅是检测工作的需要，也是技术执法的依据和体现。但是，有的计量机构在进行计量认证前，对标准、规范、规程的法律效力缺乏必要的认识，主要表现为：（1）没有及时配齐有效文本，长期使用复印件或无效检测；（2）没有校核标准或某些标准，还在继续使用已经失效的规范和规程；（3）随意自定标准，并没有经过法定的审批程序。因此，检测数据和检验报告的有效性被降低或失去。 （四）岗位责任制、工作制度和质量保证体系是重要的检测质量保证措施。技术检测工作是一项非常严密的工作，要保证检测数据的准确性、公正性和法制性，必须使检测工作的各个环节都处于严密的质量监控之下，必须做到人员职责分明，工作制度健全，质量保证体系完善。没有明确的岗位责任制，检测人员就不会有高度的责任心，各岗位之间、人员之间的工作就难以协调；没有健全的工作制度，就等于没有工作标准和要求，对单位和人员就缺乏制约机制，违章操作现象就无法避免；没有完善的质量保证体系，影响检测质量的质量环就容易出现脱节，各个工作环节就失去了有效的监督和控制。但是，有些计量机构却不重视建立、健全岗位责任制、工作制度和质量保证体系；有些虽然建立了，但内容空洞，可操作性必较差，只是写在纸上，放在柜子里或挂在墙上，并没有认真执行，根本达不到规范的要求，也缺乏有效监控。 （五）检验报告、检定证书是计量机构的产品。 检验报告和检定证书的质量好坏，同样受到社会和用户的检验。在计量认证前，一些计量机构不重视自己的产品质量和信誉，不能及时向被检测单位提供检验报告和检定证书；出具的检验报告和检定证书格式不规范，填写不认真，签批手续不全；发出证书后无登记手续等。这些问题严重影响了技术机构的声誉。 （六）原始资料对计量机构有十分重要的作用。 原始资料设计贯标认证、学习培训的各类资料、仪器设备说明书、各类证书、证件等。这些原始资料对检测工作的顺利开展和提高检测质量起着十分重要的作用。在进行质量认证前，有些计量机构对原始资料不重视，没有认真保管，许多重要的质量记录随着时间的推移而丢失。在计量认证准备工作过程中，虽然花费了很大精力查找质量记录，但由于时间长久、机构变动、人员流动等原因，致使许多原始资料查找不到，造成了难以弥补的损失。 （七）质量记录为计量机构总结经验、吸取教训、积累知识、获取信息提供重要证据。计量技术机构从成立、完善到发展，是一个循序渐进、不断提高的过程。质量记录则是这个工程的重要记载，起着承上启下的作用。要总结历史的和现实的经验，离不开质量记录；要提高管理水平和检测质量，同样离不开质量记录。如何才能搞好质量记录工作呢？笔者认为，可以从以下几个方面做起：（1）建章立制 干什么写什么，建立、健全各种规整制度、原始台帐、原始记录，使各项工作都有章可循、有帐可记。怎么干就怎么写，写的必须符合规范要求，可操作性强，在制度上不能有漏洞。（2）照章办事 是否照章办事，反映了一个单位的整体管理水平，对于一个人来说，则反映了这个人的责任心和