设备管理_会展场馆设施设备管理教材

会展管理 第五章会展场馆设施设备管理 第一节场馆设施设备管理概述第二节展览场馆设施的管理第三节会议场馆设施的管理 要点提示 理解会展场馆设施设备管理的概念 目标 内容与方法熟悉展览场馆及设备管理的基本内容熟悉会议场地及设备管理的基本内容 第一节场馆设施设备管理概述 一 场馆设施设备管理的概念二 设施设备管理的目标三 设施设备管理的理念四 设施设备管理工作的内容五 设备设施管理的方法 一 场馆设施设备管理的概念 场馆以设施设备为依托 通过场馆工作人员的服务活动 为顾客提供场馆产品的使用价值 满足顾客的各种需求 设施设备管理是场馆经营的基础 是为顾客提供优质服务的先决条件 场馆的设施设备管理就是围绕着场馆设施设备物质运动形态和效用发挥而开展的管理活动 系统化的设施设备管理 系统化的设施设备管理不仅仅表现在场地的清洁 设备的使用和保养 保安 消防等浅层次的工作上 其管理的内容将远远超出以上范围 场馆设施设备不仅种类多 数量大 资产价值高 而且设备运行工作繁重 技术性强 整个管理过程都要符合现代企业专业化管理 市场化经营的要求 场馆设施设备管理的对象 1 场馆建筑物 主要指场馆的房屋建筑 包括场馆的展览馆 会议室 停车场 餐厅等 2 供应设备 是为场馆提供电 水 气的设备 3 清洁卫生设备 主要是清洁和洗涤用设备 4 供电设备 主要是供电和用电设备 5 通信设备 电话 传真 电传等通信设备 6 电梯设备 电梯 自动扶梯等垂直交通运输设备 7 家具设备 用于接待顾客 行政办公用及其他用途的各种家具类设备及家用电器 8 计算机设备 场馆的计算机系统 9 系统设备 指通过管线或其他方式联系 自成系统的各种设备 如 上下水道 排污设备等 10 消防报警设备 指报警系统和消防供水系统 设施设备管理的重要性 1 设施设备是场馆产品的组成部分场馆的设施设备属于场馆产品的硬件部分 它与场馆的软件结合起来 形成了场馆完整的产品 设施设备是场馆产品中不可缺少的组成部分 属于 物 的部分 是场馆产品的基础 2 设施设备水平是场馆处于领先地位的重要标志从场馆发展的趋势来看 场馆的设施设备朝着现代化 智能化方向发展 占有优势地位的场馆其设施设备一般处于行业领先地位 代表着场馆设施设备发展的潮流 3 设施设备是场馆服务质量的基本保证场馆的设施设备是场馆为顾客提供高质量服务的物质基础 直接影响着场馆的服务质量 二 设备设施管理的目标 1 合理规划 搞好建筑物本体及设备设施的维修养护 场馆的环境绿化 保洁 安全消防等基本工作 最大程度发挥场馆和设施的使用价值 使场馆设施保值增值 2 为各种会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境 并在此基础上提供卓越和高效率的服务 满足会议和展览组织者 参加者 会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方面的需要 3 实现经济效益和社会效益 三 设施设备管理的理念 1 效益理念会展场馆的管理者应掌握市场需要 竞争环境 设施本身的规模 地理位置 周边环境的配合等因素 以确定场馆的市场地位 制定适当的经营管理方针和策略 2 技术理念会展场馆必须走技术创新 多元化的经营道路 依靠信息化 智能化的核心竞争力 以管理和服务整合来赢得市场份额 3 服务理念每个展览或会议活动都有不同的特性和要求 经营者应了解不同项目的需要 提供恰当的项目策划 场地布置 视听 通信 保安 清洁 餐饮等服务 以便使活动顺利进行 4 环保理念现代化会展中心应注重环保 保持场地清洁并具备适当的废物处理能力 还要不断地完善合乎环保要求的技术操作程序 四 设施设备管理工作的内容 2 设备管理种类繁多的设施设备是会展中心服务产品的硬件依托 应该合理地使用各种设施设备 对常用设施设备系统进行及时的维护保养 修理和更新等 防止设备和系统发生故障 保证它们正常运转 3 环境管理环境管理包括建筑物本体日常养护 保洁 绿化等工作 并要按照环保规定以恰当的方式处理废弃物 其目的是为各种会议和展览活动提供一个清洁 舒适 美观的环境 4 安全管理会议展览活动的重要特性是大量的人员在活动期间逗留或进出会场 因此会展中心必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统 要时刻保证安全设施运转正常 工作人员要接受足够的训练 以能够处理随时可能发生的紧急事故 5 成本管理会展中心管理中必须强调成本意识 讲求经济效益 体现在场馆和设施设备管理的全过程中 例如 合理确定场馆和设施设备的使用效率 仔细衡量投资的成本和收益 将人力 物力等各种资源根据淡旺季的特点进行匹配 等等 会议和展览场馆设备设施管理的区别 展览和会议场馆和设施设备具有各自的特点 管理的侧重点不同 展览中心管理的内容侧重于场地规划设计 场地经营 以及水电 空调 照明等基本设施的管理 展览活动中的展位装修 展品运输等工作一般都由展览会主办机构聘用承办商提供服务 而清洁 餐饮等服务一般采用外包的形式交给物业公司管理 会议的要求则较为广泛 会议中心除提供场地外 还需要在厅房布置 视听设备 餐饮服务等方面作出配合会议进程的安排和服务 会议活动需要场馆方面提供的服务一般比展览活动更多更广 对视听设备的要求比较高 五 会展场馆设备设施管理的方法 1 综合管理场馆和设施设备的管理是整个会展中心管理的重要方面 其内容纷繁复杂 已经不仅仅局限于纯技术方面 还涉及各种经济分析和组织协调工作等 要求管理部门具有较强的综合管理能力 2 全员管理场馆和设施设备维护的工作量很大 而且很多技术工作是分散的 因此要求员工的责任心强 技术过硬 具有一专多能的素质 在管理过程中 应该让所有的员工都认识到自己对场馆和设备管理负有一定的责任 让所有的员工都自觉参与 3 系统管理系统化要求会展中心用系统的观点和方法来进行场馆和设施设备的管理 要形成一个分工明确的组织系统 把场馆和设施设备管理工作纳入各级领导的职责之中 落实逐级责任制和岗位责任制 4 制度管理很多工作都是日常性的 平时的严格管理是会议或展览活动短暂期间场馆作用正常发挥的基础 会展中心必须要依靠完善的基础制度来规范管理工作 一方面 要十分重视规章制度建设工作 另一方面 要狠抓规章制度的贯彻落实 第二节展览场馆设施的管理 一 展览设施的系统管理二 展览场馆管理 一 展览设施系统管理 1 供电展览中心主供电线路一般为三相交流电 线路频率为50赫兹 标准供电电压为220 380伏 主变压器的最小容量应为简峰负荷的150 在线路负荷方面一定要做好充分的估计 展厅内要设有足够的电源接口和插头 会展场馆配电室 展览中心的供水系统负责采暖区域的循环管网 空调的冷冻水管道 卫生间的冷热水供给等 排水系统包括整个展馆的冷水 热水和废水排泄系统 在展厅规划时要考虑设置足够的给排水口 时刻保证管道畅通 展厅地井 2 给水排水 3 空调 使用空调期间 主办单位必须协助做好门窗的关闭工作等 做到人员进出随手关门 以确保空调的效果 减少能源的浪费 中央空调室外机 4 电梯 展品及大件货物仅可通过货物电梯进入上层展厅 自动扶梯和客梯绝对不能被用作运送任何货物 设备或家具 5 照明 展览照明的采光形式包括天然采光 人工光源采光及两者综合采光照明3种形式 广州国际会展中心 广州国际会展中心夜景 6 消防 展览会期间应高度重视消防安全工作 严禁将易燃 易爆 剧毒或有污染的物品带入展览中心场馆 布展基本结束后 一般在开幕的前一天 主办单位 承办单位 须会同展览中心有关部门以及公安消防部门 组织一次以防火为主的安全大检查 7 信息网络和通信 展览中心在展位 会议室 办公用房等场所提供多部直线电话 一般国内的展览中心展馆内都有中国移动和中国联通的无线覆盖系统 可支持手机使用 展览中心应配备智能化网络系统 如 电子登录系统 电脑查询系统等 并能够提供包括有线 无线宽带网的上网服务 展馆信息服务区 8 公共广播系统 公共广播系统负责向展厅 办公室 走道等区域提供可靠的 高质量的背景音乐 紧急广播 业务广播等服务 在发生火灾及其他紧急情况时 可以与消防系统联动 满足火灾紧急广播的要求 在紧急疏散时起到指挥作用 展馆广播室 9 标识系统 10 布展工具及展具 标准摊位效果图 八棱柱 扁铝 连接球 桁架 二 展览场馆管理 厦门国际会展中心 1 场馆运营管理 现状和问题全国投入运营的展览中心已经很多 但绝大部分利用率都非常低 没能实现盈利 方法和途径要求不断完善配套功能和设施 提高服务的质量和水平 场馆管理者需要有特别的沟通技巧和策略来处理相关的利益关系 妥善处理与客户间的商业关系制定适当的政策合理编配场地的档期 避免项目冲突 充分考虑它的公益效果 要以综合指标来衡量场馆的效益 2 场馆环境管理 内容建筑物保护工作清洁工作安全保卫工作环境保护工作方法通过严格的规章制度来落实各项管理工作 与展览主办方和各个参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务 加强宣传 争取广大观众的配合 案例 上海新国际博览中心 由上海市浦东土地发展 控股 公司与德国汉诺威展览公司 德国杜塞尔多夫展览公司 德国慕尼黑国际展览有限公司共同投资建设 内设商务中心 邮电 银行 报关 运输 速递 广告等各种服务项目 2001年正式营业 以其一流的设施 为中外展商举办各类展会提供一个理想的场所 位置和交通 位于浦东开发区 处于陆家嘴金融贸易区 金桥出口加工区 张江高科技园区开发区交汇处 邻近浦东国际机场 是迄今为止亚洲最具现代化的专业展览场馆 其功能齐备基础设施及设备完善 公共交通 地铁2号线从虹桥机场起发 途经上海市中心 浦东龙阳路站距展馆仅600米 磁悬浮列车 高速磁悬浮列车往返于浦东国际机场和展馆附近的地铁2号线 仅8分钟就能大道浦东国际机场 高架道路 浦东两条环线的交叉点 从市中心横跨南浦大桥直达 内部规划 由美国Murphy Jahn设计事务所设计 是最具现代艺术性的展览场馆 整个展览设计概念高效 简洁 清晰 入口大厅 明亮气派 可安排来宾登记 信息查询或作为小憩 洽谈之地 观众从这可方便快捷地进出各个展厅 整个展馆高挑宽敞 设施先进 配备齐全 能满足各类展览会的要求 每个展厅规模为70m 185m 面积为11 547平方米 展厅均为一层无柱式结构 地面承重为30kN 平方米 展厅设有灵活性分隔 卡车入口 地坪卸载 设备 办公室 小卖部及餐厅和板条箱仓库 全部建成后将拥有17个展厅 三个入口大厅和一座塔楼 总展览面积为室内20万平方米 室外13万平方米 屋顶 由玻璃纤维膜覆盖 提供柔和日光 这层玻璃纤维膜同时也覆盖整个拱廊 立面 覆面简洁 端墙使用玻璃以利用自然采光 遮光装置则用于遮挡阳光 并可在特殊活动需要时提供暗室效果 边墙使用隔热工业板 能源 能源系统需考虑展厅使用时间较短 在使用时须能提供完全舒适度 在布置阶段及展览之间 通过调节外墙的门窗开口 自然通风系统应该已经足够 南北入口大厅设施设备 馆内设施设备 第三节会议场馆设施的管理 一 会议场地管理二 会议设施设备系统管理 一 会议场地管理 1 选址和建设会议中心一般应该规划在交通便利的地区 使与会者能够方便地到达机场 地铁站 客运站等地方 会议中心建设中要引入环保概念 尽量减缓人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏 2 内部规划在会议中心内 一般应划分出独立的会议区域 把会议区和餐饮等其他区域分开 尽量使会议室避开繁忙吵闹的地方 以便把干扰降到最低点 确保会议的效果 商务中心和会间休息区要靠近会议室 提供方便的服务 内部规划和管理中要考虑的要点 1 会议室面积会议室一般要大小规模具全 大到可以容纳几千人的会议厅 小到可供几个人使用的贵宾洽谈室 以容纳不同规模的会议团体 应设有一些可以使用气墙或折叠隔离门进行拆分的会议室 这类会议室具有很大的灵活性 会议室应具有不同的空间布局形式 如礼堂式 剧院式 教学式 以适合不同种类和规模的会议活动 不同的会议室的布局其座位的摆放方式不同 2 座位和布局 座椅排放类型 半环绕型 教室式 课程式 马蹄形 U字形 每个与会者都面向主席台 不遮挡视线 适用于使用视听设备进行陈述活动的会议 方形 圆形中空式 适用于不安排主席台或主席台与与会者桌子相连在一起的场合 体现与会者地位平等 没有主次 中间空隙摆放花饰 椭圆形 长方形中空式 主席台与与会者相连 座位有主次之分 谈判式 长桌式 3 会议室家具 桌椅 平台 讲台等选择要符合人类工程学的原理 舒适 考虑家具的牢固性和耐用性 4 会议室照明 会议室基本照明设备的种类有射光灯 泛光灯及特殊效果灯光 有时用舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人 室内灯光的调光器是会议室内必要的装置 当人们演讲时 通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度 将与会者注意力集中到主席台 增加会议的严肃气氛 场地小而人数多的会议 前排观众易挡住后排观众看投影的视线 要时刻保证室内通风良好 空气质量良好 一般要求会议室净高不低于4米 小型的不低于3 5米 室内气温一般夏季为24 26度 冬季是16 22度 室内相对湿度夏季不高于60 冬季不低于35 室内气流应保持在0 1 0 5米每秒 冬季不大于0 3米每秒 5 会议室空气状况 6 其他细节 确定天花板高度时不但要考虑其本身的形状 还要考虑到吊灯 装饰物等 在木质 瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰 因此会议室需要铺地毯 会议室有柱子 要合理安排座位布局 使它们不至于遮住与会者的视线等等贵宾室 休息室 会议贵宾室 供贵宾在会前或会中休息的场所 二 会议设施设备系统管理 会议中心为会议活动及围绕会议的其他活动提供多种多样的服务 这必须依托于整个设施设备系统的运作 会议设施设备的类型 会议中心的设施设备可以按照功能大致分为以下几类 生活服务设备 照明 空调 给水排水 制冷 清洁等设备 会议设备 视听 通信 办公等设备 能源设备 变配电设备 应急发电设备 娱乐设备 健身设备 按摩设备等 美化环境设备 如地毯洗涤机等 消防保安设备 如消防栓等 交通运载设备 电梯 车辆等 会议中心的常用视听设备 1 音响设备必须有高质量的音响设备 保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象麦克风是最普遍的音响设备 一般有微型麦克风 手持麦克风 固定桌面麦克风 落地麦克风 漫游式麦克风等种类 适合不同的需要扬声器需要被合理地分配到合适的位置 以保证整个会场中没有声音 死点 2 放映设备 屏幕 速折式屏幕 墙式或天花板屏幕 三角架屏幕幻灯机投影仪电影放映机VCD LCD DVD机电视机 3 特殊视听设备和其它设备 同声传译设备助听器配套挂图和黑板白板视频点播系统可视电话会议系统 会议设施系统管理工作的主要内容 1 会议中心设施设备的前期管理设施设备的前期管理是从设备规划 选型 订购 安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作 它将决定设备的技术水平和系统功能 大大影响设备寿命周期费用 前期管理工作中要注意加强市场调研 在科学的可行性论证基础上作出规划决策 设备选择的标准 适用 经济 安全 节能 环保等 2 设施设备运行管理 要搞好运行期间的管理 不仅需要具有较高专业技术技能的工作人员 还必须要有一套严格的管理方法和科学的检修 养护计划 具体来说 第一 保持设备的正常运转 充分发挥其效能 合理使用 安排工作负荷 第二 必须为设备提供良好的工作环境 安装必要的防护 降温等装置 对精密的仪器设立单独的工作间 保证一定的温度 湿度 防震等条件 第三 加强对运行操作人员的规范化管理 严禁违章操作 此外 设备使用还要注意对客人提供必要的指导服务 3 设备的存储管理 会议中心对自己设备的存放位置和储藏应该有严格的控制 由于设备的数量大 种类多 制定一套完善的设备申领程序十分必要 平时还要定期清点仓储 不用的物品要锁存起来 4 设施设备