内勤部相关管理制度.doc

内勤部相关管理制度1、 内勤报表报送时间规定时 间报表内容填 报发 送每月8日前合同签订情况表内勤总经理区域经理每月8日前合同承接及完成情况表内勤总经理每季8日前业绩更新档案内勤市场部全体每季8日前资质文件更新内勤市场部全体每月9日前经营分析销售财务综合统计总经理每月10日前内勤2、 合同录入细则（OA） 2.1任务划分录入序号类 别片区业务员备 注1销售首钢、首秦、凌钢、河北刘恩常139336708602销售双鸭山、黑龙江陈继军186469409583销售太原、陕西、重庆李海峰135463077384销售抚顺、吉林李兴元139407116225销售山东、河南杨晓鹏139407953806销售湘钢、湖南杨永峰186041799377销售天津李立辉159417405558销售石成刚138342486389 2.2所有产品合同录入后必须下推订单，特殊情况除外。 2.3合同编号原则合同编号管理，特殊合同任务计入公司任务。 2.4日期确定 2.4.1 合同订货日期确定：OA中合同订货日期按纸质合同签订日期进行录入，下推销售订单日期与合同资料录入日期一致。因型号不规范、不完整、合同条款不明确等原因造成不能及时排产的合同，交货期按耽误的时间顺延，合同管理人员在正式合同上注明确切的回复确认时间，并要求用户书面确认。用户未及时回传合同，交货期按耽误的时间顺延，同时要求用户书面确认。 2.4.2合同评审员需在正式合同签订的当天内录入OA系统，特殊情况除外。 2.4.3在业务人员未带回正式书面合同之前合同录入的日期标注“欠” 2.5备注栏填写对合同资料的特殊要求，包括包装要求、发货要求等。 2.6设备的特殊要求栏填写对生产过程或其他部门的特殊要求： 特殊要求：标准、特殊加工单独提供XX本使用说明书注明产品产地等将说明书、合格证、选型样本、光碟等单独包装入成品库 提供检验报告XX份出口要求定做木箱（熏蒸）在外包装箱内货单独提供一张写有：毛重、净重等要求的清单提供电子版的说明说、检验报告发货前用户到我公司验货要求货物不要内包装，待验货完毕后才包装入库特殊合同要求我公司技术人员到现场开箱验货 2.7 外配合同：合同资料 销售订单 采购申请单 采购订单 采购检验（质检完成） 入库 产品发货通知单 出库 发票（此项必须在入库单生成后，发货通知才能开具） 2.8区域经理订货量的统计，按OA中数据进行统计。 2.9每月末，合同、订单数据由合同管理人员进行维护清理。 2.10每月末，入库、出库数据由发票管理人员进行维护清理。 2.11合同归档。 2.11.1合同分类装订成本归档。 2.11.2为整本合同编号，编号清单贴封面外。 2.11.3借阅合同后及时归还。3、合同审核相关内容 （合同评审管理、加工件和出口产品合同管理办法） 3.1合同评审 3.1.1合同内容要求按标准文本填写完整，盖章回传生效，否则合同评审人员可拒绝接收。（客户有特殊要求的除外） 3.1.2合同的交货期严格按我公司生产周期评审。 3.1.3付款方式和付款期按公司规定执行，特殊情况总经理同意后执行。并必须在合同中注明。3.1.4销售人员在签订特殊合同前，必须先经过有关部门领导评审后才能签订，并在现有基础上加价，加价金额多少需经总经理或相关领导审批。合同签订前的审核由总经理及相关领导完成。3.1.5成套合同必须由主管领导审核、批准后签订。3.1.6合同撤销必须经主管领导同意后方能生效。3.1.7当合同型号与生产型号不同时，须提供写清合同型号和生产型号对比表。当设备合同型号的档次高于生产型号时，须经总经理及相关领导同意后方能实施，合同金额超过20万以上，必须经主管领导同意后方能实施。 3.1.8加工件和出口产品按协议执行。 3.1.9若销售人员违反以上规定、个同评审人员未完成相关手续，将给予一定的经济处罚。 3.1.10合同管理流程 合同流程框图合同签订合同评审是否特殊合同生产制造NOYES技术部，生产部是否需要预付款NOYES按合同条款发货运单返回登记增值税发票管理收 款合同完成收到预付款合同生效合同录入 3.2合同编号单位合同编号罗兰德一般合同罗2011-01-01计划号X110101免费更换罗2011-01-01（免换）赠送罗2011-01-01（赠）运输编号运11-01-01九日高科一般合同（2011）第01号免费更换（2011）第01号（免换）赠送（2011）第01号（赠）计划号TX20110101运输编号运11-01-01备注：1、相关单位整机产品与加工产品分开签订合同。2、加工价和出口产品合同生产计划严格按合同号执行，发货严格按合同号执行。3、改货合同如果有合同号，在原合同号后面直接加“改”字。4、未明确业务员的合同可以按所属片区销售员合同号进行编号。4、退货换货管理 4、1退货、换货管理理由合同管理组发货管理人员受理，退货、换货必须有用户书面说明，并注明合同号及发票情况，请示部门领导同意并再退货、胡换货说明上批示处理意见方可执行，并复印一份给生产部用于查收货物。 4.2用户必须办好退货手续，即货物退还到我公司（货物由生产部受理）。收到发票已抵扣的，必须办好所在辖区税务局开具的退货证明或开具红字发票的通知书。收到发票未抵扣的，退货的同时必须退回发票。如果发票开具时间超过次月，用户退回发票的同时必须出具重新开具发票的说明发票。 4.3当用户货物型号定错，又不能在原有型号上更改时，采用换货的方式。 4.4发货管理人员完善以上手续后，通知合同评审人员在OA上作相应的更改。换货如需要补差价，通知合同评审人员完善合同手续。 4.5当退货时，发货管理人员接受技术服务人员返厂货物返厂设备检验单，并根据接受发票情况开具红字货物