邮件撰写及使用规范精简.doc

邮件撰写及使用规范A邮件附件1.附件应在正文里提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名，概括附件的内容，方便收件人下载后管理3.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件4.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用5.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，B语言的选择和汉字编码1.只在必要的时候才使用英文邮件2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，要使用中文。很难保证自己的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。C结尾签名1.签名信息不宜过多签名档包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息姓名：中英文选用自定义：颜色统一职务：固定格式：楷体12号；英文版：固定格式:Calibri 12号粗体公司：固定插入公司背景板图片电话，传真，地址：采用固定格式:Calibri 10号引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档要进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。D回复技巧1.及时回复Email2.进行针对性回复3.回复不得少于10个字4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼5要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）6.主动控制邮件的来往E正确使用发送，抄送，密送区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，应对邮件予以回复响应。2而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，可以回Email。3而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。4TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。5只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息电子邮件的正确使用（一）慎重选择发信对象 1、传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。2、广播功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。（二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个人，而不是一台机器 2、电子信件标题要明确且具描述性 3、信件内容应简明扼要 4、考虑他人计算机的容量 5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存 6、理清建议或意见 7、避免使用太多的标点符号 8、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 9、于特定邮件中加上密码 10、勿于学术网络上从事商业行为 （三）养成良好传送习惯 1、注明送信者及其身分 （1）：身分设计应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。（2）：勿过度装饰自己的身分设计。 2、遵守一般法律规定 3、勿任意或无心地浪费频宽 4、小心附件功能的使用 5、勿重复传送同一讯息 6、定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示 （四）三思回复内容 1、勿期盼他人会立即回复你的信件 2、他人回复信件的时效性做过分期许。 3、情绪高涨时避免立即回复讯息 4、谨慎处理恶意中伤的邮件 5、阅读信件时应设法理清建议与意见 6、避免非相关主题性的言语