办公室管理—调研论文.doc

摘要办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施和修正决策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。围绕这“三个服务”办公室必须发挥好参谋助手、督查督办和综合协调“三个作用”。 关键词：办公室工作 管理 作用浅谈如何提升选矿厂办公室工作的几点想法办公室是组织干部职工从事日常工作和参加社会活动的协调机构。它不仅是公司领导者的参谋和助手，还是沟通上下左右的桥梁和枢纽，也是公司的门面、窗口和后勤部。办公室工作的好坏，直接关系到整个机关政策的落实、制度的执行、工作的开展和成效的取得，对于一个企业单位的管理方式和管理效率具有不可估量的决定性作用。 一.办公室工作在企业发展中的主要作用1.发挥参谋助手作用，增强主动性 发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：一是为各级部门及时、准确、全面地提供信息；二是围绕企业的中心工作组织调查研究；三是根据领导的意图做好重要文稿的起草工作；四是就重大的处理提出对策性建议。 2. 发挥督促检查作用，注重实效性 督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各级各部门确保企业决策的贯彻执行。主要任务有三项，即围绕企业的重大决策、重要工作部署重点查办；对领导同志批示和交办事项专项查办；抓住职工反映较多和群众反映强烈的问题主动查办。3.发挥协调综合作用，把握全局性 协调综合是办公室的一项基本职能，也是保证两级机关工作正常运转的客观要求，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，通过办公室这个运转枢纽，切实做好全局性的协调工作，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力，同向运转，协力推进。要通过办文、办会、办事等日常工作的高效运行，及时向基层和部门传达企业的工作意图，使企业的决策部署得以迅速贯彻落实，搞好协调综合工作，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。 总之，办公室工作作用发挥的好与坏，直接关系到领导和机关的办公运行，关系到企业决策的部署和落实，要充分认识到办公室工作的重要性和艰巨性，高标准、严要求，提效率，促成效，推动企业管理水平的不断提高。二.目前办公室工作的几点不足 作为一名办公室工作者，要想真正做好办公室工作，就要不断更新思想方式方法，不断学习借鉴好的工作形式，不断充实自身的业务素质能力，要明确工作目标，清醒的认识到自身的责任和定位，培养工作的激情与活力。现在，就多年的办公室工作经验，就办公室工作人员工作中存在的问题浅谈几点不足，希望对从事办公室工作的同事有所惊醒和帮助。1.工作目标不明确。一是办公室整体工作缺乏总体目标和规划，不清楚办公室工作应该做到什么程度，什么样子，向一个什么方向发展。二是办公室人员个人对自己的岗位也缺乏正确定位，上级安排一件事就做一件事，缺乏自己工作规划和目标。不会积极主动去思考，去构想以后的工作。工作中处于被动状态，缺乏主动意识。 2.服务对象不清。办公室人员服务对象不仅仅是单位领导，还有全局干部职工和整个单位形象。许多人很多时候都是认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行，对基层干部和职工的需求不急、不管、不问，欠缺工作重心下移服务大众的心态。 3.自身职责定位不准。办公室人员没有明白办公室工作就是服务的基本职责，认为办公室是机关中枢，是指挥机构，什么都作单方面决定，而不是先向干部职工征求工作意见和建议，造成制订的许多办法和措施，得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行。 4.工作措施创新不够。目前，办公室的工作措施基本上是延续以前年度的工作措施，依样画葫芦，其管理方式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。三.产生问题的根源分析以上问题的存在，形成了目前办公室工作的按部就班和办事效率较低的直接后果，直接影响了办公室工作整体质效，究其产生问题根源主要有五点。1.思想认识缺位。办公室人员没有认识到办公室工作的重要地位和作用，没有认识到办公室既是一个科室，也是一个指挥机关。作为指挥机关，它需要具有协调全局，协调内外和前瞻性工作的思想意识和工作举措。更没有认识到办公室工作的好与不好将直接关系到一个单位的好与不好问题，也关系他自己的能力、水平在别人心中的地位问题，这是问题产生的根本因素。 2.规章制度不严。规章制度不严，或者是规章制度执行不严也是造成办公室工作效率不高的重要原因。对于出现的许多违规、违纪问题，由于过多地考虑到人与人之间的关系等问题，没有严格按照规章制度进行责任追究，有了第一次，就会有第二次，有了第一人，就会有第二人，如此行之，便失去了制度对人的约束，失去了人对制度的遵从，也失去了办公室人员努力做事的工作责任压力基础。3.竞争激励机制缺乏。缺乏对干部职工工作积极性的调动，除一些客观因素外，在很大程度上，源于干部人事岗位上下及淘汰的竞争机制缺乏，这个问题也是办公室工作不能大步前进的重要影响因素。4.人员技能不能满足工作需要。办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，因此办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能基础，比如：文秘、保密、档案、责任追究等工作，都需要相当的工作水平和工作技巧，而目前办公室人员基本上都不是相应专业学校出身.5.部分人员缺乏激情与活力。工作不紧不慢，不讲速度，人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，不积极主动地承办工作。对待来人来客不热情，协助工作不热心。不积极主动为领导建言献策，不积极主动做好自身工作，遇事拖沓，办事推诿。甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦，有认为是自找苦吃的心态。四.如何提升办公室工作能力的几点想法根据在厂办室多年以来的工作。我深知厂办室不仅仅是一个科室机构，更是选矿厂的一个很重要的形象“窗口”，是沟通和联系其它部门的“纽带”，也是为领导决策服务，为其他各部门服务的综合性部门。对于如何提高办公室工作能力，仅我个人有以下几点想法：1.明确工作目标。平时的工作应紧紧围绕这一阶段的重点工作来做，围绕着每一阶段的重点工作的完成情况来布置和安排工作，实时了解公司当前的工作中心任务和存在的主要问题，不断提高办公室工作人员的认识水平和判断能力。办公室有许多比较紧急的事和杂事，还有些比较复杂难完成的工作，所以我个人认为必须集中精力从主要到次要合理安排人员搭配，处理好完成重要工作和次要工作的关系，使大家能做到做事坚持原则但又不呆板。2.明确服务对象。厂办室有一个最大的工作特征，那就是有许多服务性的工作，其主要也就是两个方面：第一就是“政务”，主要是上传下达、综合协调、督促检查等工作，在这一方面，需要做到的就是能帮领导处好主意，或是想办法给领导好的建议，把领导交代的事情办好，能迅速准确的贯彻领导的意图。第二个就是“事务”，主要是辅助性、手段性和事务性的工作，在这一方面，我们要做好的就是让其他部门“满意”，再麻烦的事情也要任劳任怨，学会埋头苦干但又要经常总结，做到任何工作都有布置、有检查、有督促、有落实。在做好以上服务性的工作的同时，还要有宽阔的胸襟、良好的心态，有甘愿为普通职工群众服务的热情，不烦不厌的做好每一项服务细小的工作。3.准确定位自身责任，立足本职，提高素质。每天上班时，都应先把一天的工作梳理一下，明确今天必须要完成那些事情，那些事情完成到什么情况，要心中有数。因为办公室很多工作人员并不是专业人员，有许多工作我们都是在边学习、边实践、边总结，所以这就要求我们平时从细节方面要严格要求自己，时时明确自身责任，平时多看相关书籍、资料，多练笔写作，不断提高自己公文写作的能力。在沟通协调性的工作方面能多观察，平时多动脑子，相互之间能经常提醒并给一些好的建议加以改进，通过不断的自我完善来提升自身工作素质。4.在突破中求进步，在创新中求发展。办公室的工作复杂多变，这就要求办公室的工作人员要有一定的创新意识。我想首先应该做到的就是观念创新，必须要适应形式的变化和发展，开拓思维，勇于在各项工作中实践新的方式方法。其次还应该具备的就是创新管理，要学习随着环境和形式的变化及时的改进以前工作中落伍的管理方式手段，要做好办公室的工作，就要会在工作中不断总结、改进和创新，这样才能把工作水平推向一个更高的高度。最后，办公室部门是一个团队，细节上虽然大家都有各自不同工作分工，但平时还是应该注重工作经验交流。长期的相互交流中，能够帮助对方在工作中快速找准定位，理清思路，快速进入工作状态。“三人行，必有我师