星级酒店采购部工作程序.doc

星级酒店采购部工作程序第一节：采购基本程序c.一、采购审批程序：G(! 流程表：使用部门经理仓库主任采购部经理财务部成本主管财务部经理主管副总总经理EDb二、采购审批权限J2p7L采购内容限制金额批准人oKQU库存物品￥ 元至￥ 元V￥ 元至￥ 元Lbt￥ 元至￥ 元4sE生鲜、食品￥ 元至￥ 元&1OY￥ 元至￥ 元WFy￥ 元至￥ 元J2Kvv)家 私￥ 元至￥ 元%4&q￥ 元至￥ 元-Ss0￥ 元至￥ 元Al文 具￥ 元至￥ 元6=X7￥ 元至￥ 元k￥ 元至￥ 元+vUoo办公设备￥ 元至￥ 元5Dv￥ 元至￥ 元om￥ 元至￥ 元 Ts日常维修配件￥ 元至￥ 元A品质方面的选定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。 X94(5、燃油和燃料。WaW6、维修零配件和工程物料。2iV%k7、急用和零星用品、办公用品。oZ&LX五、物品采购程序L1、货仓存货补充采购程序：p仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。wX（1）货品名称，规格；VB（2）平均每月消耗量；:E,.（3）库存数量；M?O（4）最近一次订货单价；#（5）最近一次订货数量；/%（6）提供本次订货数量建议。y送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商 供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。+11m!p2、部门新增物品采购程序；U|A若部门欲增置新物料，部门经理或各餐厅总厨应查阅每年编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。;o3、部门更新替旧设备和物品采购程序：?|Go+p如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后，将一份遗失或损坏报告和采购申请单一并送交采购部，采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。MEVWI-4、食品饮料，烟酒的采购程序Ao&p酒店中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。例如：海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要与各出品部、餐饮部，酒吧和成本会计有紧密合作。作出适当的采购，就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。各出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。.（1）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由各出品部、酒吧、各餐饮部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日市场购货表，采购部按每月两次定价的价格填上，经餐饮部门经理及质量成本监督审核后，便可以电话落单或直接到市场选购。m（2）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供应商选定：以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、出品部、餐饮营业部和成本会计主任必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部要邀请供应商对酒店经常使用的餐饮用料提供七到十五日的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的十五日供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交主管副总和总经理审核方为有效。og（3）选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：5SA、哪一家供应商的价格最低；GztoB、哪一家的质量最高；mC、哪一家具备提供相同水平酒店的供货经验。yD、哪一家供应商最诚实。-5、燃料和C5采购程序T?采购部根据餐饮部营业情况与工程部、餐饮部编制每日C5燃油、石油气、柴油采购申购计划，按采购审批程序办理审批。m标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。ANm2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。sE3、采购审定小组。gnnA、餐饮部物品：主管餐饮副总经理、采购部副经理、质量成本监督、中西餐经理、中西餐总厨、点心主管、烧味主管、财务部经理、财务部成本；LGrB、客房部、康乐城物品：主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理、财务成本；ZwV23(C、工程部、其他部门物品：主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理、财务成本。!V)4、供应单位确定后，采购部门向供应商进行议价，由于酒店物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。JO(LG1A、小数额的购买；W9y5=B、唯一供应的来源；JOC、法律规定的价格；A2$yND、己定折扣之价目表；4E、紧俏的市场商品。当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。t.5、定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。采购单一式三联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联。采购定单要注明资料：Q6JG0%A、货品供应商的名称、地址及有关资料；HfKc(B、采购申请单的号码；$wC、订单日期；fdCJD、需求部门；Vh%E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；DS_6sF、总值；s5Wz,MG、付款方法。cu6、合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。hHO（1）、合同的目的：OguoA、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；ZB、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；$-3&C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。,).733（2）、工程合同细则应详细列明D6?A、工作范围物料供应，安装家私设备；(hcB、规格、质量标准及验收标准和方法；&b-aC、其他费用杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担；nOalzD、完成工期和工程进度界定方法；lE、延期完工的赔偿；IR#6F、保养期及维修事项的规定；L./!9G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。.（3）物品或服务性采购合同细则应列明：V$rbc_A、详细采购项目标明的：名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。Fb3omB、交货期限，运输方法及交货地点；E%kBC、付款细则和验收方法；OD、维修保养办法及收费；bbgiE、保修的年限；_fGwF、接受或拒绝货品程序和处理方法；uwq?G、什么情形下可取消合同；YBJH、合法的权利及义务。i;B八、其他；)w1、采购定单的跟催k当定单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。_|5以下情况采购部需要跟催的：v_（1）物品未能依期交货；anTA7（2）交负数量或品质与订单有出入；8nkh（3）新定的供应商或改变供应商；G（4）唯一来源但有问题的供应商；K（5）供应商未能履行合同责任。w2、采购定单取消gw5&（1）酒店取消定单：z 如因某种原因，酒店需要取消己发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决定。A!i（2）供应商取消定单：g 如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。AT（3）违反合同：. 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。wmH（4）档案储存：CR+ 要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存制度，以便快捷存查资料。为避免资料遗失，借出之资料必须登记及催还。I,九、采购交货延迟检讨表Y3e&凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写采购交货延迟检讨表，说明原因及跟进情况。qW采购部工作程序K第一节：采购基本程序c.一、采购审批程序：G(! 流程表：使用部门经理仓库主任采购部经理财务部成本主管财务部经理主管副总总经理EDb二、采购审批权限J2p7L采购内容限制金额批准人oKQU库存物品￥ 元至￥ 元V￥ 元至￥ 元Lbt￥ 元至￥ 元4sE生鲜、食品￥ 元至￥ 元&1OY￥ 元至￥ 元WFy￥ 元至￥ 元J2Kvv)家 私￥ 元至￥ 元%4&q￥ 元至￥ 元-Ss0￥ 元至￥ 元Al文 具￥ 元至￥ 元6=X7￥ 元至￥ 元k￥ 元至￥ 元+vUoo办公设备￥ 元至￥ 元5Dv￥ 元至￥ 元om￥ 元至￥ 元 Ts日常维修配件￥ 元至￥ 元A品质方面的选定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。 X94(5、燃油和燃料。WaW6、维修零配件和工程物料。2iV%k7、急用和零星用品、办公用品。oZ&LX五、物品采购程序L1、货仓存货补充采购程序：p仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。wX（1）货品名称，规格；VB（2）平均每月消耗量；:E,.（3）库存数量；M?O（4）最近一次订货单价；#（5）最近一次订货数量；/%（6）提供本次订货数量建议。y送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商 供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。+11m!p2、部门新增物品采购程序；U|A若部门欲增置新物料，部门经理或各餐厅总厨应查阅每年编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。;o3、部门更新替旧设备和物品采购程序：?|Go+p如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后，将一份遗失或损坏报告和采购申请单一并送交采购部，采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。MEVWI-4、食品饮料，烟酒的采购程序Ao&p酒店中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。例如：海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要与各出品部、餐饮部，酒吧和成本会计有紧密合作。作出适当的采购，就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。各出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。.（1）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由各出品部、酒吧、各餐饮部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日市场购货表，采购部按每月两次定价的价格填上，经餐饮部门经理及质量成本监督审核后，便可以电话落单或直接到市场选购。m（2）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供应商选定：以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、出品部、餐饮营业部和成本会计主任必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部要邀请供应商对酒店经常使用的餐饮用料提供七到十五日的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的十五日供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交主管副总和总经理审核方为有效。og（3）选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：5SA、哪一家供应商的价格最低；GztoB、哪一家的质量最高；mC、哪一家具备提供相同水平酒店的供货经验。yD、哪一家供应商最诚实。-5、燃料和C5采购程序T?采购部根据餐饮部营业情况与工程部、餐饮部编制每日C5燃油、石油气、柴油采购申购计划，按采购审批程序办理审批。m标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。ANm2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。sE3、采购审定小组。gnnA、餐饮部物品：主管餐饮副总经理、采购部副经理、质量成本监督、中西餐经理、中西餐总厨、点心主管、烧味主管、财务部经理、财务部成本；LGrB、客房部、康乐城物品：主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理、财务成本；ZwV23(C、工程部、其他部门物品：主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理、财务成本。!V)4、供应单位确定后，采购部门向供应商进行议价，由于酒店物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。JO(LG1A、小数额的购买；W9y5=B、唯一供应的来源；JOC、法律规定的价格；A2$yND、己定折扣之价目表；4E、紧俏的市场商品。当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。t.5、定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。采购单一式三联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联。采购定单要注明资料：Q6JG0%A、货品供应商的名称、地址及有关资料；HfKc(B、采购申请单的号码；$wC、订单日期；fdCJD、需求部门；Vh%E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；DS_6sF、总值；s5Wz,MG、付款方法。cu6、合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。hHO（1）、合同的目的：OguoA、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；ZB、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；$-3&C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。,).733（2）、工程合同细则应详细列明D6?A、工作范围物料供应，安装家私设备；(hcB、规格、质量标准及验收标准和方法；&b-aC、其他费用杂项开支、超时、工人