高教版秘书基础第三章《信息与秘书工作》教学幻灯片.ppt

第三章信息与秘书工作 1 第一节信息及其在秘书工作中的作用教学目标 1 信息的概念与特征2 现代社会信息工作的基本特征3 信息工作在秘书活动中的作用 2 一 信息的概念与特征1 信息的含义是什么 信息是客观世界中事物运动状态的反映 信息又是客观事物之间相互联系 相互作用的直接或间接的表征 信息经过传递再现客观事物的状态 一般所说的信息 都是经过自然或人工的传递 能够再现事物状态的信息 3 2 信息的分类 1 按信息源的性质 可分为两大类 一类是自然信息 这是自然界自发产生的 另一类是社会信息 这是社会各界有目的 有意识地发出的信息 可分为政治信息 经济信息 文化信息 教育信息 军事信息 科技信息 体育信息等 2 按信息的表现形式 可分为语言信息 文字信息 数据信息 图象信息 4 3 按信息来源的方向 可分为横向信息 纵向信息 外部信息 内部信息 4 按信息的稳定状态 可分为静态信息 动态信息 5 按信息存在或作用时间 可分为长时信息 短时信息 5 就一般秘书部门来说 通常习惯将信息划分为 综合信息 专题信息 固定信息 流动信息 基本信息 派生信息 客观信息 特殊信息 6 3 信息的主要特征 1 开发性 2 共享性 3 无限性 4 时效性 7 1 开发性 信息是可开发 可再生 取之不竭的 资源 能够产生巨大的动力 推动物质世界的发展与变革 人们研究信息 正是为了开发利用这一资源 2 共享性 信息不像一般的物质那样具有单一的归属性 它可以让众多的人共同享用 8 3 无限性 物质世界是无限的 人们对物质世界的认识也是无限的 所以无论从时间还是从空间范畴来说 信息都是无限的 是永不枯竭的资源 4 时效性 社会需求的瞬息万变 带来了信息强烈的时效性 这种时效性反映了信息的价值 过时的信息相对来说价值就小 甚至毫无价值 9 二 现代社会信息工作的基本特征1 信息载体多样化现代社会记录和储存信息的载体 一方面向多样化发展 出现了非纸质材料 另一方面日趋缩微化 2 信息传递迅速化现代科技高度发展 使信息传递越来越不受时空的限制 3 信息社会化 全球化世界上许多发达国家 已率先使越来越多的人共享信息的效益 10 三 信息工作在秘书活动中的作用1 秘书部门信息工作指的是什么 明确 秘书部门的信息工作 主要是根据上级与主管部门的要求 了解情况 掌握动态 发现问题 然后进行筛选处理 综合分析 提供信息资料给领导参考 11 2 信息工作在秘书活动中的作用有哪些 明确 信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几个方面 1 辅助领导科学决策 必须依靠信息 2 起草文件必须依靠信息 3 信访咨询工作需要依靠信息 4 做好日常管理工作必须依靠信息 12 课堂小结 这节课的学习内容包括信息的含义 信息的分类 信息的主要特征 现代社会信息工作的基本特征以及信息工作在秘书活动中的作用 在这些内容中 要注意区分信息的主要特征与现代社会信息工作的基本特征 不要将这两项内容混为一谈 通过这节课的学习 我们明白了 秘书工作的一切方面都离不开信息 新时期特别要求秘书强化信息意识 研究并掌握信息工作的规律 只有这样 才能发挥好参谋助手的作用 13 第二节秘书信息工作的特点 原则和要求教学目标 1 准确辨别秘书信息工作的不同特点2 运用秘书信息工作的原则来解决实际问题3 按照秘书信息工作的基本要求来做好信息收集工作 14 一 秘书信息工作的特点是什么 1 针对性2 综合性3 时效性4 经常性 15 1 秘书信息工作的针对性 主要包括以下几方面内容 1 结合业务即注意信息工作的专业性 2 围绕中心即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行 3 针对问题即按领导的指示 意图 进行专题调查 16 2 秘书信息工作的综合性 领导决策 拟定计划 制定措施 大都需要带有全局性或综合性的信息 而且 领导层次越高 对信息综合性的广度与深度的要求也越高 综合性信息不是多种信息的堆砌拼凑 而是将多种有用的信息融合成一个有机整体 提供综合性的信息服务 一般由秘书部门承担 或由秘书部门组织有关部门共同完成 17 3 秘书信息工作的时效性 秘书信息工作要特别注意时效性 时效性有及时性和适时性两种形式 所谓及时性 即强调信息要保持新鲜度 排斥迟到的陈旧的信息 所谓适时性 即讲究提供信息要选择最佳时机 4 秘书信息工作经常性这个特点 主要体现在起草文件和撰制各种文字材料上 还包括现在已广泛使用的网上电子邮件 18 二 秘书信息工作的原则1 追踪原则2 超前原则3 选优原则 19 1 追踪原则 决策方案在实施过程中 必然会出现主客体状况的变化 秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息 使决策机构和决策者准确掌握情况 及时调整 修订 完善决策方案 20 2 超前原则 秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的 第一 任何信息总是产生 传递在事物及其状态变化之后 再快的信息 也有滞后性 第二 领导必须有所预见 走在事物运动的前面 这就要求秘书抢时间 争主动 超前收集信息 向领导提供 预测性 信息 如果凡事总是事后了解 提供 马后炮 信息 那就作用甚微 21 3 选优原则 客观上说 凡是信息都是有用的 但秘书必须针对工作需要 利用信息分类标准 对所接触的信息 迅速准确地加以判别 分出哪些是有效信息 哪些是无效信息 哪些是干扰信息 从而对信息选优 22 三 秘书信息工作的基本要求 准确 及时 全面 适用 八个字 23 1 准确 即信息的内容要准确无误 真实可靠 准确是信息的生命 是信息的全部意义所在 秘书收集到的原始信息要可靠 真实 处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一 如实反映情况 才能保证各级领导机关及决策者依据真实的 准确的信息作出恰当的判断和科学决策 如果信息不准 必然会给领导工作造成失误 因此 准确 应是秘书信息工作的灵魂 24 2 及时 即信息的收集 处理 传递 反馈要及时迅速 讲究时效 社会主义市场经济对秘书信息工作的时效性提出了更高的要求 不仅信息传递要快 而且收集 加工 检索 输出都要高速度 如果信息处理不及时 就会失去信息的价值 甚至造成严重损失 3 全面 即信息的收集和处理要注意广泛性 真实地反映事物各方面的情况 只有全面地反映情况 才能使各级领导根据各方面的信息 权衡利弊 择善而从 作出正确的判断和决策 25 3 全面 即信息的收集和处理要注意广泛性 真实地反映事物各方面的情况 只有全面地反映情况 才能使各级领导根据各方面的信息 权衡利弊 择善而从 作出正确的判断和决策 26 4 适用 此项要求包含以下三方面内容 1 要服务于中心工作 就是说要弄清本地区 本部门 本单位的工作进展情况和急需解决的问题 要及时摸清领导者的思想脉搏 做到心中有数 要突出重点 帮助领导者集中主要精力考虑重点问题 同时兼顾一般 以免发生不应有的疏漏 27 2 要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息一条有价值的信息对于不同层次 不同部门的领导者 其参考价值并不同 秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求 在信息的投向上有针对性 区别对待 注意适用对路 28 3 全面 即信息的收集和处理要注意广泛性 真实地反映事物各方面的情况 只有全面地反映情况 才能使各级领导根据各方面的信息 权衡利弊 择善而从 作出正确的判断和决策 29 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 30 第三节信息的收集教学目标 1 信息收集的内容2 信息收集的渠道3 信息收集的方法 31 一 信息收集的内容有哪些 秘书部门是综合办公部门 收集信息是为了领导决策和各项管理工作服务的 其收集信息的范围十分广泛 既有综合性的 也有技术业务性的 秘书人员信息收集内容随服务领域与目的的不同而有差异 一般应包括 32 1 系统内信息 这是机关单位所管辖和隶属系统内的信息 2 上级信息 上级信息是上级领导机关下达的信息 是各级机关工作的依据 3 平行信息 不相隶属的机关单位的相关信息 4 社会信息 社会上具有普遍性 倾向性的信息 5 历史信息 与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料 6 国际信息 来自国际社会的信息 33 二 信息收集的渠道有哪些 1 根据获取信息的方式 信息收集的渠道有 1 信息网络渠道 2 行政组织渠道 3 科研渠道 4 社会团体渠道 5 调查渠道 6 媒体渠道 34 2 根据获取信息的来源 信息收集的渠道有 1 外部渠道 外部渠道包括国内信息渠道和国外信息渠道 2 内部渠道 内部渠道是指组织内部的各个部门 35 三 信息收集的方法有哪些 根据信息收集的具体目的和所在组织的业务内容 以及环境条件的不同 信息收集的方法多种多样 常用的信息收集方法有 1 观察法5 索取法2 问卷法6 网络法3 阅读法和收听法7 量表法4 询访法8 交换法 36 一 单选题撰写市场预测报告时 常用 收集信息 A 媒体渠道B 信息网络渠道C 调查渠道D 社会团体渠道 37 二 多选题1 下列属于上级信息的是 A 党和国家的有关方针B 有关的法令规定C 所属范围内的重要工作进展情况D 上级主管领导机关发布的指令性和法规性的公文 38 2 下列信息收集的渠道 方法中 属于根据获取信息的来源划分的是 A 媒体渠道B 信息网络渠道C 外部渠道D 内部渠道 39 第四节信息的收集教学目标 1 信息收集的内容2 信息收集的渠道3 信息收集的方法 40 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 41 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 42 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 43 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 44 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 45 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 46 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 47 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 48 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 49 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 50 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 51 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 52 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 53 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 54 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 55 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 56 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 57 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 58 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 59 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 60 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 61 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 62 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 63 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性 应及时采报 防止把按需要采报歪曲成 按胃口喂报 64 3 要特别注意 只要是新发生的带有重要动向性 倾向性 苗头性 政策性 突发性的问题 都有较强的适用性