中石化便利店前台销售系统操作说明PPT课件.ppt

中国石化便利店连锁经营管理系统便利店前台销售系统 石化盈科信息技术有限责任公司2011年08月 目录 1 进入前台收款系统 2 交易处理 4 盘点 3 业务处理 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 收款员要使用管理员分配的用户代号和密码来进行系统注册 见画面 每个用户使用唯一的代号 密码的输入字符不可见 如果输入错误可用退格键修改 特别说明 在用户代码输入框和密码框都输入0 输满后可以退出系统 注 在登录界面的左下角可查询本机前台程序的版本号 POS 以及数据库版本号 DbVer 核对下营业日期是否正确 当前日期指 系统时间 即POS机的操作系统时间 以此时间可判断电脑时间是否与实际时间相同 当前应营业日期指 当前班次的营业日期 例 如企业是每天早8点至第二天早8点为一个营业日期 则每天8点之前登录时营业日期为昨天 8点左右需要对昨天的营业日做前台日结 日结后营业日期变为当天 18号早上8点之前系统日期为18号 当前营业日期为18号 18号早上8点左右对18号的销售数据做日结 日结时结账日期为18号 日结成功后 重新登录时营业日期自动变为19号 开始19号当天的日常销售 业务 等到19号早上8点之前 营业日期仍为19号 19号早上8点左右对19号的销售数据做日结 日结时结账日期为19号 日结19号数据成功后 重新登录时营业日期变为20号 开始20号的营业 以此类推 1 进入前台收款系统 1 进入前台收款系统 交易 主要进行销售 退货 作废等交易操作 日常业务完成制作要货单 验收单 退货单等单据 收款员可以使用 密码 功能修改自己的密码 用 报表 功能查询和打印报表 用 练习 功能尽快熟练销售流程 上交营业收入时使用点钱功能 盘点时使用盘点功能 收款员交接班用 交班 功能 日结时用 日结 功能做日结帐 1 进入前台收款系统 更改口令 选择密码菜单项 首先要求输入原密码 输入原密码后按回车键 即可进入设定新密码画面 新密码和验证密码必须完全一致 1 2 修改密码成功后会有以下提示 本次交班及下次登陆即可使用新密码 3 1 进入前台收款系统 查看公告 登录系统后 点击 通信 键 按0退出重新输入用户名和密码登录前台 可查看最新下发的公告信息 目录 2 交易处理 1 进入前台收款系统 4 盘点 3 业务处理 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 2 交易处理 一般信息包括 营业日期 交易流水号 交易状态 顾客状态等 每个单品的销售数据包括 行号 商品编码 商品名称 商品售价 销售数量 优惠金额 商品总售价 前台系统允许多种付款方式同时支付 同时对卡类的付款方式可以多张卡同时支付 对每种付款方式都要记录它的金额 交易过程中时 系统会随时显示当前金额的累计金额 交易结束时 系统要计算这笔交易的应付金额 最后算出顾客的累计支付金额和应找给顾客的零钱 这些数据当中有些是需要收款员录入的 如商品编码 数量等 有些是不需要输入的 如品名 合计金额等 他们由系统查询或计算得出 2 交易处理 前台交易 注意事项 1 顾客在购买商品时 便利店的营业人员应实时将此销售数据录入系统 通过系统进行销售 不可有大量销售数据补录 统一录入的情况发生 避免后续无法对客流量 客单价等数据进行准确分析 2 在录入支付方式时 一定要选择正确 避免在营业结束交款或财务对账时 出现差异 2 交易处理 基本交易录入流程 作废流程 2 交易处理 交易的一般录入顺序如下 1 选择交易方式 交易 系统有三种交易方式 零售 退货 作废 其中退货 作废有对应的功能键 零售是缺省的交易状态 不需要选择 选择交易状态时 按相应功能键即可 如果想要取消所选定的交易状态 可以用总清键恢复为零售状态 交易状态的选择一定要在录入任何销售数据之前 一旦录入了销售数据 不允许再改变交易状态 2 输入单品数量在输入商品编码或条码前先输入商品数量 然后按 数量 键 商品数量栏的数量就会发生变化 然后光标会跳回输入商品条码一栏 提示输入商品条码 2 交易处理 交易的一般录入顺序如下 3 输入商品条码或编码使用编码方式或者使用手工输入条码方式售货 手动敲入编码或条码后按回车键确认 使用条码枪售货 直接扫描商品条码即完成输入 单品类型在代码输入后同时显示 如果输入的商品具有单价 系统会计算出它的总售价金额 一条商品数据输入结束 4 如果有多于一种商品 重复执行 同 3 一种商品录入结束后 系统自动转到下一个新单品行 如果超出一页能显示的范围 会自动将这页滚屏显示 一种商品输入后 系统不允许在同一页上二次输入 但是 当输入的商品在一个新的单品位置上 并且这个商品在上面的单品行已有输入 新输入的商品将自动累加到原有的商品行上 2 交易处理 交易的一般录入顺序如下 5 数据录入过程中可能因为按键或者其他原因造成数据错误 系统提供了专门的功能键对数据进行修改或清除 输入一个字段时出现错误 用 退格 键逐个字符修改 行清 键从当前交易中删除被高亮显示的单品项 高亮显示条可以使用方向键移动 总清 键可以取消当前交易 恢复为缺省状态 6 按 合计 开始支付合计开始之后 之前录入的商品数据就不能改动了 因此合计前必须仔细校对录入的商品数据是否准确 如果确实出现了错误 按 继续录入 键可以返回商品录入界面 然后按 5 中的描述删除错误的商品数据 重新录入 2 交易处理 交易的一般录入顺序如下 7 输入支付金额 选择支付方式 输入顾客的付款金额后 按相应功能键选择支付方式 例如 顾客使用现金支付 则输入顾客支付的现金数后按 现金 键 其他支付方式以此类推 如果顾客支付的金额不足 会提示付款不足 然后要求继续输入 此时可以更改支付方式 以实现多种支付方式同时支付 如果顾客付款金额大于等于应付金额 系统会计算找零 如果定义了 支付 键 则可以使用 支付 键进行支付 支付列表里列出所有支付方式以供选择 8 打开钱箱 打印小票 按任意键返回缺省页面 注意 一旦付款金额大于或等于应付金额 交易立即结束 2 交易处理 销售 按照上述流程操作就进行了一笔完整的销售 首先输入销售数量 按 数量 键 操作后界面如下 注意画红框的部分 已经变成了销售数量 然后扫描商品条码 如下图所示 商品明细栏会显示该商品的相关信息 并计算复数商品的总金额 2 交易处理 重复执行以上两步 即可继续录入商品 如果录入之前已经录入的商品 则商品数量会自动累加 不会产生新的明细 如图 将所有商品输入完成后 按 合计 键进入付款页面 如图所示 2 交易处理 付款金额一项中默认为应付金额 请在这里输入顾客付的实际金额 后按相应支付方式键 如果顾客给的钱数大于等于应付额 系统会自动计算找零 如果顾客给的钱数小于应付金额 系统会将付款不足的部分显示为应付金额 这时可以更改支付方式 由此实现多种支付方式联合支付 付款金额大于等于应付金额后 交易立即结束 系统显示找零 并打印小票打开钱箱 如图 按任意键返回初始界面 即可进行下一笔交易 交易过程中功能键的使用 行清 录入过程中如果出现了数据错误 使用上下方向箭头移动高亮显示条的位置 使用 行情 删除高亮显示条中的商品 总清 在打印出小票之前 按 总清 可以取消整笔交易 将系统返回初始状态 挂账 使用 挂账 可以将本笔交易挂起 继续处理下一交易 能继续销售时 再次按挂账键并用上下箭头选择挂起的交易 按 回车 调出挂账的销售流水 继续交易 继续录入 当已经按了 合计 进入付款状态时 如果有商品增加或者删除 按 继续录入 返回商品录入状态对商品进行修改 打印开关 当因为某些原因 前台销售时不想打印小票 可以按 打印开关 关掉打印机 再按一次打开打印机 2 交易处理 退货 在录入任何商品信息之前 按 退货 键就可设定交易模式为退货模式 在此状态下输入要退货的商品条码和数量 注意 此时金额和数量是负数 如果录入了正数 则自动变为负数 2 交易处理 按合计键计算总金额 支付给顾客后 按相应支付方式键 一般按 现金 支付金额在退货时就是实退金额 只有应退金额与实退金额相等 退货交易才能结束 2 交易处理 作废 作废查出一笔流水 并把他从流水账里清除 当作从未发生过 按 作废 键 系统会要求输入交易流水号 按照顾客小票上的交易流水号输入后按回车键 系统会查询出该流水的内容 并在屏幕上显示 2 交易处理 如果确实要作废 再按一次 作废 键 点 是 确认作废 否则按 否 后按 总清 键取消本次作废操作 返回缺省的销售页面 注 只能作废前台未通讯上传前的销售流水 已通讯上传的销售流水不能作废 目录 2 交易处理 4 盘点 3 业务处理 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业条处理 便利店前台系统目前只使用要货单 验收单 退货单三种类型的单据 其中 验收单又分为直送验收单和配送验收单两类 退货单分为退货申请和退货单 直送退货 配送退货 其操作方式及意义如下文所述 3 业条处理 要货 当站级缺少商品需要进货时 使用要货单通知总部采用配送或直送方式配货给站级 从前台程序中按功能键 要货单 即进入制作要货单的界面 要货单制作界面如图所示 3 业条处理 1 增加单据 按 要货单 键后 自动进入增加单据状态 首先输入要求的送达日期 系统已经预设了送达日期 默认为当前日期2天后 一般不需更改 直接按回车键 输入送达日期后 光标会移动至商品编码一栏 直接输入要订货的商品编码后按回车键 或扫描商品条码 也可点击输入框后面的图标 在弹出的窗口中选择商品 如果该商品允许订货 则会出现该商品的品名信息 并且光标会移动到要货数量一栏 在要货数量一栏中填入实际需要的数量 按回车键将光标移动到下一行 继续录入下个商品 注 要货数量必须大于或等于最小配货数量 且要货数量为最小配货的整数倍 如果想删除某一行要货数据 则使用键盘将焦点移动到该行 然后按 行清 功能键即可删除该行 商品全部录入完毕后按 合计 功能键进行保存 如果某一行记录中商品的要货数量小于最小配货量且非零值 则系统给出修改提示 需要修改后才能保存 并且系统会在保存时自动将同一商品编码的要货记录合并 如果某一行记录中商品的要货数量为0 则保存单据时自动删除该行 在进入要货单操作界面时默认进入要货单制作界面 如需做其他操作 按 作废 键退出要货单制作界面后进行其他操作 注 要货单制作完成并保存后 检查无误方可进行记账操作 只有记账的单据才真正生效 且记账后的单据不可修改或删除 3 业条处理 按数字键 2 进入查询界面 设置查询条件 然后按 查询 功能键 系统会列出所有符合查询条件的单据 选中要修改的单据 单据状态必须是 0 新的 后按数字键 4 进入编辑界面 然后可按照实际需要编辑单据内容 编辑完成后按 合计 功能键保存修改 或者按 作废 功能键放弃修改 注 根据要货单的数据状态 0 新的 4 记账 来判断单据是否真正记账 2 修改单据 3 业条处理 3 删除单据 按数字键 2 进入查询界面 设置查询条件 然后按 查询 功能键 系统会列出所有符合查询条件的单据 选中要删除的单据 单据状态必须是 0 新的 可以按数字键 1 查看单据明细 确认无误后按数字键 5 出现提示询问是否删除单据 选择 是 删除单据 4 单据记账 按数字键 2 进入查询界面 设置查询条件 然后按 查询 功能键 系统会列出所有符合查询条件的单据 选中要记账的单据 单据状态必须是 0 新的 可以按数字键 1 查看单据明细 确认无误后按 6 完成单据记账 注 记账后的业务单据才能够被通信程序发送到后台业务系统 未记账的单据不会通讯到后台服务器 5 智能推荐要货 点击 智能推荐 按钮 如果有商品当前库存小于库存下限 则推荐数量为库存上限减去当前库存数量 如果该数量不是最小配送量的整数倍 则增加要货数量到整数倍为止 点击 合计 键 将推荐的商品和数量添加到要货单明细中 如右图 3 业务处理 前台验收 注意事项 1 当供应商送货到达门店后 便利店营业员要对商品及时验收 并将验收数据及时录入系统保存 记账并通讯成功 2 如果不及时在系统进行验收操作 就会造成负库存销售产生未调数据 3 如果在盘点时还有未验收的单据 就会造成账面库存与系统库存数量不一致 产生盈亏差异 3 业条处理 验收 当站级接到总部采用直送或配送方式送来的商品时 使用验收单通知总部已接收到商品 并反馈接收的数量 以便控制库存 直送验收可以修改实到数量 配送验收不可修改实到数量 从前台程序中按功能键 验收单 即进入制作验收单的界面 验收单制作界面如图所示 3 业条处理 直接验收 当商品由供应商直接送到站级时 应使用直送验收模式 方法如下 按数字键 3 进入增加验收单界面 如右图所示 然后系统会自动列出本张采购单的供应商及商品明细 在 实到数量 一栏填入实际到货数量 所有商品输入完毕后 点击 保存 按钮 确认实到数量输入无误后再点 记账 按钮完成验收 待数据通讯时一起发送到总部 注意 根据中石化便利店要求 直送验收的实到数量只能小于或等于进货数量 不得大于采购数量 配送验收 当商品由总部直接配货给站级时 应采用配送验收模式 方法如下 按数字键 2 进入验收单查询界面 输入要查询的验收单录入日期 点查询按钮或 查询 键列出所有配送验收单据 选中到货的验收单据 可点明细按钮查询该验收单的商品明细 如果没有问题 点 确认 按钮或数字键 7 确认收货即可 注 配送验收的数量不能修改 只能对单据进行确认 3 业条处理 退货单 从前台程序中按功能键 退货单 即进入退货单 退货单制作界面如图所示 1 门店录入退货申请单 里面商品可能既包含配送商品也包含直送商品 记账后发送给总部 2 总部进行审批 通过后生成未记账的配送退货单或直送退货单发送给门店 3 总部或供应商拿着相应单据到门店取货时 门店在退货界面查询出总部发送的配送退货单和直送退货单后 点齐实物后修改退货单据的实退数量并保存记账 4 门店把确认过的配送退货单或者直送退货单发送给总部进行处理 门店退货流程 3 业条处理 增加退货申请单 按数字键 3 新增一张退货申请单 制作退货单的界面如图所示 系统默认仓库编码01 录入商品编码按回车键或使用条码枪扫描条码 也可点击输入框后面的图标 在弹出的窗口中选择需要退货的商品 如果该商品编码在便利店商品表中存在 则系统自动显示商品名称 单位 条码 规格等 光标会移动到退货数量一栏 录入退货数量 光标再次移动到退货原因一栏 按照上方的提示录入退货原因 按回车键 光标会移动至下一行的商品编码处 即可继续录入下一个要退货的商品 如果想删除某一行退货数据 则使用键盘将焦点移动到该行 然后按 行清 功能键即可 全部录入完毕后按 合计 功能键进行保存 如果某一行记录中商品的退货数量为0 则保存单据时自动删除该行 退货申请单制作完成后按数字键6或点 记账 按钮 以便数据通讯时将该单据上传至总部 3 业条处理 退货申请单被总部审批通过后 门店应做数据通讯操作接受未记账的配送退货单或直送退货单 数据通讯完成后 在退货单界面按数字键 2 进入查询界面 设置查询条件 然后按 查询 功能键 系统会列出所有符合查询条件的退货单据 选中与物流或供应商所持单据号一致的单据 按数字键1或点明细按钮 确认退货明细 此时可以根据实际情况修改实退数量 如果单据明细与实退商品明细相符 按数字键6或点 记账 按钮记账 即完成退货单门店确认操作 做数据通讯上传退货单据即可 总部申请通过后的确认退货 目录 2 交易处理 4 盘点 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业务处理 4 前台盘点 前台盘点 注意事项 1 在盘点过程中 不可在进行系统操作 保持库存的相对静止状态 2 在盘点前 将未处理的业务单据处理完毕 例如 验收单 退货单 3 在盘点前 确保系统录入的销售流水与实际一致 完成日结账 进行通讯操作并保证通讯成功 4 前台盘点 2 如商品已盘点过 再次输入该商品盘点时系统会提示 商品XXX已经录入数量XX 再次输入盘点数量 该商品总的盘点数量会累加在一起 已保存的商品盘点数量只能累加 不能减少 1 在 商品编码 输入框直接输入或扫描商品编码或条码后 输入盘点数量 逐个进行商品盘点 3 所有商品盘点结束后 按 上页 进行盘点结账 注 盘点结束后 必须要做盘点结账操作 否则盘点数据不会上传到后台 5 前台日结 前台日结 注意事项 1 一个营业日内仅应进行一次 日结交班 的操作 日结交班后营业日期变为当前营业日期的下一日期 日结交班 后的新营业日不能晚于明天 否则将不能进行日结交班 2 每日必须做一次日结 日结完成后必须进行通讯 并且通讯成功 3 如果门店没有进行日结操作 就会造成后台结账后给相关数据分析造成一定影响 如当天的销售数据分析 目录 2 交易处理 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业务处理 4 盘点 5 交班 收款员当班结束 交班时应使用收款员功能菜单的 交班 然后上交当日收款员的收款金额 并由最后一名收款员按照规定做相应的交班日结操作 交班做完后系统自动返回到注册界面交由下位收款员继续操作或按 关机 键关机 交班需要输入当前用户密码 注意 如果用户交班前修改了密码 则交班时应输入修改后的新密码 输入完密码后 进入交款界面 交款功能是在每次上交营业收入时 将实际上交的营业收入金额录入系统 以便后台进行对账 业绩评估等工作 直接按数字键就可以在高亮显示条一行的实交金额一栏输入该支付方式实际上缴的金额 按回车键确认输入并将高亮显示条向下移动 用上下两个方向键也可以移动高亮显示条的位置以跳过种支付方式或对输入错误的金额进行修改 窗口最下方的合计栏会自动计算已录入的交款金额 交款金额录入结束 一定要按 合计 键保存并打印交款记录 然后系统会提示 交款成功 收款员做完交款操作后 按 总清 键退出交款界面 系统自动返回前台程序登陆界面 由下个班次收款员登陆前台系统进行操作 目录 2 交易处理 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业务处理 4 盘点 5 交班 6 日结 当日营业结束后 按照便利店日结帐相关规定 由收款员做日结帐操作 在功能界面上 按数字 9 键或者点击 日结 选项 系统提示输入密码 输入当前操作员的密码后回车 系统进入日结窗口 如果当前班次有未交款的销售流水 在日结窗口中会显示出来 如图 首先按 合计 键 系统提示 交款成功 将当前班次未交款的销售数据做交款操作 如图 6 日结 然后弹出窗口 系统提示 确认要进行日结吗 选择 是 按钮 如果当前班次没有未交款的销售流水 直接进入日结界面后 按 合计 键 也会出现此提示窗口 如图 点击 是 按钮 出现如下窗口 6 日结 核对当前营业日期是否正确 无误后点击 是 按钮 进行系统日结 系统提示 日结成功 日结成功后 系统出现 是否自动通讯 窗口 如左 选择 是 系统自动进行数据通讯 将当前日结的销售数据 业务单据等上传到后台 6 日结 最后按 总清 键 退出日结界面 返回系统登录窗口 由下个营业日期的收款员登录前台销售系统或者关闭POS机 注意 一个营业日期内仅能进行一次日结操作 如再次日结 系统会提示 今日已经结账 不允许重复结账 目录 2 交易处理 7 报表查询 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业务处理 4 盘点 5 交班 6 日结 7 报表查询 进入功能菜单的 报表 功能 系统会有 本地报表 和 下发报表 使用 上页 下页 切换报表类型 使用 查询 查询数据 使用 打印开关 打印报表合计 使用 合计 显示明细 使用 总清 退出 使用方向键 回车和数字键可以更改报表参数以缩小查询范围 目录 2 交易处理 8 智能升级 1 进入前台收款系统 3 业务处理 4 盘点 5 交班 6 日结 7 报表查询 8 智能升级 概述 商定天下自动更新程序 是用以实现前台收款机站点应用程序自动更新的有力工具 可通过HTTP 共享目录 FTP三种方式实现应用程序的自动下载和自动更新功能 代替原有的手工更新 自动更新程序由两部分组成 HsUpdate exe 自动下载更新程序 功能有系统设置 自动下载 查看日志等 它实现本地程序版本和服务器版本自动比对 判断可用下载并可自动下载更新文件 Main exe 自动更新程序 功能有将文件更新 启动外部程序等 实现更新文件下载后的文件覆盖更新功能 8 智能升级 系统功能 HsUpdate功能 1 点击HsUpdate exe 进入自动更新程序界面 如图 2 电话拨号 对于电话拨号的网络环境可支持电话拨号功能 拨号配置信息取之于销售系统中PosCfg