07年总经办工作年终总结.doc

宇宙（龍崗）機器設備廠 總經辦2007年工作總結及08年工作計划致 余總邵經理影送各部門發出喻國模日期2008-01-12主題2007年總經辦工作總結匯報編號Q.080112-01過去的二00七年是我們總經辦在職能上進一步擴展的一年，加強了各部門之間的協調跟進力度，公司ISO體系維護工作，由原來的品質部控制轉移到總經理室。07自3月份初開始，ISO體系維護工作已正式移交至總經辦展開工作，在人員配置上增加了一名文員，主要負責ISO方面的跟進，協助總經理室助理工作。在此期間，由總經辦主導公司整個體系朝著有效適宜和更加規范化的預定步伐前進各項工作計划得到有效落實公司內審隊伍的不斷擴大審核人員業務知識的不斷增強尤其是6月份體系小組的組建運作伴隨著各項審核宣傳及稽查工作的順利開展為整個體系運作的持續改善積累了更多的可實用資源。一年中總經理室共跟進經理例會待跟進事項151項（重點是），已關閉109項，還有42項待08年繼續跟進。從未關閉的項目來看，公司目前在制度的完善及執行方面還存在不足，往往規定的制度不能執行到底，人力資源及行政的工作不能跟上公司迅速發展的速度，呈現滯后狀態。07年上半年，跟進公司專利申請及商標的申請工作，全年專利新增30多項，UCE商標也做了補充申請。下半已將專利的申請與跟進工作轉交總經辦胡凌明負責。10月份開始，協助跟進公司申報國家三級安全標准化生產企業，經過兩個月的努力，目前已通過復評，待區安檢復查，市安檢審批。12月份，協助人資行政部簽訂全廠勞動合同。通過勞動合同法的出臺，可以看出目前國內的法律制度已逐漸健全，廣大職員工人法律意識已大大增強，執法部門的跟進力度也較以往加大力度，因此公司管理必須與時俱進，進一步規范化，合法化，只有這樣才能確保我們的企業永續發展，基業常青。回顧過去展望未來只有不斷總結經驗努力奮進才能確保今后公司整個體系的長久有效運作才能為公司的不斷壯大產品品質的持續改進提供更多更加實用且強有力的系統支持。 附：2007年ISO工作總結報告及2008年工作計划 一07年度ISO整體工作完成落實情況事 項預計時間完成時間完成情況體系文件電子檔案整理3月底前4月中旬OK上半年第一次內審5月中旬5月4日-5日OK公司及各部門質量目標修訂6月前7月OK內審員外培6月20日分兩批（6/17和6/23日）所有人員均培訓合格并取得內審員証質量手冊等文件的適宜性修訂6月下旬7月初OK上半年第二次內審7月第一周7月5日-6日OK本年度第一次管理評審7月28日8月1日OK下半年第一次內審9月底11月7日-9日因考慮質量管理體系維護細則順利推行實施經體系小組討論通過將下半年的內審工作統一于11月初進行。下半年第二次內審12月中旬第二次管理評審12月底08年1月OKISO體系小組組建成立計划外事項6月OK組織各部門展開文件自查9月中旬自查發現的問題較多但改進措施得力效果明顯制定使用質量管理體系維護細則10月初OK各部門文控員培訓11月初各部人員積極參與認真聆聽整個培訓進行較成功效果明顯。ISO知識宣傳工作主推ISO宣傳導報9月首期發行12月初發行第二期OK生產部清潔措施文件執行情況稽查12月底由點到面及時發現阻礙體系高效運作的絆腳石第1頁共18頁二07年6月份新成立ISO體系小組最新概況 ISO體系小組定義是為確保公司ISO質量管理體系的有效運作由各內審員組成的一個專門維護組織簡稱體系小組。 ISO體系小組人員名單及架構小組成立于2007年6月截止目前共有成員12人其中組長副組長各1名文員1名審核員9人.組長喻國模副組長黃海斌文員謝常軍品質部/常啟敏品質部/黃春義生產部/宋建軍PMC部/尚明偉業務部/陳旺興業務部/劉文龍工程部/徐永清資訊組/戴洪波人資行政/唐文星 體系小組主要工作職能 通過開展公司ISO體系日常稽查內審及宣導ISO管理知識培訓等活動來共同維護好質量管理體系的有效運作。 體系小組主要活動項目1內審由體系小組組織為確定質量管理體系是否達到有效運行而開展的系統獨立的抽樣查核活動。要求每年公司內開展4次這樣的審核活動。實施步驟 計划/准備階段 8 現場實施階段8 結果評核及不符合項跟進驗証2ISO知識的交流和培訓每個月對組織對內審員進行培訓及經驗交流重點以加強審核技巧交流新知識宣導全員ISO知識培訓等為目的。3ISO體系小組稽查針對當前公司QA發出的糾正和預防措施的實施情況經理例會跟進事項的執行情況以及各部門體系運行中的實際問題進行不定時的抽樣跟進查核驗証。 體系小組內審稽查工作指導標准第2頁共18頁目前體系小組主要依據文件質量管理體系維護細則執行各部門的體系執行情況考核。三07年度公司質量方針修訂及質量目標達成情況 公司質量方針修訂情況公司自1999年通過ISO質量管理體系認証以來原質量方針 “優異品質質量第一優質服務客戶至上”已使用8年現為切合公司的實際發展和適應市場需要今年7月份已將公司質量方針更改為 “以客為上技朮為先持續改善質量求進優質服務全員行動” 更改后的內容更加精辟更加符合公司目前的發展需要。 公司質量目標調整情況隨著公司質量方針的合理性修訂公司質量目標也隨之做了適宜性調整具體如下總目標 “保証台台產品使用戶滿意”1）客戶滿意度= 80分（每半年統計一次）07年度目標達成情況統計周期調查表發放比例回收比例客戶滿意度得分達成情況07年上半年76%89%80分達標07年下半年08年3月份才能統計完成待完成后將及時匯報。2）機組安裝完成一個月內每10米客戶投訴項= 10 1項 （每月統計一次）07年各月目標達成情況月份每月有效投訴項月安裝量每10米客戶投訴項目標要求每10米客投訴項達成情況07年1月19項211.5米0.90項/10米 1項達標2月7項94.1米0.74項/10米 1項達標3月8項87.9米0.91項/10米 1項達標4月8項84.4米0.95項/10米 1項達標5月21項282.7米0.74項/10米 1項達標6月49項416.3米1.2項/10米 1項未達標已做原因分析7月65項660.0米0.98項/10米 1項達標8月42項695.3米0.6項/10米 1項達標9月38項725.0米0.5項/10米 1項達標10月57項706.0米0.8項/10米 1項達標11月56項645米0.9項/10米 1項達標12月29項386米0.75項/10米 1項達標第3頁共18頁四07年8月BSI公司外審情況流.lku 按照外部跟蹤審核計劃的安排由BSI太平洋有限公司張鵬先生（審核組長）陳菲小姐兩人組成的審核小組于8月14日-15日對我公司品質工程等部門進行了較深入的跟蹤審核。整個審核情況詳情如下 審核工作整體情況1. 審核的目的通過外部跟蹤審核工作了解現階段質量体系的運行情況及時發現不符合項和需改善的項目以便相應的責任部門能及時整改確保體系的完善及有效性此次外審包括上次外審不符合項的糾正情況跟進。2. 審核的范圍本次審核的范圍包括總經理&管理者代表品質部、PMC部、業務部、工程部、研發組3. 審核的時間: 8月14日-8月15日4. 審核員本次審核小組由BSI太平洋有限公司張鵬先生（審核組長）陳菲小姐組成。審核采用抽樣的方式進行。5. 審核結果序號不符合項的事實描述跟進完成情況備注1在品質部審核時，2007-08-14之“零件檢查記錄單 ”顯示：1產品“退膜葉輪”11件，記錄抽樣數為3件;2產品“過橋支撐杆”10件，記錄抽樣數為3件。不符合文件ANSI/ASQCZ1.4-93正常抽樣之抽樣計划要求。OK輕微不符合項2PMC部開料現場所用的卡尺已無法准確測量，無校驗標識OK3公司宜考慮進一步規范文件與資料的管理工作，如：文件與資料的受控管理，文件資料及記錄的編目、歸檔管理，作業要求的文件化管理工作等。OK書面觀察項4公司宜考慮對糾正及預防措施的時限管理，如鉣對顧客滿意度調查結果及跟進采取相應糾及及預防措施。OK5公司宜考慮在新產品設計開發過程中適用標准的識別、落實，及設計開發過程中相關責任部門間的溝通（如品質部與工程部等）。跟進中6公司宜考慮進一步明確工程圖樣的審批工作。（研發組AOI設計圖）OK7公司請關注消防設施的管理。例如3樓倉庫的2個消防栓中，一個補物料阻擋，另一個需要費時找鑰匙才能打開。危險化學品倉需關注溫度控制，以及排氣扇對室外廢紙堆放區可能引起的危險。OK8公司在組織內審工作時發現的內審不符合項原因分析過於表面。跟進中口頭觀察項9建議公司在人員培訓方面進一步加強，如品質人員對抽樣標准及方法的培訓等。OK10建議公司對發出的糾正和預計效率進一步提高，對糾正及預防采取的措施必須及時。OK第4頁共18頁在審核過程中審核員發現有2項輕微不符合項有5項書面觀察項及3項口頭觀察項具体情況如下7. 審核組建議 根据本次審核結果審核小組認為公司需加強對文件和資料的管理。A. 審核過程中，各部門均能積極配合，但在抽樣過程中，尋找記錄的時間太長，效率低;B. 通過審核發現，公司在安全管理方面需加強，重視度不夠。8. 陪審人員建議： 1. 各種行業標准國家標准及國際標准的識別目前散見于品質部的各個作業指導書中主要是數量較少建議對公司的重要物料重要過程盡可能找到相應的行業標准國家標准及國際標准并結合我司情況確定是否需要在相關外來標准的基礎上從嚴控制 2. 安全標准及國家法律法規的識別不夠建議在品質部選送12人進行安全檢驗培訓對此商檢局也有要求。 3. 培訓應是今后各個部門工作重點之一員工素質的持續提高才能使其更有能力為公司貢獻。 本次審核總結及下步工作計划1. 輕微不符合項及書面觀察項的整改完成情況品質部、PMC部發現的不符合項，已在9月1日前整改完畢;涉及到長期需跟進的問題，將由ISO體系小組主導各部門須積極配合爭取在下半年的管理評審前將識別的問題予以關閉。ISO體系小組將會針對本次審核提出的問題，一一分解到相關部門，並定期對各部門的跟進情況予以抽查驗証。2. 加強ISO知識的宣傳力度，深化內審工作計划1) 自9月份開始，ISO體系小組將針對ISO方面的知識以宣傳欄進行宣導，同時進一步加強內審員的交流，增進ISO基礎知識2) 下半年在9月份及12月份進行兩次內審3) 審小組采取不定期及定期抽查的方式進行跟進審核審核依據不再局限于標准及程序文件重點以支持文件為依據以確認文件是否適宜并重點確認是否按章操作以上均已得到有效實施達到預期效果及要求詳細情況見后述。 08年度外審計划安排預計審核時間計划審核區域/流程條款2008年8月總經理/管理者代表4.1，4.2.1，4.2。生產-加工部、金屬部、結構部6.3，7.1，7.5。采購部7.4.1，7.4.2，8.4人力資源及行政部6.2資訊組4.2.3，4.2.4第5頁共18頁五本年度內審實施開展情況107年5月份第一次內審情況（第十七次內審）參審人員黃海斌宋建軍唐文星謝常軍等7人時間2007年5月4日-5日本次審核部門工程部工藝部PMC部品質部服務部發現不符合項共11個23231發現觀察項共5個12110不符合項跟蹤驗証情況OkOkOkOkok2 07年7月份第二次內審情況（第十八次內審）參審人員A組戴洪波唐文星尚明偉常啟敏謝常軍B組黃海斌黃容義徐永清劉文龍C組喻國模陳旺興宋建軍楊鳳英時間2007年7月5日-6日本次審核部門管代/總經理行政部生產部業務部采購部文控中心研發組發現不符合項共19個0452440發現觀察項共6個0013123不符合項跟蹤驗証情況/遺留2項未完成OKOK OK OKOK3 07年下半年內審情況（第十九次內審）因考慮下半年發行的質量管理體系維護細則需要在各部門試用運行原定下半年9月和12月分開進行的兩次內審統一至11月份開展本次內審詳情如下 審核員及工作分配本次內審分4個審核小組在各部門展開如下表(姓名加下划線為本小組負責人)小組/負責人A組戴洪波B組宋建軍C組常啟敏D組尚明偉組 員劉文龍 徐永清黃春義石窮浩（觀察員）陳旺興唐文星謝常軍審核部門生產部PMC部研發組業務部采購部人力資源及行政部總經理/管代工程部制程能力提升組品質部服務部文控中心 審核范圍及重點本次審核范圍包括公司內除財務部以外的所有部門。重點為驗証以往不符合項的落實及各部門文件資料的適宜性。 審核時間:2007年11月7日 至11月9日結束（為期三天）第6頁共18頁 審核的結果在審核過程中經審核員審核發現由責任部門的陪同代表确認并經審核組長審核确認本次審核12個部門未發現嚴重不符合項共有20個一般不符合項12個觀察項和14個建議項具体如下表部門類型總經辦/最高管理者生產部品質部工程部業務部采購部服務部PMC部人力資源及行政部文控中心制程能力提升組研發組總計一般不符合項04201312221220項觀察項00122120301012項建議項40110112012114項4本年度內審總結今后內審應側重點及改進方向 全年審核發現的各部門不符合項及觀察項分布圖 內審結果及分析1公司的質量目標控制記錄控制文件資料控制通過上半年的內審發現控制的很差但通過下半年開展的各部門文件自查整改培訓等活動目前情況較好。2公司人力資源培訓做的較弱通過下半年的跟進驗証及內審發現員工培訓事項愈加不足現正督促人力資源行政部實施具體改善中。3公司的規范作業及7S目視管理等還相差一段具體通過全年的內審發現產品生產制作過程中的標識追溯性一直得不到有效改善。第7頁共18頁4公司質量方針今年已經過重新修訂但各部門人員對質量方針并不熟知（如采購服務業務等部門審核時都有發現）產生這一問題與公司培訓職責部門的各項宣傳和活動開展欠缺有關但同時與各部門自身學習不夠也有較大關系。5人力資源及行政部對新員工入職培訓遠沒達到實際需求同樣的問題今年兩次審核都有發現且一直沒有得到改善及實施。建議行政部利用現有資源盡快展開新員工的入職培訓工作。 下年度內審工作重點1加強體系日常稽查工作2體系小組后續人員擴增及與各部門溝通的深入3體系小組成員自身業務知識的培訓及學習。4進一步強化ISO知識的宣導將公司ISO知識（如質量目標ISO基本知識介紹等）培訓納入新員工入職培訓的教程。第8頁共18頁5進一步推動質量管理體系維護細則。六本年度兩次管理評審實施情況根據公司質量的運行現狀以及體系文件適應性的評審需要以及考慮到管理評審的重要性自2007年開始每年進兩次管理評審（原計划在6月份和12月份完成）并確保在外審之前結束。 全年管理評審實施情況1公司質量方針目標的達成情況內審外審不符合項的糾正和預防措施實施情況2007年6月公司將原質量方針 更改成現在的 “以客為上技朮為先持續改善質量求進優質服務全員參與”同時公司質量目標也相繼改為總目標 “保証台台產品使用戶滿意” 1）客戶滿意度80分（每半年統計一次）統計周期調查表發放比例回收比例客戶滿意度得分達成情況07年上半年76%89%80分達標07年下半年暫無結果因品質部外檢人員08年3月份才能完成客戶滿意度數據調查。2）機組安裝完成一個月每10米客戶投訴項數 1項（每月統計一次）根據07年質量目標的統計情況公司6月份質量目標不達標各月具體情況如下月份有效投訴總計月安裝量（米）質量問題（項/10米）質量目標（項/10米）達成情況119項211.5米0.9項 1項達標27項94.1米0.7項 1項達標38項87.9米0.9項 1項達標48項84.4米0.9項 1項達標521項282.74米0.7項 1項達標649項416米1.2項 1項未達標已做分析765項660.0米0.98項 1項達標842項695.3米0.6 項 1項達標938項725.0米0.5 項 1項達標1057項706.0米0.8 項 1項達標1156項645米0.9項 1項達標1229項386米0.75 項 1項達標 07年上下半年ISO條款維護情況對比分析條款周期 次數4.2.3文件控制4.2.4記錄控制5.4.1質量目標6.2.2能力意識培訓7.5.1生產和服務提供的控制上半年713851下半年67523同比趨勢-14%-46%-37%-60%增加至3項結論及分析第9頁共18頁自07年6月份體系小組成立來通過小組對內審深入增加稽查等活動的開展對公司體系整體維護工作做取得了一定的成效使主要違背體系條款項總體呈現下降趨勢其它潛在的問題項也做到了及時監控和采取稽查手段進行預防。如9月份組織各部的文件資料自查和12月對生產部清潔文件執行情況稽查都起到了提前預防和有效糾正的作用。1條款4.2文件資料控制方面通過體系小組9月主導實施的各部門文件資料自查改善活動下半年已趨于好轉從上半年20項降低至下半年13項整體呈下將趨勢但較多部門（生產部品質部服務部采購部等）對文件資料控制仍有很多需改進的地方和空間是一項長期改進的工作2條款5.4.1質量目標項各部門目標統計和分析工作仍需完善質量目標項雖然下半年下降同比下降了37%,但下半年內審發現制程能力提升組在部門改組之后沒有及時修訂新的目標研發組一直沒有訂立部門工作目標反映出對各部門質量目標控制工作更加嚴峻3上表雖然顯示（6.2.2條款）下半年趨于下降從5次降至2次其中主因為公司的人力資源及行政部培訓工作與實際目標要求相差太遠情況趨于惡化對大部分部門人員（尤其是新入職人員）的能力意識和培訓工作內審多次發現不符合現象且沒有制定措施進行改善。4條款7.5.1生產和服務提供的控制 顯示自下半年以來此類問題呈現明顯抬頭趨勢主要在于 “操作著隨意性很強無法及時獲取文件”等細項另通過ISO體系小組12月底開展的生產部門清潔文件稽查情況看做好文件要求的有效執行已成為今后各部門體系維護工作的重點。 組織架構變更及體系稽查活動開展情況107年度整個體系只是對部分職能部門進行了調整 1上半年將ISO質量管理體系轉至由總經辦負責控制和維護同時由總經理親自擔任管理者代表重新任命副管理者代表另調整更名相關部門如將原工藝部更改為制程能力提升組由文控中心與電腦部合并獨立組成了資訊組等。2下半年整個公司組織架構沒有較大的變更僅生產部在原有6個二級部門的基礎上增加了零件部下轄原結構部的水泵班和零件班。 質量管理體系深化情況及今后的質量管理趨勢上半年目前公司的質量體系維護工作在上半年的基礎上得到了進一步提升6月份成立的體系小組10月制定施行了質量管理體系維護細則9-12月開展各部門文件資料自查活動11月份開展的體系內審及12月底組織體系小組人員對生產部門清潔措施文件執行情況稽查。 年終管理評審會議形成之結論1.公司2007年第1次管理評審的11項跟進項中的1項暫放其它管理評審跟進項（共10項）均已得到驗証但各項還未關閉仍須繼續跟進需在2008年逐步進行。2.BSI跟蹤評審和內審的不符合項已得到糾正和落實相關觀察項及建議項要求在下次外審前逐一跟進關閉。3.公司的質量目標及質量方針訂立合理07年目標統計數據上看其有效性和適宜性已得到証實。4.嚴重性、長期性的質量問題已得到改善，但還需進一步加強對供應商來料，並開發後備供應商，品質部為進一步加強品質控制力度新產品設計評審的風險評估等問題仍需進一步加強。5.生產設備、工作環境、基礎設施等資源基本滿足公司發展的需求08年將考慮增加產品質量控制設備的資源投入如水泵檢測設備等。第10頁共18頁第10頁共19頁 本年度管理評審確定事項完成情況序號確定事項責任部門完成情況1進一步將ERP與ISO流程整合質量目標的統計通過ERP系統分析將統計人員的工作量簡化需在ERP運行中跟進。各責任部門1ERP流程與ISO流程的整合工作一直在進行中但最終的效果不是很明顯后續還需加強跟進2為滿足ERP運行的需要生產部對運作流程進行了整合及優化同時為保証流程有效運作還編制了一系列流程和規范并對相關人員進行培訓作為內部文檔在部門內部使用在試用過程中對現有流程和規范不斷完善和優化擬定在定型后作為受控文件。2針對目前的來料品質狀況應建立對供應商品質交期價格評估體系平台。采購部主導品質部PMC部財務部供應商評審體系平台已完成今后改進方向是計算函數的修訂（權重等方面）使之評定結果更接近現實情況。3加強公司內外的交流尋求具有針對性的培訓擬定培訓計划（如執行力培訓公司質量方面技朮方面等相關內外部培訓。人力資源及行政部本年度因行政部門人員變動自4月份以來相關培訓均未落實今后需重點加強培訓落實情況的跟進。4進一步規范新產品設計流程健全決策機制加強設計評審和極限測試進行風險評估降低風險。（新產品設計沒有經過長時間實驗則投入正常使用造成設計存在較大缺陷。）工程部品質部1現行生效使用的新產品開發控制程序中包括風險評估內容（如結構合理性安全性等）下步重點應加強設計評審工作。2對于極限測試由于廠內條件及PCB設備設計周期短等限制如有可能可安排到客戶工廠作測試5加強公司企業文化建設將公司戰略方向質量方針明確化引導員工積極參與公司經營活動關注企業發展總經理室管理者代表人力資源及行政部加強了企業文化建設下半年有安排專人負責公司文化活動建設但針對公司戰略方向質量方針引導員工參與公司經營活動等方面還做得不夠。6加強人力資源評估推行目標管理對目標進一步量化分配以增強部門和員工的主動性。行政部及各責任部門上半年來按公司總目標的要求各部門均重新擬定了部門目標但通過下半年的內審發現研發組和制程組目標未制定行政部等部門目標未達成及做統計此類問題現正密切跟進中。7推行QCC品管圈活動促使員工主動參與質量管理提高品質意識進一步改進產品質量。品質部主導生產部今年生產部門共組建有6個圈開展QCC活動各階段活動開展均順利實施完成整個QCC活動開展起到了一定的改善產品質量的作用8強化業務訂單評審嚴謹性工程業務進一步健全合同評審流程。業務部工程部業務訂單評審流程原來是先預審后評審經審核發現目前在此項操作中預審與評審為同一過程其文件在修訂過程中待進一步跟進。9進一步加強工業安全工作并加強宣導盡可能降低事故發生率。生產部行政部目前生產部定期對新員工進行安全培訓均有培訓記錄不定期對生產車間時行巡查及每周恢復7S檢查對發現的違章現象進行糾正和處罰。10特急后勤用品建立特殊的采購流程。總經辦采購部PMC部已制定和實行緊急物料采購流程和低價值物品采購流程但目前接高層要求此類流程不予安排執行。11需加強文件的執行力度。各部門以點帶面12月在生產部展開清潔措施執行情況稽查重點問題因考慮有效保管文件致使一線作業人員作業現場沒有適宜文件參照使用的現象。此問題已列為ISO體系小組08年度工作重點同時也請各部門加強好文件的執行力度。第11頁共18頁七本年度公司體系文件資料管控情況g 全年體系文件修訂情況14月份已將所有文件電子檔收集存檔完善并制定新增/修訂體系文件操作流程和增加了文件匯簽要求進一步加強了文件在新增和修訂過程中的環節控制使其具體運操作更加規范化效率化。2為了確保質量管理體系（參照ISO90012000標准）有效適宜性通過開展內部審核體系稽查質量改善等活動，提高全員品質意識增強品質控制力度提升客戶滿意促進質量管理體系高效運作于10月1日正式生效下發了質量管理體系維護細則。目前體系小組的各項具體工作正以此規范為操作依據穩步開展。3完成質量手冊修訂程序文件和作業指導書類文件的相關文字處理工作以及舊文件回收和新文件發放跟進工作具體如下序號類型數量完成情況及效果1新增的體系文件2份程序文件 + 80份支持性文件OK2新修訂的體系文件28份（含質量手冊和14份程序文件）OK3已取消文件3份程序文件和19份三級文件OK4目前公司體系文件的整體情況a質量手冊6月份已全新改版為F版內容包括公司簡介內容組織結構圖修改調整了公司質量方針和質量目標增加部門負責人職責和客戶滿意度定義的解釋等b目前公司受控程序文件共有23份其中5月份品質部增加了委托外部加工控制程序外審前研發組新增了AOIVS產品設計控制程序6月份取消了文件資料更新和改版程序和機密圖紙控制程序9月份采購部將原內境外物料采購程序合并為物料的采購程序另外品質部工程部服務部等的程序文件今年也都做了修訂C三級文件方面上半年新增加的三級文件以生產部各二級部門作業指導書為主其中結構部全部為新增文件共28份（主要為除油除毛刺類作業規范）填補了該部門無三級作業指導類文件的空白其次為金屬部新增加除毛刺規范23份品質部取消的過程檢驗類等文件19份以及PMC部修訂的倉庫管理細則搬運及裝卸作業指導書等。5結論a目前對公司文件資料方面的控制是有效和適宜的整體保持良性運作各部門文件的新增修訂取消申請都能按流程進行涉及多個部門使用的文件增加了文件會簽這一流程更加有效確保了文件應用的適宜性和充分性第12頁共18頁b今后文件資料管理的重點是加強監督各部門文控員職責的履行以及稽查四類文件（質量記錄表單圖紙訂單等資料）的使用回收環節的監控。 9-12月各部門文件自查活動1過程描述 前期溝通准備通知發出各部門自查結果上報數據整理分析結果通報會議職責及措施確定制定跟進結果定期匯報2自查活動開展的背景 公司近几次內審均在各部門多次發現文件記錄控制之不符合項如 06年內審發現此類不符合事項為15次07達20次之多呈現明顯上升惡化趨勢。 8月初管理評審提出需加強文件的執行力度。 今年8月份認証公司（BSI）外審也提出此觀察項原文公司宜考慮進一步規范文件與資料的管理工作，如：文件與資料的受控管理，文件資料及記錄的編目、歸檔管理，作業要求的文件化管理工作等。3改進措施a制定各部門文件資料管控員名單及部門文控員崗位職責說明將文件資料管控工作定職定責各部門細化更加具體職責。b11月6日體系小組與文控展開專題培訓課程加強提升各部門文控員及主管人員的文控管理經驗培訓培訓后建立了文件資料管控知識共享文件夾。路徑/PC-0066/體系小組共享文件夾c文控中心恢復對文件資料的抽查加強抽查的力度頻率及廣度并定期通報結果追究責任。d體系小組每月跟進各部門文件資料管控措施落實情況并予以通報。4改進后效果及現狀 各部門文控人員責任分明文件資料管控意識大幅提升 規范了對各自部門/區域內文件資料管控方法作業流程 文控中心的日常抽查第一時間有效糾正不適宜現象的發展 目前此項工作已得到各部門領導的更加重視各級部門的文件資料管理工作正朝著更加規范化效率化的步伐穩步前進。第13頁共18頁g 12月生產部門清潔文件執行情況稽查目的通過對生產各二級部門目前清潔措施文件執行情況的稽查確保此類文件適宜性及執行的有效性。過程體系小組徐永清黃春義宋建軍謝常軍于2007年12月24-28日對生產各清潔工序對文件的執行情況進行全面稽查通報相關結論及提出系列建議。結論1 此類文件基本制定完善覆蓋全面稽查沒有發現文件丟失現象但各清潔措施文件利用率不高發給各部門的文件各文控員都將其鎖入柜中文件沒有做到很好的傳閱沒有張貼于現場給操作人員起到指導作用。2 各清潔文件執行情況效果不夠理想各操作人員因沒有經過系統的書面的培訓和學習致使生產各人員工作隨意性很大操作不規范引起返修現象在PQC修改單經常產生。稽查人員之建議1建議生產管理層領導在通過早訓晚訓及各類會議灌輸文件要求的基礎上建立更加系統有周期性符合實際情況的培訓學習體系做到操作人員工作現場有文件參考心里真正明白理解執行文件的重要性及必要性并做定期考評等。2建議加強對一線生產操作人員 “第一次就做好”的思想意識及責任意識進行宣導避免往往很多工序清潔措施要求心里清楚但工作中不夠負責細心造成很多問題最終待FQC發出異常修改單后才按要求做好。3建議金屬部品質部等部門共同研究對策解決金屬段表面清洗几天后的再次出現發黃鏽跡的現象。后續跟進工作體系小組計划于08年4月對稽查結果進行驗証進一步跟進文件的執行力改善環節由點到面全面加強對公司各部門對文件執行力工作。第14頁共18頁八全年ISO會議及培訓工作情況序 號時 間會議主題/討論內容12007/4/26 PM15:00-16:30內審員培訓會議開展內審流程和審核方法培訓討論ISO小組成立議項等22007/5/12 PM15:00-17:00內審總結會議內審結果匯報部門質量目標修改議項等32007/7/4 PM16:00-18:00內審前期會議質量管理體系要求與產品要求知識培訓安排2次內審事項42007/7/21 PM16:00-18:00內審總結會議共同學習公司新質量方針和目標布置下步ISO小組計划52007/8/22 PM 16:00-18:00外審總結會議外審結果通報確定ISO宣傳導報事宜和任務分配質量管理體系維護細則修改方向和建議和內審員對內審結果跟進工作的要求62007/9/13AM 10:00-11:45體系小組成員會議1討論質量管理體系維護細則并將其最終定稿2第二期ISO導報制作安排72007/10/24AM10:30-11:45文件資料管理專題會議 1余總提出應分清責任加強培訓2生產部負責人要求加強其下各部主管的基礎知識方面的培訓3會后確定并發出了ISO體系小組文控部門各部門的具體作業職責。82007/10/31AM10:30-11:45體系小組內審准備工作會議確認11月內審前期准備工作情況及討論具體文件資料管控知識培訓教材內容及相關事宜。92007/11/6PM19:00-20:30文件資料管控知識培訓地點/D棟培訓室人員出席率/80%參加培訓人員認真傾聽積極發言整個培訓開展效果良好。102007/11/15AM10:00-11:30第十九次內審總結會議總結本次審核工作經驗及共同審閱內審結果報告內容全年會議/培訓開展情況總結全年小組會議/培訓安排基本按原定計划實行每月都有一次1-2小時的工作情況交流基本能夠滿足小組工作順利開展的需要參會出勤率目前正逐步提高現每次會議召開都做會議簽到統計更加確保了會議出席的准時性。 第15頁共18頁 ISO 體系小組人員年終總結報告提出的建議項 數建議內容1ISO質量管理體系重在全員參與目前公司人員參與程度不夠建議08年在原發行ISO宣傳導報的基礎上舉辦ISO知識問答等趣味性活動來進一步增強全員意識。2建議加強對小組成員業務知識培訓和學習避免審核條款的局限性如今后可嘗試對組織各部門流程的審核。3領導重視是有效開展體系小組各項活動的前提條件感覺目前領導的重視力度不夠建議制訂ISO體系