岗位工作标准操作指南(总经理秘书).docx

安徽珍宝岛医药药材贸易有限公司岗位工作标准操作指南为规范岗位操作标准，确保工作执行到位，便于发现工作改进和管理优化的机会，特制定此岗位工作标准操作指南。岗位名称总经理秘书编制者王大鹏编制日期2017-8-16部门行政办公室审核者版本一、重要且紧急（必须按要求及时完成，否则会造成严重的负面影响）工作事项描述操作流程注意事项及异常处理事项一：会议第一类：总经办会议总经理下达会议通知通知总经办成员参会人员到齐后召开会议记录会议内容形成会议纪要总经理审核会议纪要下发会议纪要跟踪会议安排工作进度向总经理汇报会议安排工作进度1.根据总经理通知时间，按时组织总经办成员到达会场。2.如实记录会议内容，并在会后四个工作时内完成会议纪要的编写，并报总经理审阅、签批、下发。3.根据会议要求时限，跟踪会议安排工作的落实情况，并及时向总经理汇报。第二类：每周中层以上管理人员周例会向总经理确定会议时间根据总经理要求在微信群通知各位领导参会时间提前10分钟布置会场确定参会人员是否到场召开会议（行政副总通报以往会议安排工作落实情况各部门负责人工作汇报总经理做工作部署）记录会议内容形成会议纪要总经理审核会议纪要下发会议纪要跟踪会议安排工作进度向总经理汇报会议安排工作进度1.根据总经理通知时间，按时组织总经办成员到达会场。如有人员无法参会，必须向总经理请假。2.会前，将行政主管形成的工作落实情况表报总经理阅知。3.会上，如实、准确、完整的记录会议内容。4.会后，在四个工作时内完成会议纪要的编写，并报总经理审阅、签批、下发。并与行政主管对接会议安排工作，由行政主管负责跟踪督办工作落实。第三类：公司级临时会议总经理主持的重要会议，主要包括：公司质量风险分析会，公司经营状况分析会，跨部门需总经理协调的会议，各业务年度销售政策讨论会等等。流程：总经理下达会议通知通知相关人员参会人员到齐后召开会议记录会议内容形成会议纪要总经理审核会议纪要下发会议纪要跟踪会议安排工作进度向总经理汇报会议安排工作进度1.根据总经理通知时间，按时组织总经办成员到达会场。2.如实记录会议内容，并在会后四个工作时内完成会议纪要的编写，并报总经理审阅、签批、下发。3.根据会议要求时限，跟踪会议安排工作的落实情况，并及时向总经理汇报。事项二：工作督办第一类：会议安排工作形成会议纪要与行政主管对接会议纪要中需督办的重点工作每周一或按照会议要求时限与行政主管对接重点工作落实情况向总经理汇报1.会议纪要中安排的工作要尽量明确责任人和完成时限。2.要根据完成时限要求，督促责任人完成会议安排的工作。3.及时向总经理汇报工作落实情况。第二类：每日工作汇报跟踪每日查阅工作微信群人员汇报内容将微信群中反馈的问题及时向总经理汇报每周统计工作微信群人员是否按时汇报工作情况对未汇报工作的人员进行通报1.每周统计工作微信群人员是否按时汇报工作情况。2.每周将通报报总经理签批，并在微信群中下发。第三类：领导临时安排工作例如：临时参观、接待、检查，临时会议，临时编写材料，其他重点工作。流程：总经理安排工作与责任人或责任部门对接时时跟踪工作进度及时向总经理反馈工作落实情况1.工作下达后，要确定责任人、工作要求和完成时限。2.工作中存在问题要及时反馈。3.工作落实后要及时向领导汇报。事项三：总经理日程第一类：每周日程计划梳理各类会议中安排的重点工作向各部门负责人征集下周重点工作结合会议安排工作和各部门重点工作制作总经理日程报总经理审批日程初稿总经理认可的终稿报商业公司袁建1.总经理日程尽量填报公司级需要总经理协调或参与的重要事项。2.日程计划必须对应总经理公出实际情况。3.每周五下午3：00前，向商业公司袁建提报。第二类：每周工作总结梳理公司重点工作结合日程计划与相关人员沟通重点工作完成情况编写工作总结表报总经理审阅总经理认可后的终稿报商业公司袁建1.每周工作总结以提报的日程为基础，结合公司临时性重点工作进行编写。2.各项重点工作与相关人员沟通后，如实填写完成进度和完成结果，未完成的重点工作必须注明原因。3.每周五下午3：00前，向商业公司袁建提报。事项四：总结月度、季度、半年度、年度总结收集各部门工作总结编写公司月度工作总结组织会议审核工作总结完善确定后上报商业公司1.每月3日前，各部门提报月度工作总结，具体要求见关于规范提报月度工作总结和计划的通知。2.根据月度工作总结模版，向财务、业务、采购搜集资料，结合资料编写公司月度工作总结。3.工作总结经总经理认可后方可提报。4.每月7日前，将公司月度工作总结上报至商业公司韩丹。事项五：工作报告包括年度工作报告、半年度工作报告、动员大会报告流程：与总经理确定半年会主题编制工作报告报总经理审核1.向总经理对接会议主题，根据会议主题和公司经营指标计划和实际完成情况，编写半年度工作报告（ppt版）。2.初稿完成后，报总经理审阅，结合总经理意见完善报告。3.工作报告用词要正式、语句要通顺，语义要符合逻辑。事项六：公文了解相关信息编写公文相关责任人审核总经理审批1.由相关责任人（或秘书）编制公文内容主体。2.由秘书根据公文初稿完善格式和内容。3.领导审批完成后交行政主管下发文件或上报文件。4.公文完成时限以领导规定日期为准。二、重要不紧急（在合理时间内应完成，否则会造成较严重的负面影响）工作事项描述操作流程注意事项及异常情况事项一：费用第一类：总经理费用报销接收费用票据根据票据补签申请单填写费用报销单完成各签批节点1.补签的审批单主要包括：调休申请单（领导探亲），公出申请单，招待申请单等2.报销单签批流程：人资签批调休申请单财务核算会计审核报销单财务部长审核报销单总经理签批出纳报销第二类：公司需总经理签批的费用各部门报送秘书初步审核合理性和规范性总经理确定签批时间总经理签批通知各部门领取1.每周四上午提前在QQ联络群通知各部门报送费用单据。2.秘书要了解各项费用制度，对各单据进行初步审核。3.不符合制度要求的有义务向总经理提示。三、其他工作（短期内没有及时完成可能造成一定的负面影响）工作事项描述操作流程注意事项及异常情况事项一：归档定期对总经理的文件进行分类整理。1.每天下班后，对总经理桌面