第3章 Word文档版式设置技巧.doc

第3章 版式设置技巧503.1 版式设置技巧503.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距513.1.2 使用鼠标设置页边距513.1.3 显示绘图网格523.1.4 在文档中使用行号533.1.5 添加“艺术”页面边框543.1.6 设置文档的默认版式563.1.7 更改部分文档的页边距563.1.8 设置大页面文档563.1.9 按照发排单设置版心573.2 分栏技巧613.2.1 创建版面的分栏613.2.2 制作跨栏标题633.2.3 平衡各栏文字长度643.2.4 快速更改分栏的宽度643.2.5 为目录分栏653.2.6 为分栏的版面插入页码673.3 分节技巧693.3.1 文档中节的作用693.3.2 使用分节符693.3.3 使用分隔符713.3.4 分节后的页面设置723.3.5 分节后页码编号733.3.6 分节后页眉与页脚的设置733.3.7 保留文档原来的版式和分页743.3.8 在同一页中使用多种版式753.4 制作页眉和页脚技巧753.4.1 创建页眉和页脚753.4.2 设置页眉或页脚高度773.4.3 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同783.4.4 插入页码793.4.5 修改页眉分隔线803.4.6 使用域插入页码823.4.7 扩展页码格式823.4.8 利用章节号设置页码833.4.9 设置特殊页眉和页脚843.4.10 编辑复杂页码853.4.11 制作文档背景图案863.4.12 制作另类水印效果883.4.13 制作字典式页眉893.4.14 制作“出血”的版面923.4.15 综合运用制作公文模板9497第3章 版式设置技巧设置页面是文档的基本的排版操作，是页面格式化的主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式的设置，所以在文档的段落、字符等排版之前进行设置。页面设置的合理与否直接关系到文档的打印效果。文档的页面设置主要包括设置页面大小、方向、边框效果、页眉、页脚和页边距等。如图3.1所示是区分版式的各项具体情况。图3.1 区分版式的各项具体情况在排版的过程中，也可以根据需要对于文档的各个部分灵活地设置不同的效果，比如，分栏。另外，把文档分节可以划分上面的各个不同部分标记。3.1 版式设置技巧版心为16开的纸张，每页为39行38字，如果仅仅选择了纸张大小还是没有作用的，还要跟着设置页面页边距。当页边距是页面四周的空白区域。也就是正文与页边界的矩离。当整个页面的大小在选择纸张后已经固定了，然后再确定正文所占区域的大小，要固定正文区域大小，；就可以设置正文到四边页面边界间的区域大小。通常，可在页边距内部的可打印区域中插入文字和图形。但是也可以将某些项目放置在页边距区域中：如页眉、页脚和页码等。3.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距Word 提供了两种页边距选项，就是使用默认的页边距和指定自定义页边距。 利用【页面设置】对话框可以全面地、精确地设置页边距。要设置页边距或者查看页边距的效果，可以在【页面设置】对话框中选择【页边距】选项卡，切换到如图3.2所示的对话框。 图3.2 【页边距】选项卡分别在【页边距】区域中的【上】、【下】、【左】、【右】输入框中输入页边距数值，如果选择【页码范围】右边的下拉列表框中的【对称页边距】选项（一般使用默认的【普通】选项），表示当双面打印时，正反两面的内外侧边距宽度相等，此时原【页边距】区域下边的【左】、【右】框分别变为【内侧】、【外侧】框。若要更改部分文档的边距，可以选择需要的部分文本，然后设置所需的边距。在【应用于】列表框中，单击【所选文字】。Word 自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。3.1.2 使用鼠标设置页边距使用鼠标直接拖动可以快速地设置整篇文档的页边距。（1）要确认在文档的屏幕中显示有【水平标尺】和【垂直标尺】。如果屏幕上没有水平标尺，可依次单击【视图】|【标尺】菜单命令来启动水平标尺；如果屏幕上没有垂直标尺，可以依次单击【工具】|【选项】命令，在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，在对话框中选中【垂直标尺（仅用于页面视图）】单选项，再单击【确定】按钮退出该对话框。（2）在标尺两侧的深灰色区域代表的是页边距，将鼠标移动到标尺边界上，当光标出现双向箭头状态时，再同时按下鼠标右键，并拖动鼠标就可以调整页边距了。如图3.3所示，可以拖动右边距和上边距来设置页边距。 图3.3 拖动右边距和上边距快速设置页边距3.1.3 显示绘图网格如果为了适应排版的严格要求，用户设置了控制每行及每页的字符数后，这时用户很需要在文档中能看到适当的字符网格。如图3.4所示。图3.4 显示绘图网格图文并茂的文档可以更加引人入胜。为使文档的版面布局更加美观大方、整洁合理，常常需要对文档中的图形进行编排，修改其位置和尺寸。但是当用户修改图形的位置和尺寸时，会发现图形位置和大小的变化是不连续的，加上受页面和版式的限制，图形的编排既麻烦又难以得到理想的效果。使用网格能够更精确地定位一个图形对象。虽然打印时屏幕上并没有显示网格，但在过多或者绘制图形对象时，Word自动将其与最近的网格交叉点对齐。如果暂时不用网格设置，可在拖动或者绘制图像时按住Alt键。在文档中显示网格的方法是，在【页面设置】对话框中，单击【文档网格】标签，切换到【绘图网格】选项卡后，单击【绘图网格】按钮，或者单击【绘图】工具栏中的【绘图】按钮。从其弹出的菜单中选择【绘图网格】菜单项，即可打开如图3.5所示的【绘图网格】对话框。图3.5 【绘图网格】对话框（1）选中【在屏幕上显示网格线】前的复选框，如果要在屏幕上同时显示左右网格线和上下网格线，则可以选中【水平间距】复选框。然后单击【水平间隔】和【垂直间隔】右边的上下按钮，选择网格间隔的字符间距。（2）在【水平间距】框中，设置左右网格线之间的距离；在【垂直间距】框中，设置上下网格线之间的距离。（3）清除【使用页边距】复选框，然后在【水平起点】和【垂直起点】框中指定网络的起点坐标。（4）图中的【水平间距】和【垂直间距】的度量值必须分别介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之间。为方便对图形的微量调整，一般是输入较小的数值，如0.2、0.1甚至最小值0.05。这样，再进行图形的调整时，就很容易控制位置的移动和尺寸大小的缩放了。3.1.4 在文档中使用行号在出版物中，有些类型的文档，如果在正文的侧面添加行号，会增强文档的易读性。比如许多英文教材就使用行号。添加了行号之后，文档能够自动给行计数，计数包括文档的每一行文本，但不包括表格、页眉:或页脚、脚注、尾注、文本框中的文本等。另外，用户可以设置跳过某些特殊不用添加行号的行，如标题或空行等。添加了行号一般显在左边的页边距中，如果是分栏的文档，则行号显示在各栏的左侧。添加行号的方法是： （1）分别选择【文件】|【页面设置】菜单命令。 （2）在弹出的对话框里选择【版式】选项卡。（3）单击【行号】按钮，可以打开【行号】如图3.6所示的对话框。 （4）选中【添加行号】复选框，再定义所需的行号样式： 在【起始编号】微调框中输入或者选择第1行的编号，可以是任意一个自然数，如果不输入，则默认使用从1开始，并使用【连续编号】。 在【距正文】输入框中输入行号右边缘与文档文本左边缘之间的所需距离。默认距离为【自动】，是 0.25 英寸（新闻稿样式分栏中为 0.13 英寸）。 【行号间隔】表示是以多少行为间隔下一次出现的行号，如输入数为“5”，则第1次出现行号为5，第2次出现行号为10。在这果一般应输入的数值为“1”，让段落中的每一行都出现行号。 在【编号方式】以【起始编号】框中的数字对文档的起始行进行编号，有三种编号方式，【每页重新编号】、【每节重新编号】、【连续编号】，可以选择其中一种方式进行编号。（5）单击【确定】按钮。可实行对文档进行编号，编号后效果如图3.7所示。 图3.6 添加行号 图3.7 添加行号的效果使用上面的方法添加行号之后，就会得到通篇所有页面都有行号的文档。如果想取消行号，可以再次打开该对话框，然后取消【添加行号】复选框即可；如果想取消某些段落的行号，可以切换到页面视图，选择不需要编排行号的一个或多个段落。分别选择【格式】、【段落】菜单命令，在【换行和分页】选项卡中，选中【取消行号】选项，最后单击【确定】按钮。就可以取消的特定段落的行号。如果要在长篇文档里用行号，就可以创建一个特别的样式如命名为“选文”的样式，在编辑样式的时候，只需把该样式的加上或取消行号，那么使用了这种样式就可带或不带行号了。 3.1.5 添加“艺术”页面边框 在Word中，如果要在文档中每页都出现边框效果，除了可以用线型边框外，还可以设置多种“艺术性”页面边框，无论是装饰文档或打印出来作信笺都很漂亮。 （1）单击【页面设置】中【版式】选项卡对话框中的【边框】按钮。打开【页面和边框】对话框。 （2）单击【页面边框】选项卡。可以打开如图3.8所示的对话框。（3）在【设置】选项组可以定义在所选内容四周加上边框项，选择【方框】项。（4）在【艺术型】列表框中选择喜欢的样式。也可以选择的线型边框样式。在【宽度】下拉列表框中调整边框的宽度。（5）单击【选项】按钮，可以设定其它边距和位置的设置，如图3.9所示。（只有在选中【应用于】框中的【段落】或者【页面边框】选项卡处于活动状态时，才能使用此按钮）。 图3.8 【页面边框】选项卡 图3.9 页面边框选项对话框【边距】选项组：用来输入【上】、【下】、【左】、【右】边距与文字之间的距离。对于页面边框，可单击【度量依据】框中的【文字】项，使此设置与页边距有效。【度量依据】：选择【文字】选项，使页面边框的内部边框位置与页边距有效。选择【页边】选项，使页面边框的外部边框位置与页边距有效。【选项】：只有选择【文字】选项后，才可以使用此区域的选项，可以设置页面边框的项目有：【段落和表格的边框与页面边框对齐】（选中此复选框可消除相邻边框间的空白区域。只有在表格边界到页面边框的距离小于等于一个字符宽度（10.5 磅）时，Word 才会将其对齐）；【总在前面显示】（将页面边框置于与页面边框交叠的任何文字或对象的上面）；【环绕页眉】（将页眉包含在页面边框之内。如果希望页面边框不包括页眉，可清除此复选框）；【环绕页脚】（将页脚置于页面边框之内。如果希望将页脚置于页面边框之外，可清除此复选框。（6）最后连续单击【确定】按钮，最后得到的的效果如图3.10所示。 图3.10 添加页面边框的效果3.1.6 设置文档的默认版式在使用Word的过程中，每新建一个文档，都会以当前Word模板为基础来创建，而新建的这个文档所使用的模板默认版式，使用默认版式的纸张大小是“A421.029.7cm” ；页边距是“上、下2.54cm，左、右3.17cm。如果用户在排版过程中，要经常使用以的纸张大小、每页字数39行38字等的版式心，就可以在【版式设置】对话框各选项卡中设置相应数值，然后单击【默认】按钮，会打开如图3.11所示的更改默认设置提示框，单击该对话框中的【是】按钮，新的默认设置将保存在该文档基于的模板中，此后每一个基于该模板的新建文档将自动使用上面要求的页边距设置。 图3.11 更改默认设置3.1.7 更改部分文档的页边距如果文档是横向的，又要更改部分文档的边距，则要先选择该文本，然后【版式设置】各个选项卡中设置所需的边距和其它设置。在【应用于】选项组中，选择【所选文字】项。Word就自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。如果在选择了该文本的同时，在【版式设置】的【页边距】选项卡，可以快速更改所选文档的【纵向】为【横向】页面。3.1.8 设置大页面文档Word文档的页面会有一个指定范围，这个范围是0.26 55.87 cm之间，然而就算新建一个文档的页边距设置在这个范围之间，如果你大于了A4的纸张的打印区域之外，也会出现一点小误会的，比如把一个文档的纸张大小设置为如图3.12所示。图3.12 自定义纸张大小单击【确定】按钮之后，就会出现如图3.13或者图3.14所示的提示框。提示该文档的页面设置范围或已经设在打印区域之外。图3.13 提示文档的页面设置范围图3.14 页面设置在打印区域外的提示在此提示框中，有的用户就会不知所措，只有单击重新调整回到【页面设置】对话框。他们不知道，只要单击【忽略】按钮，就可以接受这个页面的设置。然而，许多用户不知道，为什么会出现这个对话框的，原因是默认文档的打印的页面设置为A4的纸型，如果大于A4纸型的可打印区域，就会出现上面的提示框了，解决办法是，单击【文件】|【打印】|【属性】|【纸张】命令、按钮或选项卡，在【纸张大小】中选取其中的一个【自定义版】项，如图3.15所示。最后单击【应用】后再关闭对话框退出即可。此后，设置超大页面就不会出现上面的提示了。图3.15 自定义打印页面大小3.1.9 按照发排单设置版心在排版的发排单中不会指定页边距和字符、行跨度，所以在设置版心时也要多次尝试才能成功。当然，根据精确的页面大小和和跨度磅值也可以计算出页边距，但这样计算操作也很复杂。下面假设发排单用16开的纸张，39行39字符的版心，使用下述步骤可以精确地按照发排单设计版心大小：（1）新建一个文档，单击【文件】|【页面设置】命令，打开页面设置对话框。（2）选择【纸张】选项卡，在【纸型】下拉列表框中选择【16开（18.426厘米），此时在【宽度】与【高度】栏中就会得到相应的数值18.4厘米和26厘米。（3）切换到【页边距】选项卡，根据以前设置版心的经验，首先估计一下16开的纸张设置39行40字符的版心大概需要上下左右的页边距为多少厘米。这里估计为如图3.16所示。图3.16 估计页边距数值（4）切换到【文档网格】选项卡，在【网格】组中，选中【指定行和字符网格】复选框，并在【字符 每行】中单击上下箭头指定该项字符数为38，还差两个字符数，说明左右页边距的数值设置过大。而在【跨度】栏中显示为10.5磅，正常的数值也应该为10.5磅，在【行 每页】中单击上下箭头指定该项行数为39行，此时右边的【跨度】栏中显示为15.6磅，而正常的数值也为15.6磅，说明上下页边距设置正确，如图3.17所示。图3.17 指定字符数和行数（5）再切换到【页边距】选项卡，在图3.19中的页边距基础上，把左右页边距更改为1.7 厘米，如图3.18左图所示，再切换到【文档网格】选项卡，此时【字符 每行】中字符数显示为39，右边的【跨度】栏中显示为10.5磅，说明左右页边距也基本设置正确。如图3.18右图所示。 图3.18 左右页边距、行字符数和跨度设置正确（6）在该对话框中单击【绘图网格】按钮，打开【绘图网格】对话框后，并按照如图3.19所示设置各参数。最后单击【确定】按钮确认设置。图3.19 设置绘图网格参数（7）切换到【版式】选项卡，单击【行号】按钮，打开【行号】对话框，选中【添加行号】对话框，使文档中的段落显示行号。（8）连续单击【确定】按钮退出上面的对话框返回文档，在文档中按回车键，使用行号显示满一页文档中，并在此页文档中最后一行输入任意一行文本，此时在文档中显示的网格线与行号如图3.20所示。图3.20 文档中显示的网格线与行号（9）显示了网格线后，发现字【每行字符数】和【每页行数】最后还不能满格，说明上、下、左、右页边距都可以加大，在【页边距】对话框，再作如图3.21所示的页边距调整。图3.21 再次调整页边距（10）单击【确定】按钮，退出对话框后，此时文档在网格线中显示行数与字符数非常准确，简直是天衣无缝。如图3.22所示。图3.22 显示准确的每页行数和字符数另外，这里还有一个技巧，因为在【页面设置】的绘图网格选项卡中选中【指定行和字符网格】复选框，所以在正文或其它样式的【段落】设置中，在如图3.23【缩进和间距】选项卡，要清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，而应选中【如果定义了文档网格，则与网格对齐】复选框。这项设置应该添加到“正文”和其它样式中去。图3.23 清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框而如果没有清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，则在文档段落的右边就会显得参差不齐，如图3.24左、右两图是清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框与不清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框前后的两种不同效果。右图中的段落明显有参差不齐的感觉。 图3.24 清除【如果定义了网格】复选框前后的效果3.2 分栏技巧在排版文档的操作中，也有需要使用分栏的，翻翻各种报纸杂志，分栏版面随处可见。在Word中可以容易地生成分栏，还可以在不同节中有不同的栏数和格式。3.2.1 创建版面的分栏下面介绍分栏的操作。 （1）单击【格式】|【分栏】命令，则出现如图3.25所示的【分栏】对话框。图3.25 【分栏】对话框（2）在【预设】选项组中选择分栏的格式。有【一栏】、【两栏】、【三栏】等。（3）如果对【预设】选项组中的分栏格式不太满意，可以在【栏数】微调框中输入所要分割的栏数。微调框中数目为111之间（可根据所定的版心不同而不同）。（4）选中【栏宽相等】复选框，并在【宽度和间距】中设置各栏的栏宽和间距。（5）选中【分隔线】复选框，就可以在各栏之间设置分隔线， （6）在【应用于】下拉列表框中选择分栏的范围。可以是【本节】、【整篇文档】或者是【插入点之后】。（7）单击【确定】按钮。分两栏后效果如图3.26所示，分三栏后效果如图3.27所示，分四栏后效果如图3.28所示，并且栏与栏之间都加了分隔线。图3.26 分两栏后效果图3.27 分三栏后效果图3.28 分四栏后效果另外，单击【常用】工具栏中的分栏按钮，可以快速实现简易的分栏。弹出的选项分栏有1栏、2栏、3栏和4栏这4种选择，如图3.29示。 图3.29 快速简易地分栏再有，用户也可利用表格分栏，如果要分4栏，可用4列的表格，设置成虚框，在里面填写文字，这种方法在某些情况下使用较为简便，可以达到分栏的效果。3.2.2 制作跨栏标题有时，用户希望文章标题位于所有各栏的上面，标题本身不分栏，此时就需要对文档进行分节处理。在文档中每个节都可以设置不同的栏数，现在只要将标题单独作为一节，该节只设置1栏（也就是标题不分栏），即可产生跨栏标题。操作步骤如下：（1）将光标移至标题的下面，正文的第一个字前。（2）单击【插入】|【分隔符】命令，出现【分隔符】对话框。（3）在【分节符】组中选取【连续】选项。（4）单击【确定】按钮，这时在标题和正文之间插入一个分节符。（5）单击【格式】|【分栏】命令，出现【分栏】对话框。（6）在【预设】选项组中选择分栏的格式，或者自己设置分栏格式，例如，在【预设】选项组中选择【三栏】。（7）在【应用于】下拉列表框中选择【本节】选项。（8）单击【确定】按钮，关闭【分栏】对话框，这时在页面视图中就可以看到使用跨栏标题的情况了。如果在分栏的过程中，已经连标题也一起分栏了，如图3.30所示，这时可以选取中标题的文字，单击【常用】工具栏中的分栏按钮，在弹出的菜单中选择【1栏】，也就是不分栏，完成后得到效果如图3.31所示。图3.30 不跨栏的标题 图3.31 跨栏标题3.2.3 平衡各栏文字长度细心的读者可能已经发现：在前面的分栏操作中，分栏后的页面各栏长度并不一致，最后一栏可能比较短，这样版面显得很不美观，如图3.32左图所示。那么，如何才能使各栏的长度一致呢？其实操作方法很简单，用户只要把光标移到需平衡栏的段落结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，在打开的对话框中的【分节符类型】下选中【连续】单选项，单击【确定】按钮，即在栏的最后一个字符后面插入一个连续的分节符，就可以得到等长栏的效果，结果如图3.32右图所示。 图3.32 平衡各栏文字长度3.2.4 快速更改分栏的宽度用户也可以在不打开【分栏】对话框的情况下，快速更改分栏的宽度。操作步骤如下： （1）切换到页面视图。 （2）如果对文档进行了分节，则单击要更改的节。 （3）当鼠标停留在水平标尺时，鼠标就会变为相应的形状，再拖动水平标尺上的分栏标记即可，如图3.33所示。如果要指定精确的栏宽和栏间距尺寸，可以使用【格式】|【分栏】命令。图3.33 快速更改分栏的宽度3.2.5 为目录分栏 一般书本的目录都分为两栏，这样看上去比较美观也便于查阅。这种形式的目录该怎么做呢？如果采取为文档中文字分栏的方法为目录分栏，则会出现右半侧页码消失的现象，这里有个小窍门，可以解决这一问题，其具体操作步骤如下： （1）选中刚建立的目录，使其全部变黑，单击鼠标右键，从右键快捷菜单中单击【段落】命令，如图3.34所示。图3.34 选中目录的【段落】命令（2）在打开的【段落】对话框中单击【制表位】按钮，出现【制表位】对话框，如图3.35所示。 图3.35 【制表位】对话框（3）在【制表位位置】文本框内输入合适的数值，如，“19”字符；这个值为没有分栏前整个页面制表位位置数值的一半（假若当前文档的版心每行是38个字符）。在【对齐方式】选项组中单击【右】单选按钮，在【前导符】选项组中选择其中一种形式。 （4）单击【设置】按钮，再单击【确定】按钮。 （5）单击【格式】|【分栏】命令，在【预设】选项组内选中【两栏】选项，在【宽度和间距】选项组中选择合适的数值，也可以选中【分隔线】复选框，为左右两排目录之间加上一条分隔线，最后单击【确定】按钮。（6）此时得到的目录可能并不是等长栏，可以把光标移到目录的结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，在【分节符类型】选项组中选中【连续】复选框，单击【确定】按钮。最后得到的分栏目录如图3.36所示。图3.36 目录的分栏效果3.2.6 为分栏的版面插入页码在日常的文字处理过程中经常会采用8开纸分两栏进行打印，相应的，就需要分别在左右两栏设置不同的页号。这本来只是一个非常普通的要求，不过出人意料的是，Word并没有向用户提供这一功能，它只能为一页编排一个页号，而不允许为处于同一页中的不同栏分别设置不同的页号，从而影响了用户对页号的管理。另外，用户在处理页眉及页脚时也会碰到类似的问题。对此，我们到底有没有什么妥善的解决办法呢？回答是肯定的，将Word的表格功能及域功能结合运用即可解决这一问题，具体步骤为： （1）单击【格式】|【分栏】命令，在【分栏】对话框中选择将文档分为两栏。 （2）单击【视图】|【页眉和页脚】命令，切换到页脚编辑状态。 （3）单击【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。 （4）在【插入表格】对话框的列数栏中输入“5”、行数栏中输入“1”、列宽栏中选择默认的【自动】，然后单击【插入】按钮，在页眉区域中插入一个5列1行的表格。 （5）拖动表格第2列与第3列之间的表格线，使之与文档正文部分第一栏的右边距对齐；然后拖动表格第3列与第4列之间的表格线，使之与文档正文部分第二栏的左边距对齐。（6）将光标移至表格的第1列，然后按下CtrlF9，在表格中插入一个空域（屏幕显示为一对大括号“”）。（7）将光标移至大括号的中间，然后输入“=2”。如图3.37所示。图3.37 在页眉的表格中插入空域并输入“=2”（8）单击【插入】|【域】命令，打开【域】对话框。 （9）在【类别】列表框中选择【编号】选项、在【域名】列表框中选择【Page】选项，如图3.38所示。然后单击【插入】按钮，在表格中插入一个【编号】域。（10）此时表格中的域代码将会显示=2PAGE MERGEFORMAT，可继续输入“1”，并使域代码最终显示为=2PAGE MERGEFORMAT1。（注意，域代码符“”必须通过CtrlF9快捷键或通过相应的Word命令来输入，而不能通过键盘输入，否则无效）。 （11）单击【格式】工具栏上的【左对齐】按钮，使插入的域代码左对齐。 （12）将光标移至表格的第2列，然后在此输入文档左一栏所需打印的页眉。 图3.38 插入Page域（13）利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使插入的页眉右对齐。 （14）将光标移至表格的第4列，然后在此输入文档右边一栏所需打印的页眉内容（左边页眉的内容可以与右边页眉的内容有所不同）。 （15）利用【格式】工具栏上的【左对齐】按钮令该页眉实现左对齐。 （16）将光标移至表格的第5列，然后重复5至9步，在第5列插入一个=2PAGE MERGEFORMAT域，并利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使之实现右对齐。注意在此不要在域中插入“”。（17）单击【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，打开【表格和边框】工具栏。 （18）单击【表格【选定表格】命令，选定整个表格。 （19）利用【表格和边框】工具栏上的【边框】按钮取消整个表格的所有表格线（即不打印表格线）。 （20）按下AltF9快捷键，将所有的域代码切换为具体的数值。最后得到如图3.39所示的页码效果。 图3.39 设置分栏的页码效果通过上述步骤、综合利用Word的表格虚框、表格对齐、域代码切换等功能之后，我们就实现了为Word分栏打印文档的左右两栏分别插入不同的页号、并分别设置不同页眉的目的，广大用户只需直接进行打印并对折装订之后即可得出自己所需的页面效果（即对折之后所有的页面都有连续的页号，从而解决了以往采用折页打印方式时无法打印连续页号的问题，同时采用此方法后文档的左右两栏都可以显示不同的页眉和页脚，从而满足了广大用户的需要）。3.3 分节技巧在建立新文档时，Word将整篇文档认为是一节。为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数量的节，然后用户就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。应用“分节符”可以将整个文件分成若干个节，并对每个节进行不同的格式设置。例如，要想首页不编页码，而是从第2页由“1”开始排页码，应用分节操作就可以实现。3.3.1 文档中节的作用在编排一本书时，书前面的目录需要用“I，II，III，”作为页码，中文要用“1,2,3,”作为页码。而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件，再设置不同的页码格式。但是，书的前面还有扉页、前言等，这样的页一般不需设置页码。如果再把它们都分为不同的文件，管理起来就不太方便了，特别是在批量打印时就非常被动。例如，在编排某些文档时，经常需要为每个节设置各自的页码。如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节；如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建新的一节。如下所述： 行号及其显示行号的间隔、起始行号 垂直对齐文本的方式 页码的格式和位置 报版样式的栏数 页眉与页脚的文本、位置和格式 页边距、纸型、页面方向3.3.2 使用分节符1插入分节符插入分节符的具体操作步骤是，单击需要插入分节符的位置，单击【插入】|【分隔符】命令。打开如图3.40所示的【分隔符】对话框。在【分节符类型】中的选择需要的分节符类型。分节符有几种类型和作用，如表3.1所示。注意：要查看分节符的类型，可以切换到普通视图下才可以看到。图3.40 【分隔符】对话框表3.1 分节符类型类 型作 用下一页插入一个分节符并分页，新节从下一页开始连续插入一个分节符，新节从同一页开始奇数页插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始偶数页插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始2改变分节符类型如果需要改变文档中分节符类型，可以使用两种方法进行：（1）单击需要修改的节。单击【文件】|【页面设置】|【版式】命令或选项卡，在出现的【页面设置】对话框中，在【节的起始位置】下拉列表框中选择所需所需的分节符类型。如图3.41所示。 图3.41 在页面设置中更改分节符类型按照表3.1所列分节符类型和作用，在【新建页】、【新建栏】、【接续本页】、【奇数页】中根据需要选择要更改的分节符类型。.接续本页：表示不插入分页符，紧接前一节排版文本。.新建栏：表示在下一栏顶端开始打印节中的文本。.新建页：表示在分节符位置进行分页，并且在下一页顶端开始新节。.偶数页：表示在下一个偶数页开始新节（常用于在偶数页开始的章节）。.奇数页：表示在下一个奇数页开始新节（常用于在奇数页开始的章节）。（2）切换到【普通视图】下来查看分节符的类型，然后选定分节符，按【Delete】按钮，把分节符删除，再重新插入需的的分隔符。要在页面视图或大纲视图中显示分隔符，也可以单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮，来显示分隔符。3删除分节符删除分节符的操作步骤如下：（1）先单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮，来显示标记，然后选定要删除的分节符，也可以切换到【普通视图】下来查看分节符的类型。查看分节符的类型如图3.42所示。 图3.42 查看分节符的类型（2）选中分节符后，按Detele 键。就可以删除指定分节符了。如果在页面视图中无法选中分隔符，可以把光标定位在分切符前面，然后按【Delete】按钮，同样可以像删除普通字符一样把分节符删除。特别注意：在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式。该文本将变成下一节的一部分，并采用下一节的格式。3.3.3 使用分隔符分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。在编辑一个较长的文档时，Word会根据页边距的大小和打印纸张的大小在适当的位置自动分页；当用户增、删或修改文本时，Word将根据需要自动调整分页。这种由程序插入到文档中的分页符叫做软分页符或浮动分页符，在普通视图下，Word在屏幕上将把它显示为一条水平虚线。但有时，用户需要在特定的位置插入一个“硬”分页符来强制分页，譬如，一本书的每一章都须从新的一页开始，则在下一章的开头须加上一个硬分页符。在文档中插入硬分页符的方法很简单，只要将插入点定位到要分页的位置，然后按下Ctrl回车键就插入了一个硬分页符。这时，如果在普通视图下，用户将在屏幕上看到一条带有“分页符”三字的水平虚线。与文本编辑一样，对“分页符”也可以进行选定、移动、复制和删除等操作。插入硬分页符的另一种方法是：将插入点定位到要分页的位置后，选择【插入】菜单中的【分隔符】命令，在弹出的【分隔符】对话框中选择【分页符】选项，单击【确定”按钮后，便在插入点处插入了硬分页符。另外，分隔符类型中还有换行符和分栏符两种。换行符：结束当前行并使文本在图片、表格或其他项目之下继续（文本将会在不包含与左或右页边距对齐的图片或表格的空白行中继续）。分栏符：在插入点所在位置插入手动分栏符。3.3.4 分节后的页面设置可以使用不同的分节符来进行分节，分节符表示节的结尾插入的标记。分节符包含节的格式设置元素，例如，页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。如果已将文档划分为若干节（节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项，若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚等属性，请创建一个新的节），可以单击某个节或选定多个节，再改变纸张大小。分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将【应用于】下拉的列表框中选择为【本节】选项即可，如图3.43所示。 图3.43 分节后的页面设置3.3.5 分节后页码编号分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。其具体操作步骤如下：（1）把光标移到要添加页码的节中，单击【插入】|【页码】命令，出现【页码】对话框。（2）单击【格式】按钮，弹出如图3.44所示的【页码格式】对话框。图3.44 【页码格式】对话框（3在【页码编排】选项组选中【续前节】单选按钮，就可以与前一节的页码顺序接排，如果重新编号，就选中【起始页码】单选按钮，然后在后面的微调框中输入起始的页码号即可。3.3.6 分节后页眉与页脚的设置分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。用户可以为某节页面或者页脚进行单独或者相同设置，操作步骤如下：（1）把光标移到该节中，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在分节后的文档中弹出【页眉和页脚】工具栏。（2）在页眉或切换到页脚状态下，单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹下去的状态，即让它的页眉或者页脚与上一节相同，如图3.45所示。如果要使用分节后采用不同的页眉和页脚，可以再次单击按钮，恢复为初状态，然后重新设置或输入自己的页眉和页脚文字即可。如图3.46所示。图3.45 与上一节相同的页脚图3.46 与上一节不相同的页脚3.3.7 保留文档原来的版式和分页在默认情况下，Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。这样，只要字体不改变，任何人都可以查看和打印该文档，而原来的分行和分页不变。但如果打开一篇用早期版本的Word或WordPerfect创建的文档，Word会根据所用打印机安排该文档的版式。如果要让一篇文档的版式与打印机无关，用户可不让Word根据文档中的字体安排该文档的版式。其操作步骤如下：（1）单击【工具】|【选项】命令，然后在弹出的【选项】对话框中选择【兼容性】选项卡。（2）取消对【选项】列表框中的【用打印机标准设计文档版式】复选框的选择，如图3.47所示。 图3.47 选中【用打印机标准设计文档版式】复选框因为在Word中处理文档时，只有选中【用打印机标准设计文档版式】复选框才影响该文档的显示效果，此方法不能永远改变该文档。如果要恢复该文档原来的版式，则再次选中该复选框。3.3.8 在同一页中使用多种版式在对文档进行排版时，有时会需要分栏或不同的版式，应用【分节符】实现此操作很方便。 （1）将光标放在需要添加“节”的位置。 （2）单击【插入】|【分隔符】命令。 （3）将【分节符类型】设置为【连续】。（4）单击【确定】按钮。 （5）分别为各“节”文本设置不同的分栏格式，如设置页面纵横混排，可以分别将各“节”的“纸型方向”（页面设置对话框）设置为纵向或横向即可。 3.4 制作页眉和页脚技巧页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名、作者名以及文档的水印效果等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。如向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，Word 将插入相应的域。域确认在更改文档时能自动更新页码，并在打印文档时更新日期、时间和其他对象。如果看到的是例如 PAGE 或 DATE 的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，可按 Alt+F9进行更新页码。利用域的设置，还可以在页眉、页脚之间自动插入文档中的各级标题。在Word中，页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本（如日期或页码等）的“域代码”。域代码与普通文本有所不同，它在打印时将被当时的最新内容所替代，例如生成日期的域代码可以根据计算机的内部时钟生成当前的日期，倘若用户第一天录入的文档到第二天才打印时，那么打印时将使用第二天的日期；同样用于生成页码的域代码将在各页面上打印最终的准确页码。3.4.1 创建页眉和页脚如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下，依次选择【视图】|【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页脚了，如图3.48所示。图3.48 【页眉和页脚】编辑状态通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。【页眉和页脚】工具栏按钮说明如表6-1所示。表6-1 【页眉和页脚】工具栏按钮说明按钮名称说明插入自动图文集选择自动图文集插入页眉和页脚所需的地方插入页码用于插入随时更新的页码 （域）。在页眉和页脚中插入了页码后，无论文档如何编辑，每页的页码都会自动更新为顺序的页码。插入页数插入自动更新的页数（域）。在页眉和页脚中插入了页数域后，就会自动显示当前文档的页数设置页码格式设置页码的格式以及页码编排方式插入日期插入自动更新的日期（域），会自动显示当前的日期插入时间插入自动更新的时间（域），会自动显示当前的时间页面设置打开页面设置对话框，设置为节或文档的页眉和页脚的奇数页、偶数页、首页之间是否相同显示/隐藏文档文字单击该按钮，可以将正文隐藏起来，再次单击又可以显示正文同前如果在不同的节中设置页眉和页脚，单击它可以使当前的页眉和页脚与上一节的页眉和页脚具有相同的内容。页眉页脚间切换如果当前在页眉区域中，单击它可以切换到页脚区域，反之亦然显示前一页如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以切换到上一页的页眉、页脚中显示下一页如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以进入下一页的页眉、页脚中关闭页眉和页脚关闭页眉和页脚的设置，切换到正文编辑状态 注：自动图文集是存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个【自动图文集】词条并为其指定唯一的名称。可以在【自动图文集】菜单栏（如图3.49所示）上的词条列表中、从【自动图文集】菜单（在【插入】菜单上单击【自动图文集】也可显示该菜单）中，或使用【自动图文集】对话框（在【插入】菜单上指向【自动图文集】，然后单击【自动图文集】命令）进行选择并插入自动图文集词条。图3.49 自动图文集菜单（1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的域。如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。如果看到的是类似 PAGE 或 DATE 这样的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，那么请按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。（2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果，如图3.50所示。可依次单击【工具】|【选项】命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项，如图3.51所示，就可以取消域底纹的显示了。 图3.50 用域代码显示页码 图3.51 是否显示域代码3.4.2 设置页眉或页脚高度进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下：（1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。如图3.52所示。图3.12 调整页眉区域至正文区域之间的距离（2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。如图3.53所示。图3.53 调整页脚区域至正文区域之间的距离（3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确和直观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已经确定，所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即可，如图3.54所示。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘之间的所需距离（如1.5厘米），再在【页脚】输入框中输入从纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离（如1.75厘米）。图3.54 设置页眉或页脚高度在这里，需要注意的是，如果【页眉】设置大于【上】页边距设置时，会在页眉下方打印正文文字。而当【页脚】的设置大于【下】页边距时，就会在页脚上方打印正文文字。其中页面大小、上页边距、下页边距、左右页边距、文档区正文区、页眉页脚区划分请参看图3.1。3.4.3 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果，例如首页作为封面文档，奇数页需要用章名作页眉，偶数页需要用书名作为页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。（1）进入【页眉和页脚】工具栏，单击【页面设置】按钮，选择【版式】选项卡，打开如图3.54所示的对话框。（2）选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项，就可以为奇数页创建一种页眉和页脚，为偶数页创建另一种页眉和页脚。（3）选