Taking Minutes 会议记录.doc

Taking Minutes 会议记录 KeySentences（重点句子） 213.Couldyoutellmewhatasecretaryshoulddoforameetingoraconference？ 你能告诉我在会议中秘书必须做些什么工作？ 214.Animportantpartofthedutiesofasecretary，Ithink，istodowellthepreparationworkforthemeeting. 我认为一个秘书的重要职责之一就是做好会议的准备工作。 215.Thenwhatshouldasecretarydotoprepareforameeting？ 那么秘书应该做些什么样的准备工作呢？ 216.Canyoutellmeabitmoreaboutit？ 你能讲得稍微详细些吗？ 217.Firstofall，theagendashouldbepreparedbeforethemeeting. 首先，开会前要准备好议程。 218.Thenyoushouldensurethatthoseentitledtobepresentareproperlyinformed. 然后你要保证出席这次会议的人员都要通知到。 219.Howaboutthedocumentsandtheinformation？ 还有文件和资料怎么办呢？ 220.Allthenecessarydocumentsandtheinformationrelevanttothemeetingshouldbeavailable，preferablyprintedanddistributedbeforethemeeting. 所有有关会议的文件和资料都得准备妥当，最好在会议前印好并分发出去。 221.Whatshouldasecretarydoduringthemeeting？ 那么在会议期间秘书要做些什么呢？ 222.Afterthemeetingsheshouldtypetheminutesup，andkeepproperrecordsofthebusinesstransactedandresolutionspassedandalsoimplementmanyofthedecisionreachedatthemeeting. 会后她还要把讨论的问题和通过的决议作出记录，把它打印出来，并把会上所作出的决定进行贯彻。 223.Doyouthindyoucanlookaftertheofficeonyourownnow？ 你认为你现在能独立照料办公室的事吗？ 224.Totakeminutesmeanstomakenotesatameetingsothatafterwardsyoucanwritearecordofwhathashappened. “会议记录”是指在开会的时候记笔记，这样会后你可以把开会的情况做个记录。 225.Allthebranchmanagerswillbethere. 公司各部门经理都将出席会议。 226.Meetingsareeitherformalorinformal. 会议分正式和非正式会议两种。 227.Whatsthedifference？ 有什么区别吗？ 228.Aninformalmeetingusuallytakesplaceonthespurofthemomenttodiscussaspecialpoint. 非正式会议，通常都是为了讨论某个特殊问题而当场召开的。 229.Asitwasaninformalmeeting，Ijustmadeashortreport. 因为那是一个非正式会议，所以我只写了几个简短纪要。 230.Couldyoushowmeacopy？ 我可以看一份纪要吗？ 231.Youseeyoumustmakesurethatyouincludeeverything. 你要明白必须把所有的事都记全。 DialogueA （Jane，ajuniorsecretary，isinquiringMary，aseniorsecretaryoftheoffice，aboutasecretarystasksforameeting.） （A：MissJane；B：MissMary） A：Hi，Mary，youhavebeenasecretaryforseveralyearsinthispany.Couldyoutellmewhatasecretaryshoulddoforameetingoraconference？ B：Well，animportantpartofthedutiesofasecretary，Ithink，istodowellthepreparationworkforthemeeting. A：Whatshouldasecretarydotoprepareforameeting？Canyoutellmeabitmoreaboutit？ B：Firstofall，theagendashouldbepreparedbeforethemeeting.Thenyoushouldensurethatthoseentitledtobepresentareproperlyinformed. A：Isee，andhowaboutthedocumentsandtheinformation？ B：Allthenecessarydocumentsandtheinformationrelevanttothemeetingshouldbeavailable，preferablyprintedanddistributedbeforethemeeting. A：Andwhatshouldasecretarydoduringthemeeting？ B：Ofcourse，sheshouldtakeminutes. A：Andafterthemeeting？ B：Afterthemeetingsheshouldtypetheminutesup，andthenkeepproperrecordsofthebusinesstransactedandtheresolutionspassedandalsoimplementmanyofthedecisionreachedatthemeeting. A：Thankyouverymuch.Youareveryhelpful. B：Notatall. DialogueB （MissLin，aseniorsecretary，isgoingtoattendameeting，sosheasksMissGao，ajuniorsecretary，tolookaftertheoffice.） （A：MissLin；B：MissGao） A：Howlonghaveyoubeenworkingherenow，MissGao？ B：Ivebeenworkinghereforthreemonths，sinceMay. A：Well，doyouthinkyoucanlookaftertheofficeonyourownnow？ B：Yes.IthinkIcan.Why，shallIhaveto？ A：Yes，youllhavetolookaftertheofficeonyourownthisafternoonbecauseIhavetotakesomeminutesforMr.Smith. B：Takesomeminutes？Howcanyoutakeminutes？ A：Ohreally！Totakeminutesmeanstomakenotesatameetingsothatafterwardsyoucanwritearecordofwhathashappened. B：Soyougotothemeeting，makenotes，andthentypeouttheminutesfromyournotes. A：Thatsright.AndwhileImtakingtheminutes，youhavetolookaftertheoffice. B：Thismeetingthatyouhavetotakeminutesatthisafternoonisitabigmeeting？ A：Ohyes，itsaverybigmeeting.Allthebranchmanagerswillbethere.Itsaformalmeeting. B：Aformalmeeting？ A：Yes，meetingsareeitherformalorinformal. B：Whatsthedifference？ A：Well，aninformalmeetingusuallytakeplaceonthespurofthemomenttodiscussaspecialpoint.Itisntplannedinadvance. B：Likethedriversmeetinglastweek？ A：Yes，thatsright. B：Mr.Smith，suddenlycalledthemeetingwhenheheardadriverhadbeenfinedforparkinghiscarinPeaceSquare. A：YesMr.Smithwasverycross.Assoonasheheardaboutit，hecalledallthedriverstohisofficeforaspecialmeeting，aninformalmeeting. B：Didyouhavetotakeminutesatthatmeeting？ A：No，Ididnt.Asitwasaninformalmeeting，Ijustmadeashortreport. B：Wasitdifficult？ A：No，notreally. B：Couldyoushowmeacopy？ A：Yes，hereyouare.Youseeyoumustmakesurethatyouincludeeverything.Firstthetimeandtheplace. B：（Readingvoice）“ReportofmeetingheldinMr.Smithsofficeat1000a.m.onTuesday，4thAugust1999.” A：Second，whowasthere. B：Present：Mr.Smithandthenamesofthedrivers.Andthentheresthesubjectheading：“ParkingRegulations”。 A：Yes，andthenlastofallasummaryofwhatMr.Smithsaid.（Reads）Mr.Smithsaidthatalldriversmustobeycitycarparkingregulations.Hesaidthatinfutureanyparkingfineswouldhavetobepaidbythedriversthemselves. B：Whew！Thatllmakethemcarefulaboutparkinginfuture. Notes注释 1.abitmore多一点。 abit意思是“一点，一些”，这和alittle的意思相同。 如：Ifeltabithot. 我感到有点儿热。 2.relevantto和有关的 3.takeminutes作记录 4.Youareveryhelpful. 我获得很多帮助。 5.ononesown 独立地；独自地 如：Hecanbelefttoworkonhisown. 可以让他独自工作。 6.WillIhaveto？ 此处省略了“tolookaftertheofficeonmyown.”意为“我必须独自料理办公室的事务了吗？” 7.Ohreally！此处really表示一种惊讶的感叹。 8.onthespurofthemoment指事无准备地发生 9.inadvance提前；预先 如：Itsunwisetospendyourineinadvance. 把你的收入提前花掉是不明智之举。 10.Soyougotothemeeting，makenotes，andthentypeouttheminutesfromyournotes. 所以你去参加会议，做记录，然后，根据记录打出来。 11.callthemeeting召集会议 12.makeashortreport做简短纪要 13.makesurethat确保；务必 Therearentmanyseatsleftforthisconcert；youdbettermakesurethatyougetonetoday. 这个音乐会剩下的座位不多了；你最好今天订下一个位子。 14.present出席人员 15.subjectheading标题 16.whew！哎呀！（表示惊讶等的叫声，有时表示开玩笑的态度） WordsandExpressions minutes/minits/n.会议记录 ensure