集团会务服务管理规范.doc

保密性 一般时效性 一般苏宁云商行政管理总部文件行政管理总部综合字【2014】*号会务服务管理规范一、目的为进一步做好集团各类会议的会务服务保障工作，提升集团对内对外形象，现对各地各类型会议的会务服务管理规范进行明确。 二、适用范围：本规范适用于地区管理中心及城市公司三、会议分类1、内部会议指公司内部组织的各类会议，如总部领导下终端的会议、地区体系部署会、季度例会、月度例会、销售分析会、周末例会等。2、外部会议指公司日常因对外沟通、洽谈、接待产生的各类会议，如日常合作单位来访沟通接待、政府来访接待、招商大会、新闻发布会、签约仪式等。3、远程会议指公司利用视频、电话等信息设备召开的各类会议，如全国视频会议、大区视频会议和电话会议。四、会议物料配置标准会议类型会议名称会议分类参会人员会议物料标准会务服务方式内部会议总部领导下终端会议董事长下终端会议董事长鲜花、席卡、毛巾、专用茶杯、专用茶叶、烟灰缸、抽纸全人工服务总裁办领导、总部高管、大区/子公司高管席卡、烟灰缸、抽纸、矿泉水自助服务总裁办领导下终端总裁办领导席卡、烟灰缸、抽纸、矿泉水自助服务总部高管、大区/子公司高管席卡、烟灰缸、抽纸、矿泉水自助服务总部其他高管下终端总部高管、大区/子公司高管席卡、烟灰缸、抽纸、矿泉水自助服务总部非高管人员下终端总部非高管人员矿泉水自助服务大区/子公司内部会议大区高管参加的会议大区/子公司高管席卡、烟灰缸、抽纸、茶水或矿泉水全人工服务其他人员参加会议其他人员/外部会议一般来访接待政府类日常业务对接的市/县/局/办代表茶水自助服务供应商类品类负责人自助服务区域总监、销售总监银行、资金、人事、媒体等其他类业务人员自助服务重大来访接待政府领导类（参观、交流）省部级领导（含）上席卡、盒装抽纸、烟灰缸、双方人员信息表、矿泉水、茶水全人工服务司厅级领导各市、区的书记区长局、办领导市/县党政等机关领导供应商高层类董事长鲜花、席卡、盒装抽纸、烟灰缸、双方人员信息表、矿泉水、茶水全人工服务总裁/副总裁总经理以上签约仪式主题背景板、鲜花、席卡、盒装抽纸、烟灰缸、矿泉水 、茶水、签约旗、签约席卡、签约纸、签约笔全人工服务新闻发布会、招商大会新闻发布会、招商大会主题背景板、席卡、盒装抽纸、烟灰缸、矿泉水自助服务远程会议全国视频会议集团表彰大会大区/子公司高管主题背景板、席卡、视频标识牌、茶水全人工服务集团性工作会议、重大节庆促销动员会、集团重点工作部署会大区/子公司高管通用背景板、席卡、视频标识牌、茶水自助服务体系部署会议等日常全国视频会议大区/子公司高管通用背景板、席卡、视频标识牌、茶水自助服务大区内部视频会议大区高管参加的会议大区/子公司高管席卡、视频标识牌、茶水全人工服务其他人员参加会议其他人员席卡、视频标识牌自助服务电话会议大区高管参加的会议大区/子公司高管茶水全人工服务其他人员/其他人员参加会议其他人员/注释：全人工服务：由各地办公室会务专员负责会前、会中、会后服务的服务方式； 自助服务：由会议组织部门会务秘书负责会前、会中、会后服务的服务方式。五、会议服务流程操作指导会议节点流程具体工作要求会前环节会场布置1、根据各类会议需求准备物料，并摆放到位，具体物料摆放原则详见附件1；2、人员座次安排详见附件2 视频信息设备调试做好视频设备的连接、调试工作1、及时上线体系部署会议等日常全国视频会议-提前半个小时集团性工作会议、重大节庆促销动员会、集团重点工作部署会-提前一个小时集团表彰大会-提前二个小时2、注意事项 检查视频会议的麦克风是否为静音状态调节摄像头的位置，保证各会场都能看到视频标识牌、所有参会人员及背景板等检查是否与主会场连接，是否能听到主会场人员讲话会中环节茶水服务1、会中做好续水工作，第一次续水须在会议开始后10分钟之内；2、续水频次：根据参会人员喝水情况，原则上30分钟续水一次（具体还需根据会议期间天气情况及参会人员喝水情况决定）。3、在往茶杯倒水、续水时，若不便将杯子和杯盖同时拿在左手上，可将杯盖翻放在桌上或茶几上，端起茶杯来倒水。会务人员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意：切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，如发现宾客将杯盖扣放在桌面或茶几上，会务人员要立即斟换。 4、倒水、续水需按礼宾/主客顺序和顺时针方向为宾客服务。视频保障会中保持话筒静音，未经信息保障人员允许不得使用遥控器调节摄像头和使用其他功能；若在会中遇到视频线路有问题时，需及时与信息保障人员联系。会中清洁每场会议休会期间及时更换会议用品（茶水、席卡等）并请保洁员清理现场卫生。文件传递 1、会议期间，会务专员接收、登记需传递进入会议室的文件，于会间送入会议室内（在文件传递时，须将文件放入A4封套内进行传递）。2、文件签出后，及时通知递交人取回。会后环节会务物料回收对于可重复利用的会务物料进行回收、整理工作。会场清洁1、请保洁员清理垃圾，打扫会议室的卫生；2、检查会议室有无遗留物品，收好席卡，将座椅排放整齐，将会议室恢复至会议预备接待状态。3、若专项性会议制作的主题背景板，请在会后及时将其拆除；日常会议室需保持日常通用背景板。设备整理按规定关闭设备电源及所有供电电源。六、其他此规范自下发之日起执行，最终解释权归集团办公室内务管理部。 集团办公室