CXWJ-03a3 文件控制程序.doc

广东美的厨卫电器制造有限公司卫浴测试评价中心文件控制程序文件编号：CXWJ-03 版本号：a3文件修订履历表修正后版本日期修订内容修订人批准人a12010-5-103.1增加编制;内审员和使用人员呼践周立国a22010-7-104.1.5 d 管理规章制度类文件编号方法,去除错误的示例秦博周立国a32010-9-6修订目的与范围呼践周立国a32010-9-6修改3.1 内部文件的编制、变更与修改权责呼践周立国a32010-9-6增加3.2内容呼践周立国a32010-9-64.2.6在原有基础上增加新内容呼践周立国1 目的对与质量管理有关文件进行控制，确保各相关场所均能得到和使用文件的有效版本。2 适用范围适用于对本中心的质量管理体系文件的编制、审批、发放、修改和管理等各个环节，也适用对客户提供的文件（如图纸、说明书、方法等）以及外来标准（如国标、行标、国际公认标准）的控制。3 职责 3.1 内部文件的编制、变更与修改权责文件层次文件名称 编制变更与修改批准人收发人第一层文件质量手册质量负责人质量负责人技术负责人中心主任资料管理员第二层文件程序文件质量负责人技术负责人第三层文件作业指导书技术负责人技术负责人第四层文件记录和表单3.2文件变更与修改,体系文件在运行中如有发现不妥或不符之处,可由当事人填写文件更改建议单至质量负责人或技术负责人处，由质量负责人或技术负责人根据审批意见做相应更改。3.3 资料管理员负责对标准、规范和管理体系文件进行发放控制。3.4 技术负责人组织测试人员不定期对技术标准规范进行有效性跟踪。4 管理内容和要求4.1 内部文件的管理4.1.1 基本要求内部文件统一使用A4纸，活页装订。4.1.2 编写结构质量手册为：1. 概述；2. 职责；3. 要求；4. 支持性文件。程序文件为：1. 目的；2. 范围；3. 职责；4. 管理内容和要求；5. 相关/支持性文件；6. 记录和表单。 作业指导书的文件结构按不同类型规定不同的格式。4.1.3章节编码质量手册 1 1.1 1.1.1 a 程序文件 1 1.1 1.1.1 a 4.1.4 版本及修订状态版本原版为a版，第一次换版为b版，依次类推；修订状态原版为第0次修订，第一次修订为1，依次类推；同一版本如修改4次以上或有重大修改，需要进行改版。4.1.5 文件编号所有文件（不含外部文件）均应有标识号，以便查询和检索。编号规定如下：a. 质量手册编号方法如下：M C S TXSC X版本号（从“A”开始的大写英文字母） 体系手册 实验室 表示广东美的厨卫电器制造有限公司b. 程序文件编号方法如下：CXWJ * * 版本号（从小写英文a开始类推）文件顺序号（用两位数字表示，01-99） 程序文件c. 检测试验作业指导书类文件编号方法如下：S Y （X） * * * * * *(版本号)文件顺序号（用三位数字表示，001-999） 试验类型（ZX表示整机型式试验，ZD表示整机单项测试、LX表示零部件型式试验、LD表示零部件单项测试、XX表示通用） 产品类型（A表示XXX机、B代用、C表示XXXX） 试验文件代号 如：SY（A）ZX00501表示XXX机整机型式试验作业指导书 SY（C）LX00601表示XXX零部件型式试验作业指导书d. 管理规章制度类文件编号方法如下： G Z * * 版本号（从小写英文a开始类推）文件顺序号（用两位数字表示，01-99） 管理规章制度 e. 检验设备操作规程和检验设备校准规程的编号方法如下：C S * * *(版本号)文件顺序号（用三位数字表示）测试文件类型（用两位数字表示，01操作规程，02 校准规程） 专业类别（D表示电气） 测试设备文件代号f. 记录表格编号方法如下：CXWJ * * * 版本号（从小写英文a开始类推）文件流水号（用两位数字表示，01-99） 引出该记录表格的程序4.1.6 批准、发放与回收a. 文件编制或变更后由资料管理员对文件的编号、流水号、版本号、修订次数等校对无误后，于每年年初登录于【文件目录清单】中并与资料持有人核对本人持有文件的有效性。当文件被修订或废止时，由资料管理员在【文件目录清单】备注栏中加以说明。b. 资料管理员根据文件批准人的要求，决定文件的分发范围。根据所需要的文件分发数量复印，于每份文件的批准页面加盖“受控”印章后发放，并请接收文件人于【文件分发登记表】上签名。若为修订或废止文件，则需将作废文件回收，回收 文件时应注意其数量和内容之完整性，并记录于【文件分发登记表】中。c. 资料管理员将回收的旧版文件除作为知识、经验等目的而保留外，回收的旧版文件应销毁。保留的旧版文件应在其正面加盖“作废”章以示识别，防止误用。d. 接收文件人如发现文件缺页、破损、字迹模糊或遗失，应向资料管理员申请补发，并在【文件分发登记表】中予以记录。不得以任何影印、打印、复印等方式自行处理。e. 经发放的正式文件，使用部门及人员不得改变其内容。本中心管理体系文件禁止手动修改。4.1.7 变更和废止a. 质量负责人和技术负责人每年应对文件的系统性、符合性进行审查，原则上安排在管理评审会议上进行。b. 文件需变更和废止时，由文件原制订人员或授权人以【文件更改建议单】的方式提出，并说明原因。c. 文件变更与废止按本程序3.1条款的规定进行审批。文件更改可采取发放【文件更改单】、换页(更改页)和换版的方式实施，并按原分发记录进行分发和收回作废页或废止文件，以保证各使用处都能得到有效版本。4.1.8 更改和控制保存在计算机中的文件a. 对保存在计算机中的文件，由相关负责人在计算机中注明版本，修改时应以“另存为”的方式保存并注明新的版本，不得以覆盖原版本文件的方式进行修改。b. 保存在计算机中的文件应由相关人员设定权限密码，以防止被非授权的更改。4.2 外部文件的管理4.2.1 外部文件是指与管理体系或检测工作相关的国际、国家或行业的法律法规、标准和技术规范等。4.2.2 外部文件的控制编号外部文件的控制编号依文件原编号受控发放。4.2.3 外部文件由资料管理员统一登录于【文件目录清单】中后由技术负责人予以确认；外部文件依其版次为版次，若无版次时将其作为原版登录。如有更新，应在备注栏中予以说明，并交技术负责人再确认。4.2.4 新版本的外部文件，经技术负责人批准后，于封面加盖“受控”章按本程序4.1.6条款分发到相关的部门，并记录于【文件分发登记表】中。4.2.5 为确保技术标准或规范的最新有效，由技术负责人组织相关人员不定期或根据上级领导的通知，对技术标准或规范通过互联网或与制定、发布技术标准规范的单位联络等方式进行查核；如发现有过期的技术标准或规范，应及时进行更换，必要时需对使用过期技术标准或规范的检测报告进行审查。4.2.6 如有新出台或作废的技术标准或规范，应由技术负责人确定后交资料管理员按本程序4.2.3条款进行增删。另外对已被替代但仍然有效版本标准以发通知的形式告知各相关人员，以作作废保留使用。4.3 文件保管4.3.1 所有文件和资料(含内部的和外部的)由各部门指定专人负责保管，放在固定的地方，防止损坏和丢失，且相关的人员应能很方便地获取。4.4 文件的调阅4.4.1 各部门或人员需调阅各类文件或资料，须填写【文件和记录借阅单】向资料管理员办理调阅手续。5 相关/支持性文件5.1 CXWJ-11a记录管理程序6 记录和表单 6