QP01 文件控制程序.doc

珠海市思卡净化技术有限公司 程序类文件编 号：HC/QP01版本号：A页 次：4 页 数：4标题:文件控制程序更改日期：V1. 目的 本程序规定了质量管理体系文件的控制方法和过程，以确保质量管理体系文件在起作用的场合能获得适用文件的最新版本。2. 范围 适用于珠海市思卡净化技术有限公司的质量管理体系文件的控制。2.1质量手册(一阶文件)2.2质量程序文件(二阶文件)2.3办法、规定、检验标准、作业指导书(三阶文件)2.4表单 / 记录(四阶文件)2.5国际或国家标准及其它生产中应用文件2.6质量体系文件中所包含的技术资料文件、图表及外来文件。3.定义3.1质量手册质量手册是由公司最高管理层正式发出的，阐明公司质量方针，定义质量体系方向的最高层纲领性文件。3.2质量程序文件质量程序是根据质量手册及客户之要求，结合本公司具体情况而制定，是全面贯彻本公司质量方针之定义及具体实施质量活动的方向。3.3作业指导书作业指导书是质量程序的支持性文件它是根据质量计划及各工序之质量要求，对各工序及各项作业规定的具体操作步骤。3.4受控文件受控文件是由文控中心发出的，印有红色“受控文件”印章的文件及有文件编号的文件。3.5参考文件参考文件是由文控中心根据客户或其它人员的申请，并经指定的人员批准而发出的印有红色“参考”印章的文件。该类文件只作参考用，将不被受控及不可正式使用，其有效期只限于当次/当批/该过程的有效周期（技术试制图纸亦属于参考文件）。3.6作废文件作废文件是文件更新后，由文控中心在发出新文件时收回的旧文件，或其它情况下作废的文件，并盖有“作废”印章。 3.7外来文件外来文件是指国际、国家标准，或客户、供应商等提供的相关文件和资料。3.8技术文件是指由研发中心制定，用于公司所用的一些测试规范、BOM、ECN、工艺流程图、技术图纸、治具设计图纸、模具检讨报告(改模图面)、新产品品质验证报告等等。3.9 非受控文件 是指由客户、供应商、外协供应商等外部合作单位提出，由公司内部提供的给外部合作单位作为其质量活动过程依据的文件，但我司对文件最终状态无法管制的，由外部合作单位自行管控。3.10质量记录用以证明质量活动的相关记录。4.权责4.1 文控中心4.1.1 依照文件的编号原则向文件编写者发出文件编号。4.1.2 依据相关文件要求，审查文件编写者送审批之文件格式。4.1.3 根据文件的分发清单进行分发文件，并收回旧版本文件。4.1.4 根据相关文件的要求保存和处理作废的文件。4.1.5 归档和保存所有的受控文件及更新文件目录。4.2文件使用部门、使用者4.2.1保证接收的文件没有印刷上的问题和不少页、不错页且完整无缺。4.2.2依照相关的程序归档保存最新版本的文件及将旧版本的文件及时交回文控中心。文件使用单位收到最新文件时，通知相关人员阅读并记录。4.2.3所有的文件使用者及其它任何人不得私自复印受控文件。4.3 管理代表4.3.1当国际、国家标准修订时，从认证公司或其它认可单位获取最新版本的国际、国家标准提供给文控中心。4.4研发中心：负责将研发中心的技术文件转化为管理过程技术文件。5.作业内容 5.1文件的编制与审批权限（见表1）5.1.1质量手册由管理代表编制，总经理审核及批准 。5.1.2程序文件品质部门主管、经理编制，管理代表审核，总经理或其受权人批准。5.1.3三阶作业文件相关管理职能部门制作，主管审核，经理或管理代表批准。必要时呈（副）总经理批准。5.1.4外来文件：所有外来文件用于本公司的技术性文件，由相关权责单位经理审查，非技术类文件由相关管理职能部门编制、确认，管理代表审查、批准后分发各部门。 （表1：文件编制与审批权限一览表）文件类型编制部门审核部门批准部门质量手册管理者代表总经理总经理程序文件品质部管理者代表总经理其它管理类文件相关管理职能部门部门负责人管理者代表外来文件技术类文件研发中心研发中心负责人管理者代表非技术类文件相关管理职能部门管理者代表管理者代表 5.2 文件的标识和发行登记5.2.1质量手册 HC/ QM - 年 代 号 质量手册 HC代表珠海思卡净化技术有限公司 供应商质量手册HC/ SQM - 年 代 号 供应商质量手册 HC代表珠海思卡净化技术有限公司5.2.2质量程序类文件编号： HC/ QP - XXX 文件流水号，从001开始 QP代表程序文件 HC代表珠海思卡净化技术有限公司5.2.3三阶文件（管理类文件）编码原则 5.2.3.1管理类文件的编号原则 HC/WI-XX-XXX 文件流水号，从001开始 部门简称，如“PZ”代表“品质部”，详见5.2.5 WI代表管理类文件 HC代表珠海思卡净化技术有限公司 如品质课编写之第5份管理类文件，编号为：HC/WI-PZ-005 5.2.4表格文件的编号原则 HC/QR-XX- XXX 表单流水号，从001开始 部门简称，如“PZ”代表“品质部”，详见5.2.5 QR代表四阶文件（表单、记录） HC代表珠海思卡净化技术有限公司 如品质部制作之第10份表单，编号为：HC/QR-PZ-010 5.2.5部门代称、代码 （见表2） 部门名称文件编号中代称文件发放代码部门名称文件编号中代称文件发放代码总经理办公室ZC01研发中心YF05行政人事部XZ02品质部PZ06计划统筹部GT03营销中心YX07生产部SC04财务部CW08 （表2：部门代称与发放代码） 5.2.6文件版权号5.2.6.1质量手册、程序文件及管理类文件的文件及资料变更后，需变更其版本的，文件片号安版为A 版，后续变更版本号依次以A、B、C、D标识，A-Z用完后以AA、AB、AC 为标识，以后依 此类推；在每版内的微小改动即换页时以版次号标识，如A01、A02,当版次为09再改动时， 版本升级。文件的变更记录于“受控文件总览表”。 5.2.6.2表格文件版本初版为A版，第一次修订为A01，第二次修订为A02，当版次为09再改动 时，版本升级为B版，A-Z用完后以AA、AB、AC 为标识，以后依此类推，。5.2.6.3当文件版权修订而表单未修订时，则只需修改文件版本，表单版本不变；当表单修订而文件 内容未变时，只需修订表单版本，文件版本不变。5.3文件的接收与发放 5.3.1各部门文件制作完成，并依上述规定进行编号及版本排定后，填写依5.1呈相关权责人员签核。 5.3.2各单位将需发行的文件送至文件控制中心，同时需附电子文档，并与文控中心确认相关内容无误。 5.3.3文控中心在收到各单位需分发的文件时，应仔细核对其文件是否完整、编号及版本是否正确，若无误，则进行分发工作；若发现不正之处，应退回文件制定部门重新修正。 5.3.4文控中心将需分发的文件登录于，并依之分发部门复印适当的份 数，整理成册。 5.3.5文控中心在除正本外的文件上盖上红色“受控文件”章，注明分发部门代码后，将文件发放至各单位接收人，各单位收到文控中心的文件时，需检查文件是否完整及是否有红色“受控文件”章，然后在之相应栏签收；外发文件则由文控中心复印已加盖“受控文件”章的受控文件，然后，在复印件上加盖“非受控文件”章，然后由相关的管理职能部门签收。 5.3.6因考虑到外来文件接收的特殊性，可以对外来文件以电子档的形式存档，供各相关职能部门 人员共享，文控中心进行维护与管理，其它人员不可对电子档进行任何修改。 5.3.7当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其它人的文件复印，应填写，经部门负责人及管理者代表批准后，到文控中心办理领用手续，文控中心在注明。 5.4文件的归档 5.4.1各单位接收文件后，为使以后在使用中能及时迅速地查找文件，同时使文件管理规范化，各单位需依文件类别用活页夹进行归档。 5.4.2各单位文件管理人员需在活页夹之侧面用打印之标签进行标示，在活页夹之第一页附上整本文件之目录。5.5文件的借阅 5.5.1所有受控文件当须借阅时，借用人需填写并经部门负责人审批后，由管理代表核准方可到文控中心借阅，文控同时填写。 5.5.2文件借阅人需妥善保管借出的文件，并在规定期限内归还。5.6文件的修订及废止 5.6.1文件（包括表单记录）须更改或废止时，应由文件更改提出单位填写经部门负责人批准，交部门主管或管理代表核准即可。5.6.2 原则上所有文件的更新应由原编写人修改，原审批人审批。5.6.3当文件更改或审批需改由其它人进行时，新的文件修改或审批人有权调阅该文件的有关背景资料。5.6.4更改后文件应作好以下事项(1)更换新的版本(2) 注明新版本生效时间(3)新版本文件必须重新审批(4)注明文件变更修订历史(5)修改文件的内容应知会相关部门。5.6.5文件修订或废止后，文件中心依5.3之规定分发，同时回收已发行之旧版文件。并在上注明。5.6.6修订或废止文件之原版由文控中心进行保存，其保存期限见文件记录控制程序5.4之规定，回收之发行文件由文控中心加盖红色“作废”章，其反面能继续使用的，则回收使用；其反面不能使用的，则销毁。5.7外来文件 5.7.1外来之技术文件由研发中心接收，并转化为我司之文件后依规定进行分发。 5.7.2外来之非技术类型文件由各相关的管理职能部门接收，并转化为我司之文件后依规定进行分 以发。 5.7.3其它外来文件(如国际标准、法律法规文件)由管理代表审批，文控中心加盖“外来文件”“管制文件”章后分发到各使用单位。 5.7.4所有外来文件各单位需登录于。5.8参考文件 5