大型企业档案制度.doc

XXXX集团档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法及有关规定，结合本公司实际，特制定本制度： 第二条 档案是公司在管理、生产及经营等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、大事记等不同形式的历史记录，是查阅和研究公司工作、历史的重要依据。 第三条 全体员工都有保护档案的义务,自觉维护档案的完整与安全，对应当立卷归档的文件材料，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何单位或者个人不得据为已有或者拒绝归档。 第四条 档案工作是管理工作的重要组成部分，应纳入公司发展规划。各单位要加强对档案工作的领导，实行科学管理，使档案工作更好地为各项工作服务。 第五条 档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，集团机关各部门的档案，交集团档案室集中统一管理；各单位的档案，由本单位的档案机构或档案工作人员集中统一管理，接受集团档案室的监督和指导。第二章 机构及其职责第六条 集团办公室设立档案室，负责公司的档案工作。 第七条 集团档案室的职责： 一、贯彻执行档案管理的法律法规和方针政策。二、制定档案工作计划并组织实施。三、负责档案的接收、保管、鉴定、提供利用。四、指导、检查、监督各单位档案工作。五、组织档案专业培训。第八条 各单位由一位领导分管档案工作，并根据工作需要，在办公室配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位的档案工作。第九条 各单位档案管理工作职责一、贯彻落实档案工作计划和实施。二、指导和督促本单位搞好文件材料的立卷、归档工作。三、负责本单位档案的收集、整理、保管、统计、借阅工作，保护档案完整与安全。四、对超过保管期限的档案按规定程序鉴定与销毁。五、按规定移交档案，收集、整理、保管有关参考资料，并提供利用。第三章 归档工作第十条 各单位应注意日常工作中各种文件材料的形成、积累，具有保存价值的文件材料，按各类档案归档要求进行收集、整理、立卷，定期移交集团档案室集中管理。第十一条 归档范围反映本单位工作活动，在工作中形成的各种有查考价值的文件材料均应归档，形成文书、会计、科技、声像、实物、大事记等各类档案，归档范围根据集团档案室各类文件材料归档范围及保管期限表。第十二条 归档时间 一、文书档案（包括大事记）按年度在次年的第二季度前归档。二、各种科技文件材料的归案时间：1、设备仪器档案：其文件材料在设备仪器开箱验收、安装调试后归档。2、工程设计档案：中小型或一般设计周期较短的工程设计，在设计结束后收集归档；大型工程或设计周期较长的工程资料，实行分阶段收集归档。3、基建档案：其文件材料在工程竣工验收后归档。4、科研档案：其文件材料在科研成果鉴定、评审后归档。三、会计档案按年度归档，由财务部门自行立档保管。四、声像档案按年度随有关其它载体文件材料一起在次年的第二季度前归档。第十三条 档案案卷质量要符合国家档案局制定的各类档案案卷质量标准。基本要求如下：一、凡归档的文件材料，其制作材料必须易于长期保存，保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。禁用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝钢笔水书写。二、归档的文件材料应齐全完整，并进行系统排列。案卷中相关的收文件、发文件、主件、附件、定稿和打印件，要放在一起，做到正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后。三、根据归档文件的保存价值，确定保管期限，按不同保管期限分类立卷。四、卷内文件应有秩序地排列、编页号。案卷标题简明扼要，准确反映卷内文件主要内容。填写卷内目录和备考表。五、案卷装订要符合要求，卷内文件材料要去掉金属物，装订线不压文件材料内容。六、归档的声像材料保持清晰、整洁。每一盘（盒、张）声像，图片材料，应标明保管期限，并附文字说明。第四章 档案的整理、保管与利用第十四条 档案整理工作坚持全宗整理的原则；坚持充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用的原则。条十五条 档案室对本单位所形成的档案，按其来源，时间、内容形式的不同，制定统一的分类方案，分类应保持前后一致，不得随意变动。第十六条 档案室对接收的档案负责审查、分类、排列、编号、入库、编制目录，妥善保管并提供利用。第十七条 档案室要建立健全各类档案的立卷归档、安全保管、统计、保密、供阅等科学的管理办法和措施，便于对档案的利用。第十八条 档案库要坚固，并有防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。要认真执行国家档案局制定的档案库房技术管理暂行规定，定期检查档案保管情况，发现问题及时解决。第十九条 档案人员对各类档案要编制必要的检索工具，力求查阅方便、准确，积极做好提供使用作用。第二十条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密按照国家有关保密的法律、法规及公司有关规定办理。第五章 档案的保管期限第二十一条 档案保管期限定为永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年，短期为十五年以下（含十五年）。第二十二条 永久保管的档案：反映本单位主要职能活动的基本历史面貌，记载本单位重大活动，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的。一、单位制定的属于法规政策性的文件及其它重要文件，如决议、决定等；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的指示、批复、报告；年度工作计划、总结；综合统计报表；机构演变、人员编制、干部任免材料及有关的声像图片材料及大事记等。二、直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件和非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。第二十三条 长期保管的档案：反映本单位一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，一、本单位一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作中形成的一般文件材料；二、上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的和一般文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的重要总结、报告、统计报表等文件材料。第二十四条 短期保管的档案：在较短时间内对本单位有参考价值的文件材料。主要包括本单位一般事务性的文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的统计报表、工作总结等。第二十五条 档案保管期限是从档案所属年代的下一年一月一日计算。合同（正本）、协议、协定等有关文件的保管期限按其有效期满后的下一年一月一日起计算。第六章 档案的移交与统计第二十六条 向档案室移交案卷时，要认真填写移交目录一式两份。交接双方根据移交目录清点、核对，并履行签字盖章手续，交接双方各执一份。第二十七条 经批准撤销的机构，责成专人对全部档案进行清理，按规定向上一级档案部门妥善办理移交手续；一个机构并入另一个机构或为一个新的机构，其档案材料应移交给合并后的机构代管或向上一级档案部门移交；由一个机构内独立出另一个新的机构，其档案不得带出，由原机构统一管理。第二十八条 档案管理人员调动工作或退休，应在离职前，将所管理的档案数量和状况交待清楚，办理交接手续。第二十九条 档案室对档案的收进、移出、借阅、库房存量等要做好统计工作，并按要求向集团公司报送档案工作基本情况统计表。第七章 档案鉴定与销毁第三十条 档案室根据档案保管期限的规定，制定各类档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。第三十一条 档案的鉴定工作要在单位分管领导主持下，由有关业务部