内部稽核组织及职责.doc

第一章总则第一节内部稽核的目的本公司应实施内部稽核，其目的在于协助董事会及经理人检查及复核内部控制制度之缺失及衡量营运之效果及效率，并适时提供改进建议，以确保内部控制制度得以持续有效实施及作为检讨修正内部控制制度之依据。第二节内部稽核之组织及职责一、 内部稽核之组织：(一) 本公司稽核室隶属于董事会，由董事长直接指挥之独立单位，稽核人员之编制、职等之铨叙等由董事长订定之。(二) 稽核部门组织编制办法，应具有下列特色：(1) 稽核人员应具有超然独立性。(2) 高阶层管理当局充分支持性。(三) 本公司稽核人员应专任，由公司内部或外聘遴选操守公正、忠诚、具有相当学识经历人员担任。本公司内部稽核人员应秉持超然独立之精神，以客观公正之立场，确实执行其职务，并尽专业上应有之注意除定期向各监察人报告稽核业务外，稽核主管并应列席董事会报告。内部稽核人员执行业务应本诚实信用原则，并不得有下列情事：(1) 明知公司之营运活动，财务报导及相关法令遵循情况有直接损害利害关系人之情事，而予以隐饰或作不实，不当之揭露。(2) 因职务上之废弛，致损及公司或利害关系人之权益等情事。(3) 逾越稽核职权范围以外之行为或有其它不正当情事，意图为自己或第三人之利益，违背其职务之行为或侵占公司资产。(4) 对于以前曾服务之部门，于一年内进行稽核作业。(5) 与自身有利害关系或利益冲突案件未予回避。(6) 未配合办理金管会指示查核事项或提供相关数据。(7) 其它违反法令或经金管会规定不得为之行为。(四) 本公司应依法令规定之适任条件遴选稽核人员适任条件如下：(1) 不得有犯诈欺、背信、侵占罪，经受有期徒刑一年以上刑之宣告，服刑期满尚未逾二年者，或曾服公务亏空公款，经判决确定，服刑期满尚未逾两年者。(2) 具备下列条件之一：1. 担任公开发行公司、证券或期货相关机构之稽核人员满二年以上者。2. 于符合金管会所定会计师办理公开发行公司财务报告查核签证核准准则之联合会计师事务所从事审计工作满二年以上者。3. 具有公开发行公司之业务工作经验满三年以上者。4. 具有计算机程序设计师或系统分析师等专业工作经验满三年以上者。5. 取得会计师考试及格证书或取得国际内部稽核师协会所核发之国际内部稽核师证书者。(五) 本公司稽核人员应配合公司安排，接受必要之职前及在职稽核专业知识及技能训练；其中新进人员自担任稽核工作之日起半年内，参加经金管会认定之专业训练机构所举辨之稽核相关业务专业训练课程12小时以上；在职人员每年则接受6小时以上，由金管会认定之专业训练机构所举办之稽核相关业务专业训练课程。(六) 内部稽核主管之任免，应经董事会之同意，并于董事会通过之次月十日前以因特网信息系统申报金管会备查。(七) 每年一月底以前，稽核部门应将内部稽核人员之姓名、年龄、学历、经历、服务年资及所受训练等数据依规定格式以因特网信息系统申报金管会备查。二、 稽核人员之职责(一) 本公司内部稽核单位应依风险评估结果拟订年度稽核计划，包括每月应稽核之项目，年度稽核计划并应确实执行，据以检查公司之内部控制制度，并检附工作底稿及相关数据等作成稽核报告。本公司至少应将取得或处分资产、从事衍生性商品交易、资金贷与他人、为他人背书或提供保证之管理及关系人交易之管理等重大财务业务行为之控制作业、对子公司之监督与管理、董事会议事运作之管理、资通安全检查及销售及收款循环、采购及付款循环等重要交易循环，列为每年年度稽核计划之稽核项目，稽核计划应经董事会通过；修正时，亦同。公司已设立独立董事，应依前项规定将年度稽核计划提报董事会讨论时，应充分考虑各独立董事之意见并将其意见列入董事会记录。上述之稽核报告、工作底稿及相关资料应至少保存五年。(二) 本公司内部稽核人员应与受查单位就年度稽核项目查核结果充分沟通对于检查所发现之内部控制制度缺失及异常事项，应据实揭露于稽核报告，并于该报告陈核后加以追踪，至少按季作成追踪报告至改善为止，以确定相关单位业已及时采取适当之改善措施。本公司应就前项所发现之内部控制制度缺失、异常事项及改善情形，列为各部门绩效考核之重要项目。上述内部控制制度缺失及异常事项改善情形，应包括金管会检查所发现、内部稽核作业所发现，内部控制制度声明书所列、自行检查及会计师项目审查所发现之各项缺失。(三) 本公司应于稽核报告及追踪报告陈核后，于稽核项目完成之次月底前交付监察人及独立董事查阅。本公司内部稽核人员如发现重大违规情事或公司有受重大损害之虞时，应立即作成报告陈核，并通知各监察人及独立董事。(四) 本公司应于每会计年度终了前将次一年度稽核计划及每会计年度终了后二个月内将上一年度之年度稽核计划执行情形，依规定格式以因特网信息系统申报金管会备查。(五) 本公司应于每会计年度终了后五个月内将上一年度内部稽核所见内部控制制度缺失及异常事项改善情形，依规定格式以因特网信息系统申报金管会备查。(六) 本公司自行检查内部控制制度，应先督促其内部各单位及子公司每年至少办理自行检查一次，再由内部稽核单位复核各单位及子公司之自行检查报告，并同稽核单位所发现之内部控制缺失及异常事项改善情形，以作为董事会及总经理评估整体内部控制制度有效性及出具内部控制制度声明书之主要依据。前项自行检查应作成工作底稿，并同自行检查报告及相关数据至少保存五年。(七) 内部控制制度声明书应先经董事会通过；修正时，亦同，并于每会计年度终了后四个月内于金管会指定网站办理公告申报。(八) 稽核人员在执行其业务之必要范围内，对本公司各项作业、记录、档案及人员得安全、充分、不受限制地参与、核阅及接触，其属机密性之档案，应先报准后始得调阅。第三节内部稽核实施范围一、 本公司之内部稽核实施细则至少应包括下列项目：(一) 对内部控制制度进行检查，以衡量现行政策、程序之有效性及遵循程度与其对各项营运活动之影响。(二) 厘定稽核项目、时间、程序及方法。二、 内部稽核之范围应涵盖所有营运活动，并以交易循环类型为主区分为下列各章销货、采购、生产、薪资、融资、固定资产、投资、研发等循环及计算机数据处理控制及各项管理控制制度作业之稽核。第四节内部稽核方式及方法一、 内部稽核参照以下各章节所订之作业周期，及风险评估后，拟定稽核计划，依照所排订之稽核项目，以所订作业程序及稽核重点并适时调整加以稽核。二、 本公司稽核的种类可分为计划性稽核及项目性稽核。三、 稽核的程序如下：(一) 确定稽核之目的及范围，区分是为计划性稽核或项目性稽核。(二) 拟定稽核计划：(1) 计划之准备：1. 调阅有关资料、文件或上次稽核报告。2. 搜集内部或外部数据。3. 了解稽核对象、处理程序、制度规章、预定工作进度与方法。(2) 计划内容：1. 稽核目的或重点。2. 稽核对象及场所。3. 稽核工作范围。4. 稽核方法或程序。(3) 稽核工作之规划步骤：1. 拟定稽核目的及工作范围。2. 取得被稽核作业的背景数据。3. 决定执行稽核工作所需的资源。4. 通知与稽核作业有关的人员。5. 执行现场访查以辨识稽核重点。6. 撰写稽核程序。7. 决定如何、何时及向谁沟通稽核结果。(4) 稽核执行准备：1. 执行稽核之报表、数据或工作底稿之准备。2. 工作底稿：执行稽核时，将稽核事项予以记录，作为编制报告之根据。3. 工作底稿记录要点：a. 稽核单位、日期。b. 稽核项目。c. 稽核方法。d. 数据来源及处理事实。e. 异常事项。f. 取样范围、种类、数量。g. 查证经过与说明。(5) 稽核工作之执行：1. 稽核人员执行职务时，应事先拟具稽核计划呈核后，再按计划执行。2. 稽核人员分赴办理就地审核时，应事先通知受审核单位。3. .稽核人员于稽核完毕后，视情形得洽请受稽核单位召开检讨会，针对稽核发现之问题提出检讨。4. 日常稽核报告，可先照会受稽核单位后再呈核。5. 受命或项目之稽核报告应先呈核后，视情形再照会受稽核单位。6. 受稽核单位应于收到稽核报告之限期内提出具体方案连同原稽核报告书呈核。7. 稽核改善案总核准后，统由稽核人员将改善案付印给有关人员。8. 稽核人员如发现紧急特殊事项，得随时向主管提出报告。9. 有关稽核案件均以密件由稽核人员存档，保留期限五年。10. 稽核人员前往执行职务时，受稽核单位应全力支持，使其完成任务11. 为彻底执行内部稽核，凡内部或外来有关业务之资料，请先照会或存留一份给稽核人员备查。(6) 稽核报告：1. 稽核人员于稽核后，七日内作成稽核报告。2. 稽核报告工作底稿包括下列三种资料：a. 被稽核之项目。b. 稽核时发掘之事项内容。c. 与受核单位主管讨论之记录。3. 依据工作底稿，准备稽核报告之草稿后，给受稽核单位主管参阅：a. 以确定其同意报告之内容。b. 以取得对更正行动之承诺。c. 对于可能完成之日期，取得一致的看法。4. 最后的稽核报告必须给予受查单位及其高级管理人员，同时留一份报告作为稽核之记录存盘。5. 改善或更正行动：稽核人员负责指出与标准不符合之处，至于为什么不符合，如何更正等，都是受稽核单位主管的工作范围与责任，稽核人员当然也可以提供给主管有关解决之道，作为参考之用。第五节内部稽核工作底稿与稽核报告一、 工作底稿之意义：内部稽核人员于执行稽核工作时，所搜集及编制之各种文件、明细表、分析表及备忘记录等，作为其有效执行稽核工作之证明者，称为工作底稿。稽核工作底稿系稽核工作之记录，其主要功用在协助内部稽核人员有效执行查核工作，以证实其已实施适当之查核程序，并为作成稽核报告表示意见之依据。二、 设立工作底稿之目的：工作底稿为内部稽核人员履行稽核工作工具之一。内部稽核人员搜集各种资料后，透过工作底稿之分析及汇总，获得结论，俾对受稽核部门表示意见。兹分述设立工作底稿及目的如下：(一) 工作底稿供内部稽核人员编制稽核报告，内部稽核人员需获取充分证据以为撰写稽核报告之依据。(二) 工作底稿系内部稽核人员所下结论及其查核能力之证明。(三) 工作底稿系考核内部稽核人员查核能力之参考。(四) 工作底稿可作为下次执行稽核工作之指引。三、 良好工作底稿之特质：工作底稿完成归入档案后，即为内部稽核人员完成工作之永久记录及稽核报告之依据。因此，内部稽核人员应致力于编制良好之工作底稿，其特质如下：(一) 相关性工作底稿之内容应与查核目的有关。(二) 完整性每张工作底稿应具备完整之数据，其它内部稽核人员查看时亦不需另加解释。(三) 正确性工作底稿应有事实之根据且无计算上之错误。(四) 明晰性工作底稿应明白指出查核工作之性质及程度。(五) 整洁性整洁有序之工作底稿，不但促成查核工作之效率与成本之经济，亦可便利工作底稿之复核工作。四、 工作底稿之内容：工作底稿之内容应包括下列各项：(一) 查核目的。(二) 查核程序。(三) 调查时所发掘之问题及其分析。(四) 解决问题方案之评估。(五) 有关财务报表及其分析。(六) 其它有关文件。(七) 稽核报告之初稿。五、 工作底稿之保管及调阅：内部稽核人员在查核过程中所搜集或编制之各种文件、分析、汇总评注等工作底稿具有高度机密性。内部稽核人员对于工作底稿应尽保密及善良保管之责任，且应严守机密，不得泄漏，或有违背职务之情形，不得展示未经授权查问者，查核期间之午餐或休息时间，亦应将编制中之工作底稿上锁。工作底稿及抽查数据最低保管年限为五年。最低保管期间届满后，如决定废弃，应彻底销毁。各部门如需调阅工作底稿，应叙明理由，签请上级主管核可后，始得调阅。六、 编制工作底稿之一般原则：(一) 每张工作底稿均应有其编制目的内部稽核人员首先应冷静思考究竟编制该张工作底稿之目的何者，然后再详细计划应如何编制以达到目的。(二) 避免抄写、重写工作对公司而言，时间即金钱。抄写工作既无意义又费时费钱、重写会增加发生错误之机会。内部稽核人员应尽量避免上述工作，以节省时间。(三) 分析或解释于查核财务报表时，对电子表格上所有重大项目均需有一附属工作底稿加以分析之，某些科目仅需简短数字就可解释清楚者，则于电子表格或汇总表工作底稿下加以解释即可，无需另行编制单独之工作底稿。(四) 显示完成之工作每页工作底稿均需作成查核结论。(五) 用笔记载数据查核过程中，一切与查核目的有关问题之发现及解决，不应仅凭记忆，而应采用笔证，以供将来参考，免失去依据。(六) 证实所获得之口头上解释任何工作底稿若有依据某人解释之字句出现时，就必需有证实该项解释之查核程序注明于回答。(七) 清理查核时发生之疑问事项内部稽核人员发生