印章管理制度.doc

长兴郎山分公司版本/版次A/0编 号CWLS/XZ-009-2015行政管理标准页 数第4页 共3页受控状态印章管理制度 1、目的 为加强公司级印章管理，规范公司级印章刻制、发放、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，规范公司各部门活动有序进行，依照风险预防为先、使用规范的印章管理原则，切实有效的维护公司利益，特制定本制度。2、适用范围 本制度适用于公司所有部门。3、内容3.1、印章种类及使用范围3.1.1、公司章：刻有“超威电源有限公司长兴郎山分公司”字样的印章，法律效力代表本公司。3.1.2、部门章：刻有部门名称，其法律效力仅限于代表公司各部门的印章。3.1.3、业务专用章：如制度专用章、财务专用章、受控章等，此类印章法律效力仅限于本业务范围。3.1.4、私章：未经公司批准，任何人员不得在工作中使用私章。3.2、印章的刻制3.2.1、新印章的刻制均须报公司总经理批准，由公司行政科开具介绍信，到公安机关指定的相关机构办理刻制手续。3.2.2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。3.3、印章的启用3.3.1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。3.3.2、印章启用应报公司总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放部门和使用范围。3.4、印章的保管3.4.1、公司级印章由总部保管；部门章和业务专用章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报公司行政科备案。3.4.2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3.4.3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写工作联络单，征得其部门负责人同意，并经总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写工作联络单，经总经理批准，并及时登记用章台帐后方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。3.4.4、印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。3.4.5、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。3.4.6、印章保管由异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。3.5、印章的移交：印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。3.6、印章的停用3.6.1、有下列情况，相关印章须停用：a）公司名称变动；b）印章使用损坏；c）印章遗失或被窃，声明作废。3.6.2、印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送公司行政科封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。3.7、印章的使用3.7.1、需要使用到公司级印章的，都须填写印章使用申请，经总经理审核，再至总部经副董事长批准，方可用印。3.7.2、公章一律不得在空白介绍信、空白纸张、空白单据等上加盖，不得在与公司业务无关的任何证明或担保上盖章。3.7.3到总部盖章统一由人事科人事专员进行办理，具体盖章使用情况需由当事人向人事专员讲述清楚，如总部用章管理员不予以办理的立即联系用章部门负责人。如联系后还是无法办理的由部门负责人亲自办理，3.7.4公司到总部用章的时间规定为每周星期一、星期三、星期五。其余时间不予以办理。3.7.5、使用部门章或业务章，用印人填写工作联络单，连同用印材料一并交印章所有部门负责人审批，批准后，用印人持工作联络单及用印文件至印章保管人处要求用印，印章保管人在认真核定工作联络单与用印文件,并及时登记用章台帐，对照用印范围后在专用区域内（须在监控拍摄范围内）进行用印。3.7.6、使用印章要在规定的地点进行，特殊需要时，必须经印章所在部门负责人同意，并具有严格的监控措施情况下，方可带出规定地点。3.7.7、在印章使用后，用印人应将工作联络单交印章保管人存档，印章保管人负责对工作联络单与登记用章台帐核对后按顺序存档备查。4、考核4.1、未经总经理允许，部门或个人私自刻制公司用章的，处罚责任人1000元，如对公司造成损失的，相关责任人承担相应损失，情节严重的移交司法机关处理，并冻结工资。4.2、部门章和业务章未指定专人保管，并报行政科备案的，处罚部门负责人100元。行政科未对公司用章建立台账清单的，处罚责任人100元；工作联络单与登记用章台帐不一致处罚行政科科长或相关责任人20元/次。4.3、员工私自将公司印章带出公司使用的，处罚责任人200元/次，如对公司造成损失的，还应承担相应损失，情节严重的移交司法机关处理。4.4、印章保管人因事离岗，部门负责人未制定人员暂时代管的，造成贻误工作的，处罚部门负责人20元/次。4.5、各部门所有到总部盖章的必须全部交于人事科人事专员办理，人事专员无法办理的应写明原因，部门负责人方可去办理。未交人事科办理私自到总部进行用章的处罚部门负责人20元。人事专员用章后未写明无法用章原因的处罚5元/次。4.5、印章保管人私自委托他人代管的，处罚印章保管人50元/次，代管人50元/次。4.6、印章保管有异常现象或遗失，未保护现场，及时汇报并配合查处的，处罚责任人50元/次，如给公司造成损失，应承担相应损失。4.7、因换岗或离职未办理印章移交手续的，处罚100元，拒不交接的冻结其工资。4.8、印章已停用，未送至行政科封存或销毁，并建档的，处罚相关责任人50元。4.9、未经许可，私自用章的，处罚相关责任人300元/次，在空白介绍信