行政公文管理制度.doc

行政公文管理办法 第一章 总结第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，特制定本办法。第二条 本制度对公文种类及使用范围、公文格式、行文规范进行了明确规定。第三条 人力资源部是公司处理的归档部门。第四条 本办法适用于对公文的管理第二章 公文种类及适用范围第五条 公文的种类主要有：(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。(二)通告：适用于公布各部门应当遵守或者周知的事项。(三)通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级领导和不相隶属部门的公文；传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。(四)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(五)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。(六)请示：适用于向上级请求指示、批准。(七)批复：适用于答复下级的请示。(八)意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法(九)函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第六条 公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。（一）上行文是指下级向上级请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告”等。（二）下行文是指上级向下级部门下发的公文，文种有“通知、通报、决定、批复”等。（三）平行文是指没有奴隶属关系的部门间用于商洽工作、询问和答复问题的知照性公文，文种有“函”等。第七条 公文按来源分为外来公文和内部公文，内部公文分为公司级公文和部门级公文。（一）外来公文是指政府部门、行业协会、外部企业单位等发给公司的公文。（二）公司级公文是指以公司名义发布的，是公司内部最具权威性的文件，对公司各部门都具有普谝的效力：部门级公文是指以中心名义（部门）发布的公文，只对本中心（部门）本职能范围具有效力。 第三章 公文格式第八条 公文格式包括问头、正文、文尾三部分第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。(一)秘密等级和保密期限。涉及公司秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，如不标保密期限，秘密等级两字之间空1字距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。如不标识保密期限，就等同于“绝密”二十年，“机密”为十年，“秘密”为五年。（二）涉及公司秘密的公文应当标明保密等级，公文保密等级分为绝密、机密、秘密三钟，其它为普通公文。公文的保密等级由发文单位的主管领导根据公文内容及如下原则文件类别泄密影响适用范围（不限于）可传阅范围绝密文件重大销售政策、客户档案、分配政策、产品定价调价方案、综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同等总监及以上人员，相关人员;机密文件较大重大机构和人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同等。公司部门经理级以上秘密文件一般行政工作总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划、财务报表、销售报表、工资报表、质量报表、重要会议记录、一般机构和人事调整报批文件。职能部门及相关部门负责人。普通文件一般性管理、技术等规章可公开的文件（如员工手册、会议通知、一般事务性公文经验介绍、企业宣传资料等）公司范围内公开(三)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。(四)发文部门标识。由发文部门全称或规范化简称后加“文件”二字组成。对一些特定的公文可标识发文单位全称或规范化简称。联合行文，主办部门名称排列在前，“文件”二字置于发文部门名称右侧，上下居中排布；如联合行文部门较多，必须保证公文首页显示正文。发文部门字体使用小标宋体字，用红色标识。各发文单位标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。各单位发文标识用字规格应小于20mml4mm(高宽)。平行文或下行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文单位红头上缘至上页边为372562mm。上行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文单位红头上缘至上页边为3780117mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文单位标识上空2行向下依次标识。(四)发文字号。由所在部门代字、文种代字、年份和序号组成。如人“力资源”发文字号为：“【（公司名称）人(所在部门代字)2005(年份)1号(序号)】”。发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。联合行文，只标明主办单位发文字号。所在部门代字应使用规范化简称。如人力资源部发文字号中的所在部门代字一律使用“人”。文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1种至3种。年份一律采用公元纪年全称用六角括号“”括起，如2005，不得使用05之类的简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字。(五)签发人。各单位上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人(应为主办部门的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用4号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。(七)公文正文。主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。(八)附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1、XXXX”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。公文如有附表，对于横排A4表格的页码，应将页码置于表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一侧，双页码横表表头在切口一侧。如需附A3表格时，该表格应处于封三之前位置，而不应将表格帖在封四上。(九)成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。单一部门或两个部门联合制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；3个以上机关联合行文，必须在落款处署发文机关名称，避免出现空白印章，防止伪造公文。(十)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。印章加盖分两种情况：一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用同种加盖方式，以便印章排列整齐。(十一)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)，如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 (十三)抄送单位。指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用5号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位依上级部门、平行部门、下级部门次序排列，抄送部门间用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号。 (十六)公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用4号仿宋体字，公文页码用4号半角阿拉伯数码标识在版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。(十七)公文用纸。一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（十八）公文按办文时间要求分为特急、紧急、普通三类：特急公文随到随办：紧急公文，一天内办理完毕：普通公文，三天内办理完毕。第十一条 发文字号（一）重要方针政策、规章制度、管理办法等的发布适用：“字”。（二）机构设置、人事任免、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知（会议通知、知会性通知除外）等的发布适用：“发”。（三）发文编写规则：1、公司级公文按“贵阳红谷+字或发（年度）+当年顺序号”规则编号：2、部门级公文按“贵阳红谷+部门简称（1个字）+字或发（年度）+当年顺序号”规则编号；3、发文编号详见了发文字号编码表字体名称公文应用小4号仿宋体正文、发文字号主送机关、附件、成文时间、附注、抄送、印发机关、印发时间4号黑体字小标题（或）秘密等级保密期限、紧急程度主题词4号楷体字签发人姓名红色小标宋发文部门2号小标宋公文标题小4号小标宋小标题、主题词词目4号页码页码第四章 行文规则第十二条 行文应当确有必要，注重实效。第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。有隶属关系的单位应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级单位。第十四条 各单位内设机构除办公室外不得对外正式行文，与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。第十五条 向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。第十七条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。第十八条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。第十九条 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。第二十条 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第二十一条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，要按程序复审。第九章 附 则第二十二条 人力资源部对上级单位和本单位下发的公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。第二十三条 公司各部门按公司的有关规定执行。第二十四条 本行政公文管理方法自发布之日起施行。 1号字宋体5号字宋体贵阳红谷企业有限公司贵阳红谷（人）字（2011）第【004】号文5号字宋体 签发人：XX4号字 宋体 ：XXXXX公司各部门：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX