档案保管及利用.ppt

档案保管及利用 目录 档案的利用 档案的利用 特殊作用 档案工作的八个业务环节 八个业务环节 收集 整理 鉴定 移交 保管 统计 检索 利用 编研 档案的移交 档案的移交范围 文书档案 业务档案 声像档案实物档案及其档案目录和其它参考资料 档案的移交 移交档案的时间 1 逐年移交 各机关单位每年将保存期满 10年 的档案向档案馆移交 2 定期移交 各机关单位每隔一定年限移交保存期满的档案 如每隔5年一次 注 提前移交 延迟移交都必须以书面形式征得同级档案行政管理部门的同意 档案的移交 分类科学 保管期限划分准确 排列条理 填写件号 页号及封面 编制档案目录等 规范填写档案交接文据 移交有助于了解机关历史和档案内容的各种资料 移交档案的要求 注 档案交接文据填写要求 表1 档案的保管和防护 档案保管工作的基本要求 防 是档案保护的主要方面 要采取积极措施认真做好 治 是补救措施 不可忽视 档案的保管和防护 档案保管工作的基本要求 档案的保管和防护 档案保管工作的基本要求 档案的保管及防护 档案库房选址 不宜设在底层和顶层 不宜靠近厕所 盥洗室和锅炉房 不宜设在楼房的西侧和南侧 库房与办公室 生活间应分设 档案的保管及防护 档案装具的排放 主要通道宽度不应少于1米 装具之间间距为80厘米左右 装具应与窗垂直排放 装具不要紧靠墙壁 档案的保管及防护 档案装具的编号 以库房为单位流水编号 档案装具编号 自门口起 从左向右 回行时从右向左编顺序号 档案的保管及防护 档案存放 按档案的门类 档案所属年度结合保管期限 分库分箱存放 档案上架应严格按照档号的顺序进行 标签 档案的保管及防护 档案的安全保护 档案的保管及防护 档案的安全保护 档案的保管及防护 库房温湿度记录表 表2 库房及技术用房的室内温湿度标准 表3 降低温度 1 室内防温 主要靠空调设备 2 减少室外热空气和太阳光的辐射 降低温度 1 室内去湿 安装去湿机和放置吸湿剂 2 通风降湿 档案的安全保护 档案的保管及防护 严密的管理制度杜绝一切失密的可能 档案的安全保护 档案的保管及防护 建立和执行严格的防火制度加强检查 消防发生火灾的一切可能性从物质上与思想上做好灭火准备 档案的安全保护 档案的保管及防护 防光措施 将档案放入卷盒与柜子内门窗安装散光玻璃或挂窗帘使用白炽灯并加盖半透明灯罩文件受潮后 切忌阳光爆晒防尘措施 安装双层玻璃门窗缝隙密封搞好库房周围环境绿化保持库内清洁卫生 档案的安全保护 档案的保管及防护 档案害虫 将档案窍蠹 烟草虫 毛衣鱼 白蚁预防 搞好库房温湿度管理做好档案及其保护环境的卫生防疫工作采取药物防虫杀灭 化学杀虫法 熏蒸剂 物理杀虫法 微波 气调 档案的安全保护 档案的保管及防护 在档案搬动过程中 应避免或减少档案的机械磨损和污染 取放档案必须轻拿轻放 防止搓揉 挤塞或撕裂档案 在档案利用中 不能对档案文件折角 撕页 不能在档案文件上圈划 涂抹 不在阅览室吸烟 喝水 不在阳光下阅读档案 热天不开风扇 风天不开窗户 档案的安全保护 档案的保管及防护 去污 机械去污 水洗去污 有机溶剂 汽油 酒精等 去污去酸 对酸度较大的档案 ph在5以下 档案加固 对字迹加固 涂料加固 对纸张加固 丝网加固 塑料薄膜加固 档案修裱 修裱是选择适宜的纸张 纺织品和粘结剂对破损的纸质档案载体进行修补 托裱 以恢复或增强其强度和耐久性的一种修复技术 档案的安全保护 档案的保管及防护 定期检查 间隔时间1个一次为宜不定期检查 档案库房发生火灾 水灾之后发现档案被遗失或失窃后发现档案有虫蛀 鼠咬 霉烂等现象时对某些档案是否遗失发生怀疑时档案保管工作人员调换工作时 档案的安全检查 档案的保管及防护 对库藏档案检查内容 1 现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符2 被毁坏 遗失 损坏文件的数量 情况和内容3 档案的防护措施和库房设备的安全情况4 案卷归入的类别 排放顺序是否正确5 档案的收进 移出 案卷的借出 归还是否做到登记 注销和还原 档案的安全检查 档案的保管及防护 对借阅归还后档案的检查 是在归还过程中随时进行的1 检查归还的档案与借出的数量是否相符2 归还的档案是否缺页少字3 有无圈划和涂改4 有无折角和污损5 有无水浸及火烧痕迹 档案的安全检查 档案的统计工作 归档文件目录链接目录登记 文书档案登记表 表4 档案的登记 档案的统计工作 查阅档案登记表 表5 档案利用效果登记表 表6 档案利用效果实例 档案的登记 档案利用工作 熟悉馆 室 藏正确处理利用和保密的关系 档案利用工作 提供利用档案原件提供利用档案复制件根据档案内容综合编写参考资料