EPC总承包项目合同管理办法.doc

EPC总承包项目合同管理办法 C EPC总承包项目合同管理办法8.1合同管理流程总承包项目部应明确合同管理流程业务流程，可参考图8.1-1编制管理流程，业务流程可参考图8.1-2编制。 合同任务实施工程完成合同终止是否工程量统计指令变更信函往来异信常息情收况集文件汇总交商务部综合评价交项目经理报告业主修改合同索赔提交索赔报告达成一致理赔分类存档交商务部保存是是否是否否修改计划交商务部否是否是解决争端合同中止否清算是图图8.1-1合同管理流程图招(议)标文件评审投标文件评审有拖欠款投标签订洽谈文本草拟评审用章风险等级管理建立台账文件管理施工图预算项目预算责任成本确定合同交底合同履行策划合同总结拖欠款的清理与回收清欠惩罚清欠经费回收方式决策落实责任制清欠指标的明确拖欠项目的认定拖欠款的清理诉讼(仲裁)方案的实施方案的制定可行性分析与决策申报与审批外聘律师规定图图8.1-2合同业务流程8.2项目合同清单总承包项目部应分类列出项目已签署合同明细，说明合同的类型、主体、合同额、签订时间、地点等，可参考表8.2-1。 表8.2-1已签合同清单(物资、劳务、租赁、服务)序号/编码合同名称合同内容合同额(或单价)合同责任主体(业主、企业或总承包项目部)签订时间签订地点进/退场时间备注甲方乙方总承包项目应对项目详细分析，分类列表表明细拟签署合同。 参考表8.2-2。 表8.2-2拟签合同清单(物资、劳务、租赁、服务)序号/编码合同名称合同内容合同额责任主体(业主、企业或总承包项目部)拟签订时间进/退场时间备注8.3合同管理制度及责任人总承包项目部应制定合同管理规章制度，明确编制人员及时间，说明具体规章制度审批程序、存放地点、发放范围和取阅，明确合同管理各环节(草拟、评审、签署、履约、评价及存档)的责任部门、责任人、相关人。 8.4项目合同的签署8.4.1合同签署权限划分总承包项目部应根据合同、企业授权及相关规定，具体描述项目合同签署权限，明确业主指定、企业签订和项目签订权限设置。 8.4.2合同草拟、评审总承包项目部根据合同签署权限，明确总承包项目部合同草拟及评审范围，指定责任人。 业主及企业签订合同，遵循业主、企业合同管理程序，自行签订合同，严格按项目合同管理规定执行。 8.4.3合同签订及用印总承包项目部应制定合同签订及用印章管理制度，明确合同签订的具体签署人及印章管理责任人，严格管理签署权及用印。 规章制度应有具体的禁止性规定。 8.5项目合同实施管理8.5.1合同交底总承包项目部应明确各类合同的交底人及接受人，明确具体的责任和时间。 8.5.2履约管理项目经理为合同履约第一责任人。 总承包项目部应根据项目任务及责任划分，明确每份合同的履约责任人及相关人，列表明示。 参见表8.5。 表8.5合同履约明细表序号/编码合同名称履约责任人相关责任人备注合同及大指标的相关人8.5.3合同变更、违约、索赔、争议明确合同变更、违约、索赔、争议处理的权限设置，列表或文字说明合同变更、违约、索赔、争议处理的责任部门、责任人及相关人。 8.5.4合同的终止和评价 (1)具备谢列条件之一合同终止1)施工合同按约定履行完成；2)合同解除；3)承包人依法将标的物提存。 (2)合同终止后，总承包项目部应进行下列评价，并明确责任人1)合同订立过程情况评价(责任人)；2)合同条款的评价(责任人)；3)合同履行情况评价(责任人)；4)合同管理工作评价(责任人)；8.6签证管理一般规定8.6.1对发包人签证 (1)在合同中没有约定的情形下，签证事件发生后3d内向发包人提交签证资料，当该签证事件持续进行时，应阶段性向发包人提交后须签证资料。 签证单的格式参照示范文本。 (2)签证事件发生后，经办人员必须精心撰写签证事实应经的住发包人的推敲。 (3)签证申请中所涉及到的干扰事件、签证内容、签证值计算以及相应的证据要充分、齐全。 (4)所有的签证资料必须及时收集、归档，确保在规定的时间内提交发包人。 (5)对报送的签证资料做好应答对策，并预防对方的反索赔签证。 (6)用词间洁准确，条理清楚，逻辑性强，签证值的计算要符合合同约定，合同未约定选用的计算方法时必须采用常规的方法。 (7)通过对几种计算方法的对比分析，选择最有利的计算方法计算签证值。 8.6.2签证单的要素 (1)简洁的说明针对什么事件提出签证要求； (2)阐明发生签证事件的有效依据，包括法律法规、合同条款、指令、变更函件、各类确认函等。 (3)描述签证事件发生的经过及其对总承包方的影响，以及总承包方要求签认的相关事宜，包括工程量、工期、费用等。 8.6.3流程 (1)签证事实发生后，现场经办人收集资料，撰写签证单； (2)技术性的签证(含设计变更)交项目技术负责人审核，经济性签证(含材料类的签证)交项目预算员审核； (3)签证必须由项目总工程师和商务经理进一步复核，项目经理审批后报送； (4)特殊情况下的签证须经企业总经济师审批。 8.7对分包人签证8.7.1一般规定 (1)对分包人的签证应遵循以合同为依据、现场发生为事实，“实事求是、量入而签”的原则； (2)对分包人的签证不得完全参照或等同于承包人同发包人的签证工作量，应以分包人实际发生的工程量为准，特殊签证除外； (3)总承包项目经理部任何人员不得超越权限在签证中签订合同外的施工单价或总价。 合同没有约定单价的由分包人提出报价，总承包项目经理部审核后报企业审批； (4)签证不得违反原分包人投标承诺及合同的有关于约定； (5)对于内容不清楚、不齐全的签证单或计算单，总承包项目经理部合约人员不得予以审核； (6)分包人的签证单应内容齐全，并经其签字盖章后方可提交给总承包项目经理部，进入审核核价程序。 8.7.2分包人提交的签证单应注明以下内容 (1)工程指令签发时间及编号； (2)签证事实发生、完成时间及签证单提交的日期； (3)签证的依据(工程指令、变更或任务书等函件作为附件)； (4)签证事实及完成情况简述； (5)涉及的工程量和金额。 分包工程签证单参见表8.7.2。 表表8.7.2分包工程签证单分项工程名称编号第页共页减少项目增加项目设计变更增加工程点工其他签证事项签证内容描述及签证金额计算过程分包人(盖章)经办人签字日期总承包项目经理部现场工程师、施工经理意见项目预算员、合约经理审核项目经理审核企业预结算主管部门企业总经济师注总承包项目部工作指令、工程变更(联系)单附后。 8.7.3审核依据 (1)工程指令、施工任务书及现场签证单等书面函件； (2)工程特点及现场实际施工情况； (3)分包人的合同、承诺书、补充协议、企业核定的单价确认函； (4)工程图纸； (5)其他。 8.7.4总承包对分包人签证单的审核流程、期限及其他 (1)总承包项目经理部应要求分包人在签证事件完成后2d内提交签证资料(签证单、工程指令等证据资料)一式二份，供总承包项目经理部现场工程师审查。 (2)总承包项目经理现场工程师在接到分包人提交的签证资料后，2d内完成审定(若现场工程师发现签证内容逾期提交可以直接认定该签证单作废)；总承包项目经理部施工经理及商务人员审核期限分别不能超过2d及3d。 (3)如果涉及到非分包人原因的返工时，应要求分包人于当日会同总承包项目经理部的现场工程师办理返工量签证；如果涉及到工程量增加且根据工程指令等不能计算出增加工程量时，应要求分包人于该工程指令完成7d内，会同现场工程师到现场以文字的描述或绘制简图等方式确认。 (4)特殊的工程变更、增加工程不可能在短期内完成的，可以分批签证(完成多少签证多少)。 (5)总承包项目部必须将签证单(原件二份)随每月报企业的报表报企业预结算主管部门审核，逾期不报的，将追究项目商务经理的责任。 企业预结算主管部门每月对各总承包项目经理部的签证进行审核，经总经济师审核后反馈到总承包项目经理部，作为分包中间结算(计算)、付款的依据。 (6)分包人完成全部施工内容，签证单原件(一份)随结算书交企业预结算主管部门审核。 (7)上述审核人员均应签署姓名及日期，总承包项目经理部现场工程师及施工经理着重对事实及数量进行认定，项目商务人员重点进行合同条款的审查与签证金额的计算审核，项目经理根据会签意见确认审批后上报企业。 8.7.5总承包项目经理部的相关审核要求 (1)施工经理、现场责任工程师、商务人员三签署具体意见，不得简化为“同意”、“属实”、“工程量属实”等词语或无任何具体意见而只作签名。 (2)现场责任工程师及施工经理在签署审查意见时，应就签证单或计算单的内容逐条审查，说明完成情况，并提供具体意见。 (3)项目商务人员应在现场工程师详细审查意见的基础上对签证内容进一步审查，包括工程量核实。 存在问题的，项目商务人员应据实签署初审意见，必要时可要求重新办理签证单。 (4)任何签证尽量避免以点工或台班计算。 如确需以点工或台班计算，必须说明工作量情况，工人施工起止时间及人数，机械设备运转时间及数量，否则项目商务经理和项目经理不得予以审批。 (5)对于因涉及变更造成返工项目，必须注明返工原因。 8.7.6其他 (1)对以下情况的签证单，项目商务经理和项目经理不得予以审核审批虚假签证、重复签证、过时效签证、未按上述程序办理的相关签证。 (2)杜绝先签证后施工的情况出现，对于100h以下的口头指令，必须在两天内书面确认；对于100200h的用工，施工经理必须签发书面工作指令后方可同意分包人进行施工；200400h的用工，必须由项目经理、施工经理、商务经理联名签发书面工作指令后方可同意分包人进行施工；对于一次性零星用工超过400h的或对于同一工作内容涉及金额大于5000元以上的，必须经总承包项目经理部主要人员讨论决定，并及时报企业预结算主管部门备案后方可同意分包人进行施工。 (3)总承包项目经理部每月应如实上报本项目各分包人当月的签证单，严禁未经审批就高估冒算各班组月签证工作量。 (4)合同单价及合同总价已包括的工作内容不得另行签证，否则，由总承包项目经理部承担该项费用，且项目商务经理、项目经理分别承担签证单金额10%的赔偿金。 (5)现场签证在未办理工程结算之前，不得全部作为分包人已完工作量的依据，月度支付时暂按50%支付工程款。 (6)项目商务经理应对各分包人的签证单分别进行编号保存，并建立签证台帐。 8.7.7分包人签证流程图分包人签证流程见图8.7.7。 8.8对材料供应商、租赁商的签证对材料供应商、租赁商的签证参照分包人的签证执行。 项目经理部项目经理项目商务经理上报公司预结算部门办理提交签证单及资料现场工程师总经济师审核分包人施工经理审核审核审核图图8.7.7分包人签证流程8.9合约资料管理 (1)商务经理是项目合约资料管理的的第一责任人。 负责第一类文件的复印件、第二类及第三类文件原件的收集和(第一类文件原件的收集、及保管由企业合约主管部门负责)。 (2)工程开工后，项目商务经理应着手建立合约档案，并随合同实施及时补充档案文件。 工程竣工后档案移交至企业合同主管部门，合同总结及工程经济指标分析在工程结算办理完毕后及时归档。 (3)合同资料分三类管理第一类，合同及附件；第二类，合同履行过程记录；第三类，管理体系记录。 1)第一类(合同及附件)招(议)标文件投标书(包括其附属文件)中标通知书合同(协议书、专用条款、通用条款)合同补充条款和协议质量保修协议书发包人批准的施工组织设计(含进度计划)2)第二类(合同履行过程记录)发函登记簿(包括发函原件、传真记录、寄送凭证)收函登记簿(包括收函原件)图纸、图纸会审纪要、变更、设计交底文件及其供应记录建设单位设计变更通知单及变更工程价款报告签证单及签证工程价款报告会议纪要(与会人员签字盖章)工程师(监理)指令、通知及对该指令和通知的复函发生违约事件的原始资料索赔申请、索赔报告及依据资料停、送水、电，道路开通，封闭的日期记录干扰事件影响的日期记恢复施工的日期记录气象记录质量事故记录甲供材料进场记录实际工程预付款、进度款拨付的数额及日期催付工程款通知经发包人审核的形象进度报表、年报表(合同要求期限内)经审核的劳务及分包进度月报表、年报表报送企业的已完工程量报告