空调事业部费用管理制度.doc

空调事业部费用理制度一、总则 本管理制度根据中华人民共和国财政部制定的“财务通则”与公司章程制订，对整个空调事业部各中心、各公司有效，解释权归事业部财务部，在事业部总经理签署后执行。相关报销额度、标准各中心可以在本制度的基础上根据实际需要自行制定，但原则上相关额度标准不得超越本制度规定，如各中心的财务报销额度与本制度有差异的，需要报送一份到事业部财务部备案。二、报帐程序1 报帐人员应将票据摊薄、粘贴整齐，并用报销专用凭证作为封面。报账时应按业务性质填写报销专用凭证，现金支出填写现金报销单，银行付款填写银行报销单，非资金流出（冲借款、转货款等）填写转账报销单。2 在报销专用凭证上详细列明所报费用，并用大写标明合计报销金额、同时注明附件张数。3 需要预先批准才能使用的费用，报销时需附相应批准件原件（只能附复印件的要注明原件保存处，并取得批准人的书面认可）。4 凡购置固定资产的，需取得相应的资产购置许可，如属于生产用的固定资产需到制造部设备课登记及取得固定资产登记表，如属于汽车及办公用（如电脑及相关设备在信息工程部）的，需到总经办行政课（电脑及相关设备在信息工程部）登记及取得固定资产登记卡，同时将领导批准的固定资产购买报告及相关资料附于报销单据后。5 除政府部门的行政事业性收据外，其它的收据不予报销，特殊情况的收据报销需取得业务主管与财务负责人的双重书面认可方予报销。6 各种费用应及时报销，费用发生超过一个月的单据在报销前未取得业务主管与财务负责人的双重批准下不予报销，超过三个月的单据不予报销。所有费用应于发生之日起一周内报销（出差人员自返回公司之日起计算），每迟报一天按报销额的1%扣罚。7 各部门应指定专门的人员负责将本部门报销单据交部门长审核，部门长应审核费用的真实性与合理性，并由部门文员作好日常报帐记录，同时各部门长对本部门的费用承担主要管理责任，部门费用完成情况将直接与各部门长的经济效益挂钩。8 各部门指定报帐人员将部门长审核签字后的报销单据交领导审批后整理好交财务部审核，做好相应的单据签收手续，财务部应审核费用的真实性与合理性、单据的合法合规性及报销金额计算的正确性。除特殊情况外，财务部只面对部门报帐人进行单据交接，而不再面对直接经手人，报销付款时会直接通知经手人到财务办理领款手续。9 财务部将报销单据交相关业务主管领导审批，该主管应审核费用的真实性与合理性，财务部办理完相关审批手续后将直接通知相关人员领取报销款项，在报帐人员存在个人借款的情况下，财务部有权利将其报销款直接冲抵其个人借款。10 各部门的零星采购必须有相应的签收人，属于仓库监管范围的物品必须办理入库手续，原则上超过10000元以上部分不予现金报销，低于10000元且销货单位有银行帐号的情况下，财务部将一律采用电汇或转帐，不予报销现金。11 除个人借款及特殊情况外，原则上财务部安排每周的星期二和星期五进行报帐，为了保证公司的资金安排，借款金额和报销金额超过20000元及需要办理银行付款业务的，请借款人、报帐人员须至少提前一天通知财务部。12 财务部应负责审核报销金额的正确性，并及时将已报销单据加盖报销章。13 各中心总经理、副总经理的审批权限（具体见附件财务审批权限）：14 因公务发票暂未到达时，财务将计入其他应收款-其他-定金（无发票）科目，并与经手人关联。如三月内发票仍未到，将从经手人工资中扣除。由事业部总经理授权的家用内销中心总经理、海外销售中心总经理、商用空调中心总经理、家用研制中心总经理、财务总监、事业部总经理助理：（具体见附件财务审批权限）；总经理：根据章程规定，须经董事长或董事会决定的事项之外的一切事项。三、借款管理1 员工只有在取得出差批准或取得预先已批准使用费用的书面文件下才能借款，特殊情况下的借款需根据第二条第13款规定中审批权限人及财务总监的批准才能借款。2 员工出差借款不能超过预计出差费用，非特殊情况下借款不能超过10000元。借款金额2000以下不予办理。财务部有权利在不预先通知借款人的条件下扣发借款人的工资冲抵借款。3 所有借款人的报帐，必须先冲抵其在公司的个人借款。4 坚决实行“前款不清后款不借”的原则，在借款未冲减至规定额度内的人员不得再次借款。四、公务出差管理1、出差管理：员工出差前必须由本人填妥出差申请单（一式两份），部长级以下人员须经本部门部长批准，部长级（含）以上人员须经其直接上级批准，批准后的出差申请单于出差前交人事部门作月度考勤之用，出差回来后的第一工作日到人事部门办理出差注销手续，另一联于出差后交财务部门作费用报销之用；如有特殊情况来不及申请的，须在回公司的第一工作日持有部门长签名的书面证明到人事部门补办手续，否则出差期间将视同旷工处理，人事部门将按公司考勤制度的相关规定扣发当月工资，同时财务部将不予报销出差补助。出差报帐人报销差旅费时必须附销假后的出差申请单，否则财务部将有权不予报销出差补助。2差旅费开支标准：1） 国内出差乘坐交通工具的标准：原则上副部长（含副部长）以上人员出差，可乘坐飞机普通仓，其他人员因紧急公事，经中心副总经理以上领导批准，可乘坐飞机普通仓，出差坐飞机者需填写申请单，由中心副总经理签字后方可以报销，否则按到达地火车硬卧票价给予报销。副部长级以下职员出差可选择火车（硬卧）、轮船（三等舱）、汽车（豪华大巴、中巴）等相关交通工具。2） 省内出差，一律不得乘坐飞机。3） 市内交通：市内交通费按10元每人每天补贴，公司将不再给予报销任何形式的市内交通费用，如出差过程中属于公司派车的将不予补贴市内交通费。除副部长级（含副部长）人员可乘坐出租车，其他人员原则上不得乘坐出租车，确因紧急公事需乘坐出租车的，报销时需有的士票申请表，内容清楚，同时取得中心总经理核准之后方可报销(申请表见附件)，同时不再补贴当天市内交通费。3国内出差住宿标准及伙食补贴标准：（中山、顺德地区出差一律不予报销差旅补助）职 务A类地区B类地区C类地区伙食补助住宿标准伙食补助住宿标准伙食补助住宿标准副总经理以上领导无在全年预算内据实报销无在全年预算内据实报销无在全年预算内据实报销各中心总监、部长及副部长50元/天250元/人40元/天220元/人30元/天180元/人其他人员50元/天220元/天40元/天180元/人30元/天150元/人工人出差50元/天180元/天40元/天150元/人30元/天100元/人 区 域 划 分区 分地 域A类地区深圳、珠海、汕头、厦门、北京、上海、广州B类地区佛山（不含顺德）、东莞、其他省会城市及大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、湛江、北海等沿海城市C类地区除上述城市外的其他地区 部长以下人员出差，同性别人员要求同住标准间，以级别高的一方标准报销，凡区域划分不清者，从低报销补助，如出差先后到上海、南京两地共计五天，而不写清楚上海几天，南京几天者，一律按南京B类地区报销，同时不再通知其本人。4、如出差乘坐硬卧超过8小时者，补贴到达地出差补助的50%，超过12小时者按到达地出差补助的100%给予补助，补贴天数计算算头不算尾。部门出差人员如一天出差几个城市，按当天出差城市中补助最高的给予补助。总经办行政课司机出车除惠州按50/天、广州按30/天也参照出差补助标准进行补助，中山、顺德地区行车不予补助。总经理、各中心总经理专属司机按每月固定补助250元补入工资中，平时不预报销出车补助；兼有行政职务的人员出车一律不予出车补贴。出差期间部门副总经理以上领导费用实报实销，同时不再给予出差补助，部长（含副部长）以上级别发生餐费，如金额高于当天补助则按发生餐费报销，同时扣除出差人员当天补助，如低于当天补助的则按当天补助发放。具体参照第五条中的交际应酬费的规定执行。批准外出学习及参加会议人员，按会议或学习班统一安排食宿标准的凭证报销，如无统一安排，10天内按照出差标准补贴，超出天数减半补贴；长期驻外（厂）的人员，如有固定住所且公司给予报销房租费用，每天补贴按地区出差补助减半予以报销。部门因工作需要出差（开会）的，需经副总经理以上领导批准，开会需附经副总经理以上领导批准的会议通知，否则财务部将拒绝借款或报销。5、出差（包括访问、考察）境外人员的市内交通及伙食补贴：1） 出差港澳地区及其他亚洲国家（除日本外）15天以内按HKD120元（折合人民币124.80元）/人、天补助，超过15天的以上部分按HKD100元（折合人民币104元）/人、天补助。公式为15*124.8+剩余天数*104，同时购买的外汇用于国外的交通费等，按照购汇水单比例予以折算报销，若不能提供购汇水单者，则一律按照港币1：1.04,美元1：8.1的比率兑换成人民币报销。如汇率发生重大变化，财务部保留调整报帐汇率的权利。2） 出差日本、美国及欧洲国家，15天内按USD40元（折合人民币324元）/人、天补助，15天以上的按USD35元（折合人民币283.5元）/人、天补助。公式为15*324+剩余天数*283.5。国外出差住宿费：除中心总经理级别允许按4星级的标准外，其他人员一律必须按三星级（含）以下的酒店，否则一经查实，财务将一律不于报销。出差（包括访问、考察）境外人员的住宿、伙食补贴出差地点出差人员级别住宿费凭票报销膳食补助适用地区一类地区主管/经理USD100参照事业部标准美国、英国、法国、德国等发达国家部长/总监USD120参照事业部标准二类地区主管/经理USD90参照事业部标准其他国家和地区部长/总监USD110参照事业部标准三类地区主管/经理USD70参照事业部标准东南亚（泰国、新加坡、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼等）部长/总监USD80参照事业部标准四类地区主管/经理HKD600参照事业部标准香港、澳门地区部长/总监HKD750参照事业部标准境外出差手机通迅费按出差天数*每天50元增加报销额度。五、邮电费的管理1、含义：本公司项下的邮电费包含电话费、手机费和邮递费2、本项下的仅指手机费的报销，由各单位部门统计人员名单，标准，报财务部。空调事业部通讯费报销标准参照表分类单位岗位标准（元/月）备注A家用内销计划部部长、服务部部长、市场部部长、大客户部部长800海外销售销售部部长、支持部部长800含副部长商用空调市场课课长、营销课课长、制造部部长700事业部财务部部长、内销财务部部长、采购部部长（含助理）800B家用内销综合管理部长、销售部经理、片区经理500海外销售各部门经理、副经理600商用空调开发部部长、技术支持课课长、PMC主管500家用研制制造部部长、设备课课长、500事业部总经办（副）主任、外销中心财务部长、商用中心财务部长、采购部课长（含副）500C家用内销计划部、服务部、市场部课长400海外销售各部门主管400家用研制品质管理部部长、制造部部长助理400事业部总经办主任助理、行政课长、采购员、司机班长400D海外销售报关员300商用空调综合管理部部长、品质课课长、物流计划300家用研制项目组长（开发部必须提供名单及任期）、技术工艺部部长、开发部部长、技术中心主任300事业部资金主管、信息管理部部长、人力资源部长（含助理）、司机、行政外勤300E家用内销主办、销售部文员（计划、服务信息、外勤）200海外销售主管级以下所有员工200商用空调市场策划、采购员、总装课课长150家用研制工艺部、生管课、品管课、测试课、IQC课、开发部等课长200事业部出纳、各区域财务主办、信息管理部课长、工会负责人200后勤主管100元说明：由于各中心组织调整及业务的差异性，导致各中心内部规定存在差异，本表只作为参考，各中心人员具体的报销标准请以各中心财务的内部规定为准执行。空调事业部通讯费从2006年8月1起按以下标准执行，各业务中心与事业部报销标准有冲突时，按标准孰低法。空调事业部通讯费报销标准参照表岗位月度报销标准事业部国内销售中心海外销售中心研制中心商用销售中心副总以上级别实报实销 总监、技术中心主任 800 - 600 500 800 部长600600400600经理、课长、总经办主任300400300300400司机200说明：1、有通讯补贴的人员凭话费发票并按发票上的最终金额每月到财务部报销一次，发票金额低于标准的按发票金额报销，超标准部分不予报销；对神州行卡、大众卡等充值发票一律不给予报销，在总部的办公人员原则上不予报销异地号码话费；对话费发票丢失者一律不予报销，请大家务必保存好发票；所有手机话费的报销只允许一人一号进行报销；特殊情况需要提请各中心总经理特别批准的书面报告！2、各销售区域总监、财务总监助理、技术总监、中心总经理助理等级别（含）以上人员话费实报实销，但也只允许一人一号。3、销售中心销售网络人员的通讯费从运营费中列支。4、享有通讯补贴的人员出差，不再另行报销漫游费加长途费，如无通讯补贴的出差可以根据以下标准报销：职员以上人员出差时间在5天内的不予报销电话费， 610天的原则上按照省际漫游费加国内长途费、IP电话费的总和报销，但最高金额不超过100元，1120天的最高金额不得超过180元，2130天以上的最高金额不得超过250元，3140天最高金额不得超过300元，40天以上统一按最高金额不超过450元，特殊情况须提请公司领导书面审批。部长（含副部长、助理）级按照上述区间各加50元进行报销。六、会议费用1、开会借款时，各中心总经理应对预算进行严格控制，取得总经理批示的预算报告，将原件到财务部备案，超过5000元经手人应提前一天通知出纳以免延误业务办理。2、酒店费用, 报销时应在附件上贴酒店打印盖章清单，列明每日明细。旅游费用应附合同，发票不得多开，如虚开发票经查实，财务将不于报销并将给相应的处罚通报。3、有些发票如确实无法开具（如复印、搬运等）,应在预算中注明，取得业务主管与财务负责人的双重书面认可后方可以收据报销。4、经销商应统一安排食宿，酒店统一结算，一般无业务招待费用发票，确实发生业务招待费可从各中心老总单独报销,并由总经理审批.（注：列清工作人员数，按补贴给予报销）5、奖品发放，手机及其它临时赠品,应单独列奖品与客户的明细清单。6、工作人员手机话费予以报销，须持移动公司等出具的月度话费发票（非预存话费收据，通讯发票上应明确标明话费月份），定额发票无效。7、市内交通费，应接客户在公司没有派车情况下应当发生的的士费，并注明路径及客户内容（发票应在开会日期内，地点在开会区域，票据单不得连号）。8、会议费用必须一次交单予以结清，不得分次报销（除有通过银行预先付款外）。9、会议办理借款后应尽快办理还款业务，借款超过一个月没有冲帐的，财务有权利在不预先通知借款人的条件下扣发借款人的工资冲抵借款。七、其他费用的管理1、办公用品由总经办统一采购，并由专门人员进行签收，同时总经办建立明细帐和办公用品收发制度，各部门根据实际需要向总经办办理领用手续，财务部将不定期的对办公用品的收发存明细帐和收发存情况进行抽查。其他部门一般不得发生办公费用，若确需要发生需经总经办领导同意签字认可，否则不予报销。2、办公电话费、汽车油费、办公场地及生活区维护费由总经办统一控制和管理，总经办应制定可行的相关控制和管理制度并报财务部备案。3、房屋租赁由总经办统一管理，其他部门将不予报销房租费、物业管理费。4、公司总经理、各中心总（副总）经理、事业部财务总监、总经理助理、财务总监助理、各中心总监、总助、区域总经理等级别以上允许按一定额度报销汽车费用（含油费、路桥费、停车费）但只允许在各自额度内实报实销。维修、洗车、保养、保险等费用将一律不予报销，具体额度见下表：职务可报销最高额度备注事业部总经理4800元/月除油费、路桥费、停车费外其他费用不予报销。各中心总经理（含财务总监）3800元/月同上各中心副总经理（含