出门证管理办法.doc

出门证管理办法1 目的为了加强公司进出物资管理, 保公司资产安全完整，防止物资流失，提高公司对出门证使用作严格控制，特制定本管理办法。2 名词解释2.1物资：物资包括且不限于:外协物料总成及附件、自产物料及附件、冲压边角料、废品、半成品、原辅材料、工程物资、固定资产、供应商的周转箱、包装物等所有权属于公司的有形资产。2.2 出门证：物资流出公司，各责任部门情况确认备案的凭证。出门证一式三联，第一联为责任部门存根联，第二联为保卫联，第三联为财务联。分为纸质出门证和电子流程物资出门申请表两种。2.3 提货人：本公司人员、供应商或其委托人（需供应商委托书）、承包商、经销商等携带物资出厂人员。2.4业务需求部门：申请公司物资出门需求的部门。2.5 提起人：发生事项经手办理人员，为部门指定或授权的人员，各部门仅限2人作为提起人。2.6 业务部门责任人：原则上为部门领导，亦可为部门领导授权的科级以上人员（包括科级），需提供授权委托书报综合管理部备案。3 适用范围本办法适用于*公司汽车有限公司所属各部门及分厂物资管理。4 职责4.1 除销售类业务，业务需求部门负责电子流程物资出门申请单流程提起。 4.2财务部负责开具销售类业务出门证、签字，综合管理部盖章后出门（若实际发货数量少于发货单数量，以实际发货数量为准，需发货人签字确认）。4.3保卫部负责核对纸质出门证、*公司物资出门申请表及其附件的内容核查，其所包含物资的书面数量与实际离开物资的数量进行核对工作；承包商施工设备的记录备案。4.4 综合管理部为出门证归口管理部门，负责电子流程的审核和纸质出门证的盖章。5 内容5.1流程见附件纸质出门证流程和电子流程*物资出门申请（济南）。5.2纸质出门证5.2.1适用于销售类业务的所有物资。5.2.2所有上述物资预离开公司前，财务部开具销售凭证，提货人签字确认后，财务部签字确认，并留存根，提货人到综合管理部业务负责人审核、盖章。填写时需字迹清晰，内容完整，包括：物资名称、单位、数量、使用去向、时间、附件数量、备注（该栏需填写运输车辆的车牌号码、提货人所属（雇）单位）。5.2.3综合管理部在提货人出示销售凭证后，对其材料、财务签字情况进行审核，以上均无误后方可在销售凭证出门联盖章。5.2.4保卫部门卫接到提货人提交的销售凭证出门联，对其体现的所有物资进行核查（若车辆上有其他物资，其中提货人入门时已提交的非本公司物资记录无需核查）。做到物、证、数量相符。在确认无误的情况下方可让其出门。对手续不全、涂改证或无凭证的物资材料一律不得出公司。5.2.5，以上所述各部门认真核对，如不认真核对出现问题将追究其责任；造成损失的，由公司判定责任后的部门负责。5.2.6附件说明非商品车为本公司出具的发货单（具体见非商品车发货单），其余为*公司汽车有限公司交货单、*公司汽车零部件有限公司交货单及其他所需的附件。5.3 电子出门证5.3.1除销售类物资外，其余物资出门均需提起电子流程，设备等物资需要委外维修时，需提前提起流程设备委外维修申请表。5.3.2业务部门需提供给流程提起人员准确出门信息，包括：物资名称、单位、数量、使用去向、时间、附件数量、运输车辆的车牌号码、提货人所属（雇）单位。提起人（经办人）需如实填写物资出门申请表，并提起*公司物资出门申请表流程，根据实际物资情况确认本流程审批人。5.4其它非我公司的物资：提货人（供应商等）给我公司送货而同车又包括给其它公司送货物资，提货人在进入我司时在门卫予以登记清楚。5.5施工设备或材料出门时，施工单位须持原物资清单，需业务部门经办人员及领导签字确认，由门卫查验放行。以上所属不得掺杂我公司所属的任何物资。5.6退货附件：、质检不合格拒收物料，物流未入库，出门附件中需体现拒收物料的交货记录单、质检不合格物料，物流已入库附件中应体现物流开具的手工或打印的不合格品退货结算单的完整材料，门卫检查单据手续完备、印章齐全、单实相符后可予放行。、供应商未携带交货记录单或所送物料非我公司所属，物流拒收后，开具说明材料，作为出门时附件。5.7突发或不可预知的物资、供应商临时申请其器具出门时，可采用纸质版出门证。5.8本制度由综合管理部修订，从201*年*月*日起执行。6 原则对出厂物资的管理坚持“严谨第一，兼顾效率”的原则。7 记录保存7.1 纸质出门证由公司统一格式要求印制、由部门领用、物流保管。7.2业务需求部门、财务、保卫部门应整理保管好有关单据，保卫部至少保存6个月以上，业务部门至少保存1年以上，财务人员按会计档案规定年限保管。8 考核8.1对不按规定办理出厂手续，未造成损失的，对有关责任人负激励100元。8.2对不按规定办理出厂手续，造成损失的，由有关责任人负责全额赔偿。8.3对弄虚作假谎报出厂的，除由责任人全额赔偿外，将按集团或公司有关规定严肃处理。8.4凡违反本规定，超越职权滥开出门证者，或不按规定查验出门证与出门物资的，或装载物资与出门证不相符而被门卫发现的，根据情节轻重，按照公司相关管理条例处分，触犯刑律者移交司法机关处理。 8.5对及时发现并制止了不符合规定的物资出厂的，或对坚持