企业会议组织与服务(ppt 37页).ppt

贾建红 会议组织与服务学习情境2 会间服务子学习情境2 会议记录 教学目标 掌握会议记录的写作 知识目标 1会议记录的定义2会议记录的作用3会议记录的分类4会议记录的要求及注意事项5会议记录准备工作6会议记录的要求7会议记录的记录方法8会议记录的基本格式9会议记录的修改 培养学生的沟通能力及团队协作精神养成良好的职业道德 技能目标 态度目标 学习方法 行动导向的项目教学法 资讯阶段 会务工作流程图 会中 做好会议记录会议记录是会议实况的记载和反映 一份完整 简洁 条理清楚的会议记录 可以提供会议活动的原始信息 为形成会议的正式文件打好基础 为总结会议和传达会议精神提供依据 会议记录及其作用1 会议记录的定义会议记录是在会议过程中 由记录人员把会议的基本情况 大会报告 代表发言 决议等内容记录下来形成的重要会议材料 是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载 2 会议记录的作用 1 会议记录是研究和总结会议的重要依据 2 会议记录经整理可作为向下传达的文件 也可以作为向上级汇报的原始材料 3 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料 4 会议记录是重要的档案资料 在编史修志 查证组织沿革 考核使用干部以及落实政策 核实历史事实等方面 可起到无法替代的凭证作用 5 一些法定性会议 会议记录经发言者和会议领导人确认签字后 具有法律效力 6 图片类 音频类的会议记录 可适当用于报刊报道和影视制作 2会议记录的分类 1 按记录的手段分 有手工记录和机器记录两种 手工记录是指会议记录人员用文字或记录符号在纸上进行记录 机器记录是指借助各种记录信息的机器设备进行记录 如 录音机 录像机 计算机 摄影机 照相机等 2 按会议记录的载体分 有书面记录 音频记录和视频记录三种 书面记录是将会议的信息记录在纸质材料上 音频记录即用录音带 磁盘等记录会场内的语音信息 音频记录比书面记录更容易整理 而且它是书面会议记录的重要补充 重要的会议常常采用录音的方法来避免错记或漏记 视频记录是采用摄像机去记录会场内的活动场面 以便会后直观地再现当时的情景 也有的采用照相机拍摄会议现场情况 以便对书面会议记录进行补充 3 按会议记录的详略分 有详细记录和摘要记录两种 详细记录是对会议进行完整的记录 要求做到一字不漏 有言必录 甚至连发言者发言时的表情 会场的气氛等都要求记录在册 摘要记录是对会议议题 发言要点 会议结论 决议等重要内容的记录 要求择要而记 概括记录会议主要内容及精神即可 3会议记录的要求及注意事项1 会议记录的要求会议记录的要求可以概括为 项目 过程要完整 内容要真实 准确 语言表达要清楚 简洁 格式 名称要规范 笔记要快速 另外 会议记录应使用统一的形式 应使用A4型纸记录 便于日后立卷归档 2 会议记录的注意事项 1 记录的项目要完整 2 记录内容要客观 准确 真实 完整 3 及时整理会议记录 4 会议记录一般不公开发表3 会议记录准备工作1 准备足够的钢笔 铅笔 笔记本和记录用纸 2 准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录 3 要备有一份议程表和其他的相关资料和文件 需要核对相关数据和事实时随时使用 4 提前到达会场 了解与会人员的座位图 便于识别会议上的发言者 5 在利用录音机的同时 必须手工记录 可以防止录音机中途出故障 4会议记录的要求 完整会议记录必须体现会议的整个过程 会议的主要情况 发言的主要内容和意见 记录人必须完整记录 不要遗漏 真实负责会议记录的秘书应当具有高度的责任心 决不能将个人的主观臆想和情感好恶掺入会议记录中 简洁会议记录是会议进程的简要记载 不要采取详细的报告或载录的写法 应以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来 快速记录时要做到注意力集中 反应迅速 判断准确 以提高记录的质量和效率 为此 秘书人员平时应加强听知能力的培育 会前应了解会议的内容 尤其是专业性会议 先掌握一些专门的知识术语 以免记录时茫然无知 规范会议记录是立卷归档的重要材料 一定要用钢笔或毛笔记录 录音记录 速记和多人同时记录 会后要及时核对 整理 誊清 并签字 以示负责 5会议记录的记录方法1 会议记录的常用方法 详细记录即要求有言必录 并严格按以上格式的3个方面记录 详细记录用于重要会议 并要求秘书掌握熟练的速记能力 有时可以由几个秘书同时记录 会后共同核对整理 每个秘书都应当在整理稿上签字 如领导者同意 也可以使用录音的办法 然后根据录音整理 摘要记录即除了会议概况必须详细记录之外 只需记录会议的议题议程 发言人姓名 发言的要点 决议情况 会议中的一般情况不必记录 一般性的会议可以使用摘要记录 这种记录方法的关键是善于抓住发言者的要点 简易记录即除了记录会议概况外 只要求记录会议的议题议程和会议的结果 不必记发言的内容和经过 简易记录仅限于事务性会议 2 整理会议文字记录的技巧 1 熟悉有关方针政策 提高思想理论水平 增强分析和理解能力 2 善于对发言人讲话中的不足之处进行补正 3 加强平时的写作训练 提高表达能力和写作水平 6会议记录的基本格式 第一部分基本情况会议的概况包括会议名称 届次 时间 地点 主持人 出席人 列席人 缺席人 记录人 记录审核人等 有的要标注职务 注明缺席的原因 这些项目 都应在会议正式召开前详细 清楚地填写好 经常性的例会可以制成表格 1 会议名称 要写全称 2 性质 交代会议属于何种类型或性质的会议 3 次数 记录该次会议属于某专题下的第几次会议 4 开会的时间 地点 准确记录会议时间 地点 5 出席会议的人数 人名 和缺席人数 人名 6 主持人 记录主持人姓名 写明主持人的职务等 7 记录人 记录人本人签名 必要时注明记录人真实的职务 以示对所作的记录内容负责 2 第二部分会议内容和会场情况会议内容是会议记录的核心部分 需重点记录 它是供他人了解会议意图的主要材料 也是日后情况备查的重要依据 它是会议成果的综合反映 这部分要求记录会议议题 与会者的讨论过程 发言内容 会议决议等问题 对于会议发言的内容 记录人应根据会议性质 目的 要求等综合考虑采用恰当的记录方法 可以采用摘要记录 也可以采用详细记录 对于会议期间会场内发生的 与会议进程有关且具有记载价值的情况 也应及时记录在册 会议内容是会议记录的主体部分 包括会议议题 讲话发言 形成的决议等 这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录 发言人姓名要写全 会议的决议要准确 并写明表决的方式 如口头表决 鼓掌表决 无记名书面表决 电子计算机表决等等 和同意 反对 弃权的票数 3 第三部分结尾会议记录的结尾没有固有程式 标注 散会 结束 完 等均可 如中途休会 则写明 休会 最后在会议记录的右下方 由主席 或主持人 和记录人签名 以示对记录内容负责 会议记录例文 中海股份有限公司董事会例会记录 2003年4月14日 会议时间 2003年4月14日上午10 00会议地点 北京海淀高科大厦本公司总部会议室 会议主持 高杰 董事长 出席人员 高杰 董事长 刘明 副董事长 欧阳军 财务主管 安慧 董事 郭丽 董事 代理投票人有王龙董事 李忠董事 钱清董事 缺席人员 无会议纪录 白丽婷 秘书 会议内容 1 秘书白丽婷宣读了2002年3月10日会议的记录 并在宣读后获得通过 2 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示 2002年3月31日公司的流动资金余额为2576 98万元 财务主管的报告在宣读后获得通过 3 关于参加公益活动的报告 主管公司企化部的副总经理郭丽董事报告说 公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币 这项公益活动将有助于提高企业的知名度 计划在 五一 期间举行捐款仪式 向北京有关部门捐款 关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 4 其他活动 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上 公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节 将于8月初举行 同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题 此建议得到了郭丽董事的附议并获一致通过 会议于上午11 50结束 高杰白丽婷 7会议记录的修改1 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿经他签字批准 2 如果某一成员指出会议记录中的一个错误 经会议批准 主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误 3 会议记录一经签名 任何地方都不能再作改动 5写会议简报或快报会议简报的概念 会议简报是会议期间为反映会议进展情况 会议发言中的意见和建议 会议议决事项等内容而编写的简报 是一种常用应用文体 像报纸 杂志一样 会议简报实际上只是一种文章载体 根据会议简报文稿的文体性质 简报文稿可分为四种 一是报道体 它及时 简明 准确地叙述 报告会议情况和动态 同会议新闻十分类似 二是汇编体 这是在众多来稿基础上剪辑而成的会议简报文体 如汇编整理分组讨论的意见 三是摘要体 即将有关会议讲话精神摘要刊出 四是转引体 即将会议记录 会议通知 会议方案等原文刊出 2 会议简报的作用 会议简报的作用有三个方面 一是便于领导了解情况 推动会议深入进行 二是沟通情况 交流经验 三是便于备考存查归档 整理会议简报 要注意做到一真 二新 三简 四精 3 会议简报的编写方法 会议简报的编写大体有以下三种方式 综合式 通过对发言的内容进行综合分析 梳理归纳成几个问题来编写 报道式 采用新闻报道的形式 先将要反映的内容用几句话概括成一段导语 然后逐段从不同侧面报道讨论的内容 一般可按重要程序依次排列 摘要式 将发言人的发言摘要整理成简报 可一期摘发一个人的发言 也可同时摘发几个人的发言 常见的写法有 1 单刀直入 开门见山地把工作内容直截归纳出来 2 依据简报的主题需要 侧重于介绍反映对象的基本状况 为正文作铺垫 3 将该文的根据 目的 时间 地点 对象 结果以及收集材料的方式方法等 作必要的说明 这种写法由于提前交待背景 真实感较强 具有较强的说服力和表现力 4 先用简明的文字肯定一下事物的某一方面 然后再反映主要问题 它的特点是对照鲜明 重点突出 可以给人留下深刻的印象 4 简报写作要点1 选材要准简报不能有事就报 它要注意从党的中心工作和单位阶段工作的须要出发 在众多的事件中选取那些最有指引意义或必须引起重视的经验 状况和问题 予以全面的 实事求是的报道 那种捡起芝麻丢掉西瓜 或者只看表象忽视实质 误把芝麻当西瓜的做法 是必需避免的 2 速度要快简报也是一种 报 它有新闻性 这就要求简报的编写应该求快 对于工作中 会议中出现的新动向 新经验 新问题 编写者要及时地予以捕捉 并用最快的速度予以报导 否则 失去了新闻性 时效性 简报就会降低指导意义 乃至完全失去应有的作用 3 文字要简简报的一个 简 字 代表了简报的基本特性 为了体现这一特征 作者在编写简报时要首先注意选材精当 不求面面俱到 其次 要求文字简洁 对事物作概括的反映 一篇简报最好是千把字 至多不超过两千字 篇幅过长 文字过繁的做法 使不适于简报的编写的 5 简报组成简报由报头 报核 正文 报尾三部分组成 报头 报头由简报名称 期号 编报单位 编报时间组成 报头通常都是各机关 各单位预先印好的固定刊头 报头下面用一条横线与正文部分隔开 报头部分包括简报名称 期数 编号 密级 编发单位和印发的日期等 报头设计要求美观大方 约占首页的三分之一 简报名称宜固定 不要随意改动 其位置居中 用大号宋体 或套红 或手书 以求端庄醒目 在简报的第一页上方 中间几个醒目的大字写简报的名称 简报 或 情况反映 等 名称下面是简报顺序号 编号下面靠左下侧是编发单位的全称 如 新星机械厂部办公室 会议简报则是 会议秘书处 右下侧是简报印发的日期 如果是机密文件 在报头的左上方印上 机密 二字 是供内部阅读的 在报头的左上方印出 内部刊物 注意保存 的字样 报核 报核包括一文一报 编者按和登载文结合 多文一报等形式 各个组成部分的具体写法如下 文章部分包括标题和正文 有时要加编者按和注明供稿者 各份材料要分开 第一页可印上目录 正文之后用一条横线与报尾部分隔开 简报文稿的构成 1 目录简报文稿通常是一期一篇 根据需要也可以是一期一组文章 如是一组文章 则需在报头下设计 目录 一栏 将各篇文章标题汇集印出 然后依次刊出每篇文章 2 按语按语是代简报编制机关立言 是对文稿内容及受众应持态度作出评价 提出要求 如说明材料来源 转引目的 转发范围 表明对简报内容的倾向性意见等等 按语的位置在报头下 标题前 它视需要而使用 并非每篇必有 按语可分三种类型 一是题解性按语 它类似前言 主要对文稿产生过程 作者情况 主体内容作简要介绍 二是提示性按语 它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒 三是批示性按语 它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实际工作提出批示性意见 3 标题根据简报的体式 标题也有不同写法 动态性较强的内容多采用单行式新闻标题 简短明快地交待事实 揭示中心 1 标题简报的标题 必须恰当 醒目 使人一看就知道文章的中心内容 简报的标题有三种类型 单行标题 双层标题 多行标题 单行标题用一句话作为标题 或高度概括简报的内容 或直接揭示简报的主题 如 市改革商品流通购销体制 简洁鲜明 一目了然 看标题就知道简报写的是什么内容 双层标题在正标题下面加上副标题 正题突出简报内容或意义 副题补充说明 起强化正题的作用 如 选上一个明白人红杏一枝出墙来 商场民主选举经理搞活企业经营正题突出内容和意义 副题补述做法和结果 一看就能对简报有个全面的了解 多行标题由三行以上标题组成 上行是眉题 或说明背景 或交代形势 或烘托气氛 中行是正题 或概括内容 或突出主题 或点明意义 下行是副题或补充情提要事实 或简述结果 如 鼓励收粮人为卖粮人提供优质服务 新乡粮食仓库设职业道德奖 作风显著转变农民拍手欢迎眉题说明事由 正题概括内容 副题补充结果 多行标题的显著特点是容量大 且醒目 4 正文简报的正文分为导语 主体 结语三部分 导语导语是简报正文的开头部分 通常是用极简洁明确的一句或一段话 总提全文中心或主要事实 让读者先有一个总的概念 一般要交代清楚谁 某人或某单位 什么时间 干什么 事件 结果怎样等内容 一份简报如果只有一段 那么第一句话就是导语 如果由几个部分或几段组成的 那么第一段就是导语 简报导语的写法灵活多样 常为人们使用的有概述式 提问式和描写式 不管采用哪种写法 导语都有必须开篇入题 交代清楚 概括简练 主体主体是简报正文的中间部分 即主干 中心部分 它紧承导语 用典型而有说服力的材料把开头总提的内容或观点具体化 起着阐述说明的作用 它通常可以反映当前情况 可以肯定已有成绩 可以介绍具体做法 可以提出存在问题 也可以上述几项兼而有之 简报主体的写法 没有确定的方式 最常用的有三种 叙述式 按事情发生 发展 结局的自然顺序表述 概括式 既以典型材料 又从共性角度 点面结合进行概括反映 归纳式 按材料性质归纳分类 按逻辑联系排列组合而构成主体 不论采用何种方式 简报主体的写作都应该做到 a紧扣题目 紧承导语来写 主体要跟导语相一致 不能 走调 b主题结构安排与内容相适应 形神统一 c选用的典型材料要确凿具体 有代表性 结语结语是简报正文的结尾部分 在一般情况下 简报导语已概述了事实的结果 文末不必再作重复 主体写完 自然结束 所以 多数简报没有专门的结语 也有一些简报在结语部分用一