中通服合同管理系统2.0版本用户操作手册.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除中通服合同管理系统2.0版本 用 户 使 用 手 册中数通信息有限公司版本：1.0编制人：李怀文审核人： 审批人：日期：20110907日期：日期：1. 引言1.1 编写目的：本手册主要用以指导和帮助用户更快速的掌握和使用合同管理系统2.0版本中的各项功能和操作。1.2 定义：NO名词解释A.担保合同是指为促使债务人履行其债务，保障债权人的债权得以实现，而在债权人（同时也是担保权人）和债务人之间，或在债权人、债务人和第三人（即担保人）之间协商形成的，当债务人不履行或无法履行债务时，以一定方式保证债权人债权得以实现的协议。担保合同旨在明确担保权人和担保人之间的权利、义务关系，保障债权人的债权得以实现。B.投资合同指我方与第三方机构共同出资进行生产，按照双方约定利润分享和亏损分担，投资类合同属于重要合同，需要提交总部备案C.分包合同用于对外分包项目采购合同（如系统集成项目设备采购等），分包合同审批需要与建设单位签订的合同作为关联，由客户经理在合同里面填进度，收支情况等，最终会与财务系统的收票、支付等关联。2. 系统概述2.1 功能本软件主要包含“统一模板”、“统一编号”、“分包商管理”、“分包合同管理”、“担保合同管理”、“投资合同管理”、“合同备案管理”等几大主要功能模块。七种，每个功能模块下面又有若干子功能点，具体同能说明和操作方法请查阅功能使用过程。2.2 角色功能介绍概述3. 功能操作介绍3.1 统一模板3.1.1 模板入库申请 功能介绍：“模板入库申请”功能主要供用户记录一些工作中经常使用到的模板进行模板入库的审批，便于跟踪处理操作和维护。 操作过程：1) 点击左侧导航栏中的“合同模板”“模板入库申请”功能；2) 在右侧工作区中，点击“新建模板入库申请”；3) 在模板入库申请表单中，填入相应的一些字段信息，先点击，把表单信息保存；4) 点击模板入库申请表单中的。在弹出的窗口中，选择模板的分类，模板的提供者，并点击，将要入库的模板上传，点击“保存”5) 入库模板申请表单录入完毕，点击，提交模板入库申请审批流程；注：点击，可以保存模板入库申请表单的信息。3.1.2 模板维护 功能介绍：“模板维护”功能主要提供给管理员对系统中所有模板的日常维护 操作方法：1) 点击左侧导航栏中的“合同模板”“模板维护”功能；2) 新建模板：选择一个模板类型，点击，在弹出的窗口，选择模板提供者。点击，将要入库的模板上传,然后点击“保存”；3) 修改模板：选择某一种模板信息，点击，在弹出的窗口进行模板信息的修改4) 删除模板：选择某一条模板信息，点击，可以对相应的模板进行删除操作3.1.3 模板使用 功能介绍：1) 模板的使用对模板库中的合同模板进行使用，限制合同的模板只上传从系统下载的模板，实现合同模板的规范化； 2) 合同模板按性质分为二类：总部统一模板、省公司模板。总部统一模板是指由于总部拟的模板，统一下发到各省公司使用；省公司模板是指由各省公司拟的模板，只能在自己省公司内部使用，其他省公司不能使用 操作方法：点击左侧导航栏中的“常用功能”“新建合同”，在弹出的窗口选择收支类型和合同类型，然后点击“确定”打开新建合同表单。点击新建合同表单上的，在弹出的窗口点击某个模板类型，打开相应模板类型的模板库。在相应类型模板库里面，点击模板文件名称，下载相应的模板下载完模板后，对模板进行编辑，编辑完后，点击，将模板上传到相应的合同表单（注：通过此按钮上传合同文本，只能上传从系统中下载的合同模板，其他文档上传不了，其他合同文档可通过来上传）3.2 统一编号3.2.1 统一合同编号 功能介绍：根据总部统一编号规则，在合同审批流程结束后，系统自动产生唯一编号 ，编号规则为：财务主数据机构编码年份（4位数字）流水号（6位数字），中间以横线“-”分割。 操作方法：新建合同时，正常提交流程，审批流程走完后，系统自动生成 唯一的编号，显示于合同表单的“合同编号”字段3.2.2 统一认证（二维码） 功能介绍：合同签订审批流程结束后，由统一认证模块系统自动加盖二维码，标签进行认证，再进行签订确认； 操作方法：新建合同时，正常提交流程，审批流程走完后，系统自动生成认证二维码，加盖在合同文本附件的左页脚。 3.3 分包商管理3.3.1 分包商入围 功能介绍：分包商入围需要经过严格的评审和审批，入围后纳入省公司统一分包商信息库，由专业公司使用 操作方法：1） 点击左侧导航栏，“常用功能”“分包商中心”功能；2） 在工作区左上角，点击“分包商入围”按钮；3） 在分包商入围表单中，填写相关的字段信息，点击，可以保存表单信息内容，选择路由然后点击，将表单提交到下一环节审批，3.3.2 分包商信息变更 功能介绍：分包商的信息变更以及退出等可以通过分包商信息变更申请完成 操作方法：1) 点击左侧导航栏，“常用功能”“分包商中心”功能；2) 勾选一条分包商，点击工作区左上角“分包商信息变更”按钮3) 修改分包商信息变更表单，点击，可以保存分包商信息变更表单信息，选择路由，点击，将流程提交给下一个环节审批。3.3.3 分包商考核 功能介绍：分包商考核管理是对分包商管理的有效支撑，分包商的考核分为项目考核、定期考核两种。项目考核在项目完工后，主要针对具体项目进行。定期考核可按季度与年度进行，是对分包商的项目时间以及质量等几个方面进行打分并评定供应商等级。对季度考评不合格的分包商可暂停与其合作。年度考核不合格的分包商可取消下年度入围资格，对于综合实力较高的分包商在市场份额、资金结算等方面优先考虑。 操作方法：1) 点击左侧导航栏，“常用功能”“分包商中心”功能；2) 勾选一条分包商，点击工作区左上角“分包商考核”按钮；3) 在分包商评审表单中，填写相应的字段信息，点击，可以保存分包商信息变更表单信息，选择路由，点击，将流程提交给下一个环节审批3.4 分包合同管理3.4.1 项目分包申请 功能介绍经过内部评估项目技术含量、完成难度等，对于本公司不能承担的生产任务，想委托分包商进行生产需发起项目分包申请；项目分包申请后进行采购合同评审，评审通过再进行采购合同执行申请 操作方法1) 点击左侧导航栏，“常用功能”“项目分包中心”功能；2) 点击工作区左上角“发起项目分包”按钮；3) 在项目分包表单中，填写相关的字段信息，点击，可以保存分包商信息变更表单信息，选择路由，点击，将流程提交给下一个环节审批3.4.2 分包合同审批 功能介绍：用于对外分包项目采购合同（如系统集成项目设备采购等），分包合同审批需要与建设单位签订的合同作为关联。 操作方法：1) 点击左侧导航栏“常用功能”“新建合同”；2) 在弹出的选择合同类别窗口点击下拉框选择合同属性为“支出”及相应合同子类3) 选择需要的类型，单击确定后进入到相应的合同类型的表单；4) 在合同信息录入表单中，在“是否合作合同”字段下拉框选择“是”，并选择合作合同及填入相应的一些必填字段等信息，选择路由，将此合同的审批提交到指定人员处待处理；5) 点击上方的，提交合同的录入审批流程；注：点击上方的，可以将表单提交保存；3.5 担保合同管理 功能介绍：担保合同旨在明确担保权人和担保人之间的权利、义务关系，保障债权人的债权得以实现。担保合同属于重要合同，需要总部审批并备案。 操作方法：1) 点击左侧导航栏“常用功能”“新建合同”；2) 在弹出的选择合同类别窗口点击下拉框选择合同子类为“财务类”下的“担保”3) 选择需要的类型，单击确定后进入到相应的合同类型的表单；4) 在合同信息录入表单中，填入相应的一些必填字段等信息，选择路由，将此合同的审批提交到指定人员处待处理；5) 点击上方的，提交合同的录入审批流程；注：点击上方的，可以将表单提交保存；3.6 投资合同管理 功能介绍：投资类合同指我方与第三方机构共同出资进行生产，按照双方约定利润分享和亏损分担，投资类合同属于重要合同，需要提交总部备案。 操作方法：1) 点击左侧导航栏“常用功能”“新建合同”；2) 在弹出的选择合同类别窗口点击下拉框选择合同子类为“重大事项类”下的“投资”3) 选择需要的类型，单击确定后进入到相应的合同类型的表单；4) 在合同信息录入表单中，填入相应的一些必填字段等信息，选择路由，将此合同的审批提交到指定人员处待处理；5) 点击上方的，提交合同的录入审批流程；注：点击上方的，可以将表单提交保存；3.7 合同备案管理 功能介绍：备案分为两种情况：一种为专业公司向省公司备案；另一种为省公司向集团备案，合同是否需备案，需在拟稿合同时，在新建合同表单中的“是否备案”选择。 操作方法