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档案工作实务 1 江西省档案局文件赣档发 2006 34号关于印发 江西省档案工作规范化管理办法 的通知 2 文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸 填写文件题名后加盖归档章 或在文件办理单上加盖归档章 加盖归档章的印墨 要用油墨 不要用墨水 3 第五步 编号归档文件要按件逐件编号 编号中的号不是一个简单的数字 它包括了归档章中所涵盖的全宗号 年度 保管期限 机构 问题 件号等分类 排列要素在内的一组数字的集合 4 二 编号方法1全宗号 由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定 例如 江西省档案局全宗的代号是X043 5 2年度 文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 例如20083保管期限 归档文件的保管期限 即永久 30年 10年 6 4机构 问题 填写作为分类方案类目的机构 问题 名称或规范化简称 例如 某单位采用年度 机构 保管期限分类 7 5件号 归档文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 室编件号在归档文件整理时 由单位档案整理人员编制 馆编件号在档案移交进馆时 按档案进馆的要求编制 8 室编件号的编制方法 在同一年度内 按分类方案的最低一级类目分别从 1 开始编制顺序号 例如 某单位采用年度 机构 保管期限分类 室编件号编制说明图示 9 2007年办公室 永久保管1 30年保管1 10年保管1 业务指导处 永久保管1 30年保管1 10年保管1 法规教育处 永久保管1 30年保管1 10年保管1 10 江西省档案局归档章图示 11 盖章位置 加盖时间 各单位可以在文件尚未流转 办理前 由文书部门加盖 归档章一般应盖在归档文件首页上端居中或偏右的空白位置 归档章用的印泥颜色建议为红色 12 第六步 装盒将归档文件按室编件号的顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊等项目 档案盒封面图示如下 13 14 档案盒脊图示如右 档案盒脊设置七个提示项目 15 保管期限 填写档案盒内归档文件的保管期限 不同保管期限的文件不要装在一个档案盒内 档案盒的厚度可选择 有20mm 30mm 40mm三种 16 4机构或问题 填写归档文件所属机构或问题的名称或规范化简称 不同机构或问题的文件不要放在一个档案盒内 即使有些机构 问题 的文件数量较少 装不满一盒时也不宜混装 17 5室编起止件号 填写档案盒内第一份文件和最后一份文件的件号 中间用 号连接 如 18 36 6馆编起止件号 由档案馆按进馆要求编制 18 19 7盒号 档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时 由档案馆按进馆要求编制 档案室一般不编档案盒号 对于档案馆来说 由于档案盒数量庞大 因而需要在起止件号外再编制一个盒号 方便档案馆管理时进行档案排架 归位及统计等工作 20 第七步 编目编目是指 归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 一 归档文件目录归档文件目录是集中揭示归档文件内容和其他特征 按照特定要求登录的一种检索工具 21 归档文件目录图示 22 二 归档文件目录的填写要求 归档文件目录应逐件编目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数等项目 23 1 件号 件号是指室编件号 2 责任者 责任者是指文件的组织或个人 即文件的发文企业 责任者可以是一个企业或企业内部的一个机构 也可以是几个企业 或是一个人或若干人 填写责任者使用全称或通用简称 责任者多的可适当省略 原文上没有的要经考证后补上 多单位联合发文的只对本单位编目 无本单位的只对第一责任者编目 24 3 文号 文号即发文的字号 是由发文企业按发文次序编制的顺序号 一般由企业代字 年度 顺序号组成 如赣档字 2007 16号 即江西省档案局2007年度第16号文件4 题名 题名即文件标题 文件只有一个题名且能反映文件内容的 正题名 填写时照实抄录 文件有正副题名的 正题名能反映文件内容的 副题名无须抄录 没有题名或题名不规范的 可自拟题名 题名字数不超过50个字 外加 特别提示 题名十分重要 是以后查找档案时的最重要的要素 填写时一般应照实抄录 来文和复文作为一件的 只对复文进行编目 题名后注明 附请示 任免文件和表彰文件中本单位人员未在题名中的 在题名后将本单位人员列出 25 5 日期 日期即文件的形成时间 反映文件产生的时代背景 是查找档案的常用途径 填写日期应以8位阿拉伯数字标注年月日 如2007年3月29日 标注为20070329 有的文件上未注明日期 编目时应根据文件内容加以考证并编写 26 6 页数 页数项填写一件文件的总页数 用于统计和核对 7 备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等等 一般情况下空着 27 例如 江西省人事厅 江西省文化厅 江西省档案局 江西省司法厅 关于做好2007年江西省文物博物 图书资料 档案 律师 公证员中级专业技术资格考试组织实施工作的通知 赣人字 2006 94号 28 归档文件目录 29 三 年度归档文件整理说明归档文件整理完毕 应按年度填写 年度归档文件整理说明 年度归档文件整理说明是立档单位对内设机构及其职能变化 归档文件整理及内容等情况进行简略介绍的材料 30 年度归档文件整理说明的结构主要说明分类方案 年度归档文件的总数量 不同机构 或问题 与保管期限的数量 该年度归档文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 并填写各类归档文件的整理人 检查人和日期 31 年度归档文件整理说明一般应每年编写一次 年度归档文件整理说明 一式两份 填写完毕后分别放入年度归档文件目录后和全宗卷中 32 1 该年度归档文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 2 单位内部机构设置情况 3 归档文件整理的组织形式 4 归档文件排列方法 5 需要说明的其它情况 33 5整理人是指 负责归档文件整理的人员姓名 6检查人是指 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 7日期是指 归档文件整理完毕的日期 34 四 归档文件目录的装订归档文件目录依据年度装订成册 并编制封面 放置阅览室提供利用者检索 归档文件目录装订成册后 要在文件目录上编写页号 以便编制目录索引时方便查找 35 归档文件目录内其组成部分的排列顺序为 封面 归档文件目录索引 归档文件目录 年度归档文件整理说明 36 归档文件目录封面 37 归档文件目录索引 38 归档文件目录办公室永久 1 39 40 四 编制归档文件目录夹封面及脊背1归档文件目录夹封面图示 41 2归档文件目录夹脊背设置全宗号 全宗名称