国家行政机关公文与公文处理工作专题讲坛(ppt 105页).ppt

国家行政机关的公文和公文处理工作 闫书勤 前言 国家行政机关的公文 是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具国家行政机关的公文处理工作 是领导工作的助手 是办公厅 室 的一项基本职能公文处理工作的主要任务是 提高公文质量 提高办文效率 为政府各项工作服务公文处理工作的目标是 规范化 制度化 科学化具有公文写作能力和公文处理能力 是公务员应当具备的基本素质 第一讲现行 国家行政机关公文处理办法 是行政机关公文处理的基本准则第二讲行政机关的公文第三讲行政机关的公文处理工作第四讲如何提高公文质量第五讲关于公文的一般写法第六讲行政机关13种法定公文的写法第七讲关于几种常用公文的写法 第二讲行政机关的公文 一 行政机关的公文属于通用公文 法定公文 二 文书 公文 文件三个概念的异同三 行政机关公文的定义四 行政机关公文的主要种类五 选择使用文种应注意的问题六 行政机关公文的格式七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题八 信函式格式应用中应注意的问题九 命令格式应用中应注意的问题十 会议纪要格式应用中应注意的问题十一 公文的字体字号十二 公文用纸主要技术指标 第二讲行政机关的公文 一 行政机关的公文属于通用公文 法定公文 通用公文 二分法 通用公文专用公文 法定公文事务公文 三分法 经济专用公文外交专用公文司法专用公文 经济专用公文外交专用公文司法专用公文 三分法的通用公文 二分法的法定公文三分法的常用公文 二分法的事务公文 专用公文 常用公文 公文分类 第二讲行政机关的公文 一 通用公文 法定公文 经法定机关批准的在党政机关文件中直接使用的文种 即党的机关的14种和行政机关的13种公文 二 常用公文 事务公文 除通用公文 法定公文 外各类各级机关单位经常使用的文种 三 专用公文 在一定工作部门或一定业务领域根据特殊需要专门使用的公文文种从以上分析可以看出 国家行政机关的公文属于通用公文 法定公文 一 行政机关的公文属于通用公文 法定公文 第二讲行政机关的公文 一 相同点 都是指在处理公共事务的过程中形成的具有一定格式的书面文字材料 二 不同点 文书是一个集合名词 通常不用来指个体 公文 包括文件和电报 文件 不包括电报 文书概念的外延大于公文 公文概念的外延大于文件 文书 公文 文件 二 文书 公文 文件三个概念的异同 第二讲行政机关的公文 定义 行政机关的公文 包括电报 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 三 行政机关公文的定义 第一个 是 是实质定义 体现了公文的四个特性 鲜明的政策性 法定的权威性 严格的规范性 较强的实效性 第二个 是 是指行政机关公文的作用 概括了公文的四个作用 传达政令 指导工作 公务联系 记载凭证 第二讲行政机关的公文 一 办法 规定行政机关公文种类主要有 种 1 命令 令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 会议纪要 四 行政机关公文的主要种类 上行文 请示 报告 议案平行文 函下行文 其他文种 其中 意见 可以是下行文也可以是上行文 还可以是平行文 第二讲行政机关的公文 1 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 与原 办法 相比有以下几点不同 一是将 发布 修改为 公布 二是将 奖惩有关人员 修改为 嘉奖有关单位及人员 三是删去了 撤销下级机关不适当的决定 四 行政机关公文的主要种类 二 种公文各自的适用范围 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 与原 办法 相比 增加了 奖惩有关单位及人员 变更或撤消下级机关不适当的决定事项 3 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 现行 办法 将 公告 通告 分别列为独立的文种 第二讲行政机关的公文 四 行政机关公文的主要种类 二 种公文各自的适用范围 5 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 删去了原 办法 中规定的适用于 发布规章 的规定 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 无修改 7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 无修改 第二讲行政机关的公文 四 行政机关公文的主要种类 二 种公文各自的适用范围 8 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 删去了原 办法 中 提出意见或建议 的内容 9 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 无修改 10 批复 适用于答复下级机关的请示事项 无修改 第二讲行政机关的公文 四 行政机关公文的主要种类 二 种公文各自适用范围 11 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 新增文种 12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 增加了不相隶属机关之间 答复审批事项 的内容 13 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 无修改 第二讲行政机关的公文 四 行政机关公文的主要种类 二 种公文各自的适用范围 第二讲行政机关的公文 四 行政机关公文的主要种类 三 怎样理解 办法 第九条 行政机关的公文种类主要有 这13个文种不敷使用的时候 可以考虑增加新的文种 公报 指示 一 总的原则是 选择使用文种要根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 五 选择使用文种应注意的几个问题 第二讲行政机关的公文 从行文目的上看 同是向上级机关行文 由于行文目的不同 使用的文种也不同 报告 请示 意见 同样道理 同是下行文 由于行文目的不同 使用的文种也应不同 命令 决定 通知 通报 从发文机关的职权上看 有些文种 只能是具有相应职权的机关才能使用 命令 令 公布行政法规 只适用于国务院 公布规章 只适用于具有规章制定公布权的行政机关 议案 只适用于各级人民政府 公告 一般只只用于省级政府以上机关和特定机关 从发文机关与主送机关的行文关系上看 有些公文 尽管行文目的相同 由于发文机关与主送机关的隶属关系不同 选择使用的文种也应有所不同 同是请求批准 报上级机关 用 请示 报不相属机关用 函 同是答复审批事项 答复下级机关用 批复 答复不相隶属机关用 函 二 嘉奖有关单位和人员要正确选择使用 命令 令 决定 和 通报 命令 令 决定 通报 均适用于嘉奖 表彰有关单位及人员 五 选择使用文种应注意的几个问题 第二讲行政机关的公文 1 总的原则是 发文机关应依据法律的规定和职权 根据奖励的性质 种类 级别 公示范围等具体情况 选择使用相应的文种 2 命令 令 是表彰 奖励的高级发文形式 用于嘉奖贡献突出的单位或个人 授予荣誉称号 国务院 中央军委常用3 决定 是表彰 奖励的主要发文形式或基本发文形式 用于对事迹突出 有典型意义的先进个人或单位的表彰 嘉奖 授予荣誉称号 各级行政机关均可以使用4 通报 是表彰先进人物 先进单位的发文形式 用于介绍先进事迹 推广典型经验等 在各类评优达标活动中使用得比较多 从高层机关到基层单位都可以使用 三 如何正确选择使用 公告 和 通告 五 选择使用文种应注意的几个问题 第二讲行政机关的公文 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 公告 与 通告 的区别 1 内容的重要程度不同 2 制发机关有所不同 3 公布的范围不同 4 公布的形式不同 四 既要向上级机关汇报工作 反映情况 又要向上级机关请求指示 批准 如何选择使用文种 五 选择使用文种应注意的几个问题 第二讲行政机关的公文 1 既要报告 又要请示 应选择使用 请示 不可使用 报告 2 报告 中不可提出意见和建议3 请示上级机关批转的 报告 可以提出意见和建议 但必须使用 请示 上报 将内容有意见或建议的 报告 附在 请示 之后 在 请示 中说明请求批转报告的依据 原因 会签情况 五 关于 意见 的使用 五 选择使用文种应注意的几个问题 第二讲行政机关的公文 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 可以用于上行文 下行文 平行文作为上行文 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行作为平行文 提出的意见仅供对方参考 一是应按请示性公文的程序和要求办理二是所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项 主办部门应当主动与有关部门协商会签三是上级机关应当对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 第二讲行政机关的公文 一 公文为什么必须具有规范的格式 便于起草 阅读 登记 办理 立卷 归档和查找利用 公文法定权威性 严格规范性 较强时效性的外在标志 有利于计算机录入 存储和传输 六 行政机关公文的格式 第二讲行政机关的公文 二 公文格式的内容 公文用纸幅面及版面尺寸 公文的组成部分及其排列顺序和标示规则 六 行政机关公文的格式 三 公文用纸幅面尺寸为国际标准纸型 型 210mm 297mm 详见附图1 四 公文版心尺寸为156mm 225mm 天头 上白边 为37mm 订口 左白边 为28mm 详见附图1 六 行政机关公文的格式 第二讲行政机关的公文 附图1 A4型公文用纸幅面及版心尺寸 第二讲行政机关的公文 五 公文格式分为一般格式和特定格式 六 行政机关公文的格式 公文格式 信函式格式 用于处理日常事务的平行文 下行文 发文机关标识中无 文件 二字 命令格式 国家行政机关发文的最高级形式 会议纪要格式 以固定形式印发机关办公会议纪要的一种格式 特定格式 一般格式 文件式格式 第二讲行政机关的公文 六 公文一般格式 文件式格式 的 发文机关标识 的标示规则1 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 例如 吉林省人民政府文件 详见附图2 2 发文机关标识 的字体字号 字体为小标宋体 字号一般不得大于22mm 15mm 用红色标示 六 行政机关公文的格式 附图2 一般格式 第二讲行政机关的公文 六 公文一般格式的 发文机关标识 的标示规则3 下发的公文和上报的公文二者 发文机关标识 的标注位置有所不同 1 下发的公文的 发文机关标识 上边缘至版心上边缘为25mm 距上页边为25mm 37mm 62mm 详见附图2 六 行政机关公文的格式 附图2 一般格式 第二讲行政机关的公文 六 公文一般格式的 发文机关标识 的标示规则3 下发的公文和上报的公文二者 发文机关标识 的标注位置有所不同 2 上报的公文的 发文机关标识 上边缘至版心上边缘为25mm 55mm 80mm 距上页边为80mm 37mm 117mm 详见附图3 六 行政机关公文的格式 附图3 第二讲行政机关的公文 六 公文一般格式的 发文机关标识 的标示规则4 联合行文的 发文机关标识 应使主办机关名称排列在前 文件 二字在各个发文机关名称右侧 上下居中排布 必须保证公文首页显示正文 详见附图 六 行政机关公文的格式 附图 多个签发人标注规范 第二讲行政机关的公文 公文一般由 个要素组成 其排列顺序为 详见附图 六 行政机关公文的格式 七 公文一般格式 文件式格式 的组成部分和排列顺序 第一 秘密等级和保密期限 非密级公文不标注 第二 紧急程度 非急件不标注 第三 发文机关标识第四 发文字号第五 签发人 下行文 平行文不标注 第六 标题第七 主送机关第八 正文 第九 附件说明 无附件不标注 第十 成文日期第十一 印章第十二 附注 无需要说明的问题不标注 第十三 主题词第十四 抄送机关第十五 印发机关和印发日期第十六 附件 无附件自然不附 发文机关标识 发文字号 标题 主送机关 正文 印章 成文日期 主题词 印发机关和印发日期9个组成部分是固定组成要素 附图 公文组成部分 秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 签发人 主体 眉首 标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注 版记 主词题抄送机关印发机关和印发日期注 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 公文的16个要素还可以划分为眉首 主体 版记三大组成部分 六 行政机关公文的格式 七 公文一般格式的组成部分和排列顺序 版记一般放置在封4 第二讲行政机关的公文 第二讲行政机关的公文 秘密等级 分为 秘密 机密 绝密 保密期限 从发文日期到解密日期的这一段时间 标注位置 1 下发的公文 在首页版心第一行右顶格标注 详见附图 2 上报的公文 在 发文机关标识 上空出两行右顶格标识 详见附图 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 一 关于 秘密等级和保密期限 附图 秘密等级标注规范 附图 公文组成部分 第二讲行政机关的公文 3 如只标注秘密等级 秘密 机密 绝密 等两字之间空一个字 如需同时标示秘密等级和保密期限 秘密等级 和 保密期限 之间用五角星隔开 秘密 机密 绝密 等两字间则不空一字距离 详见附图 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 一 关于 秘密等级和保密期限 2 标注位置 附图 秘密等级和保密期限标注规范 凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项 其保密期限按照绝密级事项三十年 机密级事项二十年 秘密级事项十年认定 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 一 关于 秘密等级和保密期限 第二讲行政机关的公文 二 关于 紧急程度 紧急程度 分为 特急 急件 标注位置与 秘密等级和保密期限 的标注位置相同 特急 急件 等两字间空一字 如 秘密等级和保密期限 与 紧急程度 同时标注 下发的公文 秘密等级和保密期限 在首页版心第一行右顶格标注 紧急程度 在版心第二行右顶格标注 详见附图 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 秘密等级和保密期限与紧急程度同时标注的规范 二 关于 紧急程度 上报的公文 在 发文机关标识 上空出两行 右顶格标注 先标 秘密等级和保密期限 在 秘密等级和保密期限 下一行右顶格标注 紧急程度 详见附图 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 三 关于 发文字号 发文字号 由机关代字 年份和序号三个部分组成 1 机关代字一般由发文机关名称的代字和发文形式两部分组成 2 年号要用全称 用六角括 括起 不是方括号 3 序号即发文的流水号 不编虚位 1 不编 001 不加 第 字 发文字号的位置 在 发文机关标识 下空出两行 居中排列 在发文字号下 mm处印一条与版心同宽的红色反线 详见附图 3 联合行文只编主办机关的发文字号 第二讲行政机关的公文 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 附图 秘密等级和保密期限与紧急程度同时标注的规范 办法 规定 上行文应当注明签发人 会签人姓名 其中 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 签发人 会签人的含义 报告 请示 意见 等上行文应当注明签发人 会签人姓名 位置 签发人姓名在 发文机关标识 下空出两行平行排列于发文字号右侧 签发人姓名居右空一个字 签发人 后标冒号 冒号后标签发人的姓名 发文字号不再居中 移至左侧 居左空一个字 详见附图 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 四 关于 签发人 和 联系人 第二讲行政机关的公文 附图 签发人标注规范 联合行文 签发人 标注位置 签发人 三个字和主办单位签发人姓名置于第一行 在 发文机关标识 下空出两行的位置 其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行 详见附图 第二讲行政机关的公文 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 四 关于 签发人 和 联系人 附图 多个签发人标注规范 联系人 应是熟悉 请示 内容的具体负责人 联系人 的标注位置 在附注处标注联系人姓名及电话号码 附注标在成文日期下一行 居左空两个字 加圆括号 详见附图 第二讲行政机关的公文 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 四 关于 签发人 和 联系人 附图 联系人 附注 标注规范 五 关于标题 公文标题具有三个要素 发文机关名称 主要内容概括 文种 标题三要素一般缺一不可 公文标题中除法律 法规 规章名称加书名号外一般不使用标点符号 3 位置 在红色反线下空出两行 居中排布 标题文字过长可以多行排列 但回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 回行时不可断开词意 4 逐级多次转发的公文如何拟标题 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 六 关于主送机关 主送机关即公文的主要受理机关 应标全称 规范化简称或同类型机关的统称 位置 标题下空出一行 左侧顶格 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标冒号 详见附图 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 可将主送机关名称移至版记中标示 4 公开发布的普发性公文通常不写主送机关 如公布令 通告 公告等 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 秘密等级和保密期限与紧急程度同时标注的规范 七 关于正文 公文正文是公文格式主体中的最主要部分 一般分若干自然段表述 位置 在 主送机关 下一行 每自然段左空两个字 回行顶格 正文中的数字 年份不可拆开回行 4 标点符号回行规则 点号 句末省略号不得出现在一行之首 引号 括号 书名号的前一半不出现在一行之末 后一半不出现在一行之首 破折号不能一分为二 分居两行 间隔号 连接号不出现在一行之首 5 第一层次的小标题一般不加标点符号 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 八 关于 附件说明 和 附件 办法 规定 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 1 附件说明 是附件名称及序号的标示2 附件说明 标注规范 在正文下空出一行左空两个字标示 附件 后标冒号和附件名称 附件名称后不加标点符号 如文字过长需回行时 应与上一行开头文字上下对齐 有两个以上附件的 应用阿拉伯数字标注顺序号 顺序号上下对齐 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图1 附件说明标注规范 八 关于 附件说明 和 附件 3 附件是附属于正文的材料 一般应与公文正文一起装订 并在附件首页版心第一行左顶格标注 附件 有序号时标序号 如 附件1 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件首页版心第一行左顶格标注公文的发文字号并在其后标注 附件 有序号应带序号 如 吉政发 2008 号附件1 4 附件 与 附件说明 应保持一致5 以 通知 印转的文件不是附件 以 报告 报送的材料也不是附件 均不在 附件说明 中列出 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 九 关于印章和成文日期 办法 规定 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 印章 是公文生效的标志 也是鉴别公文真伪的重要标志 无印章的文件不生效 这一点不同于党的机关公文 党的机关公文印制的有特定版头的普发性公文不加盖印章 成文日期 是公文生效的时间 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 九 关于印章和成文日期 加盖印章的两种方式 1 下套方式 当印章下弧无文字时 采用下套方式 仅以下弧压在成文日期上 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图1 印章下套方式 加盖印章的两种方式 2 中套方式 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 九 关于印章和成文日期 第二讲行政机关的公文 附图1 印章中套方式 九 关于印章和成文日期 单一机关发文的印章和成文日期 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标示成文日期 成文日期右空四个字 加盖印章上距正文一行之内 端正 居中压在成文日期上 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图1 单一机关发文印章加盖规范 联合行文印章和成文日期 1 当联合行文需加盖两个印章时 落款处不署发文机关名称 应将成文日期拉开 左右各空七个字 主办机关印章在左侧 两印章不得相交或相切 两个印章平行排列 上距正文一行之内 采用同种加盖印章方式 或下套方式 或中套方式 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 九 关于印章和成文日期 第二讲行政机关的公文 附图1 两个机关联合行文加盖印章规范 2 当联合行文需盖三个以上印章时 为防止出现空白印章 应落款发文机关名称 可用简称 主办机关名称排列在前 印章对应盖在机关名称之上 每排最多排三个印章 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 成文日期标示在最后一排印章之下空一行位置 右空两个字 详见附图1 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 九 关于印章和成文日期 联合行文印章和成文日期 第二讲行政机关的公文 附图1 三个以上机关联合行文加盖印章规范 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整字距 行距的措施 务使印章与正文同处一面 不得采取标示 此页无正文 的方法解决 行政机关联合向上行文 为简化手续和提高效率 由主办单位加盖印章即可 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 九 关于印章和成文日期 第二讲行政机关的公文 附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明 位置 在成文日期的下一行 居左空两个字 用圆括号括入 详见附图 十 关于 附注 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 联系人 附注 标注规范 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 上行文按上级机关 主题词表 标注主题词 下行文 平行文按本级机关的 主题词表 标注主题词 一份文件标注的主题词词目 除类别词外最多不超过 个 在主题词表中 一般分三个层次 第一层为 区域分类 第二层为 类别词 第三层为 类属词 十一 关于 主题词 办法 规定 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 十一 关于 主题词 位置 主题词 三个字居左顶格用黑体字标在 抄送机关 之上 主题词 后标冒号 冒号后标题主题词词目 每个主题词词目之间空一字 标注顺序 1 先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映文件内容的词 最后标反映文件形式的词例如 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 类别词 水土保持 类属词 内容 通知 类属词 形式 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 十一 关于 主题词 标注顺序 2 根据需要 可将不同类别的主题词进行组配标引例如 国务院关于 九五 期间深化科学技术体制改革的决定 科技 科 教 文 卫 体 这一区域中的类别词 体制 民政 劳动人事 区域中 机构 类中的类属词 改革 综合经济 区域中 经济管理 类中的类属词 决定 秘书 行政 区域中 文秘工作 类中的类属词 3 一件公文如果有两个以上的主题内容 先集中对一个主题内容进行标引 再对第二个主题内容进行标引例如 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的补充通知 先标反映第一个主题内容的类别词 经济管理 再标类属词 企业 破产 然后标反映第二个主题内容的类别词 劳动 再标类属词 就业 最后标 通知 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 十一 关于 主题词 标注顺序 4 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时 可以在类别词中选择适当的词标引 同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词后面 并在该词的后面加 以便区别 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 十二 关于 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外 需要执行或知晓公文的其他机关 位置 在主题词下一行 左右各空一个字 抄送 后标冒号 冒号后标抄送机关名称 抄送机关名称间用逗号隔开 回行时与上一行的抄送机关名称对齐 最后要标注句号 详见附图16 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图16 两个机关联合行文加盖印章规范 十三 关于 印发机关和印发日期 印发机关 是指公文印制的主管部门 一般应是各机关的办公厅 室 或文秘部门 印发日期 以公文的付印日期为准 用阿拉伯数码标示 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占一行位置 印发机关左空一字 印发日期右空一字 详见附图16 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图16 两个机关联合行文加盖印章规范 十四 版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期三个组成部分合称版记 版记中的每个要素下 印一条与版心同宽的黑色反线 详见附图16 七 公文一般格式 文件式格式 应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图16 两个机关联合行文加盖印章规范 一 信函式格式的 发文机关标识 只标示发文机关全称而不标示 文件 二字 小标宋体字 红色 二 发文机关标识 的位置与首页设计 发文机关名称上边缘距上页边30mm 在发文机关名称下4mm处印一条上粗下细的红色武文线 距下页边20mm处印一条上细下粗的红色文武线 两线长均为170mm 例如 吉林省人民政府 详见附图 八 信函式格式应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 信函式格式 三 信函式公文的 秘密等级 紧急程度 在武文线下一行左顶格依次标注 发文字号 在武文线下一行右顶格标注 标题 在发文字号下空一行居中标注 详见附图 四 其他组成部分的标注方法与文件式相同 八 信函式格式应用中应注意的问题 第二讲行政机关的公文 附图 信函式格式 九 命令格式应用中应注意的问题 一 命令格式的 发文机关标识 由发文机关全称加 命令