行政公文写作知识概述PPT课件.ppt

学习情境二常用公务文书 学习目标 掌握公告 通告 通报 通知 报告请示 批复 函 纪要 公报 决议 求职信等常用公文的概念 种类 结构和特点 掌握常用公务文书的构成要素和书面格式 1 模块一 公务文书基础认知 一 公务文书的概念1 公文的含义公文 系公务文书的简称 是党政机关 社会团体 企事业单位在行政管理活动或处理公务活动产生的 按照严格的 法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体 2 公文有广义和狭义之分 特指国务院发的 国家行政机关公文处理办法 中规定的15种行政机关公文 主要是指在处理各种公务活动中形成的文书材料 包括了全部通用公文和专用公文 3 二 行政公文的特点 内容的真实性 法定的权威性 鲜明的政策性 较强的时效性 体式的规范性 制发的程序性 4 三 公务文书的种类 2012年 党政机关公文处理工作条例 规定我国现行公文有15种 命令 令 决议 决定 公报 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 议案 函 会议纪要 本章重点介绍的就是狭义上的公文 即行政机关公文 5 1 按形成和作用的公务活动领域分为 通用公文 专用公文 6 通用公文 又称行政公文 通行于各机关 团体 企事业单位中 如命令 指示 决定 通知 请示 报告等 它们的使用范围较为普遍 我们通常所说的公文 实际上是指通用公文 专用公文 这是由具有专门职能的机关 根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文 如外交领域使用的国书 照会 备忘录 条约等 司法机关使用的起诉书 判决书 调解书等 它们只能在一定领域和范围内使用 7 2 按行文的方向分为 8 3 按公文的内在属性分为 指令性公文 命令 决定等 指导性公文 意见等 知照性公文 通知 通报等 公布性公文 公告 通告等 商洽性公文 函等 报请性公文 请示 报告等 记录性公文 会议纪要 9 4 按公文的办理时限要求分为 特急公文 要求来文1天内办理完毕加急公文 要求来文3天内办理完毕常规公文 要求来文7天内办理完毕 10 5 按保密程度分为 绝密公文 指党和国家核心机密公文机密公文 指党和国家重要机密公文秘密公文 指党和国家一般秘密公文普通公文 指不涉及密级的一般公文6 按公文的来源 收文发文 11 四 行政公文的作用 1 公文是传达贯彻党和国家方针政策及各项指令的有效形式 在机关公务管理中发挥领导与指导作用 2 公文用于发布行政法规 规章与采取行政措施 在国家行政管理 维护社会主义管理秩序方面发挥行为规范的作用 3 公文是请示 报告工作 反映情况 沟通自下而上的纵向联系的基本手段 4 公文是沟通机关间横向联系的纽带 5 公文具有较强的政策性 理论性与对实践活动的指导性 具有宣传教育作用6 公文是机关行政管理的真实记录 具有依据与凭证的功能 12 五 行政公文的格式 行政公文的格式是指正式印发并运行的行政公文各构成要素排列标志的法定位置及标志样式 也包括正式制发的公文书面印刷 装订的固定格式 一般由书面文本格式 用纸格式 印装格式三部分构成 13 1 公文的书面格式 公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式 组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 14 1 眉首部分包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线等项 15 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 0000001机密一年特急江西省教育厅文件赣教字 2011 12号 16 0000001机密一年特急江西省人民政府文件赣政发 2010 33号签发人 李某某 17 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 公文如需要标识公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 行 办法 规定带有密级的公文必须编号 如果发文机关认为有必要 也可以对不带密级的公文编制序号 如国务院文件都编有份数序号 编制公文份数序号用阿拉伯数码 一般说来 应根据公文的份数来决定所编份数的位数 但至少应不少于两位 即 1 应编为 01 18 2 秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志 根据 办法 的规定 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明 绝密 机密 和 秘密 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 如不标识保密期限 秘密等级两字之间应空1字距离 如需标注保密期限 则秘密等级的两字间不空1字距离 19 3 紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求 根据 办法 规定 紧急公文应当分别标明 特急 急件 公文如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 20 4 发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 发文机关标识原则上应使用小标宋体字 一般用红色标识 字号以醒目美观为原则酌定 但应小于22mm 15mm 高 宽 联合行文在排列时应注意 第一 同级机关联合行文时 可用主办机关一家版头 也可并用几家版头 第二 联合行文的同级别机关 一般按党 政 军 群的顺序排列 21 5 发文字号发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 不加第字 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 联合行文 只标明主办机关发文字号 22 0000001机密一年特急上饶市教育局文件上饶市财政局签发人 李某某饶教字 2011 9号张某某 23 6 签发人上报公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 24 2 主体部分包括公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 印章 附注等项 25 主体 置于红色反线之下主题词之上 不包括主题词 的各要素统称主体部分 上饶市人民政府关于农产品调价的通知各市 区 县 26 1 标题 指标明某一公文主题的概括性名称 1 标题的位置 2 标题的组成 一般由发文机关名称 事由 文种三部分构成 完整结构 具备发文机关 事由和文种三部分 省略式 1 省略发文机关 2 省略事由 3 省略发文机关和事由 只有文种 4 标题结尾处不加标点符号 标题内除批转法规性文件外 一般不加书名号 27 2 主送机关即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称 规范化简称或统称 又称上款或抬头 除普发性文件外 通常一份公文 特别是上行文 只能选择一个机关为主送机关 且一般不要报送领导个人 领导者本人有要求者除外 主送机关 于标题之下空一行靠左顶格书写 末尾用冒号 如主送机关不是一个时 应按其性质 级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列 机关名称之间用顿号 逗号分隔 28 3 正文 是公文的主体部分 于主送机关下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 29 4 附件附件指附属于公文正件的其它公文或材料 附件说明 标注于正文下空一行 左空2个字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和附件名称 如有序号使用阿拉伯数码 附件不加书名号 名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应有附件左上角第1行顶格标识公文的发文号并在其后标识附件 或带序号 30 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 传达至群众 二 一 年三月四日 31 5 发文时间发文时间一般以机关领导签发的日期为准 如果缮印时间较长 也可以以印发的日期为准 几个机关联合发文 以最后一个会签机关所签发的日期为准 经一定会议讨论通过的公文 以通过日期为准 32 6 印章印章是证明公文效力的表现形式 联合行文需加盖两个印章 成文日期拉开 左右各空7个字 上不压正文 下压年月日联合行文需加盖3个以上印章时 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 在最后一排印章之下1行右空2字标识成文时间 33 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 二 一 年三月四日 34 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 二 一 年三月四日 35 3 版记部分置于附注之下的部分 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印发份数 版记中的反线等要素 36 版记 附注之下的各要素 主题词 粮食调价通知抄送 上饶市人民政府办公厅印发2007年3月4日印制共印40份 37 1 主题词主题词 是指标识公文主题 文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组 标引主题词必须使用 国务院公文主题词表 规定的主题词 如 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 先标反映第一个主题内容的类别词 经济管理 再标类属词 企业 破产 然后标反映第二个主题内容的类别词 劳动 再标类属词 就业 最后标 通知 一份文件的标引 除类别词外最多不超过5个主题词 主题词用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目间空1字 38 2 抄送机关抄送机关是指虽不由这个收文机关主办 但需使其了解这份公文的内容或应协同办理这份公文的机关 公文如有抄送机关 在主题词下1行 左空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 39 3 印发机关和印发日期 承印单位一般为机关的办公室 用三号仿宋体字左空一字 有的发文机关没有专门的办公 厅 室或文秘部门 也可标识发文机关 印发日期以公文会印的日期为准 用阿拉伯数字 右空一字 40 二 公文的用纸格式公文用纸采用国际标准A4型纸 其幅面尺寸为 210 297 天头 上白边 为 37mm 1mm 订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 41 三 公文的印装格式1 公文一律采用从左至右横写 横排的格式 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版 42 2 公文的排版规格 国家行政机关公文格式 规定 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7 8倍 43 3 公文的制版要求是 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 44 4 公文的印刷要求是 双面印刷 页码应套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨要实而均匀 字面不花 不白 无断划 黑色油墨应达到色谱所标BL100 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 45 5 公文的装订要求是 左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书心不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 46 6 公文的页码标识 要求用4号半角白体阿拉伯数字 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标页码 47 第三节公文的语言特点 2020 3 3 48 一 公文的语言特点 一 明晰就是意思明白 清楚 不晦涩 无歧义 要特别注意两点 1 选用含义确定 自己明白的词语 2 要选通俗易懂的词语 不要用过时 冷僻的词语 更不能生造词语 49 二 准确就是能恰如其分地说明情况 阐述做法 表达思想 锤炼词语 在公文的撰写中要注意以下几点 1 要认真分辨词类 2 要精心辨析词义 50 三 简朴就是要简明扼要 实事实说 直陈直叙 不冗长繁杂 不浮华藻饰 应该注意以下几点 1 实事求是 实话实说 不说假话 不说空话 不说套话 2 叙事说理 开门见山 3 遣词造句 惜字如金 51 四 庄重就是端庄 郑重 这是发文单位办理公务的严正立场 严肃态度的体现 也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求 要做到两点 1 要用规范的书面语言 2 恰当地使用专用语 52 公文的行文关系及行文规则 2020 3 3 53 一 行文什么叫 行文 以下四种解释可以较全面概括 1 行文是公文从拟制到运转的过程 2 行文是一个机关对另一个 或是一些 机关而言的 3 行文要传达本机关意图 4 行文要求收文机关阅办 54 二 行文关系行文关系 是行文时发文单位与受文单位之间的关系 这些机关的组织关系 主要表现为以下几种 1 上下级关系 即领导和被领导关系 2 平级关系 即同等级别的关系 55 3 隶属关系 指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系 4 非隶属关系 指不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关之间的关系 这些机关包括平级机关或不同级别的机关 56 三 行文方向行文方向 就是以发文机关为立足点 根据工作需要和行文关系 公文向不同层次的机关单位运行的去向 1 上行 即公文向发文机关的上级机关运行 2 下行 即公文向发文机关的下级机关运行 57 3 平行 即公文向发文机关的同级单位或不相隶属的单位运行 4 泛行 即公文既向发文机关的上级单位 下级单位 平行单位运行 也向不相隶属的单位运行 其针对广泛 方向不定 58 1 根据 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文分种 2 涉及国家秘密的公文按照密级通常分为 三级 3 行政公文的书面格式通常由 三部分构成 4 公文的发文字号由 三部分组成 5 公文标题中除 名称加书名号外 一般不用标点符号 课堂练习 填空题 59 1 向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于 A 上行文B 平行文C 下行文D 越级行文2 内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件 叫做 A 平行B 加急件C 特急件D 急件3 公文区别于其他信息记录的特点是 A 传播知识B 具备查考价值C 书面文字材料D 具备法定的权威性4 公文的语言应当是 A 庄重严谨B 华丽流畅C 威严有力D 古朴典雅 课堂练习 单项选择题 60 行政公文的处理 办法 第一章第三条指出 公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 61 公文处理的原则 实事求是 精简 高效 公文处理的要求 及时 准确 安全 62 一 发文办理发文办理是指以本机关名义制发公文的过程 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 63 附 发文稿纸的一般格式 64 二 收文办理收文办理是指对收到公文的办理过程 签收 登记 批办 审核 拟办 催办 承办 65 收文办理 登记登记填项一般包括收文号 或顺序号 收文日期 来文机关 文件标题 内容 密级 文件号 份数等 登记方法主要有两种 1 流水式登记法 2 分类式登记法 66 收文办理 拟办由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析 提出建议性的处置意见 供有关领导审核定夺 拟办是一项辅助决策活动 目的是为决策活动提供可供选择的方案 对收文如何办理提出建议性处理意见 67 收文办理 批办在公文活动中 批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动 68 收文办理 承办承担办理 商务等 承担举办 会议 活动等 承办是公文中的一个术语 接受办理 69 收文办理 催办催办是根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程 文件催办方法主要是电话催办 发函催办 登门催办 请承办部门来人汇报等 70 收文办理 注办 由承办人在公文尾角或文书处理单上简要注记公文的处理情况 如是否办理 复文字号和日期等 以备日后查考 简单的说是由承办人签注公文承办情况 以备忘待查 71 三 公文归档 按照国家档案局有关规定 不应当立卷归档的公文材料包括 重份文件 同一份文件 除特别重要的文件可保留多份外 其它的只需保留一份 无查考利用价值的事务性 临时性文件 未成文的草稿和一般性文件的修改稿 与本机关业务无关的文件材料 内容被其它文件包括了的文件材料 对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关 72 归档公文的保管期限有永久 长期 短期三种 永久保存就是无限期地保存下去 长期保存一般须保存16年至50年左右 短期一般保存15年以下 73 归档文件整理的方法 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 74 规范的习惯用语 称谓语 第一人称用 本部门 我单位 我们 第二人称用 你局 贵公司 第三人称用 他 该厂 该项目 开端语 兹 兹定于 谨悉 为了 为 据 根据 遵照 按 按照 鉴于 关于 今 随着 由于 经办语 经 业经 兹经 已经 75 过渡语 鉴于 为此 对此 为使 对于 关于 如下 征询语 当否 妥否 可否 是否可行 是否妥当 是否同意 如无不当 如无不妥 如果可行 76 期请语 上行 请 恳请 拟请 特请 报请 平行 请 拟请 特请 务请 即请 如蒙 切盼 下行 希 望 尚望 请 77 结尾语 上行 当否 请批示 可否 请指示 如无不妥 请批准 如无不当 请批转 特此报告 以上报告 请批转 审核 平行 此致敬礼 为盼 为荷 特此函达 特此证明 尚望函复 下行 为要 为宜 希遵照执行 特此通知 此复 为 而努力 现予公布 78 1 公文如需求同事标识秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限之间 隔开A用 B用 C用 D空1字2 公文秘密等级应标注于文头的 A左上角B左下角C右上角D右下角3 公文中红色反线的作用是把眉首与 部分分隔开A主体B版记C附件D成文日期4 公文发文字号按顺序排列依次是 A 机关代字 序号 年份B 机关代字 年份 序号C 发文机关标识 序号 年份D 发文机关标识 年份 序号AAAB 79 5 公文的主体部分是 A 标题B 作者C 印章D 正文6 发文办理是以 的名义颁发公文 A 机关领导B 批文的秘书C