北京仲量联行行政管理手册.doc

项目名称物业管理处行政管理手册北京仲量联行物业管理服务有限公司B-ADM-MB01-04-AC-a目 录1.0人员架构及人员编制说明2.0岗位职责 2.1行政部主管的岗位职责 2.2采购员的岗位职责 2.3库房管理员的岗位职责3.0政策与程序 3.1招聘程序 3.2新员工入职程序 3.3档案管理及劳动合同 3.4试用期内工作表现评核及员工转正 3.5工作时间 3.6 超时加班规定 3.7相关费用报销 3.8考勤管理程序 3.9员工离职申请 3.10各种假期的申请程序 3.11外出培训申请程序 3.12薪金、职位调整 3.13缺席、迟到/早退 3.14员工打卡考勤制度 3.15例会制度 3.16库存登记制度 3.17物品领用规定 3.18 申请购买规定 3.19采购物品入库管理制度 3.20员工制服的领用及使用规定 3.21洗衣时间安排 3.22员工更衣柜使用规定 3.23员工就餐 3.24档案归存制度 3.25打印及复印用纸张使用规定 3.26电话及传真机的使用 3.27乘坐电梯的规定 3.28员工请假及调班管理规定 3.29员工工伤申请程序附件表格目录 1.0 人员架构及人员编制说明行政主管库房管理员采购总计：1.1 架构编制说明 岗位设置l 主管： l 采购员： l 库房管理员：1.2 部门工作概况行政管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的核心和基础。行政部的主要工作包括行政与人事两个方面，行政工作主要是执行物业管理各项规章制度；人事工作主要是通过招聘、录用、培训、选拔、调配、调整、流动、考核、奖惩、劳动合同、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项活动，达到提高员工整体素质，改变和有效组织员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性，最大可能地达到提高员工工作效率的目的。2.0 岗位职责2.1 行政部主管的岗位职责职位：行政部主管直接上级：总物业经理直接下级：采购员、库房管理员工作大纲： 统筹物业管理中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定管理中心的各级行政规章制度；根据国家劳动工资政策的有关规定制定的工资制度和管理细则；具体实施劳动社会保险，员工医疗制度和各项福利待遇；安排实施入职及在职员工业务培训，同员工签订劳动合同，解决劳动合同争议，协调员工与管理中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对管理中心制度的遵守情况。岗位职责：1、 协助总物业经理确定管理中心架构、人员编制，制定管理中心的人事制度、员工手册及各项规章制度。2、 协调员工与管理中心的劳资关系，及时作出改善建议和措施标准，上报总物业经理。3、 负责审核各用人部门提出的员工需求计划，严格执行管理中心编制，及时完成管理中心各部门员工的替补和增聘工作，保证管理中心用人部门岗位工作的正常进行。4、 建立详细有效的管理中心员工资料档案，保证管理中心所有员工（包括在职及离职员工）的人事资料随查随用。5、 组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用，签订培训协议书。6、 评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对管理中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。7、 协助总物业经理定期审核员工表现，提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。8、 依据国家、北京市级有关方针政策，保证员工劳动条件、工资待遇及福利水平符合劳动法规的要求。9、 与北京市、区级劳动部门及社保中心建立良好关系，及时领会有关政府实施的最新劳资政策，及注意政府各项劳动政策法规的变动，及时做出相应措施上报总物业经理。10、 按时准确编报管理中心员工人数和各项劳动工资月、季、年报表，并负责做好各类奖金、福利的统计、核发工作。11、 切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。12、 负责员工养老、医疗、失业、工伤四项社会保险和相关福利的办理及调转工作。13、 负责管理中心工资管理及有关台帐的建立与记录。14、 管理考勤机做好正确的考勤记录，核查部门上报的考勤表，根据员工出勤情况核算员工工资并及时报告员工考勤违纪情况。15、 根据总物业经理指示执行人员的工资调整、转正、定级等工资变更工作。16、 掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报总物业经理批准后具体实施。17、 收集应聘人员资料并分类归档，初试及评估求职人员的适应性及时推荐给总物业经理复试。18、 办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。19、 发放新员工员工证（胸卡）、考勤卡等有关证件。20、 制定行政部各种表格，安排本部门办公用品的领用。21、 组织新入职员工进行入职培训，引导新员工尽快熟悉管理中心的工作环境。22、 审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。23、 指导库房管理员、采购员工作，对下属人员行为负责。24、 完成管理中心总物业经理交付的其他行政工作。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟通，并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培训。具有物业经理岗位证书。d. 外语水平：初级以上英文水平。e. 工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事部主管3年以上经验。f. 特殊要求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。2.2 采购员的岗位职责职位：采购员直接上级：行政部主管直接下级：无工作大纲：选择合格供应商提供上级确定，及时按质按量采购物业管理中心所需要的各项物资。岗位职责：1、 负责管理中心所需各类物资的采购工作；2、 负责建立各类物资的采购供应渠道，严格审查各类供应商资质和信誉，提供上级确定；3、 随时掌握各类物资的市场价格趋势，随时对比其他供应商价格，在保证质量的前提下，选择价格最低的供应商，并提交上级审核。4、 建立物资采购档案，认真记录有关物资价格、供应商联系人、联系电话等内容，以便随时查阅。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的采购供应专业知识，责任心强，善于沟通。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：采购供应专业中专以上或同等学历，受过楼宇设备的专业培训。d. 外语水平：初级以上英文水平，能阅读普通说明书。e. 工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过采购员3年以上。f. 特殊要求：对现代化物业的材料供应渠道有较全面的了解。2.3 库房管理员的岗位职责职位：库房管理员直接上级：行政部主管直接下级：无工作大纲：确保库房内存放的各类物品帐物相符，物品分类摆放整齐，无缺损，记录完整有效，物品卡清晰，库房内干净整洁。岗位职责：1、 认真验收各类入库物品，清点数量、检查包装情况，确保物品入库时质量完好、数量与单据相符；2、 认真填写各类库房账目，随时记录物品出库情况，核对库存数量；3、 按时向财务部门报账，随时接受财务人员清点盘查库存；4、 认真整理库存物资，摆放整齐，物品卡清晰有效，物品分类明确，常用物品应取放方便；5、 保持库房整洁，随时打扫库房卫生；6、 及时向上级申报库存情况，确保各类库存物资最低存量，以保证相关部门随时领用。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的库房管理专业知识，责任心强，善于沟通。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：库房管理专业中专以上或同等学历，受过楼宇设备的专业培训。d. 外语水平：初级以上英文水平，能阅读普通说明书。e. 工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过库房管理员3年以上。3.0 政策与程序3.1 招聘程序1. 某部门出现职位空缺时，由部门经理书面陈述该职务的工作性质，素质要求、人数，报总物业经理批准，并于三个工作日内交公司人事部。2. 管理中心各部门经理对初试人员（由公司人事部初试推荐）进行复试，副经理级以上人员的聘用由公司总经理复试决定。参加面视的人员需要填写员工职位申请表（附件1），面试通过后，由用人部门经理和总物业经理分别签字（需准确注明入职时间和工资标准）。3. 如空缺职位需由管理中心内部进行调整，必须尽快通知人事部，以避免重复招聘。4. 管理中心用人部门需要填写招聘员工资料表（附件2），由部门经理和管理中心总物业经理签字。则该聘用人员“计发工资与入职时间”以聘用部门返回人事部招聘员工资料表聘用内容为准。3.2 新员工入职程序新员工的入职日期根据其档案转入日期确定，人事部接到集体存档机构发出的档案存入回执，才会为新员工办理正式入职手续，员工必须先到人事部办理入职手续后方能上岗。管理中心以接到公司人事部关于新员工入职日期为准，由行政部在入职前一日通知新员工。1. 新员工需在入职当日按指定时间准时到管理中心报到，报到当日，需带齐以下物品：三张一寸彩色（黑白）照片，身份证。2. 行政部负责办理入职手续：(A) 提前五天为新员工测量工服。(B) 向新员工发放以下物品，其中包括：餐卡、考勤卡、更衣柜钥匙、员工手册、文具等，并进行相应登记签字，同时需向新员工简要介绍其岗位职责。3. 行政部在办理完上述入职手续后，需在人员聘用情况汇总表上登记新员工到职日期等相关资料。4. 行政部根据服装配置情况（实际试穿），汇总需定做的制服、工鞋、胸卡等情况，统计其数量、金额，并报之总物业经理，在得到总物业经理的签字批准后，方可向供应商下单定做。5. 由行政部安排对新入职员工进行统一培训。6. 新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。注：1. 行政部在向员工分发相关物品时，必须作好登记，并由领用员工本人签字确认。2. 新员工必须保证阅读下发的各种文件资料，并签署员工手册回执。3.3 档案管理及劳动合同公司对员工档案实行集体委托存档管理。员工在接到调函的十个工作日内，务必将人事档案和各项保险关系转入公司集体管理，否则，公司将视同与其他公司尚未解除雇佣关系而无条件解除劳动合同。1. 员工到职之前，需向公司人事部门提交个人资料原件及复印件（身份证、学历证书及有关资格证书），并告之原档案所在地。员工必须保证向公司提供的个人资料真实无误，若一经发现属虚报或伪造，公司有权立即将其辞退而无需任何赔偿。2. 凡有关员工个人之住址、姓名、婚姻状况、联系电话变更，都应迅速通知人事部，更新个人的资料，以便紧急情况下联络。劳动合同1. 管理中心聘用的员工均实行劳动合同制，公司与新聘员工在其入职七日内签署员工聘用合同，第一次签署合同期限一般为一年零两个月，其中，试用期为60天。个别职位、岗位合同期限另定。劳动合同期满，劳动合同即行终止。如经双方协商同意，可以续订合同。续签合同期限为一年。2. 合同一式两份，一份由公司人事部保存，一份由公司寄给本人。员工只有在收到公司人事部正式转正结果通知书后，方能成为公司正式职员。3.4 试用期内工作表现评核及员工转正1. 员工在试用期内的工作表现将直接影响是否转正及转正后工资。其考核范围将包括业务绩效、专业知识、出勤记录、工作态度、行为修养等各项主客观因素。2. 试用期满前，管理中心部门经理将根据员工的试用期表现填写试用期内工作表现评核（附件3），由管理中心总物业经理签字确认后，于员工适用期满前3天交至公司人事部。3.5 工作时间 管理中心员工必须严格按照以下工作时间安排：部门工作时间安排物业部正常早班 夜班工程部正常早班 夜班保安部正常早班夜班行政部正常3.6 超时加班规定1. 在正常工作时间外，因业务需要超时加班，由管理中心部门经理决定安排加班并必须事先填写超时工作申请（附件4），报管理中心总物业经理审批，在得到总物业经理的批准后方可加班。2. 于加班后将超时工作申请交部门考勤统计员确认，以便获发加班工资。3. 管理中心对所有超时工作均会严格审查，并只有在极其需要或工作紧迫的情况下， 才 会批准员工超时工作，加班按照小时计算，不足1小时则不计为加班。4. 员工培训不算加班，其迟到/早退/缺勤等出勤状况无薪资处罚，但纪律处罚办法与正常 考勤操作无异。 5. 例会等管理中心集体会议属加班范畴。6. 只有发生在法定节假日当天的加班才享受节日加班范畴。3.7 相关费用报销1. 管理中心部门经理级以上者可以报销手机话费（仅限于市内话费），每月报销限额为叁佰元人民币整（￥300），超出部分由个人承担。2. 加班情况下，上下班时间晚于22：00，或早于6：00，将可报销从家到办公地点的出租车费。（仅限1.2元/公里）。3. 获批因公外出情况下，可报销出租车费。4. 当日是本人正常工作日的情况下，连续加班4小时以上（含），可获得RMB10元餐补。5. 当日非本人值班的情况下，员工连续加班8小时以上（含）可获得RMB10元的餐补，12小时（含）以上，补助RMB20元。3.8 考勤管理程序1. 考勤以部门为单位，各部门指派一名员工任考勤员。2. 考勤应以上一个月的员工排班安排表（附件5）为基准。3. 考勤员负责逐日如实考核部门人员的出勤，准确详细记录员工到离岗时间，每月10日（考勤统计日期为上月1日至上月31日）前需逐人作出汇总（后附各种有效支持文件超时工作申请表/请假单（附件6）/考勤统计表（附件7）/考勤记录表（附件8）/考勤卡等），经部门经理复核，管理中心总物业经理审批后报公司人事部，以保证工资如期发放。3.9 员工离职申请公司或员工可给予对方适当通知期而解除劳动合同：正常情况下，一年期及以上期限之劳动合同，双方任何一方若提出解除合同，必须提前三十日以书面通知公司，方可解除劳动合同，并按劳动合同约定之违约责任有关条款办理。具体离职程序如下：1. 凡员工欲离职者，必须按与之签订的员工聘用合同规定的离职条款所需的通知期填写员工离职通知书（附件9）。该申请书须由总经理批准后才正式生效。公司不接受任何经电话、同事或亲友转达的离职申请。2. 凡员工未按其员工聘用合同所承诺而离职者，本公司将作违约论，按照合同约定向其追索工资赔偿。3. 凡属违纪辞退的，公司可直接与员工解除劳动合同，不须提早通知，亦不会给予任何经济补偿。4. 员工离职前，须于最后工作日之前，将经办之职务工作、制服、工具向直属主管及相关人员交接清楚。因离职过程未完善交接手续而造成公司之损失，有关员工应承担赔偿责任。5. 部门主管需在员工最后当值日填写离职员工最后薪津申请表（附件10），并协同离职员工填写工作交接单（附件11）、离职员工物品、款项退还表（附件12）及离职循环单（附件13），经财务部、工程部、保安部经理及行政部核实有无亏欠公司财物后，由总经理审核签字生效。3.10 各种假期的申请程序A.病假申请1. 员工就诊须持医疗保险卡到指定的合同医院，发生大病才归属医疗统筹范畴，否则，后果自负。病假申请的支持文件医疗诊断必须是区级以上医院开具（急诊除外），否则，按照旷工处理。（合同医院以员工在合同中所选择之医院为准）2. 所有超过一天的病假申请必须由管理中心总物业经理审批。3. 员工每月享有1天带薪病假（附有效医院证明）。4. 所有病假必须在前一天亲自向管理中心总物业经理申请病假；紧急情况下，必须在当天上班时间的1小时之前，打电话到中控室，中控室将病假申请详实记录，严重者可由家属代请，并于复职当天填写请假单；后附有效的医院证明及相关的医疗诊断书。（一般情况下，家属或同事代为请假无效） （员工应记录部门经理的手提电话号码，以备特殊情况下紧急联系）5. 已婚女员工怀孕期保胎，根据医院证明，按病假处理。B.事假申请1. 员工因事请假，必须提前一周向管理中心总物业经理申请，填写请假单。2. 如果请假理由不充分，所休事假当作旷工处理。3. 员工遇特别事故、突发事件不能提前申请，员工应于请假当天上班时间的1小时前亲自打电话向管理中心总物业经理请假，或通知中控室备案，并于复职当日补办请假手续。C.年假申请1. 工作满一年的员工开始享有10个工作日的带薪年假，受聘满5年为13天，以后每增加一年，年休假递增1天，直到增至18天为止。2. 年假不累计，即无特殊原因及批准，本年度年假不能延续至第二年度使用，也不可提前使用下一年度的年假。3. 员工在一周年内不休其年假，按照自动放弃处理。4. 员工休年假，必须提前两星期向管理中心总物业经理申请。5. 如因工作需要，不能在规定期限内享受年假，经部门经理申请，填写书面延期使用说明，管理中心总物业经理签字。无效说明或无延期说明，剩余年假视为自动放弃。6. 员工使用年假超期不归，将作为旷工处理。（方法如上，不累述）7. 员工申请年假，应在不影响业务、工作前提下安排休假日期，公司有权统一安排员工在某段期间享用年假。8. 受聘满一年，员工离职年假根据工作天数按照比例计算。D.请假单之填写与递送由申请人提交部门经理或管理中心总物业经理批准后，送交管理中心行政部及公司人事部备案。部门考勤员应保留复印件并作出相关统计，以便随时查看。3.11 外出培训申请程序公司要求所有员工均满足劳动局持证上岗的要求，因此，所有入职人员均需在入职前自行考取相关证书。如在聘用期间，由于政策变更、证件过期、证件年检、增设部分岗位操作证、工作需要技能培训等，公司可以酌情出资培训。A.外出培训申请程序1. 员工被指派或自愿申请外部培训，填写外部培训赞助申请表（附件14）上报管理中心总物业经理审批，表中必须详实阐述培训主办单位、课程名称、培训费用、培训地址、培训时间。若出现有漏填项目视为无效申请。2. 合格的赞助申请经过公司审核、批准后，需与员工签署员工外部培训协议书（附件15）。3. 协议中根据培训赞助金额决定协议期限。考虑到培训证书下发时间未知，可能要延长半年或一年，而协议必须在培训之前约定，故协议期限起始日期为培训结束日期，由协议年限决定协议结束日期。B.培训费用支付1. 如果培训费员工本人可以承受，可考虑由本人垫付，受培训员工可携培训协议及培训考试合格证报销培训费：2. 培训费金额较大，可申请公司垫付，批准后需本人签署借款单据，培训合格后，携培训协议及培训考试合格证之复印件冲抵借款。3.12 薪金、职位调整一般每年的元月和七月，公司对员工的工作表现进行绩效评核，并根据评核情况对工资、职位进行调整。调整与否由公司决定。具体实施程序如下：1. 由各部门经理对本部门员工进行评核，对于可以被调薪或晋升的员工，由部门经理填写员工工作表现评核报告（主任或以下/文职员工适用）（附件16），经管理中心总物业经理批准后，上报公司人事部；2. 管理中心总物业经理对各部门经理/副经理进行评核，对于可以被调薪或晋升的员工，由管理中心总物业经理填写员工工作表现评核表（副经理或以上职级适用）（附件17）并签字认可，上报公司人事部。3. 员工由于转正、调动、晋升、降职而发生薪资变化的，则从变动生效之日起实行新工资标准。4. 根据工作需要，公司有权变更员工的工作地点、职位。员工应该服从分配。3.13缺席、迟到/早退1. 旷工工资支付 旷工时期的工资按照日工资扣除，并处以2倍罚款的处罚。以小时为最小计量单位（小时数进位取整）。除此之外，相应的纪律处罚详见纪律处分章。2. 缺席 缺席期间，按基本工资日工资标准100%扣薪（每月按20.92天计算）3. 迟到/早退(A) 0.5小时以内（不含），不做薪金处罚，给予口头警告一次。(B) 0.5小时以后5小时以内（不含），按照基本日工资标准扣除，并加罚1倍罚款，小时数进位取整，（例如：迟到1小时零5分钟，将扣除2小时2倍薪金），5小时以上（含），按照全天旷工处理。3.14 员工打卡考勤制度1. 所有员工上下班必须亲自打卡，严令禁止员工互相代替打卡。2. 所有员工应于上班前十五分钟打卡，作好上班前的准备及交接工作，上班时应身着整齐制服。3. 考勤时间按照员工工作时间执行4. 若有员工迟到、早退，将在电脑考勤中集中统计。各个部门应留有每月员工迟到、早退次数及累计时间记录（电脑考勤记录），以便为各种纪效评核做备案。5. 若员工确属疏忽，忘记打卡或错打卡，而非有意隐瞒迟到、早退事实，应填写考勤申请单（附件30）立即向部门经理汇报，由管理中心部门经理在考勤申请单上签字。3.15 例会制度管理中心实行例会制度，具体安排如下：1. 各部门每周一至周五8：008：30召开晨会，晨会由部门经理主持，并由部门文员作记录及会议纪要，于24小时内提交部门经理和总物业经理2. 每周一16：00由总物业经理主持召开管理中心周例会，由物业部文员作记录及会议纪要，于24小时内提交总物业经理和各部门经理。3. 如有特殊情况不能出席管理中心周例会者，必须事先向总物业经理请假。3.16 库存登记制度为便于对日常用低值易耗类物品（办公文具类）及工程类工具、物料和其他通讯设备的管理，管理中心需要制定日常库存登记制度，对以上物品的进出实行严格控制和管理，以保证资源的有效配置和行政开支费用的合理使用。库存登记由管理中心集中管理，并委派一名员工为库存管理员，负责日常物品出入库登记及按时清算，定期报行政部，由行政部对库存量进行统一控制， 并负责上报公司财务部。其实施办法制定如下：1. 管理中心库存管理员负责对管理中心日常用各类物品进行出入库登记，填写物品领用台账（附件18），并于每月5日、15日、25日清点并核算库存量，登记物品出入库台账（附件19），并于当天下班前交行政部和公司财务部。2. 填写物品领用台账和物品出入库台账必须按物品种类进行分类，分类按工具类、维修材料类、设备备件及配件类、办公用品类、清洁用品类等进行。3. 物品领用数目需如实填写，库存管理员需对照部门物品领用台账核实库存量，无误后方可交行政部和公司财务部。4. 行政部对库房库存实行定期监督检查，对各登记表格进行核实无误后留存备案，并按上述规定期限填写管理处物品出入库台账汇总（附件20），上报公司财务部。3.17 物品领用规定为便于准确详实核算物品的出库情况，有效控制领用物品的流向，特制定物品领用程序规定如下：1. 由各部门经理在月底前作出本部门月度物品采购申请单（附件22），提交行政部汇总后，交总物业经理审批。2. 行政部汇总前应仔细核对库存状况，确认属于库存没有或已达到最低存量之物资方可纳入采购计划。3. 总物业经理审批后的物品采购申请单交行政部负责立即执行采购，并于每月3日前采购入库，办理入库手续。4. 各部门员工领用所须物品时，应填写物品领用出库单（附件21），交部门经理签字，并由总物业经理批准后，交库房管理员签字并发放物品，领用人在接到领用物品后需在物品领用台账上签字以示确认。5. 对于维修物料的进出管理：工程部根据维修工作单上反映出的维修物料消耗情况，向库房申请维修服务所需材料，并将一份维修工作单提交公司财务部，作为对客服务收费依据。注：- 各部门应如实反映下个月的采购计划，多报或者超过行政费用预算者，行政部有权根据实际情况酌情削减；- 采购计划是对整个月份的物品的使用计划，行政部根据部门要求做出采购计划亦是针对本月做出的，对于超出的申请将不再另行考虑（特殊情况下除外）。3.18 申请购买规定对于库存物品和那些库存之外的物品，会因为实际用量及各部门的工作需要及时补充和购买。为加强有效的成本控制，及安全稳定的供货途径，管理中心已对办公文具类物品及工程工具、物料、维修配件等指定了固定供应商，采取统一进货渠道，以保证对物品采购的统一管理。1、 对于库存物品的补充购买A. 管理中心各部门应根据物品使用情况确定所需物品的储备量。B. 行政部依据物品出入库台账汇总核算所需补充的采购量（注：采购量与库存量的总和不得超过储备量），填写物品采购申请单（附件22）交总物业经理，在得到批准后方可采购。2、 对于库存之外的物品采购A. 有指定供应商的物品采购由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写物品采购申请单（包括各物品金额），经部门经理审核无误后签字，交行政部；行政部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，并交总物业经理批准签字后方可购买。B. 没有指定供应商的物品采购由部门库存管理员汇总本部门购买之建议，对所需购买之物品进行询价，并详细填写商品/物料采购对比表（附件23）：对于超过1000元 的商品，采取货比两家。对于超过 3000元 的商品，采取货比三家。对于超过 5000元 的商品，采取货比四家。对于超过 10000元 的商品，采取货比五家。上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称、联系方式等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交行政部复查，确认无误后，由总物业经理批准签字后方可进行购买。3、 所有购买之物品由行政部与公司财务部统一控制，并由指定供货商统一供货，任何部门不得在不经批准的情况下私自购买。3.19 工程部库存管理制度工程类采购物品到货后，由工程部经理/主管、库管员（行政办公室）共同验收，在数量、规格、质量上严格把关，并与采购申请单上金额、数量、品牌等核实无误，符合要求后才能办理入库。入库前必须填写入库单，入库单一式三份，由工程经理/主管、行政办公室（采购人员）、工程部库管员及财务共同签字认可。对于入库单：1. 一份留存备案。2. 行政办公室（即总库）留存一份，做每月收支存等账务登记依据。3. 财务部留存一份（由行政办公室在收到发票后汇总与此金额相符的所有入库单送交财务），作为采购人员报账的依据。行政办公室对总库实施管理，每月盘点库存：根据当月的出入库单，登记材料明细账，对物料的收支存进行数量及金额的详细核算，并作出材料库资金月报；同时，还需统计收到物品清单，对已购买的物料、工具之数量按月累计，并明确单价、供货厂商、规格等相关内容。工程部对在用工具、物料设立分库管理制度：工程部分库库管员对物品的进出只在数量上进行严格控制，对于内部消耗的物料、工具需填写工程部材料发放明细表、消耗品使用记录，并由领用人与工程经理/主管签字确认，上述两个表单将作为向总库领用物品的依据，在需要补充物料时，填写领用物品申请单，连同工程部材料发放明细表及消耗品使用记录向行政办公室申请领用，行政办公室在审核无误并确认需补充（领用）数量后，以予发放。对于在用工具（即分库库存）每年年末由总库库管员、财务人员、工程主管/分库库管员共同参与下盘点一次，并作出盘点表。在办理领用手续时，领用双方需填写出库单，出库单一式三份，一份由总库（行政办公室）留存，作为每月进行收支存账务登记依据；一份由工程部分库库管员留存；一份交财务做账务处理。对于维修物料的进出管理：工程部根据工程维修单上反映出的维修物料消耗情况，向总库申请维修服务所需材料，并将一份工程维修单提交财务做对客服务收费依据。3.20 采购物品入库管理制度1、 采购物品到货后，由各部门经理/主管、库管员（行政部）共同验收，在数量、规格、质量上严格把关，并与采购申请单上金额、数量、品牌等核实无误，符合要求后才能办理入库。2、 入库前必须填写入库单（附件31），入库单一式三份，由使用部门、行政部及公司财务部共同签字认可。并由上述三个部门分别存档，以便核对。3、 行政部在收到发票后汇总与此金额相符的所有入库单送交财务，作为采购员报账的依据。3.21 员工制服的领用及使用规定为保证管理中心之统一形象，每位员工在正式得到录用后，都会领取到统一制服及其服饰，并在制服领用登记表（附件24）签字以示确认。1. 员工在上班时间内必须按规定整齐穿着制服，且必须按要求定期将制服送去清洗。2. 员工不得在非工作区域及非工作时间身着制服（工作需要情况例外）。3. 制服使用年限为2年，衬衫、皮鞋使用年限为1年，超过使用年限之制服应交回行政部。4. 员工在离职时，需将整套制服、胸卡及其服饰交回行政部，由行政部统一登记备案制服库存登记表（附件25），在确保制服的完好无损的前提下入库。员工离职或超过使用年限未退还的制服，应按照原价赔偿。员工离职时制服、胸卡损坏严重，且事先无任何破损记录，按照原价赔偿。3.22 洗衣时间安排管理中心统一安排员工制服洗涤，以保证制服的清洁卫生。各员工须遵循洗衣时间及月洗涤次数安排。1.地点：地下二层项目名称物业管理中心办公区2.时间：08：00 10：00（周一至周五） 16：30 18：00（周一至周日）3.各部门洗衣次数规定：衣 物 名 称部 门洗 涤 次 数西服上衣各部门西裤各部门西裙物业部，工程部衬衫各部门工程上衣工程部工程裤子工程部工程衬衫工程部马甲物业部大衣保安部领带领结3.23 员工更衣柜使用规定凡须穿制服上班的员工，管理中心均分配更衣柜一个，用作储存个人衣物之用，员工需要注意以下事项：1. 更衣柜为员工存放制服之用，由管理中心统一配置。2. 更衣柜统一编号管理，一人一柜，不得私自转让、私自加装别锁，如需要转换他人，需要到行政部办理有关手续。3. 每个员工可得到配给钥匙一把，其余交保安部统一留存管理；员工如遇钥匙遗失应及时通知保安部以便开锁并更换新锁，切勿以暴力打开柜门。4. 更衣柜应紧锁，员工不宜将个人贵重物品放入更衣柜，因保管不善导致遗失或被窃之私人物品或公司财务，其责任由员工自负。5. 员工应保持更衣柜的清洁、整齐、不可有异味，柜内不准存放饮料、食品或其他违禁物品。6. 未经合法途径，不得存放公司或他人物品，一经发现，立即辞退，并报有关机关处理，由此造成的相关损失由本人承担。7. 员工离职时，必须及时清理并退交钥匙至行政部，同时登记员工交还物品登记（附件26）；员工离厦时所携带的大件物品，须经保安部签发出门证，员工应主动接受门卫检查，门卫有权检查。3.24 员工就餐1. 员工须按部门经理安排轮流就餐。2. 员工餐厅只供员工使用，不得带外人到餐厅用餐。只有部门经理及以上职位的人方可带客人在员工餐厅进餐。3. 为保持大厦形象及卫生环境，除餐厅外，员工不得在大厦内其他地方用餐。4. 员工必须爱护餐厅内的公共设施（包括桌椅、冰箱等），并保持餐厅内的环境卫生。3.25 档案归存制度为了加强对管理处档案工作的管理和控制，方便日后对重要文件的查找与检索，归档工作尤为重要。归档工作原则上以部门为单位，对所有关系到大厦运作及内部工作的文件分门别类地进行归档。在此基础上，对文件进行编号将更加有利于文件的检索，从而加强工作之效率。1. 管理中心各个部门所有对外发文（包括对上级公司、租户、供应商、分包商及其他）必须在管理中心文员电脑里登记档案号、发文日期、发文内容、发文形式等。2. 管理中心各部门所有内部发文（各部门之间、管理中心对公司）亦需要在管理中心文员电脑里登记档案编号。3. 收到发文的部门负责人需要在接收发文登记表上签字。4. 所有外发文件，必须经管理中心总物业经理批阅，方可对外发放，所有的外发文件必须留下副本，以便备考。3.26 打印及复印用纸张使用规定为了避免不必要的纸张浪费，降低物业管理中心的行政开支，请各部门员工在进行复印及打印内部使用资料或图纸文件时使用一面已用过的纸张（除机密性文件外），同时复印完毕后须在复印登记表（附件28）上进行登记。3.27 电话及传真机的使用电话及传真机属于物业管理中心公有财产，任何员工都有对其进行爱护和保管的责任，并遵守其使用规范。1. 管理中心内严禁使用拨打特殊自动声讯有偿服务电话，一经发现，除实际费用由个人支付外，管理中心可以无条件立即开除。管理中心员工相互之间均有监督职责，如果发生此事，同班员工相互之间均有监督职能，如果发生此事，同班员工相互包庇，致使管理中心不能查处真相，其同班人员均有连带责任，赔偿金额将平均分摊给同组每个人。班组负责人加倍。2. 所有长途电话必须经过部门经理批准并做相关记录。3.28 乘坐电梯的规定所有员工在乘坐电梯时必须注意以下事项，并严格遵守：1. 管理中心员工必须使用员工电梯，特殊情况时可以乘用客用电梯；部门经理以上人员可以乘用客用电梯；2. 乘梯时遇见客人，必须主动问好；3. 在电梯厅等候电梯时，应面向电梯靠墙站立；4. 乘坐电梯过程中，若有客人进入电梯，员工如非携带重物均应主动离开电梯，让客人优先乘坐；5. 员工若携带重物，与客人同乘电梯时，必须靠电梯内侧角落站立。员工多于一人时，必须分别于两边站立，与客人同乘电梯时，员工严禁相互交谈；6. 若与同事同乘电梯，不得延误电梯等候时间，不得人为使电梯停在个别楼层，（如：由于等候同事乘坐电梯，而造成客人等待时间过长）；7. 若违反以上规定，管理中心将严肃处理有关违规的员工。若有员工同时违反以上规定，职位高者，记严重过失；级别相同的，年资长者，记严重过失；8. 保安部中控室员工必须为以上管理制度进行监察，如有发现违规者，必须立即上报总物业经理；9. 各分包商的所有员工皆在此限，一视同仁。3.29 员工请假及调班管理规定以遵守公司员工守则内关于各类假期的办理规定为前提，并结合项目名称物业管理中心的工作特点，制订员工请假及调班规定：1. 关于员工的病假申请，现将疾病区分为急病和非急病两类，这里所指的急病为“突然而来的严重病症”，员工得病后需要立即就医，且员工因病无法完成日常工作，如重感