办公室5S推行管理规定.doc

办公室5S推行管理规定一、目的： 为规范办公区秩序及物品管理，营造整洁、明亮、舒适的工作环境，培养员工良好的工作习惯，提升职业操守。二、适用范围：武汉分校所有校区和部门。三、定义：整理、整顿、清洁、清扫、素养。1、整理：1.1、所有员工需将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的：每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。 1.2、把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来，对所辖区域的设备、物品做盘点：设备 (电脑、打印机、传真机、电话、桌椅、微波炉、沙发、茶几、复印机、投影仪、摄像机、档案柜等），物品（个人用品、装饰品、办公用品、文件、书籍），并区分其要和不要。1.3、不必要的东西要尽快处理掉：过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用则丢弃；过去一年都没有使用过且还可以使用的物品应立即处理，储存至档案柜或库房；在过去的6个月中只使用过一到五次的物品可储存至档案柜或库房；一个月使用一到三次的物品需要集中存放至档案柜；每周使用一次以上的物品、每天都使用的物品、每小时都使用的物品，保存在办公桌或随身携带；决定不要的物品，集中报废或拍卖。2、整顿：2.1、对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。A、办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、打印机、传真机、文具及1-2件私人物品外，不允许放其他物品；办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，具体位置由本部门统一规定。电脑线、网线、电话线有序放置。人离开半小时以上应将桌面收拾干净。B、抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。可以把抽屉的空间充分利用起来，放下面这些东西：个人的东西，个人的参考资料，文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等），空白稿纸、不常使用的文具等。C、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；D、电脑：电脑置电脑桌左侧（使用屏风桌的置于屏风桌的转角），竖式主机置桌面下；E、垃圾篓：罩塑料袋；F、饮水机：放指定地点，不得随意移动；G、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；H、外衣手袋：放入衣柜或衣架上。2.2、文件、资料管理整顿： A、将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应分为每日必用、常用和不常用三种，不常用的文件要尽快处置。B、硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质或刻成光盘归档保存。2.3、信件、电子邮件整顿：A、做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里。B、邮箱里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面。3、清扫:3.1、将工作场所清扫干净。3.2、保持工作场所干净、亮丽的环境。A、个人区域：桌面、地面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落，每天下班前5分钟清扫。B、办公设备：主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢，每周五下班前15分钟打扫一次，文档、桌面不能有失效文件，不可轻易看到机密文件，超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订好放档案柜归档，无破旧的卡片、册子、档案、报刊等无用的手稿与工作无关的文件，每月一次月末最后一天统一处理，超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订好放档案柜归档。4清洁：彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。四、推行计划：1、成立推行组：组长：周洁组员：汤小兵、商国蕴、张利娅、李锴、龙婕、刘佩、管宋君、肖晋执行专员：罗功勋。职责：负责5S活动的计划和工作的开展，拟定各种活动办法，负责活动的定期审核，定期检查、改善。由5S小组组长指定每位成员的负责区域，为该区域5S区域管理员，一般5S区域管理员不允许负责本部门的5S检查，5S执行专员负责每月评比分数的统计和公布。2、执行检查：2.1、5S活动检查，定期检查A、周检：推行组成员协同执行专员利用每周五下班前的30分钟，对公司进行5S检查，重点是清扫和清洁详见“办公区5S判定标准”，并填写“周检评分表” （附表一）给部门/单位评分。2.2、不定期检查：推行组成员将不定期对各部门/单位进行抽查，抽查项目可能为其中一项或几项，对员工进行评分，详见“周检评分表”。 以上检查无论是定期的还是不定期的，都必须认真的做好纪录，及时上报或反馈，与“办公区5S判定标准”比较，凡不合格项必须发出5S标准改善通知，违反标准需在收到整改通知后一天内整改完毕，由5S管理人进行监督整改，直至合格为止。3、考评制度3.1、周会考评：每周一，将上周检查情况予以公布，利用每两周协调会，简明的对上阶段“5S”检查情况进行小结，表扬做的好的，指出存在的问题和改进的方法。3.2、奖罚制度：每周一，5S执行专员将各单位/部门上周5S考评结果汇总后交5S推行组，经推行组批准后按照考评结果给予一定的奖罚，各部门/单位每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫、清洁管理规范者，5S区域管理员按照“办公区5S判定标准”给予打分。对每周/月的考评分为优秀（91-100分）、良好（81-90分）、中等（71-80分）、一般（61-70分）、差（60分以下），对连续两周获得优秀的部门/单位给予嘉奖一次，并发放奖品一份，得中等的部门给予口头嘉奖一次，得差的部门通报批评。五、本规定自3月18日起正式推行，解释权在行政部。 此致敬礼 集团行政部 2009年3月18日办公区5S判定标准5S内容工作内容及标准满分整理将不使用的文件资料或破旧书籍，过期报纸废弃。3分将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐放在文件柜中。3分将经常使用的资料进行分类整理，整齐放在办公桌或文件框里。3分将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放在办公桌内或文件框内，做到需要的文件能快速找到。5分下班时桌面干净利落。4分公告栏没有过期文件。2分整顿办公桌椅摆放整齐、花盆、文件框物品放置规划有序，布局美观。3分办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、茶杯等物品，要放置整齐有序。3分办公椅上没有搭挂任何物品。3分经常使用的笔、橡皮、订书器、尺子、订书订、计算器、便签本等整齐放于桌面一侧。3分人离椅子半小时以上椅子放回桌洞内2分办公桌面、抽屉内物品整齐有序，分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如个人用品、报纸等。5分报纸、杂志等阅读资料看完后，整齐放于文件框或文件架上。2分办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。4分电脑、主机、饮水机、打印机放于指定地点。5分文件分类条理清晰，电子文档长期保存形成纸质或刻成光盘归档保存。3分信件、电子邮件不能立即处理，需要保存的东西放于临时文件夹或备份。3分清扫地面及四周干净、无灰尘、污迹。5分办公室内墙壁无污染、乱贴、乱画、乱挂、乱钉。5分电脑、打印机、传真机、微波炉等，表面洁净无灰尘，各种电器开关、线路无灰尘。4分破旧的卡片、册子、文件（机密文件）、报刊等一些与工作无关的文件每月一次月末最后一天集中处理。4分超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订好放档案柜归档。4分电话干净、电话线整齐有序放于办公桌面。2分垃圾筐无溢满。3分清洁每天上班前或上班后办公区域清扫干净。5分下班前整理好当天的文件资料、票据、分类存档。3分依照档案制度将文件归档4分下班后整理办公桌上的物品，放置整齐、整理好个人物品。5分合计100分附件二： “5S”周检评分表5S内容工作内容及标准满分得分违规人签字整理将不使用的文件资料或破旧书籍，过期报纸废弃。3分将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐放在文件柜中。3分将经常使用的资料进行分类整理，整齐放在办公桌或文件框里。3分将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放在办公桌内或文件框内，做到需要的文件能快速找到。5分下班时桌面干净利落。4分公告栏没有过期文件。2分整顿办公桌椅摆放整齐、花盆、文件框物品放置规划有序，布局美观。3分办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、茶杯等物品，要放置整齐有序。3分办公椅上没有搭挂任何物品。3分经常使用的笔、橡皮、订书器、尺子、订书订、计算器、便签本等整齐放于桌面一侧。3分人离椅子半小时以上椅子放回桌洞内2分办公桌面、抽屉内物品整齐有序，分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如个人用品、报纸等。5分报纸、杂志等阅读资料看完后，整齐放于文件框或文件架上。2分办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。4分电脑、主机、饮水机、打印机放于指定地点。5分文件分类条理清晰，电子文档长期保存形成纸质或刻成光盘归档保存。3分信件、电子邮件不能立即处理，需要保存的东西放于临时文件夹或备份。3分清扫地面及四周干净、无灰尘、污迹。5分办公室内墙壁无污染、乱贴、乱画、乱挂、乱钉。5分电脑、打印机、传真机、微波炉等，表面洁净无灰尘，各种电器开关、线路无灰尘。4分破旧的卡片、册子、文件（机密文件）、报刊等一些与工作无关的文件每月一次月末最后一天集中处理。4分超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订好放档案柜归档。4分电话干净、电话