营销部费用管理流程及制度(初稿).doc

普尔莱克乳业（北京）有限公司普尔莱克文件编号：ZD-YXB-201610001归档号：ZD2016001版次：拟制营销支持部营销部财务部总经理营销部费用管理流程及制度1.目的为了加强区域人员管理，规范公司销售费用的核算和使用，提高公司经济效益,充分发挥销售费用的投入效果.特制订本制度。2.适用范围本制度适用于营销部所有员工。一、差旅费用1工作标准1.1 签到、日报和周报1.1.1工作时间：周一至周五（法定节假日除外），如因市场需要周末有加班，销售人员可提交调休申请。当月加班当月调休，恰逢最后一个周末可以延至次月。不得先调休后加班。1.1.2 签到提交时间：每日10：00之前。下午2点之前的签到，算半天考勤，下午19点之前的考勤，算缺勤。每日可多次签到。如当天出差多个城市，应多次签到。1.1.3 日报提交时间：每日23：00之前1.1.4 周报提交时间：每周最后一个上班日。如周六或周日有加班，则在周六或周日提交周报。1.1.5 如有特殊情况忘记提交日志或周报，可以次日补写日志，每人每月有3次补交日志和周报的机会。 1.1.6 大区经理应及时查看区域同事提交的日报和周报，以及时了解区域人员的工作动向和问题。1.2 差旅费的报销标准1.2.1区域人员出差，应提交钉钉审批，经由大区经理签批；大区经理出差，应经由营销部总监签批。1.2.2买火车票的订票费最高不得超过30元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，必须有订票中心公章或财务章。1.2.3因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，由直属领导及部门总监签字后，按费用报销程序可实报实销。1.2.4 各级别员工差旅费标准（单位：元/天）员 工级 别城 市类 别交 通工 具住 宿标 准差 旅补 贴交通费总经理一类城市飞机600实报实销实报实销二类城市飞机500三类城市飞机400总监一类城市1000公里以下交通工具火车，1000公里以上交通工具飞机40090二类城市26080三类城市24070大区经理一类城市火车3008080二类城市火车2607070三类城市火车2206060省区经理一类城市火车2407070二类城市火车2006060三类城市火车1805050城市经理驻地城市火车1606060一类城市：北京、上海、广州、深圳、天津；二类城市：除广州以外的其他省会城市、重庆、青岛、大连、宁波、厦门、佛山、东莞、温州、苏州、无锡、烟台、洛阳；三类城市：除上述地区以外的地区。 （1） 因区域销售人员出差没有出差申请，因此差旅报销必须填写出差行程表附在报销单的最后面，列明出差每日出差的行程，以供大区经理审核销售人员出差行程安排，以及财务审核发票。出差人员应本着节约的原则，为公司节约开支。（2） 住宿费：根据不同级别标准，提供正规发票，实报实销，超额部分自行负责。发票抬头必须是公司名称：普尔莱克乳业（北京）有限公司，住宿发票背面注明酒店电话，一律以公司标准为核销准则，低于公司标准以实际产生费用核销，高于公司标准以公司标准核销。（3） 住宿费用限额内凭发票报销；住宿标准为房间住宿标准；多人同时出差，若为同性，应两人合住一间客房，否则，视同无住宿发票处理。（4） 出差补贴为无需贴发票，按照交通发票日期为准，按照出差天数及城市级别，核算相应补贴金额。（5） 交通费需提供正规交通发票核销。（a）销售人员乘坐火车不得超过高铁二等座。如因特殊时间段无法购买到二等座，应提前打申请方能订购车票；（b）如出差地区跨度较大，在不超出二等座的票价基础上，销售人员可以预定机票，超出部分由个人自行承担；（c）市内交通费应提供正规的发票核销，限额内凭发票报销。（5）超标准选用交通工具或住宿房间的，应提前报备直属领导及部门总监，且经董事长批准后报销。（6）出差招待费用报销的规定凡因业务需要在出差地招待客户的，应事先钉钉审批，请示直属领导及部门总监同意（抄送营销支持），招待费经直属领导及部门总监签字后，根据业务招待费用报销程序实报实销。但报销招待费的当天，出差补贴按上述标准的50%计发。（7）因员工私事而产生的一切费用公司一律不予报销。1.3 出差相关补贴天数的计算出差天数以实际车票日期为准，当天有长途交通费产生且不在常住地的，均视为出差，列入出差天数。若为当天往返的，则不视为出差。营销支持会核查差旅人员出差地车程，若发现在当天可以往返的城市，差旅人员报销住宿费的，首次警告，第二次后其票据不予核销。特殊情况需提前钉钉流程审批。1.4 差旅费报销的要求1.2.1 差旅费报销时填写差旅费报销单，在差旅费报销单上注明出发时间、返回时间、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、以及其他需单独注明的事项。1.2.2 出差人员填写差旅费报销单应当字迹清楚、金额准确、内容真实完整，票据合法有效。出差途中的票据要分住宿费、市内交通费、长途交通费等分类整理粘帖。差旅费用涉及几个部门的，费用要分别列示，并经出差人和主管总监签字认可，费用尽可能分开。1.4.3 持差旅费报销单报销时，必须附当月出差行程表，以便营销支持根据出差行程表审核差旅费用与出差补贴。1.4.4 报销差旅费，如丢失车票、发票等有效票据，报销人需写出书面说明，经营销总监签批后，根据财务核算要求，提供其他类别正规发票冲抵后，允许报销70%，个人承担30%。1.4.5 出现假票据的处理：经核实，票据存在虚假，视同此行程为虚假，对应费用不予处理。实名制车票票面信息必须与报销人信息相符，如有不符情况，视同虚假行程处理。串盖章的发票（即：购票单位与票据盖章单位不一致）视同假票处理，一经发现，对应费用作废并不予处理。 1.4.6 外地公费培训、开会等所交培训费、会务费中已含住宿费、交通费、生活费的，不享受上述补助。1.5 差旅费借款的规定1.3.1出差人差旅费，原则上由个人垫付后，回公司统一报销。需要借款的，执出差申请单凭借支单到财务部办理，财务部依照“前款不清，后款不借”的原则，按规定办理借款手续。1.3.2出差人员有借支的，必须用当笔款项发票冲抵当笔款项的借支，以“多退少补”为原则，不得东挪西用，混淆款项及发票，若有人员多次警告仍不按照财务要求借支的，则列为财务借支人员黑名单，不得再审批借支。2、自驾标准2.1 自驾范围2.1.1 自驾申请应提交走钉钉审批，获得大区经理批准后方可执行；2.1.2 原则上自驾范围应小于300公里，超过300公里则不允许自己驾车。如遇紧急情况需自驾超过300公里时，应获得营销总监批准后方可执行。自驾出差期间室内交通费不予核报。2.2 报销标准2.2.1 油补：按照0.6元/公里的标准进行核报。需要注明往返地点及相应的里程数，并附上报销单相应金额的正规燃油发票。2.2.2 路桥费：根据行程实报实销。3、差旅核销奖惩制度 所有发票均以国税税务章为准，手写发票、地税发票邮寄北京的统一视为无效发票。发票抬头必须为：普尔莱克乳业（北京）有限公司。发票上不允许用中性笔手写任何字样，备注需写在发票背面。3.1住宿费：差旅人员必须提供(a)正规且与当日出差时间地点相符的住宿发票,(b)按照公司标准予以核销，(c)发票抬头与公司一致，发票背面注明酒店电话,电话号码必须为订房座机，且真实有效。若经营销支持人员核查发现，a项不符，住宿票据作废不予处理，罚100元；b项不符，按1.2.3中（1）条处理，c项不符，住宿票据以发票金额（在公司标准内的以发票金额为准，高于公司标准的以公司标准为准）50%核销；情节严重的，均给以发票不予核销，并处以开除。3.2交通费：长途交通均以实际产生发票金额核销，为实销实报；市内交通费必须提供正规交通发票，且当天累计交通费不得超过市内交通标准，发票背后注明起始地和到达地，以出租车发票、第三方打车软件发票为准、若有定额发票，则不允许出现连号发票，且定额发票每日交通费10元面值不得超过3张，20元面值不得超过2张；经营销支持核查发现，有不符上述要求的，按照实际差旅人员发票的合理性来核销，有多少张符合要求的发票，就予以核销对应的金额；连号发票，统一不予核销。3.3差旅补贴：差旅补贴按照1.3中说明的出差天数核算，对应金额按照1.2.3表中的级别核算相应金额；差旅补贴也包含餐费及打印复印、快递、办公等相关杂费。3.4其他：不同类别的费用需用其相对应类别的发票核销，若提供的发票不符要求，需退回重开二、公司会议费用管理制度为了规范公司会议费用管理，有力支持销售业务发展，根据我司的实际情况，将会议费用管理规定如下：1、会议分类会议分为总部营销会议与区域营销会议。总部营销月会是指公司召开的各种经营分析、总结、培训讨论及年度激励表彰等会议；区域营销会议是指各大区召开的各种销售分析、总结等会议。2、会议费2.1 会议召开应精简节约。总部营销会议，营销支持会安排参会人员的餐宿。2.2 区域营销会议经批准按规定标准召开的各项会议费用，包括差旅费、会务费、会议室租赁费及会议支出的餐饮费。标准如下： 参会交通费参考差旅制度标准参会住宿费参考差旅制度标准会议餐费