广州办事处合同资料立卷归档的管理规定.doc

广州办事处合同资料立卷归档的管理规定 广州经营部合同资料立卷归档的管理规定 一、合同档案的1.建立合同档案随时移交制度。 凡是已经正式签署、生效执行完毕的合同档案必须及时向办公室移交统一保管。 2.合同档案应归档的内容包括本经营部所有签署并生效的合同（含各类业务合同和相关协议等）。 3.移交合同档案时应认真填写“合同档案移交卡”（见附件一）及“合同移交明细表”。 4.合同执行完毕后由经办业务员按合同档案目录要求归档（具体要求见附件二）,不得将未经的合同直接移交办公室。 5.每份合同的首页左上角均应附有“合同归档卡”（样式附后，可自行复印使用）。 6.每份合同均应附有目录并编写页号（统一使用打号机编号）、目录应与合同内容相符。 页号编写要求每页的正面编在右上角，反面在左上角,空白页不编号。 7.跨年度执行完毕的合同，应归在合同的签署年立卷。 8.每份合同均应采取左侧装订方式。 遇有横向排版的单据，应装订标题方以方便阅览。 小幅面单据统一粘贴在A4纸上。 9.合同归档章统一盖在合同档案首页的右上方。 一、合同档案的1.建立合同档案随时移交制度。 凡是已经正式签署、生效执行完毕的合同档案必须及时向办公室移交统一保管。 2.合同档案应归档的内容包括本经营部所有签署并生效的合同（含各类业务合同和相关协议等）。 3.移交合同档案时应认真填写“合同档案移交卡”（见附件一）及“合同移交明细表”。 4.合同执行完毕后由经办业务员按合同档案目录要求归档（具体要求见附件二）,不得将未经的合同直接移交办公室。 5.每份合同的首页左上角均应附有“合同归档卡”（样式附后，可自行复印使用）。 6.每份合同均应附有目录并编写页号（统一使用打号机编号）、目录应与合同内容相符。 页号编写要求每页的正面编在右上角，反面在左上角,空白页不编号。 7.跨年度执行完毕的合同，应归在合同的签署年立卷。 8.每份合同均应采取左侧装订方式。 遇有横向排版的单据，应装订标题方以方便阅览。 小幅面单据统一粘贴在A4纸上。 9.合同归档章统一盖在合同档案首页的右上方。 石化股份国广州xx11号 二、合同档案的移交1.合同执行完毕后2个月内，必须完成归档移交管理工作。 2.合同档案必须经部门经理审核并在合同归档卡上签名，档案接收人按合同档案归档要求（见附件二）检查无误后，方可进行移交，接收人在合同移交卡上签名。 由办公室统一保管。 三、合同档案的借阅及管理1.合同档案是反映一个企业在对外经济交往活动中形成的最具有依据的档案资料，任何个人、部门都不得存为私有。 2.借阅合同归档文件，应办理借阅的审批手续及借阅登记，借阅者不得转借、拆 二、合同档案的移交1.合同执行完毕后2个月内，必须完成归档移交管理工作。 2.合同档案必须经部门经理审核并在合同归档卡上签名，档案接收人按合同档案归档要求（见附件二）检查无误后，方可进行移交，接收人在合同移交卡上签名。 由办公室统一保管。 三、合同档案的借阅及管理1.合同档案是反映一个企业在对外经济交往活动中形成的最具有依据的档案资料，任何个人、部门都不得存为私有。 2.借阅合同归档文件，应办理借阅的审批手续及借阅登记，借阅者不得转借、拆缷、污损。 3.单位人员退休或调动工作，必须归还所借档案。 档案人员调动工作时，必须在办理档案及其分管工作的移交手续之后，方可离开岗位。 4.合同档案的保管期限统一为30年。 附件 1、合同档案归档卡 2、合同归档目录二OO七年十一月十二日、污损。 3.单位人员退休或调动工作，必须归还所借档案。 档案人员调动工作时，必须在办理档案及其分管工作的移交手续之后，方可离开岗位。 4.合同档案的保管期限统一为30年。 附件 1、合同档案归档卡 2、合同归档目录二OO七年十一月十二日主题词合同资料归档管理规定抄报物装部（国际事业公司）办公室、综合管理处广州办事处xx年11月12日印发附表1“合同档案归档卡”合同档案归档卡合同名称合同号主办部门经理主办人签署时间总页数接收人签名附件2合同归档目录类别编号资料名称单证采购类销售类代理进口来料加工转口代理采购自营进口转口采购国内采购国内销售转口销售自营出口计划D1-1委托(订购)单客户提供-必备-必备D1-2采购计划书业务员必备必备必备-必备-必备价格确定D2-1询比价(或指定采购审批表)和谈判记录业务员必备必备见注3-D2-2报价和谈判记录业务员-必备必备必备-D2-3业务预算及价格审批表业务员必备必备必备必备必备必备必备必备必备合同D3-1合同审批表系统生成必备必备必备必备必备必备必备必备必备D3-2合同(或系统内调拨单)业务员必备必备必备必备必备必备必备必备必备D3-3货款回笼责任书(赊销及预付款项下)业务员必备必备必备必备必备必备必备必备-D3-4加工贸易业务批准证商务部-必备-D3-5加工贸易进出口货物登记手册海关返回-必备-D3-6进口料件申请备案清单海关返回-必备-D3-7合同变更记录业务员发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时D3-8异常情况书面报告业务员发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时发生时装运单据D4-1发票采购为供应商提供，销售由我方提供必备必备-必备必备必备-必备D4-2提单必备必备-必备必备必备-必备D4-3装箱单必备必备-必备必备必备-必备D4-4质量或数量证书必备必备-必备必备必备-必备D4-5产地证书合同约定合同约定-合同约定合同约定合同约定-D4-6保险单见注4保税仓交货除外-保税仓交货除外CIF项下我方投保-报关单据D5-1报关单据交接单业务员必备-必备必备-D5-2商检记录商检返回发生时-发生时发生时-D5-3报关单海关返回必备-必备必备必备-D5-4海关税单海关返回必备-发生时必备-D5-5出口收汇核销单海关返回-必备-货物交接D6-1提货单或其他货权单据供应商提供见D4-2见D4-2必备-见D4-2必备-D6-2收货确认单客户提供-必备见D4-2见D4-2必备必备必备D6-3交客户单据交接单客户提供-必备T/T项下T/T项下必备必备必备D6-4用户验收证书客户提供合同约定-合同约定合同约定合同约定合同约定-结算单据D7-1银行信用证银行提供信用证项下信用证项下-信用证项下信用证项下信用证项下-D7-2银行到单通知银行提供T/T项下除外T/T项下除外-T/T项下除外-D7-3资金使用审批表系统生成必备必备必备-必备-必备D7-4费用使用审批单系统生成-必备-D7-5税款使用审批单系统生成必备-我方交税项下-D7-6采购付税结算单系统生成必备-我方交税项下-D7-7结算通知单系统生成必备必备必备必备-必备必备-必备D7-8国内发票财务开具-增值税增值税-服务业服务业-D7-9入库单或进仓单系