房地产公司合同管理流程.doc

房地产公司合同管理流程 合同管理流程合同审批流程集团常务副总裁集团董事长集团法律事务负责人所辖地产公司律师所辖地产公司工程分管领导所辖地产公司成本控制部所辖地产公司印章管理员集团总工程师所辖地产公司财务部所辖地产公司总经理所辖地产公司董事长工程管理部总监所辖地产公司工程部确定工程工期目标节点YN专业工程师、工程部经理Y专业工程师草拟合同审核盖章知会N备案部门负责人审核审核审核审核审核/审批审核审核审核/审批审核/审批审批YYYYYYYYYN按集团确定的权责确定最终审批人1.目的规范合同的制定和审核，确保合同签订过程和执行及关联各方掌握合同主要条款内容，提升合同履约质量。 2.适用范围适用于公司所有的工程招标合同和其它部门经办的各类经济合同的管理工作。 3.术语和定义技术要点指合同中关于产品或服务技术品质描述的条款；组织要点指合同中关于供货或服务如何组织描述的条款；经济要点指合同中关于付款、结算等经济条件的条款。 4.职责4.1工程管理部 （1）编制、修改工程类标准合同文本和签约合同文本； （2）审核和管理工程类标准文本的使用； （3）审核工程类合同变更； （4）审核编制或修改工程标准合同文本； （5）审核工程类合同草案。 （6）定期组织合同条款监查4.2人事行政部 （1）编制、修改所有标准合同文本。 （2）提供合同纠纷的法律服务和标准合同的法务审核。 （3）合同登记4.3合同经办部门 （1）拟定或修改合同，提出变更、转让和修改申请，组织合同交底，根据审批完毕的合同在2个工作日内录入明源软件并定期上报合同台帐(其中材料设备合同的台帐必须定期建立，建立时必须将合同的适用范围、单价、数量、名称注明清楚)。 4.4相关部门 （1）参与合同审核、执行合同并参与交底，监督合同执行情况。 4.5审核人 （1）按权责划分手册规定的合同金额审核权限审核4.6总裁/董事长 （1）审核批准标准合同文件和按权限审核合同。 5.主要控制点5.1标准合同文本的建立和更新；5.2具体合同条款的审核。 6.流程说明6.1标准合同文本的编制 （1）各业务部门组织编写标准合同文本草稿中技术要求的内容，工程类合同交由工程管理部审核并补充修改，完成标准合同文本的编制，并组织所属公司成本控制部、所属公司工程部等部门参与修改调整。 （2）修改完成的标准合同文本交相关部门审核包括人事行政部法务人员、财务管理部负责人、分管工程副总裁、总裁、董事长审批。 （3）标准合同审核部门在收到标准合同文本后，2个工作日内必须提出审核意见； （4）工程类合同由工程管理部组织业务部门根据审核部门的审核意见组织对合同标准文本进行修改调整； （5）根据合同履行情况，结合政府法规政策调整、案例分析等结论，合同文本应持续改进。 由业务部门及时提出，工程管理部按照规定的流程进行修改确认。 （6）工程管理部应根据公司发展需要及各职能部门实际能力以权责划分手册的方式进行合同经办及审批的授权，授权范围变更时，原权责划分手册应进行调整修改。 （7）工程类标准合同，工程管理部报人事行政部法务人员审核，分管工程副总裁、总裁、董事长审批； （8）各所属公司人事行政部在合同范本制定后，在网上公布标准合同文本信息，如各部门需要使用，应提出申请，由所属公司档案管理员统一发放管理。 6.2合同草拟 （1）责任人成本控制部专业工程师或招投标人员 （2）准备工作及实施情况成本控制部专业工程师或招投标人员在中标通知书审批完毕后2日内根据审批同意的中标通知书确定的中标单位报批合同；合同严格按照招标文件所付的合同范本进行上报合同，合同的重要条款（即计价条款、工程范围和内容、工期、付款方式、履约保证金）必须按照招标文件和中标通知书约定的内容进行修改报批；合同上传审批时必须将合同约定须附的附件（包干价工程施工图除外）附上。 （3）注意事项及说明土石方工程施工合同必须将平基原则、原始地貌方格网图、平基施工范围作为附件上传报批；其他工程施工合同必须将包干价预算书、包干单价组价分析表作为附件上传报批；对于包干价预算书与合同约定的金额不一致的，必须附上与合同报价一致的确认书；若本工程合同是搭售公司房屋，必须将具体搭售的物业以附件形式上报；若未确定具体搭售房屋位置的，必须有施工单位出具搭售物业的承诺书。 （4）合同由经办部门人员负责草拟或提供本条中规定的资料，经办部门根据业务部门提供的资料对合同进行修改、调整或编制合同。 如应实施合同标准文本的，必须采用标准文本； （5）采用合同标准文本的，原则上不允许对标准条款进行修改；如确需修改的，经双方协商后，报集团决策层审批同意，方可对标准条款进行修改，或增加补充条款。 （6）政府有关部门有强制性规定的合同文本的，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。 6.3合同审批 （1）责任人专业工程师及相关领导 （2）准备工作及实施情况审核合同的施工范围和内容、工期、技术要求和验收标准；审核合同的计价条款、付款方式、材料价格以及材料设备的计价方式和供应方式； （3）注意事项及说明工程专业工程师及工程相关领导必须对工程的施工范围和内容、工期、材料规格型号、品牌、技术要求和验收标准进行仔细审核；成本部工程师及成本相关领导必须对合同的计价条款、材料价格以及材料设备的计价方式和供应方式进行仔细审核。 （4）经办部门人员按照合同审批制度的要求，非标准合同报法务人员审核，并根据合同类别组织按权责划分手册规定的合同审批权限表和程序核签。 各审批环节的审批时间不能超过2个工作日。 6.4合同报批按集团对所属公司权责执行，合同重大法律条款的变更必须通过集团管理委员会批准后执行. （1）各审核人应在各自的职权范围内对合同提出修改意见，印章管理员或合同专管员根据修改意见出最终的合同文本。 6.5合同签署 （1）合同拟稿必须经过审批之后方可签署； （2）经办人员将合同约定须附的附件的纸质资料附在打印合同后交给施工单位盖章，经办人员对合同的签订工作必须跟踪，在审批完毕后10日内（其中三方合同在20个工作日内）完成合同的签订工作（示范区、集团明确约定的抢工工程或因集团领导黄董事长未审批完毕除外）。 （3）所属项目公司人事行政部印章管理员负责合同的打印和下发，合同一式二至八份，合同从合作单位处返回后由负责合同经办的部门按印章管理的规定，办理签章手续。 （4）公司合同签章如合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章； （5）各部门经办人员对应按法律、法规规定，办理合同批准、登记等手续方能生效的合同，经办人员应当及时办理有关手续。 （6）合同签署后由所属公司人事行政部和经办部门人员在合同管理台帐内登记。 6.6合同存档及发放 （1）责任人工程成本相关专业工程师、人事行政部档案管理员 （2）准备工作及实施情况合同双方盖章完毕后原件存放在所属公司人事行政部档案管理员存档。 （3）注意事项及说明存档为扫描电子版（其中计价条款部分的电子版扫描件不传工程部或监理部相关专业工程师）6.7合同交底 （1）责任人工程成本相关专业工程师 （2）准备工作及实施情况合同签订完毕施工单位进场后一个月内所属公司成本部工程师或合同管理人员对施工单位和相关人员进行合同交底和组织学习。 （3）注意事项及说明交底必须仔细，交底内容为介绍公司有关制度、流程，讲解合同主要条款，明确配合事宜、澄清合同疑问等。 在进度款的审核时必须按合同约定及工程部、监理部相关工程师描述的形象进度进行认真仔细审核。 6.8合同履行 （1）所属公司材设部/所属公司成本控制部及其它经办部门应对使用部门进行工程和材料设备合同的交底，并形成交底记录； （2）合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务管理部负责对合同的收、付款内容进行监督；工程管理部等其他经办部门应对合同的履行给予必要的协助； （3）在合同履行过程中，工程管理部每月应对各部门履行的合同执行情况进行抽查，确保合同条款符合政府法律规范，符合公司规章制度，符合领导审批意见，控制风险。 检查后，需形成检查记录。 对检查中发现的问题，报主管领导同意后，进行处理，如修改合同文本，则上报高层领导批准，纳入合同文本库。 （4）在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会工程管理部，经办部门不能与对方协商解决的，应及时报人事行政部法律人员，由其请示主管领导决定依法采取何种措施。 6.9合同变更 （1）责任人经办人员及相关领导 （2）准备工作及实施情况变更原合同约定的条款时，必须按原报批的合同流程以报告的形式报相关领导同意后变更原合同。 （3）注意事项及说明涉及对已签订合同须进行变更必须按原合同报批的流程进行报补充协议7.备注7.1所属公司工程部负责人仔细阅读备忘录、标书、合同及其他附件，重点审核以下内容 （1）证照类齐全性营业执照、经营许可证、资质证书、进沪许可证（若存在）、准用证； （2）质量标准合同应附产品国家颁布质量标准、验收规范等； （3）经济类条款单价、总价、数量、规格、付款方式、奖罚等条款是否符合行规及我公司利益； （4）法律法规符合性合同内容应在法律法规允许范围之内； （5）时间符合科学规律及我公司要求。 7.2工程管理部负责审核以下内容 （1）经济类单价、总价、付款方式、奖罚。 （2）工程/材料设备合同审核合同是否符合原招投标文件内容；审核合同价、工期及工期目标节点是否正确；如果是零星工程，应编制预算，并与施工单位双方核对，确定合同价；审核是否符合公司相关规定要求。