电力工程公司合同管理制度.doc

电力工程公司合同管理制度 电力工程公司合同管理制度 1、目的为保证公司生产、经营、业务等经济活动受到法律的保护，避免公司经济遭风险，规范合同管理，特制定本规定。 2、范围适用于公司所有对外合同、协议的签定、执行和管理。 3、职责董事长审批公司重大经济合同；作为公司法定代表人签署经济合同或授权委托相关人员签署经济合同。 总经理审批公司对外的各种经济合同；受董事长的委托，代表公司签署重大经济合同。 法律顾问对合同条款的文字表述、条款之间的逻辑性、合同中权利义务的规定等进行把关，并针对合同的具体情况提出修改意见。 主办人员（合同有关事宜的实际操作者）对合同的真实性、可行性、合法性等负责，并对合同内容的执行负责。 审计人员负责合同签定、执行、结算等程序的检查与监督；负责合同中有关引用标准的核实与确定；负责对本公司确定的合同或项目组织单独审计等。 企业管理部监督本制度的执行。 4、管理要求4.1合同的签定程序4.1.1销售合同4.1.1.1营销人员与顾客就某一工程达成意向或某一工程提出招标后，应立即将信息报告营销总部经理。 4.1.1.2营销总部经理应对该项目进行分析并征得总经理同意，决定是否参与投标或是同意接受该项目。 4.1.1.3总经理同意参与的项目由营销总部经理召集有关部门进行合同评审，其评审方法按程序文件规定的范围进行。 4.1.1.4当顾客的所有质量、技术、工期要求等均得到落实后，由营销总部经理组织测算、报价，并将报价单或协议价格报总经理审批。 4.1.1.5报价和议价时，参与报价人员应在事前取得总经理的同意，明确本人在合同谈判、草签过程中可以决定的让价范围。 4.1.1.6当协议或中标后，主办人负责与对方草签合同，并将合同的原件报营销部经理审核。 4.1.1.7经营销部经理审核的合同，报公司法律顾问进行审核会签。 法律顾问应根据规范合同文本的要求，根据国家法律法规和公司的规定，对合同的条款、文字表达的方式、具体内容的描述、双方权利义务的约定等逐一进行把关。 对于表述不清、双方权利义务划分不明、格式不合规范、内容不合规定或有损于公司利益的合同，可以决定要求营销部重作。 4.1.1.8经营销部经理审核、公司法律顾问会审的合同报总经理审批。 重大合同（指金额在50万元以上的合同）需经董事长（公司法定代表人）审批。 经总经理或董事长审批的合同方能生效执行。 4.1.2供应采购合同4.1.2.1供应采购合同由供应部根据公司批准的请购单，按照公司质量管理体系的要求，与分包商洽谈、签定，正式合同签定前应取得技术部提供的完整的采购技术文件，并按采购对象的重要程度了解必须的质量及交货期要求。 4.1.2.2采购人员选择分包方后（重要或常用元器件）应联系供货送样（单件小批），检验合格并经使用人为满足要求后列出分承包商名单报质管部对其质量审查。 4.1.2.3经质管部审查合格后的分承包方（含外协厂家），供应部应与对方签定正式采购合同。 4.1.2.4供应部与分承包方签定的合同，经公司法律顾问会审签字后报总经理审批。 重大采购合同（采购金额在5万元以上）需经公司董事长审批。 经总经理或董事长审批的合同方能生效。 4.1.3设备采购合同4.1.3.1生产设备部根据设备更新计划，提出采购申请，经批准后，由生产设备部按照公司质量管理体系要求，选择供应厂家，经公司组织的考察组检验合格的供应厂家，由生产设备部与之草签设备供应合同。 4.1.3.2设备供应合同经公司法律顾问会审后报总经理签字。 重大设备供应合同（采购金额在5万元以上）需经董事长审批。 经总经理或董事长审批的合同方能生效。 4.1.4工程合同4.1.4.1行政管理部根据公司的基建计划，召集相关部门或人员作出基建项目可行性报告并作出工程概算，经公司领导批准后，完成工程的所有报批手续。 4.1.4.2经批准的工程项目，由行政管理部组织招标，并由行政管理部与中标的承建单位草签工程合同。 4.1.4.3工程合同经公司法律顾问会审后报总经理签字。 重大的工程合同（工程总价在10万元以上）需经公司董事长审批。 经总经理、董事长审批的合同发能生效。 4.1.5其它零星合同、协议除销售合同、采购合同、工程合同等以外的其它零星合同、协议，需由主办部门与合同另一方草签合同或协议，报公司法律顾问会审后，报总经理或董事长审批后方能生效。 4.2合同、协议的质保条款规定销售合同、采购合同、基建合同、其它零星合同等都必须在合同、协议中明确表述下列内容产品的规格、型号和技术要求已全部表述完毕，并能为双方所接受；明确接受的检验标准和验收方法、抽样办法；必须提供的质量证明、证实文件、资质证书等；产品交货期、工程完工期，或经双方同意的推迟期限；交货地点、方式；价格和相关费用；售后服务最迟的时间和内容；质量保证条件或主要因素的控制程度要求；违约责任和索赔规定；合同管辖地约定。 4.3合同的执行和管理4.3.1销售合同的执行和管理4.3.1.1销售合同归口营销总部管理。 4.3.1.2合同编号与工程编号4.3.1.2.1销售合同无论合同编号如何表述，下达生产通知单时统一用工程批号下达，生产通知单上下标明顾客名称。 4.3.1.2.2工程批号编制为下达工程的年号末两位数，月号，当月序号，如xx年3月下达的第4项工程其工程编号为010304。 4.3.1.2.3营销总部在下达工程批号的同时应将该工程的全部产品列表下发，必要时还应注明顾客的特殊要求。 4.3.1.2.4营销总部在下达工程批号的同时应将顾客名称、合同号、工程批号及产品规格、型号、数量一一对号以便查找。 4.3.1.2.5采购合同按合同流水编号，并建档保存。 4.3.1.3销售合同开始执行后由销售内勤负责每天督促工程进度，并做好记录，报部门经理进行协调。 部门经理回公司时应经常记录了解工程进度，做好协调工作。 4.3.1.4工程完工后，销售内勤应督促质检部门检验直到检验合格，开出合格证及提供完整的技术文件。 4.3.1.5产品合格交给销售部门由销售内勤负责接受并在发货前负责保管、防护，到发货时将所有的技术文件、合格证、随机附加移交给发货人员。 4.3.1.6发货人员将产品交到顾客手中应取得顾客收到上述货物的收据及外观质量状态的说明。 4.3.1.7工程完工交付后，销售内勤应将余款催收的通知发到责任人手中，并督促按合同规定回款，并将未按时回款的项目报告部门经理。 协助催款保证合同的最后终结。 4.3.1.8产品发到顾客手中，当使用中出现故障或顾客有意见时，联系人应及时将情况反馈给售后服务部安排为顾客服务。 4.3.1.9合同的更改4.3.1.9.1合同执行开始后，合同联系人应积极与需方取得联系，沟通双方信息。 4.3.1.9.2合同执行过程中，当顾客提出更改要求时，该合同的责任人应立即通知执行合同的各部门暂停，并与对方进行协商，当更改不影响已执行的合同部分，应由对方授权人员或授权部门出具书面通知，然后才能传达到有关部门进行更改。 更改方案应由对方书面认可。 4.3.1.9.3由于公司原因必须对合同进行更改时，应由合同责任人将更改原因报告给对方并取得对方的书面认可确认方能进行更改。 4.3.1.9.4如对方要求的更改造成已执行合同部分的损失，合同责任人应与对方协商费用并建立书面确认。 所有合同更改造成的费用处置均应报总经理批准。 4.3.2采购合同的执行和管理4.3.2.1供应采购合同的执行和管理归口供应部。 4.3.2.1.1供应采购合同必须采用规范的“买卖合同”样本，合同的填写必须以充分满足公司利益为前提。 4.3.2.1.3涉及专用元器件、特殊材料等订购，必要时，应与专业技术人员共同进行，并综合考虑功能、质量、价格、交货期、售后服务等诸方面因素。 4.3.2.1.4供应部将确定的采购合同传至供应商，限期由供应商回复供货承诺，判断其交货期是否影响公司生产计划，如有影响，应及时与生产设备部联系可选择合理交货期，或另行选择其它供货商。 4.3.2.1.5供应部应根据合同要求及供应商回复的供货期限，及时跟催。 4.3.2.1.6因供应商原因，或承运方原因影响按期交货时，供应部应尽快与供应商确定交货期，并及时通知生产设备部，当这种影响会使产品不能按期出厂时应向营销部报告，以便于与客户商讨交付期事宜，并按合同规定追究违约责任。 4.3.2.1.7如因客户有要求变更订购物资的交货期、交货品种或交货数量时，由营销部按合同评审要求及生产重新安排。 4.3.2.1.8所有合同的变更、修正都必须得到双方的认可，重大的变更