试谈会计档案保管(ppt 21页).ppt

第九章会计档案 本章主要内容1 会计档案的概念和内容2 会计档案的归档3 会计档案的保管期限4 会计档案的查阅和复制5 会计档案的销毁 第一节会计档案概述 一 会计档案的概念会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据 会计档案的保管期限和销毁办法 由国务院财政部门会同其他有关部门制定 加强会计档案管理具有重要意义 反映作用 史料作用 查证作用 监督作用 二 会计档案的内容会计档案的基本内容具体包括以下四大类 1 会计凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证和其他会计凭证 2 会计账簿类 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片账 辅助账簿 及其他账簿 3 财务会计报告类 包括月度 季度 年度财务报告和其他财务会计报告 4 其他类其他类主要包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 如存贮在磁性介质上的会计数据和财务数据统计资料等 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 预算 计划 制度等文件材料 不属于会计档案 应当作为文书档案进行管理 三 会计档案的分类及分类办法按会计工作性质分为公司 企业会计档案 预算会计档案和银行会计档案 按管理年限分为永久性档案和定期会计档案 会计档案的分类办法 年度 形成分类法适用于企业 事业单位年度 机构分类法 适用于各级财政 税务等部门和所属单位较多的大型企业 第二节会计档案保管 一 会计档案的归档 一 会计档案的归档和保管要求1 各单位每年形成的会计档案 都应由会计机构按照归档的要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 2 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由本单位会计机构保管1年 期满之后 应由会计机构编制移交清册 移交本单位的档案机构统一保管 3 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 不得随意拆封 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 4 交接会计档案时交接双方应当办理交接手续 1 移交会计档案的单位 应当编制会计档案移交清册 P148表9 1 2 交接会计档案时 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接 并由交接双方的单位负责人监交 3 交接完毕后 交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 5 未设立档案机构的单位 会计档案应当在会计机构内部指定专人保管 但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作 6 对会计档案应当科学管理 做到妥善保管 存放有序 查找方便 同时 严格执行安全和保密制度 不得随意堆放 严防毁损 散失和泄密 7 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存打印的纸质会计档案 8 单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管 1 单位终止单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管 2 单位分立单位分立后原单位存续的 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承接业务单位可以查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 并按照规定办理交接手续 3 单位合并若合并后 原单位解散或一方存续其他方解散的 原各单位的会计档案应当由合并后的单位 存续方 统一保管 单位合并后原各单位仍然存续的 其会计档案仍应当由各单位保管 二 会计档案的归档程序1 对会计档案进行整理立卷2 对会计档案进行编制卷号3 编制保管清册 二 会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久 定期两类 年度财务报告 会计档案保管清册 会计档案销毁清册为永久保管会计档案 其他为定期保管会计档案 定期保管期限分为3年 5年 10年 15年 25年5类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 三 会计档案的查阅和复制1 各单位保存的会计档案为本单位提供查阅使用 不得借出 如有特殊需要 经本单位负责人批准 可以提供查阅或者复制 并办理登记手续 2 外部人员查阅会计档案时 应持有单位正式介绍信 经本单位负责人批准后 方可办理查阅手续 3 办理查阅手续时 查阅人应认真填写档案查阅人姓名 单位 日期 数量 内容 归档等情况登记清楚 4 查阅或者复制会计档案的人员 严禁在会计档案上涂画 标记 拆散原卷册 也不得抽换 四 会计档案的销毁 一 保管期满的会计档案销毁对于保管期满需要销毁的会计档案 销毁程序如下 1 由本单位档案机构提出销毁意见 编制 会计档案销毁清册 2 将已编制好的销毁清册及销毁意见报本单位负责人 单位负责人审核后 应在销毁清册上签署意见 3 会计档案销毁前 监销人员要按照清册所列的内容 对要销毁的会计档案进行清点校对 检查会计档案是否已保管期满 内容和卷号是否相符 编号是否连续等 4 会计档案销毁时 应按规定指派人员监销 一般企事业单位的会计档案 由单位档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关的会计档案 应由同级财政 审计部门派员参加监销 财政部门的会计档案 应由同级审计部门派员监销 5 会计档案销毁后 监销人员应当在销毁清册上签名或盖章 并及时将监销情况向本单位负责人报告 二 会计档案销毁应注意的其他事项1 对于保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 应单独抽出立卷 由档案部门保管到未了事项完结时为止2 正在建设期间的建设单位的会计档案 不论是否已满保管期限 一律不得销毁 必须妥善保管 待项目办理竣丁决算后 按规定的交接手续交给接收单位 3 会计档案销毁清册 应由单位档案部门永久保存 例1 下列内容不属于会计档案的是 A 固定资产卡片B 银行存款余额调节表C 生产计划D 光盘存储的会计资料 例2 各单位每年形成的会计档案 都应由会计机构按照归档的要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 例3 为了加强会计档案的管理 企业当年及历年形成的会计档案都必须由专门的档案机构统一管理 而不能由会计机构暂行管理 X 例4 按照会计档案管理办法的规定 下列说法中正确的有 A 会计档案的保管期限分为3年 5年 10年 20年 25年5类B 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由本单位会计机构保管1年C 会计档案销毁时 单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见D 会计档案的保管期限分为永久和定期两类BCD 例5 下列各项中需要保管15年的会计档案有 A 企业的明细账B 会计档案移交清册C 辅助账簿D 企业的汇总凭证ABCD 例6 下列会计档案中需要永久保管的有 A 会计移交清册B 会计档案保管清册C 现金和银行存款日记账D 年度决算会计报表BD 例7 下列关于会计档案管理的说法中错误的是 A 会计