如何用3分钟清楚表达你的意见(ppt 36页).ppt

3分钟 清楚表达你的意见 随着外界的竞争越来越激烈 企业内部的沟通 协调 会议 报告多得不可胜数 可是呈现出来的效果 往往是讲者滔滔不绝 大有一发不可收拾之态 而听者不是左顾右盼 就是目瞪口呆而不知所云 时间分秒过去 结论仍是杳无黄鹤 究其原因 可以发现是下列三个主要原因所致 一 讲者长篇大论费时过久 在紧张繁忙的工作中 冗长的表达意见 容易惹人厌烦 加上人的思想速度又比说话的速度快 因此更不易引人注意 须知 表达意见的目的 乃在引起别人的注意 进而加速达成共识或解决问题 二 事先做好表达准备为了清楚表达意见 从主要目的是什么 有什么资料或数据可以支持我的论点 当别人误会而有偏离主题的倾向时应如何及时坚持立场 到该如何深刻震撼人心 都应事先深思熟虑 如何起 如何承 如何合 都应当在掌握之中 三 动作死板面无表情表情的活泼与肢体语言的配合 往往增加了表达意见的信心 适切的表达热心与诚心 更可收先声夺人的气势 增加强有力的说服力 而声音的抑扬顿挫 更使人带有丰富的情感 要满足听者的兴趣 提高其接受度 应当不是一件困难的事 在现今忙碌的社会中 无论是生活 工作以及各种社交场合 如何在短时间内清楚表达你的意见 绝对是一门必修的课程 通过练习成为一个众人所喜爱的谈话对象 又能随时散发无限魅力 让人留下良好的印象 成为随时随地受欢迎的人 1 一场令听众以及说者都满意的简报 应当如同一场正式且公开的演出 准备一份成功的简报 可分为七个步骤 第一步 确立目标第二步 分析听众第三步 规划简报第四部 收集资料第五部 完成提纲第六部 制作视辅第七部 持续练习 精品资料网 简报的英文presentation 原来就有演出 呈现 赠送的意思 一场成功的简报就像一场表演艺术 从编写剧本 设计舞台到准备道具 各个环节都必须达到完美的境界 除此之外 演员的演出能否照顾到所有观众 并将内容及情感作最佳的诠释 也都会影响简报的成功与否 2 订立简报的目标 有效整合与主题相关的所有资讯 设立目标时 先问自己以下的问题 我为什么要进行这次的简报 他们为什么要我做简报 我希望透过这次简报达成什么目的 听众了解这个主题到什么程度 如何确立简报的目标 简报者可以依下列四个步骤确立简报目标 一 分析听众 二 澄清沟通目的 三 实施调查 四 根据简报策略 透过这四个步骤让听众的目标与简报者的目标相结合 3 分析简报的对象 他们的特质是什么 他们关心什么 你的听众可能是 你的上司 你的员工 其他部门的管理阶层 职位相当地同事 顾客或潜在顾客 供应商等 由听众的知识水准 态度 好恶等 来决定简报的内容与方式 最好获得以下的资料 年龄 性别 职业 工作性质 职务 需求 兴趣 价值观 信念等 精品资料网 4 规划简报的结构 决定开场白 主体 结论三部分基本大纲 简报的架构分为开场白 主体 结论三部分 开场白 好的开场白能抓住听众的注意力 可以是一段有趣的故事 一个有震撼力的问题 具挑战性的一句话 功能 描述简报的轮廓 提供流程与架构 激发听众关心主题 主体 以事实辅助简报的目的 可包括研究 证言 统计数据 例子等 要注意主体架构的相关性 次序性与重点性 结论 整个简报的最高潮 好的结论应能促成听众起而行动 让简报产生真正的效果 5 语言是传递讯息的重要媒介 透过有魅力的语言 做有效的表达 简报中要让听众抓得到你的重点 选择措辞是很重要的 慎用技术上的专业用语 避免使用长句子 尽量把它分为短句 用准确的词句 而非含糊不清 冗长罗嗦的话 个人表达包括外貌形象 声音 语言 身体语言等 必须避免的事项 语调平淡没有抑扬顿挫 显得没有重点赘字以及口头禅太多 听起来不顺畅 也会引起反感讲得太慢 声音太小或太柔和讲话速度太快 令人无法喘息 压迫感太重手势太多 不但会转移注意力 也可能会降低信任度 精品资料网 姿势僵硬 显得紧张又呆板 缺乏眼神的接触 使听众觉得不被重视讲关键字发错音 说了错别字 令人怀疑内容的正确性按照讲稿逐字念 照本宣科难掩紧张神情 表情动作怪异 6 正面的身体语言协助简报者呈现整体风格 身体语言会影响简报的效果 正面的微笑身体略为前倾挺胸 收肩 收小腹双手张开 自然摆动眼神与听众接触 负面的凝视天花板双臂交叉与胸前驼背摸脸 抓头发 摸下巴拼命点头或摇头低头垂肩 你的外表也会决定你的简报是否会被接受 作正式的简报时 最好也穿着正式的服装 但应注意以下的情况 每一件衣服应整齐清洁以舒适为第一优先 不要穿太紧的衣服色彩不宜艳丽浓重不要抹味道重的香水 精品资料网 7 使用视觉辅助工具 强化简报内容 提高听众的接受度 利用简报软件作简报 可使简报更生动 增加吸引力 简报软件内有许多多媒体效果 如背景音乐 多元视觉特效等 目前简报软件使用率最高的 当属微软 Microsoft 的Powerpoint 制作简报用的投影片必须注意下列重点 每一张以不超过五行为原则每一点的文字最好不要超过十个字文字的字体以粗体字或圆体字较为讨好每一张投影片的资料以一个重点为主 8 激发听众的热忱 掌控全场的气氛 行销学上的AIDA指南也可以用在简报上 A Attention 争取听众的注意力I Interest 引发听众的兴趣D Desire 创造听众的欲望A Action 促使听众有所行动 精品资料网 纽约大学教授查博登 RichardBorden 创造 博登理论 他把听众的反应分为四个阶段 呃 听吧 要利用开场白让听众打起精神用心听 为什么听这个 让主题与听众的兴趣结合 比方说 给听众事实 证据或小故事 所以呢 告诉听众你希望他们做什么 9 事前做充分的练习 并准备应变计划 简报之前的排练应查核下列事项 每个段落以及整体所需的时间前后内容是否有重复 矛盾或遗漏练习使用所需的视觉辅助工具想想正式简报时可能遇到的情况 准备你自己在简报时用的笔记 帮助你在简报时能更流畅 拟定提纲时随手做笔记 可以使用明信片大小的卡片 以便于携带 卡片按顺序编号 用不同的颜色标明重点 引用的数据 视觉辅助工具的使用等 10 增强