如何确定企业的信息结构.ppt

2020 3 4 1 信息化规划与管理 第七章确定企业的信息结构 2020 3 4 2 第七章确定企业的信息结构 企业的信息结构是确定是IT规划阶段的第三项任务 本任务包括 进行功能分解 确定企业的业务活动 建立功能分解图 进行实体分析并建立实体关系图 IT规划阶段的第四项任务是 评估企业现有的系统环境 分析现有系统覆盖企业信息结构的状况来确定企业的信息需求 2020 3 4 3 第一节完成功能分解 完成功能分解 即继续分解第六章第二节所给出的功能层次图中的业务功能 直到分解成业务过程 这项子任务大约将产生50 100个功能和过程 4 信息输入 初始的功能层次图已收集的有关业务活动的信息组织层次图 5 步骤1 利用IT规划工具箱的活动层次图表工具 把功能层次图中的功能继续分解成为更低层的功能或业务过程 功能分解过程中应参照下列原则 每个功能必须至少分成两个子功能或过程 同层次上的子成分必须是同类型 即 或是功能 或是过程 一个功能不能直接分成又有功能 又有过程的混合形式 同一功能或过程在分解中不能出现两次 组成一个较高层功能的子功能或过程 必须反映较高层功能的所有方面 6 步骤2 利用IT规划工具箱的活动依赖图工具构造功能依赖图 功能依赖图表示这个功能的子成分之间的依赖关系 由于依赖分析耗时多 在这一步做如下限制 仅对最底层的功能建立依赖图 即对该功能分解出的业务过程进行依赖分析在大项目中 仅对很复杂的功能 即分解较多子成分的功能 作依赖分析图7 1为 订货处理 功能的依赖图 7 步骤3 将业务功能映射到组织单元上 建立业务功能 组织单元矩阵 该矩阵的元素 反映了每一个组织单元所参与的业务功能 为反映组织单元参与到业务活动的程度 可以给元素的参与标志赋值 通常 矩阵元素的取值含义如下 1表示一般参与2表示负次要责任3表示负主要责任 8 信息输出 功能层次图功能依赖图业务功能 组织单元矩阵 9 第二节进行实体分析 实体是在主题域的基础上加以细化 实体分析是描述业务功能处理的业务数据 产生出一张实体关系图 规划者利用该图进一步给出业务需求 10 信息输入 主题域图采访结果书面文档信息需求列表功能列表 11 步骤1 确定实体类型实体类型是具有相同实体的集合 实体是企业感兴趣的数据的存储载体 在实体关系图中 用矩形方框表示一个实体类 通过进一步细化初始的主题域列表得到实体类 例如 客户主题域 与其相关的有实体类 客户 送货地点 记账处 等 在IT规划中只记录实体类的名称和定义 这些名称是对企业内部人员有意义的名词 如产品 订单 订单行等有效的实体名 实体类的定义通常使用1或2个句子来描述 12 步骤2 定义实体类之间的关系实体类之间的关系是把企业中相关的两个实体联系起来的原因 它涉及到不同实体类的两个实体 实体类间的每一个关系是由两个关系成员组成的 在IT规划项目中 规划者应确定一个关系的如下信息 关系的名字 一个关系成员的名字是一个动词或动词短语 由该关系成员的名字连接两个相关的实体类的名字 就构成了这个关系的名字 基数 基数是关系的一个属性 它说明了参与一个关系成员中的一个实体类型的配对数目 在IT规划阶段 一关系成员的基数只考虑 仅有一个 或者 一个或多个 13 定义实体类之间的关系用单线方框表示实体类 两实体类之间的关系用连线连接 并用图7 2中的符号表示基数 14 步骤3 建立实体关系图使用IT规划工具箱的数据建模工具 以主题域图为基础建立实体关系图 如图7 3所示 15 步骤4 建立实体类 信息需求矩阵使用规划工具箱中的矩阵处理器 建立实体类 信息需求矩阵 其矩阵元素表示对应的信息需求所要求的实体类 16 步骤5 建立实体类 业务功能矩阵记录业务功能所使用的实体类 建立实体类 业务功能矩阵 其元素表示对应的业务功能与实体类的作用 用一参与指示符值表示 对C 创建实体类 D 删除 U 更新 R 读取 它们的优先执行次序是CDUR 17 建立实体类 业务功能矩阵分析实体类 业务功能矩阵 使之遵守以下规定 每一业务功能至少与一实体类有关 否则该业务功能无效 每一实体类必须有一个创建它的业务功能时才为有效 如果一个实体类由多个功能创建 这说明功能分解是按组织结构进行的 而不是按业务功能进行的 每一实体类至少有两个功能与之相关 其中一个功能创建它 另一个功能删除 或读取 或更新它 违反这些规定的原因可能是业务功能不全 或实体类不全 或参与指示符值不正确 都应补充与修改 18 信息输出 功能层次图实体关系图实体类 信息需求矩阵业务功能 实体类矩阵 19 第三节评估企业的当前环境 通过评估当前的系统 以确定这些系统覆盖了理想框架中的多少内容 以及覆盖得如何 把当前的系统纳入到整个企业的IT规划中 20 一 列出现有系统和数据存储的清单 现有系统和数据存储 是指企业已经存在的计算机应用系统和数据库与数据文件 信息输入 书面文档包括系统描述数据库描述程序手册和用户手册 21 步骤1 确定和列出当前系统清单 注明哪些是可操作的 哪些是没有开发的 已规划了 对每一个系统记录下列信息 见表7 1 系统名简短说明 1 2句 它的状态 是可操作的还是己规划的 22 步骤2 列出当前数据存储 包括数据库和数据文件 的清单 确定哪些正在使用 哪些是没有开发的 已规划的 记录有关名称 简短说明 状态 正在使用或已规划 的信息 23 步骤3 利用IT规划工具箱的矩阵处理器工具 建立当前系统 数据存储矩阵 该矩阵元素取参与指示符的值 C D U R 表示对应的当前系统对数据存储的作用 创建 删除 修改或读取其内容 分析该矩阵 应注意没有任何系统作用的数据库和文件 以及不作用于任何数据库和文件的系统 这表示可能漏掉了数据存储或系统 应认真查对 给予更正 24 信息输出 当前系统清单当前数据库和文件清单当前系统 数据存储矩阵 25 二 确定信息结构的范围 利用矩阵分析确定当前的系统和数据存储如何支持理想的信息结构 对没有当前系统和数据存储支持的业务功能和实体类 应确定为信息结构的业务需求 信息输入 业务功能实体类当前系统当前数据库和文件清单当前系统 数据存储矩阵 26 步骤1 建立业务功能 当前系统矩阵 该矩阵元素为一参与指示符x 它表示当前系统对企业的业务功能的支持程度 x 3为强功能支持 x 2为中度功能支持 x 1为弱功能支持 表7 2是这类矩阵的一个实例 步骤2 建立实体类 当前数据存储矩阵 该矩阵元素为一参与指示符x 它表示当前数据存储含有所对应的实体类的数据 27 步骤3 对业务功能 当前系统矩阵进行分析 在这矩阵上 矩阵的一空列 不支持任何业务功能的一个当前系统 和矩阵的一空行 不被当前系统支持的一个业务功能 分别表示 一项业务功能可能被遗漏规划者没有充分理解该系统是干什么的该业务功能在当前信息环境中不被支持规划者没有理解不同的系统是如何支持业务功能的 28 步骤3 在上述四种情况中 只有第三种情况反映了业务的真实情况 其余三种应由规划者修正 对实体类 当前数据存储矩阵进行同样分析 并记录各种异常 对于没有当前系统和数据存储支持的业务功能和实体类 应确定为信息结构的业务需求 29 信息输出 业务功能 当前系统实体类 当前数据存储矩阵结果评估 30 三 完成信息需求列表 根据第六章确定的信息需求和本节所确定的当前系统清单 还需给出每一项信息需求的需求程度 以此作为规划实施系统优先级的依据 信息输入 信息需求表 当前系统清单 31 步骤1 确定信息需求表中的每一项信息需求的满意度 其值定义为 见P 62表6 2信息需求列表 0 信息需求在当前环境中完全支持1 信息需求在当前环境中适度支持2 信息需求在当前环境中弱度支持3 信息需求在当前环境中完全不支持 32 步骤2 需求程度 用满意度 重要性因素 1 5 需求程度 即需求权值 的值域是0 15 值越大反映了重要性大而满意度差 值15代表了一个非常重要的信息需求 而当前环境完全不支持它 步骤3 在信息需求表中记录每一项信息需求的需求权值 产生一个新的信息需求表 信息输出 新的信息需求表 33 四 评估信息系统的组织 这是确定当前信息系统组织 是否适合于信息资源的管理 为执行由信息结构强加的新规定 规划者是否把信息系统组织已经放在了适当的位置上 它输出的RAEW矩阵是信息系统组织的机构和功能设置的依据 信息输入 组织层次图 功能层次图 描述信息系统组织和任务的文档 步骤1 适当扩展企业的组织层次图和功能层次图 以便确定信息系统的组织单元和业务功能 34 步骤2 为信息系统组织建立一个RAEW矩阵 即业务功能 信息系统组织单元矩阵 如表7 3所示 其中 R 责任 该组织单元对业务功能的执行负责A 职权 该组织单元有执行业务功能的权力E 专门知识 该组织单元为执行业务功能提供必要的知识和经验W 工作 该组织单元实际执行业务功能分析该矩阵会发现一些异常 例如 执行这项业务功能的组织单元 却没有这方面的知识 对出现的这种情况应加以修改 35 步骤3 考虑信息系统组织中是否需要增加新的角色 这些新角色可以是 信息管理 数据管理 开发支持 信息中心 通信管理 步骤4 定义一个包含新增加的角色的组织结构 并为每一个新的或变化的组织单元定义其职责 步骤5 在步骤2中给出的RAEW矩阵基础上进行修改 并加入新增加的组织单元对信息系统各功能的参与情况 所得的新RAEW矩阵称为 目标RAEW矩阵 36 信息输出 当前信息系统组织的RAEW矩阵建议增加的信息系统角色建议的信息系统组织结构目标信息系统组织的RAEW矩阵 37 五 分析现有的技术环境 在分析现有的技术环境子任务中 规划者主要检查和评估当前企业具有的软 硬件基础设施 为确定企业的技术结构作准备 它输出的结果 给出了企业当前技术环境的评价 信息输入 描述企业内部使用的计算机软 硬件产品的书面文档 描述可能影响技术环境的业务政策的书面文档 步骤1 给出企业使用的硬件设备和软件产品的技术清单 如 处理工具 工作站 服务器和终端 通信工具 数据库管理软件 系统开发工具 办公软件 决策支持软件 外部资源等 38 步骤2 建立硬件设备 组织单元使用矩阵 建