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7采购制度(修改)(01) 采购管理办法（试行稿）第一章总则第一条为充分利用资金，降低经营成本，加强对物资采购的管理与监督，特制定本办法。 第二条集团行政部负责制定物资集中采购的相关制度，编制物资采购标准，对采购的程序、物资的质量、价格进行核实和监督；为通讯公司及集团各部门进行物资集中采购管理。 第三条集团各部门、通讯公司需要外购的物资均纳入集中采购管理的范围，对于专业性强的物资通讯公司可派专人协同采购人员购买，但必须由行政部借款并统一报销。 第二章采购管理制度第四条采购原则 一、应严格遵守规范流程按标准要求实施采购供应。 二、应掌握市场变化规律，熟悉各类物资的基本信息，建立完善的供应商信息档案及物资信息档案，以有效的控制采购成本并保证采购质量。 三、按时、按质、按量、按要求向公司提供计划采购的物资，做到价格合理，努力降低公司经营成本。 四、严格对供应商选择、评价、甄选，以保证供应商供货质量，凡是需长期代理的产品，采购人员可通过专业媒体、市场走访、客户介绍等多种方式对供应商基本情况及产品进行了解，将筛选后的信息资料交部门经理、审计部负责人审核通过后，由行政、财务、审计部门领导共同与供应商洽谈，经商议后方可确定，对长期合作的供应商要建立规范化档案管理。 （见附表1）。 五、认真分析采购工作，提出改进流程、规范及采购标准的合理化建议，有效改进公司和供应商服务水平。 六、做好供应商相关资料的存档、备份工作，每季度末30日向行政部经理、审计部负责人提交下一季度的商品报价单及供应商信息（见附表2）。 七、采购物资在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商，需要变更时，要将新的供应商信息及物品价格提交审计部门，经批准后方可变更。 八、凡采购项目较大、涉及较多售后服务的、有长期供应关系的，应与供应商签订购销合同，在行政部及资料室备案。 第三章采购供应程序第五条申购及申领 一、各公司、各部门根据所需物资按要求填写申购单,申购单内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货地点和期限、收货人等。 二、申购部门经理、行政部经理、总经理、财务经理均应充分考虑费用预算、市场变化情况以及对物资采购的必要性来审核申购单，经签字确认后即生效。 三、申购部门将申购单交至行政部执行，申购单需备存以作报销凭证。 四、常用办公用品、打印机和复印机耗材、保洁用品等行政库房备存物品，部门需填写办公用品申领单，部门经理应根据部门预算严格把控用量，签字确认后，库管根据需求量和库存量提出物资采购数量，填写申购单，由行政部经理确认签字后执行。 第六条采购（流程见附表3） 一、补进库存类采购凡具有共同特性的物品，尽可能集中办理采购，由行政部、审计部、财务部负责人集中核定物资项目、价格、规格、质量等，经协商后确定供应商。 采购人员要根据市场行情的变化每季度进行重新核定物资的品牌、价格等，并将核定后的物资价格、规格等报行政部经理、审计部、行政库房各壹份（如无变动需书面告知行政部备案）。 二、常规采购采购人员接获申购单后应依请购的缓急，并参照市场行情及以往采购记录或厂家提供的资料，进行询价、比价并经分析后实施。 如物资申请人在采购过程中撤销采购申请，采购经办人要及时终止本次采购。 三、维修类采购当低值易耗品、办公设备等售后服务项目涉及较多，以及发生长期供应关系的，采购人员需采用以集中办理原则每季度核定物资规格、价格、维修费用等标准，报行政部、审计部备案。 固定资产管理员须根据提供标准进行维修，不得擅自采用其他标准，经采购人员签字确认后，由固定资产管理员统一报销。 四、低值易耗品、办公设施的采购此项目必须实行询价体系，采购人员要保存询价记录，做到货比三家，择优选择，洽谈采购业务必须两人以上共同进行。 物资购入后，资产管理员须办理相关验收手续，清点物资、核实数量和价格，采购人员须将低值易耗品及办公设施的说明书、保卡以及发票复印件交资产管理员处，库管方能入库。 不允许将采购的低值易耗品未经验收而由采购人员直接报销。 五、一次性采购量较大的物品一次性采购较大量的物品在正式采购前，采购部应提供不少于三家供应商的样品及报价（或采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判的形式进行采购），经行政部及相关部门负责人验质、核价后，确定供应商，实施采购。 涉及到专业技术性较强的物资，应有相关技术人员参加。 各需求部门或公司计划采购大批量物资时，可向采购部提供有关供应商的信息（产品、价格、联系电话等），供其参考比较。 六、急购类采购物资急需采购时，需填写申购单并注明应急采购，采购人员请示后根据实际情况给予采购，完成后各负责人补签字。 第七条验收与入库物资验收由需求方申购单上指定人员、部门当场验收并签收采购物资收货单（见附表4），采购人员凭收货单两日内到行政库房办理入库手续且相关负责人审核签字。 第八条采购借款与报销程序 一、采购人员根据采购量的大小申请采购资金，填写借款单经行政部经理、审核员、各公司总经理、财务经理签字后于财务部提取资金。 除必须使用现金情况下尽量做到以支票形式支付。 二、采购完成后，凭报销单（后附采购物资的发票、采购物资收货单、行政库房入库单）经行政部、审核员、各公司总经理、财务经理签字后到财务部报销。 第四章附则第九条集团行政部每半年对采购物品价格进行至少一次的核实和监督。 第十条集团及各公司所需物资实行集中采购审批制度，未经行政部许可，任何公司或个人不得违反本规定。 对于违反本规定，自行采购的物资，财务部将不予报销，并由监察部给予相应经济处罚。 第十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归集团行政部。 附表1选择供应商的程序流程图市场走访专业网站专业媒体客户介绍各种手册展览会和行业活动名片筛选供应商进行资信调查考察上门了解经济实力信誉财务状况优势产品资源管理水平营业执照税务登记证考察结果报告部门经理审批审计部门审批正式洽谈附表2合格供应商名录日期年月日序号企业名称地址提供的产品联系人电话备注供应商资料卡供应商编号建卡日期产品编号建卡人公司名称联系人/职务公司地址电话传真仓库地址电话传真开户行帐号公司类别代理商代理级别生产商创立时间注册资本法人代表公司性质公司规模经营范围序号考核年度准时交货率品质服务总分评等考核表