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xx1024公文管理制度 湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度第一章总则第一条为做好公司的公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，体现公司的严谨风格，结合公司实际，特制定此制度。 第二条适应范围适用于公司内外公文的制作、收发及管理。 第二章制度规定内容第三条公文种类（一）命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 （三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复适用于答复下级机关的请示事项。 -1-湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十一）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。 第四条公文格式（一）公文一般由紧急程度、发文公司标标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 1.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 标识时，顶格标识在版心右上角第1行；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 2.发文标识应当使用公司全称或者规范化简称。 3.发文字号应当包括公司代字、年份、序号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 联合行文，只标明主部门发文字号。 4.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 6.公文如有附件，应在正文中注明附件名称和顺序。 7.公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。 8.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准，会议纪要使用会议结束的日期。 7.公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。 8.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使-2-湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度用全称或规范化简称、统称。 （二）公司的红头文件、通知等正式公文格式规范如下1.公司公文字体要求公文部分文头紧急程度发文字号正文标题正文正文小标题主题词主题词目报送、发送、撰稿、印发、核准公文部分附件、附图数字、英文字号小初3号4号小2号4号4号4号4号4号字号4号字体仿宋加粗黑体仿宋宋体加粗仿宋仿宋加粗黑体宋体仿宋字体仿宋Times NewRoman2.公文使用纸张A4型，幅面尺寸为210mm297mm。 3.页边距设臵左右边距25.5mm，上下边距26mm4.印制装订要求双面印刷，页码居中，左侧装订，两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。 5.公司主要文书格式可参考如下 （1）公司红头文件附件1 （2）会议纪要附件2 （3）关于X X X X的通知附件3 （4）关于X X X X的请示附件4 （5）关于X X XX的报告附件5 （6）关于XXXX的决定/通报附件6-3-湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度第五条行文规则（一）行文应当确有必要，注重实效。 凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的事项，应当不行文。 （二）用公司名义行文的公文1.政府行政单位联系重要事务。 2.转发政府行政单位重要文件。 3.向各部门下达重要指示、决定、批复、工作指导等。 4.公司对集团其他子公司或外部企业进行业务联系等事务。 （三）用各部门、公司名义行文的公文1.在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况。 2.向公司领导报告、请示工作。 3.凡各部门职权范围内能够处理的问题，一般不要向公司行文。 4.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式。 除领导直接交办的事情外，请示不要直接送领导者个人。 5.“报告”不得夹带请示事项，公文不得用“请示报告”一类不规范文种。 除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。 第六条发文办理（一）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、分发、存档等程序。 （二）草拟公文要使用公司规定的发文格式，应注意以下事项1.符合本制度发文规定。 2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3.公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，不得滥用和虚标。 -4-湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度5.人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年月日。 6.在同一公文中，数字的使用应前后一致。 7.结构层次序数，第一层为“ 一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“ （1）”。 8.应当使用国家法定计量单位。 9.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 10.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （三）凡涉及其他部门及属于其他部门管理权限的问题，主办部门应主动与其他部门协商会签，不能取得一致意见时，上报的公文，要如实反映。 （四）凡以公司名义对外联系重要事务的行文，必须经公司领导核稿；审核的重点是是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合要求，附件材料是否齐全，格式是否统 一、规范等。 （五）以公司名义制发的上行文（如集团领导或政府领导），由主要负责人或者主持工作的负责人签发，下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 第七条收文办理（一）外来单位及各部门办理完毕的来文及合同，办公室接收时，需填写接收文件登记表，并认真清点，检查收文单位或合同审批表；核对文件份数、标题并根据档案管理方法逐件编号，同时建立电子版，方便查询。 （二）公司内部下发的文件在领导会签后，报送至各部门。 （三）对公司外部收文，如无明确目标单位，可交由办公室负责处理。 （四）文件在存档后，如需借阅必须有登记，借阅后一般应在两周内-5-湖南省衡缘物流有限公司公文管理制度还回，保密文件不能随意查阅复印。 （五）各部门在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生。 （六）公司所有发文印鉴统一由办公室审核、盖章。 公司所有发文，办公室应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)存档。 有领导指示的，还应附批复件。 （七）红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决