OF会议管理制度.doc

OF会议管理制度 01.0目的为提高会议的质量和效率，提高执行力，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。 02.0范围例会、专题会议、临时会议、紧急会议、现场会议03.0职责13.1会议主持人3.1.1确定会议主题，会议记录人；3.1.2确定会议议程及参加人员；3.1.3确定会议地点，若使用公司饭堂舞台需提前4小时或以上和人力资源部沟通协商，人力资源部务必务必配合布置现场；3.1.4准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；3.1.5确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如窃窃私语故意刁难、恶意攻击、逃避责任急于了事和专横自大等；3.1.6确定参会人员发言顺序，确保每位与会人员都发表意见；3.1.7平衡发言，善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；3.1.8会议召开时间及议程变更的事前协调；3.1.9会议纪律的监督执行，对会议违规行为的处理；3.1.10会议记录（决议）的签核。 23.2会议通知人3.2.1会议主持人制作会议通知，正常情况下（例会、临时会议、现场会议除外）须提前1个工作日发出会议通知，临时会议须提前2个工作小时发出会议通知，紧急会议提前30分钟通知，原则上会议通知由会议主持人统一布署全面负责，例会不用通知。 3.2.2确保通知到位；3.2.3会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；3.2.4异常状况发生后10分钟内知会会议主持人；3.2.5会议因故取消或延迟，须提前一小时通知相关人员。 3.2.6会议通知另分发一份给稽核中心备案。 33.3会议准备人3.3.1提前10分钟做好会场准备，会议结束后及时会场；3.3.2组织与会人员签到，发放并收回会议签到表，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；43.4会议记录人3.3.1现场记录会议内容，在会议结束前汇报本次会议要点（决议）并同相关责任人确认。 3.3.2会议结束后1个工作日内完成会议记录、决议，报主持人审核签字并发至稽核中心及各相关部门/人；3.3.3会议结束时公布违规情况，并作好违规乐捐记录；43.4参会人员3.4.1事前准备相关会议资料和发言准备；3.4.2会后传达会议精神（紧急会议在会后4个工作小时内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神）；3.4.3临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前通知会议主持人，并委托职务代理人参加，委派职务代理人参加会议也要经过主持人的同意。 3.4.4按会议决议规定，落实会议决议事项。 04.0会议纪律规定4.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；4.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；4.3与会人员会议期间将手机关机或调为振动，不得有响铃；4.4会议期间禁止接听电话，如遇客户等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意离场接听；4.5与会人员在进出会场、开关门时必须轻声轻响；4.6会议期间禁止吸烟；4.7与会人员遇突发事件急需处理时，应知会主持人；4.8会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜；4.9需要提问或发言时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言。 发言时请尽量用普通话，禁止用地方方言。 05.0奖捐规定5.1违反会议纪律，扣除20积分/次；5.2会议迟到10分钟以内的，扣除20积分/次，超过10分钟的，扣除50积分/次；5.3会议时间控制，会议时间及规定发言超时每分钟扣除积分5分，会议时间宽放规定30分钟会议允许超时5钟；60分钟（含）以上允许超时10分钟；超过时限连宽放时间一起扣分。 5.3未经会议主持人同意私自早退会议的，扣除20积分/次；5.4无故不参加会议者，扣除50积分/次；5.5逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期4个工作小时扣除20积分；5.6会议记录人未在一个工作日内完成会议记录、决议并分发至相关部门的，扣除20积分/次。 5.7参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，扣除20积分/次；5.8会议主持人不得擅自调整例会时间，否则主持人扣除300积分/次，更不得擅自取消例会，否则主持人扣除500积分/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；5.9在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以扣除200-500积分/次；5.10在会上踊跃发言或提供有建设性的意见，给予奖励100-0200积分。 5.11会议主持人对违反会议纪律者不进行劝阻及处理，则对会议主持人扣除50积分/次。 5.12所有奖扣积分纳入个人积分系统。 06.0相关表单6.1会议通知（签到）单6.2会议记录表6.3会议一览表07.0附则7.1会议管理三要素控制卡05.0奖捐规定5.1违反会议纪律，乐捐10元/次；5.2会议迟到10分钟以内的，乐捐5元/次，超过10分钟的，乐捐10元/次；5.3未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐10元/次；5.4无故不参加会议者，乐捐20元/次，会议通知人未通知到位的乐捐10元/次；5.5会议超时5分钟（含）乐捐10，超时6-10（含）分钟乐捐20元，超时10分钟以上乐捐50元（超时界定30分钟以下会议允许超时5分钟，60分钟以下会议允许超时10分钟，60分钟以上会议允许超时15分钟）；5.5逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期4个工作小时乐捐5元；5.6会议记录人未在一个工作日内完成会议记录、决议并分发至相关部门的，乐捐10元/次。 5.7参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，乐捐10元/次；5.8会议主持人不得擅自调整例会时间，否则主持人乐捐100元/次，更不得擅自取消例会，否则主持人乐捐200元/次，客观情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；5.9在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以50元200元乐捐/次；5.10在会上踊跃发言或提供有建设性的意见，给予奖励30-050元。 5.11会议主持人对违反会议纪律者不进行制止或不及时乐捐的，则对会议主持人乐