XX生物科技有限公司ERP系统管理制度.doc

XX生物科技有限公司ERP系统管理制度 P ERP系统管理制度11.目的规范系统工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行！版本与更改记载版本实施日期记载编制审核批准012.适用范围适用于XX生物科技有限公司全体员工。 33.定义3.1ERP（Enterprise ResourcePlanning）ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想、全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台，简称企业资源计划。 44.职责4.1项目经理全面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。 4.2网络管理员对系统硬件和软件的维护安装，保证系统网络工作正常。 4.3系统管理员负责软件所有公共参数的设置修改、月末结帐、以及培训系统操作、解决系统操作过程中出现的问题。 4.4操作用户及时、正确地操作系统，确保数据的准确。 5.方法及过程控制5.1系统站点管理5.1.1每个站点由专人管理，业务上面的操作只允许一个人具有功能，其他人只有查询作用。 5.1.2系统管理处建立一份站点分布管理表，（由工程师提供）。 5.2软件安装与授予用户权限5.2.1部门需安装ERP系统软件，首先填写一份ERP软件安装申请表，经部门经理核准，并且项目经理根据申请表内容，决定安装模块管理以及操作权限，然后交付给网络管理员进行软件安装；5.2.2项目经理同时将相关人员资料录入至ERP系统操作员权限一览表里面，如有权限变更，各部门需通过内部联络单进行变更处理。 5.3系统日常操作维护5.3.1严格按照有关规定进行操作、不做违规业务。 5.3.2保证自己密码不泄露，定期性更改密码，所有密码由项目经理统一管理。 5.4系统业务操作管理规定5.4.1权限管理1）用有ERP系统划分不同模块受权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施更专业的管理；2）系统权限的分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。 如需变更使用权限，必须向主管部门提出申请，经部门经理签字同意、报系统主管核准方可变更，未经批准不可随意变更。 3）未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。 5.4.2系统编码管理规定1）系统编码是根据公司实际工作的需要，综合分析各种需求的前提下制定的编码规则，系统的编码包括客户编码、供应商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。 2）系统编码规则采用阿拉伯数字、按地区编写、客户、供应商5级编码，存货6级编码，编码不得重复使用，不得同一种物料有二个编码。 3）系统编码为公司共用资源，未经批准不可随意更改。 如编码不适合管理需要，需要更改时，由需求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，则不能擅自改动。 注明以上都必须建立规范的编码规则文件进行管控。 5.4.3电子文档管理规定1）系统中各种参数的设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，则不能擅自改动。 2）系统文件，要求系统管理员每天备份一次。 每月系统结账后，系统网络员将本月系统文件备份，并刻录光盘。 光盘由财务部负责存档。 3）总经理室可查阅全部系统资料，其他人员可查阅所辖范围內的资料，如需查阅其他部门资料，需经相关部门负责人同意方可查阅。 4）系统资料属公司机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。 5.4.4模抉管理总账1）总账用户、财务部使用并负责维护，由财务总监监督。 2）填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证的管理归档，由财务负责人安排完成。 3）财务负责人每月5日前安排结账、出报表。 5.4.5模块管理应收账款1）应收账款由财务部专人使用并负责维护，通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需的资料。 2）销售管理模块新增客户档案必须在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如客户编号、客户全称、联系人、电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员。 3）新客户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必须按要求先填写新开客户申请，按规定交齐备案资料，否则，系统拒绝操作。 4）销售管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在销售管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。 5）销售管理模块开具的各种单据要求当天处理完毕（包括需打印的），打印出的各种单据要求在三天内返回到相关部门。 6）每月10日前将正确的应收账款明细表及相关的报表报送销售人员。 5.4.6模块管理应付账款1）应付账款由财务部专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部作应付账款所需的资料。 2）采购管理模块新增供应商档案必须按规定材料类别划分，新增档案要求内容完整，如供应商编号、供应商全称、采购员、供应商联系人、电话、传真及详细地址。 3）新供应商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必须按要求先填写供应商档案。 否则，系统拒绝操作。 4）采购管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在采购管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。 5）采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入仓单一致，如有不一致采购人员要及时改正。 6）开具的原材料入仓单、退货单要按照系统要求执行（开具单据要求在存货管理模块作详细说明），入仓单和退货单以单据日期为准，单据不可跨月。 7）采购员应要求供应商每月10日前将对账单传到财务部，如20日前不能对账，本月货款将推迟支付，28日财务部处理完全部应付账款业务。 8）现款购物设立一个现款购物供应商，并给予编码，购进货物均通过应付账款核算，同时作付款业务。 5.4.7模块管理销售管理1）销售管理模块由客服订单部人员使用，由财务部管理与维护、监督。 2）凡与客户有业务发生时，首先增加客户档案，按照系统建立档案规则编写客户编码，客户全称、简称、联系人、客户电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务负（联系人、客户电话、传真及详细地址），档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。 3）客服人员在输单时，必须输入客户编码、销售部门、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期、如有特殊要求的需在订单要求栏中注明。 如订单输入错误，可在系统中更改。 5.4.8模块管理库存管理1）库存管理模块由仓储部门使用，由财务部部负责管理与维护、监督。 2）财务部部要随时对系统中的BOM资料进行修改、增加等。 3）库存管理的各种单据由仓储部输入，单据包括产成品入库单、材料出库单、采购入库单、调拨单等。 4）仓储部填写入库单、出库单、退货単、调拨単单据时，必须填写入库类别、生产批号、领用部门、仓库名称、入库单号、供应商名称、厂商编码、供应商送货单号、采购单号、存货编码、数量、单价。 5）由仓储部核对单据的正确性、合理性进行审查，当天输入的单据当天审核完毕，有错误的单据要求最迟第二天更改完毕，审核完毕的单据发现错误，要求在当天更正。 5.4.9模块管理存货管理1）存货管理模块由财务部使用，并负责管理与维护、监督。 2）存货管理包括原材料、自制半成品、在产产品、产成品。 3）财务部负责审核购进的产品的正确性、合理性、合法性。 审核无误后，按系统要求记账、制作凭证。 如审核中发现有错误的单据，要及时书面通知相关人员当天内更改完毕，如系统功能暂时达不到的项目，如金额方面由财务部协调处理，数量方面由仓储部相关人员协调处理。 4）财务部成本员负责审核原材料、在产品、产成品发出的正确性、合理性、合法性，同时审核外委加工、自制半成品、产成品入仓的正确性、合理性、合法性。 如在审核过程中发现错误，必须通知相关部门或人员及时更改（两天之内）。 5）每月进行成本核算，如记账后发现错误，由记账人员组织协调解决，并要求在发现的当天处理完毕。 5.4.10模块管理采购管理1）采购管理模块由采购部、仓储部、财务部设专人使用，由财务部负责管理和维护、监督。 2）凡与供应商有业务发生时，首先增加供应商档案，按照系统规则建立档案编写供应商编码、供应商全称、简称、采购员、联系人、供应商电话、传真及详细地址，档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。 3）采购人员在下采购通知单时，必须输入供应商编码、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求的必须在订单要求栏中注明。 如订单输入错误，可在系统中进行更改，在纸制生产工程单上更改无效。 如